Zo moderniseerde Zuidplas haar recruitment met één systeem

Met vacatures verdeeld over twee domeinen en veertien clusters draait de recruitment bij Zuidplas op volle toeren. Het team had behoefte aan meer overzicht en een systeem dat zich blijft doorontwikkelen. Daarom koos Zuidplas voor het ATS van Tellent Recruitee. Een goede zet, want binnen zes maanden waren de eerste duidelijke resultaten al zichtbaar.

Over Zuidplas

Binnen de gemeente Zuidplas werken mensen in veel verschillende functies: van baliemedewerkers op het gemeentehuis tot collega’s in de openbare ruimte en specialistische rollen, zoals planeconomen en civieltechnische projectleiders.

Wij spraken met corporate recruiters Marcel Bargeman en Sandhia Sheombar. Zij werken inmiddels drie jaar bij de gemeente en zijn samen verantwoordelijk voor het invullen van alle vacatures.

Het oude ATS waar zij mee werkten sloot niet meer goed aan op hoe zij wilden werken. Het bood minder overzicht dan gewenst, vroeg om redelijk wat handmatig werk en maakte samenwerken soms lastig.

Daarom stapten ze in november 2025 over op het ATS van Tellent Recruitee. In deze klantcase vertellen Marcel en Sandhia hoe die eerste maanden zijn verlopen en wat het hen al heeft opgeleverd.

De uitdaging: een verouderd systeem dat niet meegroeide

Voor Marcel en Sandhia werd het al snel duidelijk dat hun vorige ATS niet meer aansloot op de manier waarop zij als recruiters wilden werken. Het systeem werd sinds 2019 nauwelijks doorontwikkeld en bood vooral basisfunctionaliteiten.

Dit waren de grootste knelpunten voor het team:

Geen centraal overzicht van kandidaten

Binnen het oude systeem was het voor hiring managers minder eenvoudig om kandidaten goed te volgen gedurende de procedure. Kandidaten werden bijvoorbeeld vaak los gedeeld via doorgestuurde cv’s, wat niet altijd even overzichtelijk werkte. Het was daardoor ook lastiger om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan.

Hiring managers wisten vaak ook niet in welke fase van het proces kandidaten zich bevonden. Hierdoor was er geregeld extra afstemming nodig, waardoor kandidaten langer moesten wachten op een reactie.

“Anno 2026 wil je een systeem dat intuïtief met je meedenkt. We zochten een gebruiksvriendelijk en visueel systeem waarin alle informatie op één plek staat. En van waaruit je automatische acties kunt ondernemen, zoals het versturen van beoordelingsverzoeken en reminders."

Marcel Bargeman

Corporate Recruiter

Moeizame communicatie en samenwerking

Ook de communicatie met kandidaten en hiring managers kon beter ingericht worden. Zo was het bijvoorbeeld niet mogelijk om via het systeem over en weer met kandidaten te communiceren. Ook het contact met hiring managers kon niet vanuit het systeem geregeld worden.

Dat was een gemis, omdat het team snel wilde kunnen sparren over binnengekomen kandidaten. Bovendien leidde het tot veel extra handmatig werk en verminderd overzicht in het proces.

Geen grip op data en inzichten

Een ander groot knelpunt was het gebrek aan data. “Ook hele basale, maar belangrijk recruitmentdata, zoals de time-to-hire, konden we niet meten”, geeft Marcel aan. En dat terwijl hij naar eigen zeggen juist zo graag met data werkt om het wervingsproces te monitoren en te verbeteren.

Veel handmatig werk door beperkte koppelingen

Het grootste aandachtspunt in het oude ATS? Volgens het team was dat vooral de beperkte koppeling met jobboards. Vacatures moesten grotendeels handmatig geplaatst worden, wat veel extra tijd kostte.

“De koppeling met jobboards was heel lastig. Alles ging handmatig. Ik moest vacatures zelf op LinkedIn plaatsen en ook op andere (regionale) jobboards.”

Marcel Bargeman

Corporate Recruiter

Ook het toevoegen van nieuwe kanalen was niet altijd mogelijk. Daardoor konden ze hun vacatures niet altijd op alle gewenste jobboards plaatsen en liepen ze mogelijk belangrijke doelgroepen mis.

“Ik geloof sterk in een doelgroepspecifieke aanpak, maar in ons oude systeem hadden we daar geen mogelijkheden voor. Voor sommige functies krijg je vanzelf reacties, maar voor planeconomen of civieltechnische projectleiders wil je juist gericht kunnen werven”, aldus Marcel.

De oplossing: het ATS van Tellent Recruitee

Het was duidelijk: het was tijd voor een nieuw ATS. Na een aanbesteding werd er gekozen voor het ATS van Tellent Recruitee. Marcel en Sandhia hadden er allebei al eerder prettig mee gewerkt en wisten dus goed wat ze konden verwachten.

Eén centrale plek voor alle communicatie en kandidaatinfo

Een groot voordeel is dat alle communicatie en kandidaatinformatie nu samenkomt in één systeem. Van sollicitaties en uitnodigingen tot interne afstemming: alles is terug te vinden in de kandidatenomgeving.

“Het fijne is dat alles nu geclusterd is in Tellent Recruitee. Je hebt één plek waar alle berichten binnenkomen, zowel van kandidaten als van hiring managers. De gesprekken worden ook allemaal in het systeem opgeslagen. Je kunt hierdoor niks vergeten, want je ziet precies waar je bent gebleven. Erg prettig!”

Sandhia Sheombar

Corporate Recruiter

 Omdat alles centraal en overzichtelijk is ingericht, wordt het ook makkelijker om werk van elkaar over te nemen, bijvoorbeeld tijdens vakanties. Waar het team eerder alles stap voor stap moest nalopen, is dat nu niet meer nodig. Alles is gekoppeld en reminders staan automatisch ingesteld.

Minder handmatig werk door slimme automatiseringen

Het recruitmentteam heeft meteen stappen gezet op het gebied van automatisering. Ze maken in Tellent Recruitee gebruik van automatische acties die worden uitgevoerd zodra een kandidaat naar een volgende fase in de pipeline wordt gesleept.

“Op het moment dat je een kandidaat doorzet naar de volgende fase, kun je daar direct acties aan koppelen. Bijvoorbeeld dat een hiring manager automatisch een mail krijgt om de kandidaat te beoordelen, inclusief reminders.”

Marcel Bargeman

Corporate Recruiter

Bovendien weet het team nu zeker dat er geen enkele kandidaat tussen wal en schip valt. Door de geautomatiseerde acties worden ze op het juiste moment opgevolgd en goed meegenomen in het proces. Een wereld van verschil met het oude ATS!

Sneller en beter samenwerken met hiring managers

Ook de samenwerking met hiring managers is sterk verbeterd. Doordat zij direct toegang hebben tot het ATS, kunnen ze actief meewerken in het proces en sneller schakelen met het recruitmentteam.

Die verbeterde samenwerking werkt echt twee kanten op, legt Sandhia uit:

“Op het moment dat een kandidaat binnenkomt in het systeem, ziet de hiring manager dat ook. Soms krijgen we dan direct de vraag om iemand uit te nodigen, zelfs voordat we deze kandidaat zelf hebben gezien. Dat komt de snelheid van het wervingsproces echt ten goede!”

Marcel vindt het prettig dat hij via de notities in het ATS direct kan communiceren met een hiring manager over een kandidaat. Doordat alle communicatie centraal wordt opgeslagen, gaat er geen informatie meer verloren via mail of snelle appjes. Zo weet hij op elk moment welke volgende actie er nodig is.

Een soepele implementatie en onboarding

De overstap naar Tellent Recruitee verliep verrassend soepel, aldus Marcel en Sandhia. Binnen vijf à zes weken was het systeem volledig ingericht.

“Onze onboardingspecialist had enorm veel productkennis. Welke vraag je ook stelde, ze kon het meteen laten zien. Het was vaak al opgelost voordat je het doorhad.”

Marcel Bargeman

Corporate Recruiter

Het onboardingproces was ook duidelijk gestructureerd, met een stappenplan per fase en thema. Daardoor wisten ze precies wat er moest gebeuren.

“Het systeem staat eigenlijk al als een huis”, zegt Marcel. “De basis van het ATS is heel goed, maar je kunt het ook helemaal aanpassen aan je eigen proces. En daar word je fijn bij ondersteund.”(*)

Het resultaat: meer overzicht, betere kandidaten en snellere werving

Na de overstap merkten Marcel en Sandhia al snel de eerste resultaten. In de eerste zes maanden vielen vooral de volgende verbeteringen op:

Toename in sollicitaties en kwaliteit van kandidaten

Niet alleen het aantal sollicitaties nam toe, ook de kwaliteit van kandidaten verbeterde. Beide recruiters zijn daar positief door verrast.

“We hebben inderdaad meer kandidaten, maar vooral de kwaliteit is zo vooruitgegaan. We ontvangen echt sterke profielen.”

Sandhia Sheombar

Corporate Recruiter

Bepaalde profielen, zoals planeconomen, waren voorheen bijvoorbeeld lastig te vinden. Hoewel dat nog steeds uitdagend is, gaat het nu wel een stuk sneller.

“Het zit hem er denk ik vooral in dat Tellent Recruitee aan zoveel organische zoekmachines gekoppeld is. Als ik in de data kijk, zie ik dat we ook veel nieuwe kandidaten binnenkrijgen vanuit nieuwe bronnen”, aldus Marcel.

Daarnaast kan het team het sollicitatieproces nu beter afstemmen op verschillende doelgroepen. Voor sommige functies vragen ze bijvoorbeeld geen motivatiebrief meer, maar laten ze kandidaten een korte tekst invullen op het online formulier bij de vacature.

Dat werkt prettig voor doelgroepen die digitaal minder vaardig zijn. Het heeft ook een positief effect op de candidate experience, omdat het de drempel om te solliciteren verlaagt.

Efficiënter werken en beter overzicht

Het ATS van Tellent Recruitee zorgt voor veel meer overzicht, zelfs met een groot aantal vacatures.

“Het maakt voor het overzicht eigenlijk niet uit of je 15 of 50 vacatures open hebt staan. Zolang je het proces goed inricht met filters en een duidelijke indeling, blijft het overzichtelijk”, zegt Marcel.

“Het is een heel gebruiksvriendelijk en visueel systeem. Alles staat op één plek, dus het blijft overzichtelijk. Het maakt mijn functie als recruiter een stuk makkelijker.”

Sandhia Sheombar

Corporate Recruiter

Daarnaast levert het nieuwe ATS veel tijdwinst op. Veel stappen zijn geautomatiseerd, waardoor het team veel minder handmatig werk hoeft uit te voeren.

In het oude systeem hadden Marcel en Sandhia soms wel 16 klikken en meerdere mails nodig om een hiring manager een kandidaat te laten evalueren. Nu krijgt de hiring manager na één ‘sleepje’ in de pipeline automatisch een mail met het verzoek om feedback te geven, indien nodig inclusief herinneringen.

Die efficiëntieslag zie je ook terug in de resultaten. Zo ligt de time-to-hire nu rond de 64 dagen (het landelijk gemiddelde). “Dat is erg positief”, vertelt Marcel. “In het oude systeem konden we dit niet eens meten!”

Sneller schakelen binnen het team

De samenwerking met hiring managers en de selectiecommissie (collega’s die meekijken met de vacature) is niet alleen sneller, maar ook inhoudelijk sterker geworden.

“Bij een vacature kunnen we nu eenvoudig een selectiecommissie toevoegen. Doordat de leden van de selectiecommmissie direct toegang hebben tot de kandidaten, kunnen we vooraf al bepalen wie we willen spreken. Dat scheelt enorm veel tijd tijdens de selectiegesprekken”, aldus Sandhia.

Doordat alle informatie in één overzicht samenkomt, ziet het team in één oogopslag wat een kandidaat te bieden heeft en kan er direct worden geschakeld via de notities. Dat zorgt voor snellere beoordelingen en beter onderbouwde keuzes.

Daarnaast ondersteunt het systeem objectieve besluitvorming. Het team maakt gebruik van de mogelijkheid om evaluaties van collega’s tijdelijk af te schermen, zodat iedereen kandidaten eerst zelfstandig beoordeelt. Pas wanneer alle beoordelingen zijn ingediend, worden deze zichtbaar voor de rest.

“In Tellent Recruitee zie je in één oogopslag wat een kandidaat te bieden heeft en kun je hiring managers direct meenemen via notities. Daardoor maken we betere people decisions: we zien sneller de juiste match en plaatsen vaker de juiste kandidaten op de juiste plek.”

Marcel Bargeman

Corporate Recruiter

Met vertrouwen de toekomst tegemoet

Zuidplas verwacht de komende jaren flink te groeien, onder andere door de ontwikkeling van een compleet nieuw dorp. Voor het recruitmentteam betekent dat natuurlijk veel nieuwe vacatures die ingevuld moeten worden.

Met de komst van Tellent Recruitee kijkt Marcel daar met vertrouwen naar: “Wat we nu al zien in de kwaliteit en kwantiteit van kandidaten, geeft mij het volste vertrouwen voor de toekomst. Ik zie die echt rooskleurig in.”

“Het is fijn dat we nu een systeem hebben dat die groeisprong en schaalgrootte aankan.”

Marcel Bargeman

Corporate Recruiter

Ook op het gebied van innovatie kijkt hij vooruit. Hij is blij dat hij nu werkt met een partij die continu inzet op vernieuwing en intuïtieve features en het platform blijft doorontwikkelen.

Marcel benadrukt daarbij dat technologie volgens hem nooit alles zal overnemen. AI kan helpen bij het beoordelen van harde eisen, maar de beoordeling van soft skills en de match met het DNA van het bedrijf blijft toch echt mensenwerk.

Tot slot wil het team in de toekomst nog meer inzetten op unbiased recruitment, bijvoorbeeld door bepaalde persoonsgegevens weg te laten zodat kandidaten objectiever beoordeeld worden. Dat kan met de Screening Assistent van Tellent Recruitee.

Daarnaast staat het ophalen van feedback van kandidaten over hun ervaring op de planning, om zo het recruitmentproces verder te verbeteren. 

Benieuwd hoe Tellent Recruitee jouw wervingsproces slimmer en efficiënter maakt? Boek een gratis demo van 30 minuten en ontdek wat er mogelijk is. We kijken samen naar jouw situatie en laten zien hoe je het proces optimaal kunt inrichten.

(*De onboarding en begeleiding verschillen per pakket.)