![68dcf46e0449bcd850be62bb_[EN] Blog header - Whatsapp hiring (1)](https://recruitee.com/hubfs/Imported_Blog_Media/68dcf46e0449bcd850be62bb_%5BEN%5D%20Blog%20header%20-%20Whatsapp%20hiring%20(1).jpg)
Met een verouderd ATS liep het recruitmentteam van Maastricht UMC+ tegen grote obstakels aan. Er was weinig grip op het proces en nauwelijks data beschikbaar. Tellent Recruitee bracht daar in één klap verandering in. Na een soepele implementatie werkt het team nu met een ATS dat overzicht biedt, makkelijk te gebruiken is binnen de grote organisatie én slimme opties biedt in een krappe arbeidsmarkt.
Over Maastricht UMC+
Maastricht UMC+ is een topklinisch ziekenhuis in Zuid-Limburg met meer dan 7.000 medewerkers. De organisatie kent een enorme variatie aan functies: van vrijwilligers en verpleegkundigen tot ICT-specialisten, procesoperators, facilitair medewerkers en hooggespecialiseerde medisch specialisten.
Het recruitmentteam bestaat uit vier collega’s: twee adviseurs recruitment, één recruiter en één assistent-recruiter. Wij spraken met Mara Kuipers (recruiter) en Jan van der Ros (adviseur recruitment). Sinds een jaar werken zij met Tellent Recruitee, en dat leverde veel positieve veranderingen op.
De uitdaging: geen grip, weinig data en een verouderd systeem
Voor de overstap naar Tellent Recruitee werkte Maastricht UMC+ met een sterk verouderd ATS dat nauwelijks ondersteuning bood in het recruitmentproces. Het systeem was vooral een administratief doorgeefluik.
Het team plaatste de vacatures, maar als de sollicitaties binnenkwamen, konden zij niet meer doen dan een oppervlakkige screening. Daarbij ontbrak het vooral aan grip op de kwaliteit en voortgang van het proces.
Ook data om op te sturen, zoals doorlooptijden of opvolgpercentages, waren niet beschikbaar. Daardoor miste het team de inzichten die nodig zijn om efficiënt en kandidaatgericht te werken.
De oplossing: het ATS van Tellent Recruitee
Door alle beperkingen van het oude systeem was het voor het recruitmentteam moeilijk om goed werk te leveren. Het was dus duidelijk: er moest een nieuw systeem komen. De organisatie nodigde daarom meerdere leveranciers uit voor een mini-aanbesteding.
Binnen het UMC+ zouden veel verschillende soorten collega’s met het systeem gaan werken: van recruiters tot vacaturehouders uit verschillende afdelingen, zoals zorg, chauffeursdiensten, facilitaire diensten en procesoperaties. Daarom was gebruiksvriendelijkheid een belangrijke randvoorwaarde. Het systeem moest voor al deze gebruikers eenvoudig te begrijpen en te hanteren zijn.
Het ATS van Tellent Recruitee sprong er op dit gebied al snel uit:
Hoe Maastricht UMC+ het ATS nu dagelijks gebruikt
Sinds de implementatie gebruikt het team het ATS onder andere voor:
- Het volledig beheren en publiceren van vacatures.
- Het volgen van kandidaten in elke fase van het proces.
- Het betrekken van hiring managers via één centraal platform.
- Het inzetten van talentpools om in contact te blijven met talent bij toekomstige vacatures.
Een wereld van verschil met de beperkte mogelijkheden die het team hiervoor had!
Talentpools als strategische meerwaarde
Het team maakt veel gebruik van de functionaliteit ‘talentpools’. Talentvolle kandidaten die niet worden aangenomen, blijven nu in beeld, waardoor bij nieuwe vacatures eerst in de talentpool gezocht kan worden.
Voorheen gebeurde dat niet: goede kandidaten verdwenen na de sollicitatieprocedure weer uit beeld. Als er van de tien sterke sollicitanten één werd aangenomen, moesten de overige negen weer opnieuw solliciteren zodra er iets passends vrijkwam.
Zonde, zeker in een krappe arbeidsmarkt waar talent schaars is. Talentpools helpen niet alleen om vacatures sneller te vullen en sterke kandidaten betrokken te houden, maar zorgen ook voor een positievere candidate experience.
De resultaten: snelle adoptie en veel meer grip
Een overstap naar een nieuw systeem brengt vaak de nodige uitdagingen met zich mee, maar binnen het UMC+ verliep de adoptie opvallend soepel. Vacaturehouders reageerden direct positief op het nieuwe ATS en waar nodig kregen collega’s passende begeleiding om snel aan de slag te kunnen.
Al kort na de livegang werden de eerste resultaten zichtbaar. Het team heeft nu veel meer grip op kandidaten en het selectieproces, en voor het eerst kan er écht worden gestuurd op waardevolle data.
Ook intern zijn de veranderingen duidelijk merkbaar. Iedereen kan het volledige proces in het systeem volgen, waardoor kandidaten sneller en consistent worden opgevolgd en het team veel meer rust en overzicht ervaart. De communicatie is sterk verbeterd, omdat alle informatie nu op één plek staat.
Daarnaast helpt het systeem bij het maken van een betere voorselectie dankzij de ingestelde knock-out vragen, wat zowel de kwaliteit van kandidaten als de interne samenwerking ten goede komt.
Het ATS heeft ook voordelen voor sollicitanten zelf. Zo ontvangen ze direct een automatische bevestigingsmail nadat ze hun sollicitatie hebben ingediend. Daardoor weten ze meteen dat hun sollicitatie goed is ontvangen en wat te verwachten als volgende stap.
Waarom Tellent Recruitee zo goed werkt voor Maastricht UMC+
Maastricht UMC+ heeft een grote verscheidenheid aan functies en een groot aantal collega’s dat betrokken is bij recruitment. Om overzicht en grip te behouden, heeft de organisatie dus een ATS nodig dat gebruiksvriendelijk is én snel geadopteerd kan worden.
Het ATS van Tellent Recruitee sluit naadloos op deze wensen aan. Met als resultaat betere samenwerking, kortere lijnen en een prettigere ervaring voor kandidaten.
Ook de functionaliteit talentpools is een grote meerwaarde voor het UMC+. Het recruitmentteam verliest sterke kandidaten niet meer uit het oog, maar houdt ze in de loop voor toekomstige vacatures. Een groot voordeel in de krappe arbeidsmarkt van nu.
Met het nieuwe ATS heeft de organisatie een grote sprong gemaakt. Ze zijn overgestapt van een verouderd systeem met weinig mogelijkheden naar een moderne, toekomstbestendige oplossing!
