7 conseils à suivre pour recruter des stagiaires en entreprise

dernière mise à jour:
22/7/2022
22/7/2022
13
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Jim Lurion
Recruitee
Comment recruter des stagiaires - Recruitee
Table des matières

Selon l’INSEE, près de 810 000 d'étudiants ont obtenu leur diplôme en 2017 et entrent dans la vie active à la recherche d'un emploi. Ce nombre ne cesse d’augmenter à mesure que les décennies se succèdent. Pour de nombreux jeunes diplômés, leur parcours professionnel commence par un stage. L’occasion de se familiariser avec le monde du travail, mais aussi de développer leurs perspectives d'avenir.    

Les stages peuvent être bénéfiques aux diplômés comme aux entreprises, dans la mesure où chacun y trouve son compte. Les jeunes diplômés ont besoin d'une expérience pratique qui les aidera à concrétiser leurs connaissances théoriques et à obtenir un poste junior, tandis que les entreprises ont besoin d'attirer les meilleurs talents dès le départ et ont tout intérêt à enrichir leurs équipes.  

Toutefois, travailler avec des stagiaires peut imposer des responsabilités supplémentaires aux employés permanents, freinant certaines entreprises dans leur démarche.  

Alors, comment les entreprises peuvent-elles tirer parti de l'afflux important de talents tout en maintenant un environnement sain et axé sur la croissance pour les stagiaires ? Découvrons-le ensemble !

Pourquoi les stagiaires représentent-ils une force insoupçonnée pour les entreprises ? 

Les stagiaires peuvent apporter à une entreprise des avantages inouïs. Anciennement, la culture de l'apprentissage était une pratique largement acceptée afin de lancer les carrières professionnelles des nouveaux actifs. Les jeunes diplômés acquéraient alors leur première expérience en travaillant avec un expert qui veillait à leur développement personnel et professionnel.

Comment recruter des stagiaires - Recruitee

Les entreprises actuelles ont adopté la culture du stage à leur manière. Aujourd'hui, elles proposent aussi bien des stages professionnels que des emplois à temps partiel à l'université, permettant ainsi aux jeunes diplômés de décrocher leur premier véritable emploi dans le secteur qui les intéresse. 

Les entreprises sous-estiment parfois les avantages liés au recrutement de stagiaires. En voici quelques-uns. 

Apporter un œil jeune sur votre entreprise 

Si vous recrutez des stagiaires cette année, vous serez amené à interagir avec des diplômés de la génération Millennials et de la génération Z. Des individus connus pour leur capacité à faire preuve d'innovation dans leur travail. Une entreprise qui compte un grand nombre de cadres supérieurs risque de stagner en termes de solutions innovantes. Les stagiaires sont capables de porter un regard neuf sur les processus existants, d'apporter des idées nouvelles à des problèmes récurrents et de permettre à votre entreprise de se moderniser… et/ou de rester au top de l’innovation.

Exceller en technologie

Les entreprises d'aujourd'hui s'efforcent activement de passer au digital. Embaucher des stagiaires répond à cette problématique, car la plupart des personnes appartenant à cette génération ont grandi à l'ère du numérique. Ils sont donc plus prompts à travailler avec les technologies et à adopter des outils digitaux. Ainsi, votre entreprise peut améliorer ses compétences technologiques en recrutant des stagiaires. Ils joueront un rôle déterminant et aideront leurs collègues à développer leurs compétences numériques. L'efficacité globale de vos activités commerciales s'en trouvera améliorée.

Former vos talents de A à Z

Les stagiaires ont besoin d'être encadrés et soutenus au début, mais à mesure qu'ils affinent leurs compétences, ils peuvent rapidement devenir des acteurs majeurs de l'entreprise. Recruter des stagiaires, c'est créer un vivier de talents à la source. Vous pourrez ainsi fidéliser les employés les plus performants tout juste sortis de l'université. Cela vous donne suffisamment de temps pour établir des relations professionnelles positives et à terme, pour les recruter à plein temps. 

Bénéficier de plus de collaborateurs pour réaliser vos projets

Les stagiaires apprennent le mieux en participant activement aux tâches quotidiennes de l'entreprise. Vous pouvez leur déléguer des missions appropriées qui leur permettront d'affiner leurs compétences tout en allégeant la charge de travail des parties prenantes. Les stagiaires peuvent être d'excellents collaborateurs pour prendre en charge les tâches du projet facilement délégables. Ainsi, tout le monde est gagnant : les stagiaires apprennent tout en soulageant vos équipes et en optimisant leur productivité. 

                                                                                   

7 précieux conseils pour recruter des stagiaires dans votre entreprise

Comment recruter des stagiaires - Recruitee

L'embauche de stagiaires est avantageuse en tout point pour votre entreprise. Toutefois, prendre les bonnes décisions en matière de recrutement peut s'avérer complexe. Voici une liste de conseils utiles pour vous aider à attirer les meilleurs talents, à les retenir sur le long terme et à instaurer une culture positive au sein de votre équipe. 

1. Commencez par élaborer un programme de stage

Les stages ne sont pas structurés de la même manière que les emplois permanents. Si la plupart des entreprises définissent une description de poste pour leurs offres d'emploi à temps plein, elles ne disposent pas forcément de la même description pour les stages. La création d'un programme de stage est donc un excellent point de départ. 

Celui-ci vous aidera à définir un certain nombre d'éléments clés tels que :

Déterminer les objectifs de votre programme

La première étape de l'élaboration d'un programme de stage consiste à déterminer si votre entreprise en a réellement besoin. Cherchez-vous à attirer et à retenir de jeunes talents ? Avez-vous un turnover élevé ? Les stagiaires de votre entreprise acquièrent-ils une expérience précieuse ? Si vous avez répondu oui à l'une de ces questions, envisagez de lancer un programme de stage.

Vous devez également réfléchir au type de stage que vous souhaitez proposer : rémunéré ou non rémunéré. Les deux ont des avantages et des inconvénients, il est donc important d'être clair sur le type de stage que vous proposez dès le départ. 

Il est important que la décision de faire appel à des stagiaires soit approuvée de façon unanime par votre équipe de direction. En effet, il peut être délicat pour le superviseur d'un stagiaire de trouver le temps de le mentorer pendant son stage. Ces détails et ce temps devra être considéré en amont par les parties prenantes.

En outre, il est fortement conseillé pour votre équipe de direction de suivre une formation exhaustive avant de travailler avec des stagiaires. La formation devra porter sur la manière de fournir un feedback et de superviser efficacement les stagiaires, ainsi que sur la manière d'évaluer leurs performances pendant leur stage.

Désigner un coordinateur de stage

Un bon coordinateur de stage vous aidera à chaque étape de celui-ci, de la rédaction de l’offre d’emploi au recrutement et à l'embauche de stagiaires, en passant par la création d'un processus d'onboarding et la mise en place d'un programme de mentorat. Cette personne s'assurera également de la bientraitance de vos stagiaires et de l'acquisition de l'expérience nécessaire à la réussite de leur carrière.

On ne répétera jamais assez... Le rôle d'un coordinateur de programme de stage est primordial pour assurer son bon déroulement. Ainsi, vous veillerez à ce que votre programme de stage se déroule sans heurts, qu'il soit bien structuré et qu'il apporte de la valeur à la fois à votre entreprise et à vos stagiaires.

Difficile d'imaginer un programme de stage réussi sans un coordinateur !

Déterminer le nombre de stagiaires que vous souhaitez embaucher

Il est important d'embaucher le nombre approprié de stagiaires pour votre entreprise. En effet, il faudra leur laisser le temps de se familiariser avec leurs nouveaux collègues avant de travailler sur des projets importants.

Ainsi, dans un équilibre adéquat, les stagiaires pourront échanger avec les employés permanents au cours de leur stage, afin d'en apprendre davantage sur la nature de leur travail, tout en veillant à ne pas monopoliser leur temps.

Établir un budget pour votre programme de stage

Le budget est l'élément le plus important de tout programme de stage. Il joue un rôle essentiel dans l’optimisation des stages offerts au sein de l’entreprise par des prévisions et de simplifier la prise de décisions financières qui affectent les candidats stagiaires.

En outre, un tel budget soutient la mission et la vision globales de l'entreprise, ainsi que ses objectifs stratégiques liés au programme de stage.

Il aide également l'entreprise à prévoir et à établir un plan d'action avec son service comptable. Ainsi, cette dernière peut s'assurer que les fonds nécessaires à l'embauche de stagiaires sont bien disponibles.

Il lui permet également de prendre des décisions éclairées sur le coût de chaque stagiaire et sur le nombre de stagiaires qu'elle devra embaucher pour chaque poste.

Quels sont les avantages ou les bénéfices accordés aux stagiaires, etc.  

Une fois le type de stages et les personnes chargées de les encadrer choisis, il est temps de rédiger une offre de stage à publier sur les job boards. 

Cette description doit inclure : 

  • une liste des responsabilités ; 
  • les qualifications requises pour le poste ; 
  • tous les avantages liés au statut de stagiaire dans votre entreprise (déjeuners gratuits, abonnements à une salle de sport...etc.).

 

2. Donnez un bref aperçu de votre programme

Le programme peut être officialisé pour être mis en ligne sur le site Internet de l'entreprise afin de former rapidement les nouveaux stagiaires. Il regorge d'informations sur les politiques de l'entreprise, l'endroit où trouver certains documents et les processus en vigueur dans votre entreprise. Fournissez une copie de votre programme dès le début du stage. Cela aidera les stagiaires à se sentir plus à l'aise pour intégrer l'équipe.

Vous devez également accorder une attention particulière à votre objectif final pour ces stages. De nombreuses entreprises recrutent des stagiaires pour compléter leurs effectifs, tandis que d'autres le font pour aider les jeunes diplômés à acquérir une expérience pertinente. Votre objectif doit être clairement défini pour attirer les bons talents. 

D'autres détails tels que la durée du stage, les possibilités de décrocher un emploi à temps plein et les certificats de compétence doivent également être mentionnés dans le programme. 

3. Décrivez vos candidats idéaux

Bien qu'il soit bon de faire preuve de flexibilité lors du recrutement de vos stagiaires, il est important de dresser le profil du candidat idéal. Cela vous permettra d'être efficace lors des entretiens et de toucher les candidats que vous souhaitez vraiment embaucher.  

Votre candidat idéal est le reflet de la culture de votre entreprise et correspond au poste à pourvoir. Vous ne cherchez pas des surdoués ou des prodiges, mais plutôt des diplômés qui s'intégreront bien à votre personnel. Imaginons que votre société privilégie l'ouverture d'esprit et encourage les prises d'initiatives : indiquez-le au sein de votre description afin de recevoir des candidatures pertinentes. 

Encore une fois, nul besoin de chercher le match "parfait" mais plutôt le match "prometteur". Faites preuve de souplesse entre les candidats prometteurs, mais décrivez clairement ce que vous recherchez. Faites votre recherche sur les recrutements de stagiaires réussis et tirez-en des conclusions.

4. Faites circuler votre programme de stage

Avec un programme de stage bien conçu et une page web prête à l'emploi, il est temps de faire passer le mot. Tout comme les emplois de premier plan, les offres de stage doivent être diffusées consciencieusement. Vous devez faire de la publicité à grande échelle pour vous assurer qu'elles atteignent votre public cible.

Pour ce faire, faites confiance aussi bien aux supports traditionnels qu’en ligne. L'un des meilleurs moyens est de s'adresser aux coordinateurs étudiants et aux bureaux de stages des universités - leurs panneaux d'affichage sont d'une efficacité redoutable. Il existe également des événements liés au recrutement sur les campus et des rencontres de “speed dating” professionnel qui offrent une grande visibilité à votre entreprise et à votre programme. 

Pour votre communication digitale, pensez aux sites d'emploi tels que LinkedIn, Indeed.com, Glassdoor, etc. aux sites web plus spécifiques tels que L'Étudiant ou La Relève. Si vous disposez d'une forte audience sur les réseaux sociaux (ex : Instagram), n'hésitez pas à publier des offres de stage directement sur ces derniers. 

5. Planifiez votre stage avec précision

La période d’un stage est très importante. Vous souhaitez offrir une expérience enrichissante aux stagiaires tout en vous assurant que vous atteignez les objectifs du trimestre avec vos nouvelles recrues. Un stage dure généralement entre 3 et 6 mois. Attention, la durée d'un stage ne peut excéder 6 mois en France. La meilleure façon de déterminer la durée d'un stage est de l'adapter en fonction des objectifs fixés liés au recrutement des stagiaires.

Si vous proposez un programme de stage, planifiez-le de manière à ce que vos employés permanents aient toujours du temps pour leur poste initial dans l’entreprise. Si vous avez besoin d'aide pour un projet spécial, assurez-vous que les stagiaires restent jusqu'à la fin de celui-ci.  

En même temps, n'oubliez pas que les stagiaires peuvent être dans le cycle semestriel de leur université, ce qui ne les libère que pendant certains mois. Les vacances d'été ou les missions spéciales peuvent être les meilleures périodes pour proposer des stages. Bien souvent, les stagiaires préfèrent les options leur permettant de terminer le programme pendant leurs vacances universitaires.

À l'issue de celui-ci, vous devrez remplir une attestation de stage à remettre au stagiaire. Cette attestation est obligatoire et certifiera que le stage a bien été effectué à l’université de votre stagiaire. Voici un modèle d’attestation utile pour ne rien oublier lors de sa rédaction.

6. Élaborer un processus de recrutement efficace

Avant de penser à la façon dont vous allez formuler votre e-mail de bienvenue, il vous faut déjà choisir le meilleur talent pour votre entreprise.

Sélectionner le bon candidat pour tel ou tel stage ne sera peut être pas la même chose que lors d'entretiens d’embauche pour des emplois à plein temps. Les stagiaires arrivent en entretien avec peu sinon aucune expérience professionnelle, ce qui peut rendre difficile l’évaluation de leurs compétences en entretien.

Afin de recruter les meilleurs stagiaires pour votre entreprise, il convient de poser des questions basées sur leurs intérêts, leurs aspirations, leurs soft skills et ainsi de suite. Peut-être étudient-ils l’espagnol pendant leurs week-ends ou peut-être ont-ils choisi de prendre davantage de cours spécialisés dans des domaines spécifiques, qui les passionnent ? Ce genre de détails offrent de belles perspectives pour le recruteur pour mieux cerner son candidat et déduire s’il s’agit d’un match… ou pas.

N’oubliez pas : le processus de sélection des candidats doit être juste et équilibré. Ici, la compétition n’est pas tant axée sur les compétences ; trop se focaliser sur les performances universitaires et les hard skills des candidats peut s’avérer contre productif. Visez plutôt à comprendre la personnalité du candidat de façon globale.

 

7. Soyez clair concernant l'indemnisation de vos stagiaires

L’indemnisation des stagiaires ne peut être omise lors de la préparation d’un stage. Elle représente une compensation tangible qui contribuera positivement à la motivation des candidats. 

La loi française protège les stagiaires ainsi : les stages de moins de deux mois ne sont pas obligatoirement indemnisés par l’entreprise. En revanche, les stages de deux mois (44 jours ou 308 heures) et plus doivent être indemnisés par l’employeur. Le montant de la gratification devra alors être mentionné dans la convention de stage et ne doit pas être inférieur à 3,90 € de l’heure.

En indemnisant votre stagiaire, vous assurez sa motivation et son sérieux quant aux missions qui lui seront confiées. Cela étant, une véritable réciprocité pourra venir du stagiaire quant à son travail.

En outre, c'est une excellente idée de compléter la rémunération par des avantages supplémentaires tels qu'un certificat d'expérience, des coupons alimentaires, des bons d'achat… bref, tout ce qui convient le mieux à vos capacités.

Il est bien connu que les employeurs qui offrent des avantages professionnels sont ceux qui ont la meilleure réputation. Tout ce que le stagiaire peut utiliser dans son futur emploi constitue un excellent avantage pour son stage et une bonne raison de travailler avec vous. 

En conclusion... 

Si vous n'avez jamais recruté de stagiaires auparavant, cette année pourrait être l'occasion de franchir le pas. L'embauche de stagiaires dans votre entreprise présente de nombreux avantages, qu'il s'agisse de combler les lacunes en matière de talents ou de créer une culture de développement des compétences.

Tout le monde, de vos employés actuels à vos nouvelles recrues, gagne à travailler avec des stagiaires. Mais là encore, la garantie d'atteindre vos objectifs dépend de la manière dont vous concevez vos programmes de stage.

Faites bon usage de nos conseils ci-dessus pour compléter votre équipe ! 

Questions fréquemment posées par les recruteurs et les responsables de recrutement :

Question : Pourquoi recruter un stagiaire ?

Réponse : Il existe plusieurs avantages liés au recrutement de stagiaires en entreprise ; apporte un regard plus neuf sur les processus de l’entreprise, augmente la productivité, diminue la charge de travail de vos employés permanents, développe votre vivier de talents et peut-être à terme de ce stage, offre des possibilité d’embauche et de nouvelles recrues permanentes !

Question : Comment recruter un stagiaire ?

Réponse : Vous pouvez attirer les candidats en postant votre offre de stage sur les job boards classiques (LinkedIn, Indeed…) ou spécialisés dans les offres de stage (L’Étudiant, La Relève…). Vous pouvez également communiquer vos offres aux bureaux spécialisés des universités et participer à des salons de networking ou de speed dating pour les stages. 

Question : Comment élaborer un programme de stage ?

Réponse : 3 étapes sont nécessaires à la création d’un programme de stage :

  1. Déterminer si votre entreprise a (vraiment) besoin de stagiaires
  2. Recruter ou désigner un coordinateur de stage 
  3. Déterminer le nombre souhaité de stagiaires et préciser l’indemnisation de chacun, ainsi que les choses auxquelles ils auront droit ou accès lors de leur expérience au sein de votre entreprise

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