HR-Ökosysteme: Warum das Personalwesen neu gedacht werden muss

Viele Unternehmen sehen die Personalgewinnung als eine ihrer zentralen Aufgaben, um zukunftsfähig bleiben zu können – angesichts des Fachkräftemangels eine verständliche Herangehensweise. Doch tatsächlich greift der alleinige Fokus aufs Recruiting zu kurz. Die Herausforderung liegt vielmehr darin, das Silodenken im Personalwesen auf den Prüfstand zu stellen. Ist es wirklich noch zielführend, Recruiting, Personalmanagement und Personalentwicklung unabhängig voneinander zu betrachten?

Dieser Frage werde ich mich in diesem Artikel einmal intensiver widmen und Antworten darauf finden, wie ein modernes HR-Ökosystem aussehen kann, das diese drei Bestandteile integriert. Denn ich bin davon überzeugt, dass dies einerseits im Sinne der Mitarbeitenden liegt, die von der Bewerbung bis zur Kündigung einen wertschätzenden Umgang verdienen. Andererseits benötigen auch die Beschäftigten in den drei HR-Bereichen Entlastung, um sich mehr der Themen annehmen zu können, die für die Zukunft des Unternehmens entscheidend sind.

Der aktuelle Status im Personalwesen: eine kritische Betrachtung

Sehen wir uns jedoch die aktuelle Lage in vielen mittelständischen Unternehmen an, wird bei Gesprächen in neun von 10 Fällen als erstes betont, dass kein Personal zu finden sei. Zwar gibt es eine zunehmende Bereitschaft, sich mit den Chancen der HR-Digitalisierung zu befassen, doch tatsächlich wird das Personalwesen oft noch eher stiefmütterlich behandelt. Kurzfristige Rekrutierungsaktionen sollen es dann richten, doch meistens wirken solche kreativen Ansätze nicht nachhaltig.

Wie denn auch, wenn schon der Bewerbungsprozess und die gesamte Candidate Journey für Kandidat*innen aufwändig und nur zu oft für die Position nicht angemessen ist? Wenn die Recruiter*innen mehr als 60 % ihrer Arbeitszeit für administrative Tätigkeiten verwenden müssen – obwohl es Softwarelösungen gibt, die einen Großteil dieser Aufgaben übernehmen könnten? Wenn der Personalentwicklung kein Budget zur Verfügung steht, um Mitarbeiter*innen zu qualifizieren und ihnen im Unternehmen Perspektiven zu bieten?

Warum der Fachkräftemangel nicht allein für die desolate Lage verantwortlich ist

Ja, natürlich existiert der Fachkräftemangel, und das wird in einigen Branchen vorerst auch so bleiben. Doch die Probleme in der Personalgewinnung allein darauf zurückzuführen, greift aus meiner Sicht zu kurz. Unternehmen tun gut daran zu hinterfragen, wie sie selbst dazu beitragen, dass wertvolle Fachkräfte zum Wettbewerb gehen, oder dass vielversprechende Kandidat*innen sich entweder gar nicht erst bewerben oder mittendrin wieder aus dem Prozess aussteigen.

Eine ehrliche Bestandsaufnahme kann dazu beitragen, die strategischen Handlungsfelder aufzudecken, um diesen Zustand zu ändern. Eine ganzheitliche Betrachtungsweise des Personalwesens als HR-Ökosystem kann dabei helfen. 

Haben Sie sich schon einmal gefragt, was ein Unternehmen als Ganzes ausmacht? Ist es der CEO, die Vision, eine bestimmte Abteilung oder ein Produkt? Ein wenig davon spielt sicher mit hinein. Doch was ein Unternehmen wirklich ausmacht, ist die Summe aller Menschen, die dafür arbeiten. Also jede einzelne Person, die ihre Zeit und Arbeitskraft investiert, um gemeinsam Ziele zu erreichen und als Unternehmen zu wachsen. Damit kann man ein Unternehmen als einen Zusammenschluss verschiedener Organismen sehen, als ein Ökosystem also, und solche Systeme brauchen bestimmte Voraussetzungen, um wachsen zu können und erfolgreich zu sein.

Das Personalwesen als Teil dieses Ökosystems besteht ebenfalls aus verschiedenen Organismen, den Mitarbeitenden, und kein Teil gleicht dem anderen. Dennoch betrachten wir die verschiedenen Komponenten des Personalwesens meist immer noch isoliert voneinander und sehen die Menschen darin als austauschbare Bestandteile.

Das „kranke“ Ökosystem Personalwesen

Auch wenn Unternehmen viel Geld ins Recruiting stecken, um Mitarbeiter*innen zu gewinnen: Wenn sie nicht die richtigen Prozesse und Strukturen haben, um ihre Mitarbeiter*innen weiterzuentwickeln, dann verdorrt das Unternehmen von innen heraus. Wenn die Wurzeln vertrocknen – also die bestehenden Mitarbeiter*innen nicht gefördert werden – können auch aufwändige Social-Media-Kampagnen auf Dauer die Personalnot nicht lindern.

Denn dann fehlen genau jene Mitarbeiter*innen, die Unternehmen oft mit viel Geld gewonnen und durch viele Jahre weiterentwickelt haben, Mitarbeiter*innen, die das technische Know-how für den Job durch jahrelange Erfahrung und Förderung aufgebaut haben. Mitarbeiter*innen, auf die auch neue Kolleg*innen angewiesen sind, um angelernt zu werden. Kurz: Menschen, die nicht „mal eben“ durch jemand anders ersetzt werden können. 

Wie also kann es gelingen, das Ökosystem zu heilen und die Faktoren bereitzustellen, die es gesund halten? Wann muss man gießen, womit düngen, welche Bedingungen sorgen für das erwünschte Wachstum?

Herausforderung: Aus drei mach eins

Stellen Sie sich einmal vor, Recruiting, Personalmanagement und Personalentwicklung würden tatsächlich Hand in Hand arbeiten: Was wäre dann möglich? Vielleicht so etwas:

Eine gemeinsame Strategie, die alle drei Bereiche miteinbezieht, sorgt langfristig dafür, dass qualifizierte Fachkräfte im Unternehmen bleiben und sich dort weiter entwickeln. Zufriedene Mitarbeitende machen auch das externe Recruiting leichter. Intelligente HR-Software hilft der Personalabteilung, alle Prozesse zielführend und effizient zu verwalten.

An folgenden Punkten können Sie nach einer Bestandsaufnahme ansetzen:

Recruiting

Viele Bewerber*innen machen derzeit bereits gleich zu Beginn des Bewerbungsprozesses eher negative Erfahrungen: Sie müssen umständlich ein Konto erstellen mit einem Passwort, das sie wahrscheinlich nie wieder benötigen, sie müssen einen Lebenslauf hochladen und dann trotzdem alle Daten nochmals eingeben, sie erhalten weder eine Eingangsbestätigung noch Informationen zum weiteren Verlauf … Kein Wunder, dass viele den Bewerbungsprozess abbrechen, wie auch im Recruiting-Pulse-Check 2023 nachzulesen ist.

Recruiter*innen sind derweil damit beschäftigt, mit Excel-Listen zu jonglieren und haben kaum Möglichkeiten, vielversprechende Kandidat*innen zu screenen und sich direkt auf diese zu konzentrieren. Sie können meist nicht schnell auf Bewerbungen reagieren, weil so viel Zeit für Aufgaben anfällt, die im Grunde leicht zu automatisieren wären. Manuelle Prozesse sind Zeitfresser im Recruiting.

Wie können Sie sich also im Recruiting besser aufstellen? 

1. ‍Karriereseite: Ihre Karriereseite ist eine Visitenkarte für potenzielle Talente. Nutzen Sie die 14 Must-Haves für eine effektive Karriereseite, um Erfolgsgeschichten von Mitarbeitenden zu teilen, sich als Unternehmen authentisch zu präsentieren und Interesse zu wecken.‍
2. Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil: Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, die genau die gesuchte Position ausführen. Was sind deren tägliche Aufgaben? Was gefällt ihnen besonders gut an ihrem Job? Wen wünschen sie sich als zukünftige Kolleg*innen? Wenn Sie auf dieser Grundlage eine Stellenanzeige formulieren, heben Sie sich schnell und erkennbar von der Konkurrenz ab – denn Ihre Ausschreibung wirkt realistisch, und Bewerber*innen können einen konkreten Abgleich mit ihren Kompetenzen machen. ‍
3. Bewerbungsformular: Welche Dokumente benötigen Sie wirklich von Bewerber*innen? Brauchen Sie tatsächlich ein Anschreiben und einen Lebenslauf? Müssen Sie von einer „Blue-Collar“-Fachkraft verlangen, dass sie mit dem Computer ein komprimiertes PDF zusammenstellt und mit viel Mühe hochlädt? Hat das einen echten Mehrwert für die Recruiter*innen? Fragen Sie doch stattdessen nur nach den Informationen, die für die Stelle wirklich relevant sind.

Meine Empfehlung: Gestalten Sie den gesamten Bewerbungsprozess so, dass die Hürden für eine Bewerbung so niedrig wie möglich sind. Recruiting sollte nicht länger die alleinige Aufgabe der zuständigen Recruiter*innen sein. Legen Sie das „Silo-Denken“ ab, denken Sie langfristig und rekrutieren Sie kollaborativ, indem sie die Kolleg*innen in den Bewerbungsprozess integrieren. Studien zeigen, dass Mitarbeiter*innen, die durch Peer-Recruiting gewonnen wurden, länger im Unternehmen bleiben.

Personalmanagement

Neue Mitarbeiter*innen werden zu Beginn ihrer Tätigkeit noch zu oft allein gelassen. Es fehlt an einem strukturierten Onboarding, die Erwartungen werden nicht klar kommuniziert, und die Tools für die Zeiterfassung oder das fristgerechte Einreichen des Urlaubs sind noch dazu häufig veraltet. 

Gleichzeitig sind Personaler*innen oft damit beschäftigt, Daten in veralteten Systemen von Hand anzulegen oder zu verändern, statt den Fokus auf das Halten neuer Mitarbeiter*innen zu richten. Bekanntlich sind die Kosten für die Neugewinnung von Personal wesentlich höher, doch wenn Ihr Personalwesen kostbare Arbeitszeit mit zeitaufwendigen administrativen Tätigkeiten verschwendet, bleibt eben wenig Raum für Überlegungen, wie die Fluktuation zu senken wäre und entsprechende Maßnahmen. 

Folgende Punkte könnten Sie für Ihr Personalmanagement in Betracht ziehen:

1. ‍HRI-Systeme: Investieren Sie in digitale Systeme, die zum Beispiel die Administration von Mitarbeiterstammdaten übernehmen können, etwa durch Self-Service-Systeme, bei denen Mitarbeiter*innen einfache Datenanpassungen selbstständig durchführen können. Übergeben Sie Verantwortung, schaffen Sie dadurch Transparenz und verschaffen Sie Ihren Personaler*innen so Zeit, sich um die wichtigste Ressource in Ihrem Unternehmen zu kümmern – Ihr Personal. ‍
2. Feedback: Führen Sie regelmäßig Feedback-Gespräche mit Ihren Mitarbeiter*innen. Nehmen Sie das Feedback ernst und überprüfen Sie, wie Sie sich als Arbeitgeber positiv für Ihr Personal verbessern können. Schaffen Sie bessere Konditionen, die Ihre Mitarbeiter*innen dabei unterstützen, erfolgreich arbeiten und wachsen zu können. ‍
3. Exit-Gespräche: Sprechen Sie mit Mitarbeiter*innen, die gekündigt haben, über deren Gründe – ein ehrlicheres Feedback werden Sie kaum erhalten.‍
4. Transparenz: Lassen Sie neue Mitarbeiter*innen bereits vor dem ersten Arbeitstag wissen, was sie erwartet. Auch das schafft Vertrauen. 

Wenn das Engagement für neue Mitarbeiter*innen mit der Einstellung endet, verschenken Sie viel wertvolles Potenzial – vor allem dann, wenn die neuen Kolleg*innen schon in der Probezeit wieder gehen und Sie erneut investieren müssen, um die Stelle zu besetzen. Durch die beschriebenen Maßnahmen können Sie mittelfristig dafür sorgen, dass die Fluktuationsraten sinken und sich die Kosten für die Einführung eines HRIS insofern schnell amortisieren.

Personalentwicklung

Die Personalentwicklung in Unternehmen krankt oft daran, dass nur die Kostenseite und nicht der Mehrwert für das Unternehmen gesehen wird. So werden beispielsweise in einer wirtschaftlichen Notlage eher Entlassungen veranlasst statt bestehende Mitarbeiter*innen anderweitig einzusetzen. Oft fehlt es auch an Wissen über die tatsächlich vorhandenen Qualifikationen und Interessengebiete vorhandener Mitarbeiter*innen. Nicht zuletzt gibt es kein Budget dafür, die Beschäftigten auf aktuelle Herausforderungen vorzubereiten und sie gemäß ihrer Potenziale weiter auszubilden.

Auf der anderen Seite haben Personalverantwortliche auf Grund fehlender Systeme, Prozesse oder fehlender Zeit kaum eine Vorstellung davon, welche/r Mitarbeiter*in welche beruflichen Ziele verfolgt. Verwehrte, jedoch verdiente Gehaltserhöhungen oder Weiterentwicklungschancen führen dann dazu, dass man wertvolle Mitarbeiter*innen an Mitbewerber verliert. 

So können Sie Ihre Personalentwicklung für die aktuellen Herausforderungen rüsten:

1. ‍Digitalisierung: Investieren Sie in digitale Systeme, die Ziele und Wünsche von Mitarbeitenden transparent und einfach festhalten können. ‍
2. Feedback: Führen Sie regelmäßig Gespräche und/oder führen Sie Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit durch, um rechtzeitig Schwachstellen aufzuspüren und gegensteuern zu können.‍
3. Reviews: Halten Sie regelmäßige Performance- und Gehaltsreviews mit Ihren Mitarbeiter*innen und beachten Sie die hier geäußerten Wünsche und Vorstellungen. Suchen Sie gemeinsam nach realistischen Umsetzungsmöglichkeiten.‍
4. Querdenken: Fragen Sie sich, wie Sie offene Positionen eventuell intern besetzen können. 

Beachten Sie, dass 90 Prozent der meisten Jobs erlernt werden können und die Akquise neuer Mitarbeiter*innen Sie unterm Strich immer ein Vielfaches von dem kosten wird, was Sie in bestehende Mitarbeiter*innen investieren.

Mit einem durchdachten HR-Ökosystem erfolgreich werden

Denken Sie Ihr HR-Ökosystem neu: Öffnen Sie Ihr Personalwesen, binden Sie Mitarbeitende ein, lassen Sie sie mitbestimmen, wer der neue Kollege oder die neue Kollegin wird. Denken Sie kollaborativ und nicht isoliert. Bieten Sie Möglichkeiten für Ihre Mitarbeiter*innen, ihren nächsten beruflichen Schritt mit Ihnen zu gehen und nicht mit einem Mitbewerber. Und am allerwichtigsten: Bieten Sie eine Plattform, die offene und ehrliche Kommunikation fördert. 

Nur dann können Sie durch neue Trends und Funktionen auch einen wirklichen Mehrwert generieren, der Sie langfristig in Ihren Zielen unterstützt.