Homeoffice im Ausland: 7 Dinge, die Arbeitgeber beachten sollten

Spätestens seit COVID ist klar: das Konzept des traditionellen Arbeitsplatzes hat eine bedeutende Transformation durchgemacht. Die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten, das "Homeoffice im Ausland", hat sich von einem seltenen Luxus für Digital Nomads und Freelancern zu einer weitverbreiteten Realität entwickelt.

Mitarbeitende können sich mit dem Gedanken, ihre Arbeit von tropischen Stränden oder ruhigen Bergdörfern aus zu erledigen, relativ schnell anfreunden. Gründe für ein Homeoffice im Ausland aus Arbeitnehmer*innen-Sicht gibt es viele:

• Mitarbeiter*innen wollen dauerhaft oder zeitlich begrenzt das Abenteuer Ausland wagen
• Bestehende Homeoffice-Mitarbeiter*innen wollen ins Ausland umziehen
• Der*die Partner*in von Mitarbeiter*innen bekommt einen Job im Ausland
• Ein Sabbatical wird mit Teilzeitarbeit verbunden

Doch als Arbeitgeber*in stehen Sie vor einer ganz neuen Reihe von Herausforderungen:

• Navigation durch komplexe steuerliche Landschaften
• Aufrechterhaltung effektiver Kommunikation über Zeitzonen hinweg
• Verwaltung von Mitarbeitern im Ausland erfordert eine sorgfältige Planung und Strategie

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie als Arbeitgeber*in das Homeoffice im Ausland optimal nutzen können, um sich selbst als attraktives Unternehmen zu präsentieren bzw. welche Dinge Sie als Unternehmen beachten sollten, wenn sie Mitarbeiter*innen im Homeoffice im Ausland beschäftigen wollen.

Gesetze oder Recht auf Homeoffice im Ausland?

Nach der aktuellen Gesetzgebung gibt es prinzipiell kein generelles Recht auf Homeoffice für Arbeitnehmer*innen. Wenn Sie es Ihren Mitarbeitenden ermöglichen wollen, bedeutet das also, dass es notwendig ist, eine spezielle Vereinbarung zu treffen, bevor das Homeoffice genutzt werden kann. Wir raten dazu, diese Vereinbarung auf jeden Fall schriftlich festzuhalten.

Das sollten Sie in der schriftlichen Vereinbarung berücksichtigen:

Das sollten Sie in der schriftlichen Vereinbarung berücksichtigen:

• Zeitraum für die Arbeit im Homeoffice (wie verhält sich das in der Probezeit?)
• Arbeitszeiten
• Arbeitsmittel, die vom Mitarbeiter und Arbeitgeber bereitgestellt werden
• Eventuelle Homeoffice Pauschale
• Datenschutzverpflichtung
• Länder, in denen der Arbeitnehmer Homeoffice ausüben darf

Da die rechtlichen Rahmenbedingungen je nach Aufenthaltsland des Arbeitnehmers variieren können, ist es wichtig, genau zu definieren, in welchen Ländern der Arbeitnehmer remote arbeiten darf. Sollten mehrere Länder infrage kommen, sollte der Arbeitnehmer verpflichtet werden, den Arbeitgeber über seinen aktuellen Standort zu informieren. Dies gewährleistet die Einhaltung der jeweiligen rechtlichen Bestimmungen.

Denn zunächst gilt der Grundsatz, dass ein Land selbst darüber entscheiden kann, ob und zu welchen Bedingungen Ausländer*innen in ihm arbeiten dürfen. Darüber hinaus kann es besondere Abkommen geben, zum Beispiel um Gastarbeiter*innen ins Land zu holen oder wenn bestimmte Fachkräfte gesucht werden. Fast immer ist eine Arbeitserlaubnis notwendig, auch wenn man von zu Hause aus arbeitet. 

Ebenso wichtig sind die Einwanderungsbestimmungen. Wer als Tourist*in in ein Land einreist, darf dort nicht arbeiten. Selbst mit einem Business-Visum ist nicht automatisch eine Arbeitserlaubnis verbunden. 

Homeoffice im Ausland innerhalb der EU

Die Arbeit im Homeoffice von einem Standort innerhalb der EU bietet sowohl für Arbeitgeber*innen als auch für Arbeitnehmer*innen eine Vielzahl von Vorteilen. In der Europäischen Union herrscht Niederlassungsfreiheit. Das bedeutet, dass sich EU-Bürger*innen in jedem Mitgliedsstaat niederlassen und dort arbeiten können. Meistens ist lediglich eine Anmeldung bei der Gemeinde und/oder dem Ausländeramt vorgeschrieben. Dank der harmonisierten Vorschriften und Standards innerhalb der EU-Mitgliedsstaaten sind viele der administrativen und rechtlichen Herausforderungen, die mit der Arbeit außerhalb des Heimatlandes verbunden sind, minimiert.

Es gibt jedoch auch Herausforderungen, darunter die unterschiedlichen nationalen Arbeitsgesetze und Steuersysteme. Arbeitgeber müssen sorgfältig prüfen, wie sich diese auf Vertragsbedingungen, Sozialversicherungsbeiträge und die Steuerpflicht ihrer Mitarbeiter auswirken könnten.

Für EU-Länder ist besonders die A1-Bescheinigung wichtig. Sie gibt an, ob Ihre Mitarbeiter*innen dem Recht des Gastgeberlandes unterliegen oder dem Heimatland. Damit soll klargestellt werden, welches Recht gilt. Die Entscheidung hat für Unternehmen einige Konsequenzen, gerade bei den steuerrechtlichen Aspekten und bei der Sozialversicherung. Diese wird im Land des Aufenthaltes dann fällig, wenn die Arbeit im Homeoffice länger als drei Monate dauert. Eine Ausnahme gibt es, wenn Sie einen Firmensitz im Land haben und die Arbeit dort auf 24 Monate begrenzt ist. 

Das deutsche Sozialversicherungssystem bleibt dann bestehen, wenn der*die Beschäftigte noch einen Wohnsitz in Deutschland hat, das Homeoffice im Ausland und in Deutschland genutzt wird und der Sitz des Arbeitgebers in Deutschland liegt.

Mit der A1-Bescheinigung für die EU-Länder soll außerdem eine Doppelbelastung von Arbeitnehmer*in und Unternehmen vermieden werden. Auf jeden Fall sollten Sie die A1-Bescheinigung vor dem Umzug ins Ausland beantragen. Sie wird auch dann benötigt, wenn Angestellte immer wieder mal für ein paar Tage ins Heimatland kommen.

Bei den steuerlichen Aspekten spielen das Land und die Arbeitsdauer eine wichtige Rolle. Bis zu 183 Tage bleibt die Steuerpflicht in Deutschland, wenn das Gehalt auch von hier bezahlt wird. Sind Angestellte im Wohnland steuerpflichtig, dann werden Sie dort eine Steuerberatung brauchen, die sich um alles kümmert. Hier kann es aber kompliziert werden. Denn das Steuerrecht ist innerhalb der EU in jedem Land verschieden.

Homeoffice in Nicht-EU-Ländern

Die Liste der unterschiedlichen Bestimmungen, was Arbeiten im Ausland angeht, ist mindestens so lang wie attraktive Arbeitsorte. Wer in Israel mit Blick aufs Meer vom Appartment aus arbeiten will, wird zunächst ein Arbeitsvisum für 30 Tage benötigen. Wer länger bleiben will, muss eine Arbeitserlaubnis beantragen. Diese Trennung zwischen Visum und Arbeitserlaubnis ist heute in den meisten Ländern üblich.

Einige Länder haben spezielle Angebote für Digital Nomads, also Personen, die weitgehend online arbeiten. Costa Rica zum Beispiel vergibt für das Auslands-Homeoffice spezielle Visa. Auch in Thailand gibt es ein solches Visum, mit dem vier Jahre lang gearbeitet werden kann. 

Weil die Regelungen aber sehr kompliziert sind und die Details entscheiden, sollten Sie sich im Einzelnen darüber informieren, welche Bestimmungen zu beachten sind. Wer illegal mit einem Touristenvisum arbeitet, muss unter Umständen saftige Strafen fürchten. 

Es gibt zum Beispiel Länder, in denen es keine Einkommenssteuer gibt. Stattdessen zahlen Unternehmen die Abgaben. Wenn Sie keine Niederlassung haben, muss ein*e Mitarbeiter*in eine kleine Ein-Personen-Firma gründen. In Schwellenländern und exotischen Zielen, die besonders beliebt sind, kann das mit erheblichen Kosten verbunden sein.

Etwas einfacher ist es, wenn Ihr Unternehmen eine Niederlassung in dem Land hat, in dem Sie Homeoffice anbieten wollen. Hier sind dann nur arbeitsrechtliche Bestimmungen zu beachten. Manche Länder haben Quoten, wie das Verhältnis zwischen Ausländer*innen und Einheimischen sein muss. Dazu zählen auch Angestellte, die von zu Hause aus arbeiten. Zu beachten sind auch Mindestlöhne und Kontingente für Ausländer*innen in manchen Branchen. 

Da das Konzept des Homeoffice weltweit noch neu ist, sind die Regelungen bezüglich des Arbeitsplatzes (Sicherheit, Pausen, Einrichtung) oft unklar. Hier sollten Sie sich ebenfalls im Vorfeld informieren. 

Es ist dringend davon abzuraten, Mitarbeitende mit einem Touristenvisum im Ausland arbeiten zu lassen – selbst wenn es eine Urlaubsverlängerung ist. Wer am Strand E-Mails beantwortet, arbeitet theoretisch bereits. Verstöße gegen die örtlichen Bestimmungen können Sie teuer zu stehen kommen. Zum einen sind Sozialversicherungsbeiträge fällig, zum anderen Steuer auf Gewinne. 

Tipp: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter*in beim Auswärtigen Amt registrieren. Dieses hat eine Datenbank für die Erfassung von Deutschen im Ausland. Die Botschaften können so Deutsche im Ausland schnell erreichen oder bei Unglücksfällen die Familie benachrichtigen.

Achtung bei der Krankenversicherung

Angestellte im Ausland können weiterhin in der deutschen Krankenversicherung eingetragen sein. Allerdings gibt es einen Haken: Die deutschen Versicherungen erstatten nur Kosten in Höhe der deutschen Behandlungen. In den USA sind Krankenhäuser wesentlich teurer – die Differenz wird sich die Krankenversicherung dann von Ihnen holen.

Eine Alternative kann eine Auslandskrankenversicherung sein (nicht zu verwechseln mit einer Reiseauslandskrankenversicherung). Sie deckt je nach Tarif alle Kosten für Behandlungen sowie Krankenhausaufenthalt und Rücktransport nach Deutschland ab. Die Gebühren richten sich meistens nach dem Alter, die Versicherung wird in der Regel für ein Jahr abgeschlossen.

Denken Sie daran, dass Großbritannien nicht mehr der Europäischen Union angehört und Sie die neuen Einreise- und Arbeitsbestimmungen beachten müssen.

Wie lange darf man Homeoffice im Ausland machen?

Die Länge des Auslandsaufenthaltes liegt zunächst einmal in Ihrem Ermessen als Arbeitgeber. Wie lange können Sie die persönliche Anwesenheit der Beschäftigten entbehren? Hinzu kommen die Wünsche der Arbeitnehmer*innen. Haben Sie diese Zeiträume gemeinsam besprochen, werden Sie sich nach den Regelungen des Landes umschauen müssen, in dem gearbeitet werden soll. 

In der EU gibt es keine Begrenzung der Zeit, lediglich die Steuer- und Abgabenfrage spielt eine Rolle. In Ländern außerhalb der EU kann es aber Begrenzungen geben.

Für die USA gibt es zum Beispiel ein B-Visum, das von 90 bis zu 365 Tagen reichen kann. Es ist allerdings für Geschäftsreisende gedacht. Um sich als Arbeitende*r niederzulassen, muss man eine Greencard oder ein Arbeitsvisum besitzen. Dieses gibt aber nicht für jede*n: Die USA genehmigen meistens Visa für Investor*innen, Journalist*innen, hoch qualifizierte Arbeitnehmer*innen oder Personen mit außergewöhnlichen Fähigkeiten. Wenn Sie eine Niederlassung in den USA haben, können Sie ein Transfer-Visum beantragen.

Worauf müssen Sie achten, wenn Sie Homeoffice im Ausland anbieten wollen?

Homeoffice im Ausland klingt verlockend, und als Arbeitgeber denken Sie vielleicht, es macht keinen Unterschied, wo ein*e Mitarbeiter*in sitzt. Ganz so einfach ist es aber nicht, denn es gibt neben den formalen Gründen auch organisatorische, die für und gegen ein Auslands-Homeoffice sprechen.

Wer im Ausland von Zuhause aus arbeitet, sollte klare Vorgaben haben. So wie Sie jetzt vielleicht schon Vereinbarungen zum Homeoffice haben, sollten diese auch für das Ausland gelten. Einen Strandbonus gibt es nicht. Es kann aber Sonderregelungen geben. Wenn es in einem Land mittags zu heiß ist, dann kann die Arbeit auch in den Abendstunden erledigt werden. Auch Feiertage im Zielland müssen beachtet werden. 

‍
Letztlich ist entscheidend, dass Ihre Angestellten ebenso produktiv sind wie im Heimatland. Das können Sie durch mehrere Kennzahlen messen. Klären Sie die Ausland arbeitenden Angestellte aber darüber auf.

Das ändert sich im Beschäftigungsverhältnis

Neben den arbeitsrechtlichen Bestimmungen des neuen Wohnortes sind arbeitsrechtliche Aspekte in Deutschland zu beachten. Denn solange das Arbeitsverhältnis besteht, gilt auch das Recht in Deutschland. Auch der Arbeitsvertrag mit den Regelungen für Urlaub und Gehalt ist nach wie vor gültig. Lediglich der Arbeitsort muss angepasst werden.

Sie können im Rahmen einer Rechtswahlvereinbarung festlegen, dass nach wie vor deutsches Arbeitsrecht gelten soll. Sie unterscheidet sich von einer Betriebsvereinbarung, die für alle Angestellten gilt.

Mit der Annahme des deutschen Arbeitsrechts behalten Sie als Arbeitgeber Ihre Fürsorgepflicht und die gesetzlichen Bestimmungen über Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaubsanspruch und auch das Kündigungsrecht. Sie sollten darüber hinaus vereinbaren, wer sich um die Ausstattung des Homeoffice kümmert. Rechtlich sind Sie verpflichtet, Ihren Mitarbeiter*innen die entsprechenden Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Das betrifft Computerausstattung, Schreibtische, Stühle, Internetanbindung, Telefon und die Kommunikationskosten.

Mitarbeiter*innen in unterschiedlichen Zeitzonen

Wenn Mitarbeiter*innen nach Übersee umsiedeln wollen, stellt sich schnell die Frage nach den Arbeitszeiten. Das sollten sie nicht unterschätzen. Wenn jemand Nachts arbeitet, weil das besser mit den deutschen Bürozeiten passt, kann das bald ermüdend werden. Unterschiedliche Zeitzonen bringen außerdem eine asynchrone interne Kommunikation mit sich: Wenn Sie in Deutschland eine E-Mail um 13 Uhr verschicken, ist es in Los Angeles 4 Uhr morgens, in Bangkok 8.30 Uhr morgens und in Costa Rica 19.30 Uhr. 

Sicherheit beachten 

Ein oft vergessenes Thema ist die Datensicherheit. Wer mit seinem Laptop in einem Café arbeitet und das dortige WLAN benutzt, kann sich unter Umständen in Gefahr begeben. Hacker suchen nach den schwächsten Stellen und ein öffentliches WLAN ist eine gern genutzte Einladung. Auch im Homeoffice sollten strenge Sicherheitskriterien gelten. Ohne eine VPN-Verbindung zum Rechner in Ihrem Unternehmen sollten Sie eine Arbeit aus dem Ausland nicht zulassen. 

Legen Sie auch fest, wie und wo vertrauliche Unterlagen aufbewahrt werden sollen. Sprechen Sie mit Ihrer IT-Abteilung, wie die Arbeit aus dem Ausland abgesichert werden soll. Installieren Sie alle notwendigen Programme und Zugänge und testen Sie diese auch ausführlich. 

Kosten für das Homeoffice im Ausland

Für ein Homeoffice im Ausland fallen zusätzlich zu den normalen Personalkosten weitere Aufwendungen an. Diese können sich aufsummieren und gerade kürzere Aufenthalte nicht profitabel machen.

Zu den Kosten gehören:

Zu den Kosten gehören:

• Visumsantrag
• Antrag auf Arbeitserlaubnis
• Anmeldung der Sozialversicherung
• Anmeldung von Steuern
• Mobiliar für den Arbeitsplatz
• IT-Ausstattung inklusive Kommunikationskosten
• Dienst-Handy
• Personalkosten für den IT-Support
• Eventuell Reisekosten für Heimflüge

‍
Jedes Land hat seine eigenen Gebührenstrukturen, deswegen ist es schwierig, konkrete Zahlen zu nennen. Allgemein ist ein Homeoffice im EU-Ausland schon wegen des Wegfalls der Arbeitserlaubnis einfacher und günstiger.

Welche Vorteile hat ein Auslands-Homeoffice für Ihr Unternehmen?

Nur weil Mitarbeiter*innen gerne auf einer griechischen Insel arbeiten wollen, ist das kein Grund für Sie, dem zuzustimmen. Die berühmte “What’s in it for me?”-Frage ist wichtiger: Was springt für Sie dabei raus? 

Ein Vorteil kann sein, dass Sie eine wichtige, hochqualifizierte Person nicht verlieren wollen. Wer an einem Projekt arbeitet und dieses noch nicht beendet ist, könnte bei Kündigung Schaden anrichten.

Wenn Sie vorhaben, den Büroraum zu verringern und ohnehin mehr Homeoffice anzubieten, dann kann auch das Ausland ein Standort sein. 

Manche Studien zeigen, dass Mitarbeiter*innen im Homeoffice motivierter sind. Das kann durch einen Auslandsaufenthalt noch verstärkt werden. Prüfen Sie vorab, ob interessierte Mitarbeiter*innen bisher schon Erfahrungen im Homeoffice gemacht haben und wie die Performance war. Arbeiten im Ausland braucht meistens noch mehr Disziplin, kann aber ebenso die Produktivität erhöhen. 

Unternehmen, die grundsätzlich bereit sind, Angestellte aus dem Ausland arbeiten zu lassen, verbessern ihr Employer Branding. Es macht Sie für Kandidat*innen attraktiver, weil nicht viele Firmen das anbieten. Damit kann ein Auslands-Homeoffice ein Herausstellungsmerkmal beim Recruiting sein. Ebenfalls möglich ist eine Bewilligung des Homeoffice im Ausland als Belohnung für gute Performance. So können Sie Angestellten ein paar Tage an den Urlaub dranhängen lassen, an denen sie nur halbtags arbeiten müssen.