.jpg)
Das Bewerbungsgespräch ist mehr als nur ein Instrument zur Personalauswahl. Klar, für Sie als Arbeitgeber geht es darum, herauszufinden, ob der*die Kandidat*in fachlich und menschlich zum Unternehmen passt. Gleichzeitig ist es für Bewerber*innen meist der erste persönliche Kontakt mit dem Unternehmen und damit ein Schlüsselmoment in der Candidate Experience.
Recruiter*innen, Führungskräfte und Interviewer*innen übernehmen beim Bewerbungsgespräch eine doppelte Funktion. Sie müssen nicht nur die richtigen Fragen stellen und eine fundierte Entscheidung treffen. Gerade der*die Recruiter*in ist meist der erste persönliche Kontakt der Bewerbenden mit dem potenziellen Arbeitgeber und damit das Gesicht der Firma. Er oder sie prägt maßgeblich den ersten Eindruck – und der zählt bekanntlich doppelt.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie ein Bewerbungsgespräch optimal vorbereiten, wie es idealerweise aufgebaut sein sollte und worauf Sie achten sollten. Außerdem stellen wir Ihnen eine praktische Checkliste für die Vorbereitung, einen Leitfaden für die Durchführung und einen Fragenkatalog zur Verfügung. Damit sind Sie für alles gewappnet.
So bereiten Sie sich auf ein Bewerbungsgespräch vor
Wer fragt, der führt. Überlegen Sie sich im Vorfeld genau, welche Kompetenzen und Eigenschaften Sie im Gespräch abklopfen möchten und auch, wer welche Fragen übernimmt. Es ist wichtig, dass jemand den Hut auf hat und das Gespräch in die gewünschten Bahnen lenkt. Um optimal vorbereitet zu sein, sollte Sie diese Punkte vor dem Bewerbungsgespräch klären:
- Auf welche Kompetenzen und Eigenschaften kommt es an?
Fachliche Anforderungen, Soft Skills und Teamfit: Legen Sie im Vorfeld genau fest, welche Kriterien ein*e Bewerber*in mitbringen sollte. Diese lassen sich am besten zu Beginn des Recruiting-Prozesses im Rahmen eines Recruitment Briefings definieren, bei dem Recruiter*in und Führungskraft das Anforderungsprofil festlegen.
Telefon-, Video- oder Präsenz-Interview?
Telefon-, Video- oder Präsenz-Interview?
Telefoninterviews eignen sich ideal für das erste Screening, um den grundsätzlichen Fit von Kandidat*innen schnell und niedrigschwellig zu überprüfen. Videointerviews lassen sich meist einfacher terminieren und verursachen weniger Aufwand und Kosten als ein Gespräch vor Ort. Allerdings lassen sich Körpersprache und andere nonverbale Signale im Video nur eingeschränkt beurteilen. Präsenzinterviews sind deshalb nach wie vor der Goldstandard.
- Wo im Prozess steht das Gespräch?
Gibt es vorher ein Telefoninterview? Vielleicht sind im Vorfeld auch ein Test oder eine praktische Aufgabe geplant. Damit Sie sich nicht doppeln (und Kandidat*innen nicht das Gefühl haben, sich zum dritten Mal erklären zu müssen), ist es sinnvoll, die Fragen gut abzustimmen. Im Idealfall bauen Sie auf den bisherigen Schritten auf und entwickeln Hypothesen, z. B. zum fachlichen Wissen oder zum Teamfit, die Sie im Interview gezielt überprüfen können.
- Wer nimmt teil und wer führt das Gespräch?
Besprechen Sie mit der Fachabteilung, wer bei den Interviews dabei sein soll. Optimal sind 2-3 Personen auf Seiten des Arbeitgebers. Wichtig ist, dass jemand den roten Faden in der Hand behält und das Gespräch wieder auf Kurs bringt, falls der*die Bewerber*in oder eine*r der Interviewer*innen abschweift. Ebenso hilfreich ist es, grob festzulegen, wer welche Themen übernimmt, z. B. Fachfragen, Fragen zum Lebenslauf oder zur Motivation. So wird nichts vergessen.
- Strukturiert, teilstrukturiert oder offen?
Möchten Sie ein lockeres Gespräch führen oder lieber mit einem festen Fragenkatalog arbeiten – oder irgendwas dazwischen? Strukturierte Interviews, bei denen jedem*jeder Kandidat*in die gleichen Fragen gestellt werden, sorgen für mehr Vergleichbarkeit, wirken aber oft etwas steif. Offene Gespräche sind spontaner und persönlicher, aber schwerer auszuwerten. Der Mittelweg sind teilstrukturierte Interviews. Entscheiden Sie, was besser zur Position passt.
- Wie lange soll das Gespräch dauern?
Überlegen Sie, wie lange das Gespräch dauern soll und planen Sie unbedingt auch Zeit für Rückfragen der Kandidat*innen ein. Meist liegt die Gesprächsdauer irgendwo zwischen 45 und 60 Minuten, je nach Rolle, Gesprächsart und Teilnehmer*innen. Wenn mehr als 3 Personen an den Gesprächen teilnehmen sollen, können es auch zwei oder mehr Gespräche werden.
Und noch ein Tipp aus der Praxis: Klären Sie rechtzeitig mit der Führungskraft bzw. der Fachabteilung, welche Zeitfenster überhaupt für Interviews zur Verfügung stehen. Häufig sollen Stellen möglichst schnell besetzt werden, wenn es dann aber um die Terminfindung geht, wird es plötzlich kompliziert. Hier lohnt es sich, frühzeitig Timeslots freizuschaufeln, an denen alle Beteiligten oder zumindest die wichtigsten Entscheider*innen verfügbar sind.
So beginnen Sie das Bewerbungsgespräch
Wenn das Gespräch vor Ort stattfindet, wählen Sie einen Raum, der nicht nur ruhig und ungestört ist, sondern auch einen guten Eindruck vom Unternehmen vermittelt. Bei einem Video-Interview sollten Sie im Vorfeld unbedingt die Technik testen, am besten gemeinsam mit dem*der Bewerber*in oder den anderen Teilnehmenden. Und dann geht’s los.
- Beginnen Sie mit einem kurzen Smalltalk. Für Recruiter*innen gehören Interviews zum Tagesgeschäft, für viele Bewerber*innen sind sie aber eine Ausnahmesituation. Ein lockerer Einstieg nimmt die Nervosität, auch bei Fach- oder Führungskräften, die nicht regelmäßig Interviews führen.
- Geben Sie einen kurzen Überblick über den Ablauf des Gesprächs. Erklären Sie zu Beginn, wie das Gespräch aufgebaut ist: Welche Themen stehen an? Wer stellt welche Fragen? Und wie lange wird es ungefähr dauern? So verhindern Sie, dass Bewerber*innen das Gefühl bekommen, „im Dunkeln zu tappen“, und sorgen dafür, dass das Gespräch von Anfang an auf Augenhöhe stattfindet.
- Machen Sie eine kurze Vorstellungsrunde. In der Regel beginnt der*die Bewerber*in. Das ist für Sie bereits die Möglichkeit herauszuhören, was ihm*ihr besonders wichtig ist. Danach stellen Sie sowie alle weiteren Teilnehmenden sich vor.
- Geben Sie einen kurzen ersten Überblick über das Unternehmen und die Position. Legen Sie sich im Vorfeld ein paar Worte und Zahlen zurecht, mit denen Sie das Unternehmen kurz und knapp vorstellen können. Wenn die Fachabteilung nicht vertreten ist, sollten Sie auch das vorbereiten. Ein guter Pitch ist für das Employer Branding Gold wert.
Ein Tipp zur Sitzordnung: Vermeiden Sie konfrontative Setups. Idealerweise sitzen Sie im rechten Winkel zum Bewerbenden, nicht frontal. Und bitte: Setzen Sie sich nicht so hin, dass eine*r rechts und eine*r links von dem*der Bewerber*in sitzt. Das erinnert eher an eine Verhörsituation und wirkt einschüchternd.
Welche Fragen sollte man beim Bewerbungsgespräch stellen?
Egal ob Sie ein strukturiertes, teilstrukturiertes oder freies Gespräch führen: die Mischung macht’s. Ideal ist eine Kombination aus Verhaltensfragen, situativen und biografischen Fragen. In welcher Gewichtung hängt vom Anforderungsprofil und der Zielsetzung des Gesprächs ab. Hier ein kurzer Überblick:
- Verhaltensfragen
Diese Fragen zielen auf konkrete Erfahrungen aus der Vergangenheit ab, also auf Situationen, in denen sich ein bestimmtes Verhalten bereits gezeigt hat. Sie sind besonders hilfreich, um Soft Skills und persönliche Kompetenzen realistisch einzuschätzen.
Beispiel: Waren Sie einmal anderer Meinung als Ihre Führungskraft? Wie sind Sie damit umgegangen?
- Situative Fragen
Situative Fragen drehen den Spieß um: Statt auf vergangene Erlebnisse wird auf mögliche zukünftige Situationen geblickt. Bewerber*innen sollen beschreiben, wie sie sich in einer bestimmten Lage verhalten würden.
Beispiel: Stellen Sie sich vor, ein Kunde beschwert sich telefonisch über eine verspätete Lieferung. Wie reagieren Sie?
- Biografische Fragen
Hier wird der bisherige Werdegang in den Fokus genommen mit dem Ziel, Muster und Herangehensweisen zu erkennen. Im Unterschied zu Verhaltensfragen, die sich auf einzelne Situationen und konkrete Reaktionen konzentrieren, zielen biografische Fragen stärker auf den beruflichen Werdegang als Ganzes ab.
Beispiel: Welcher Abschnitt in Ihrem bisherigen Berufsleben hat Sie besonders geprägt und warum?
Was darf im Vorstellungsgespräch nicht gefragt werden?
So spannend ein*e Bewerber*in auch sein mag: Es gibt Fragen, die Sie im Gespräch nicht stellen dürfen. Diese sind gesetzlich tabu. Dazu gehören Fragen nach:
- einer bestehenden oder geplanten Schwangerschaft
- Religions- oder Parteizugehörigkeit
- sexueller Orientierung
- Gesundheitszustand oder Krankheiten
- Familienplanung oder Kinderwunsch
- Gewerkschaftszugehörigkeit
- Schulden oder Vermögensverhältnissen
- Vorstrafen (sofern nicht berufsrelevant)
Einfache Faustregel: Alles, was nicht unmittelbar mit der ausgeschriebenen Stelle zu tun hat, gehört nicht ins Interview. Wird trotzdem eine unzulässige Frage gestellt, dürfen Bewerber*innen übrigens laut Rechtsprechung die Unwahrheit sagen, ohne dass das rechtliche Konsequenzen für sie hat. Der Gesetzgeber will sie damit vor Nachteilen durch unfaire Fragen schützen.
Ihre Aufgabe: beobachten, zuhören und dokumentieren
Im Bewerbungsgespräch geht es darum herauszufinden, ob der*die Kandidat*in zur Rolle und ins Team passt. Das gelingt am besten, wenn Sie als Interviewer*in möglichst wenig selbst reden, dafür aber umso aufmerksamer zuhören und beobachten.
Verlassen Sie sich dabei nicht auf Ihr Gedächtnis, vor allem, wenn Sie mehrere Gespräche führen oder etwas Zeit zwischen Interview und Entscheidung vergeht. Notieren Sie Ihre Eindrücke am besten direkt während des Gesprächs.
Besonders hilfreich ist hier ein strukturierter Bewertungsbogen. Damit stellen Sie sicher, dass alle Interviewenden nach denselben Maßstäben beurteilen und sich auf objektive Kriterien statt auf subjektive Eindrücke konzentrieren – Stichwort Interview Bias.
An Bewerbungsgesprächen nehmen oft auch Kolleg*innen teil, die keine Interview-Profis sind. Umso hilfreicher ist es, alle Beteiligten zu schulen. Besonders wichtig ist es, sie für sogenannte Unconscious Biases zu sensibilisieren, also unbewusste Vorurteile und Denkfehler, die unser Urteilsvermögen beeinflussen.
Tipp: Wenn Sie Video-Interviews aufzeichnen, können Sie moderne KI-Tools nutzen, um diese im Nachhinein auszuwerten. Achten Sie dabei aber unbedingt auf Transparenz und vor allem Datenschutz: Die Aufzeichnung muss im Vorfeld mit dem*der Bewerber*in abgestimmt und ausdrücklich genehmigt werden.
So beenden Sie das Bewerbungsgespräch
Planen Sie unbedingt Zeit für Rückfragen der Bewerber*innen ein. Das ist nicht nur fair, sondern auch aufschlussreich: Die Art der Fragen verrät einiges, z. B. wie gut jemand die Position verstanden hat, wie eingehend er*sie sich mit dem Unternehmen beschäftigt hat und welche Motivation dahintersteht.
Am Ende des Gesprächs sollte Sie dem*der Bewerber*in erklären, wie es weitergeht:
- Welche weiteren Schritte folgen im Prozess? (z. B. weiteres Interview, Probearbeiten)
- Wann soll die finale Entscheidung voraussichtlich fallen?
- Wer ist Ansprechperson bei Rückfragen?
- Wann kann er*sie mit einer Rückmeldung rechnen?
Idealerweise erhält der*die Bewerberin noch am selben Tag eine erste Rückmeldung, z. B. eine kurze E-Mail, in der Sie sich für das Gespräch bedanken und die nächsten Schritte sowie wichtige Infos (z. B. Fristen) noch einmal schriftlich zusammenfassen. Gerade wenn mehrere Gespräch stattgefunden haben, ist es nicht einfach, das zeitlich umzusetzen.
Mit einem Bewerbermanagementsystem wie Tellent Recruitee können sie diesen Schritt einfach automatisieren, sodass die Bewerbenden noch am selben Tag eine personalisierte Follow-up-Mail erhalten.
Auswertung des Bewerbungsgesprächs & Entscheidungsfindung
Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, müssen Sie die Kandidat*innen abschließend vergleichen. Spätestens jetzt zahlt es sich aus, wenn Sie von Anfang an mit einem klaren Anforderungsprofil und einem objektiven Bewertungsbogen gearbeitet haben, anstatt sich auf ihr Bauchgefühl zu verlassen.
Jetzt gilt es, das Feedback aller Interviewteilnehmer*innen zeitnah einzuholen. In der Praxis ist das häufig der Punkt, an dem der Prozess ins Stocken gerät. Ein Bewerbermanagementsystem wie Tellent Recruitee kann hier enorm helfen: Sie können Feedbackanfragen an alle Beteiligten versenden, auf Wunsch sogar automatisiert im Anschluss an das Gespräch. Die Bewertungen werden direkt im System hinterlegt, sodass sie jederzeit den Überblick haben und notfalls freundlich nachhaken können.
Wichtig: Lassen Sie die Eindrücke wirken und nehmen Sie sich etwas Zeit – aber nicht zu viel. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels kann es sonst passieren, dass Ihr*e Wunschkandidat*in schon ein anderes Angebot angenommen hat.
Häufige Fehler im Bewerbungsgespräch und wie Sie sie vermeiden
Zu den absoluten No-Gos im Bewerbungsgespräch gehören unzulässige Fragen z. B. nach Schwangerschaft, Religion, sexueller Orientierung oder dem Gesundheitszustand – logisch. Darüber hinaus gibt es eine Reihe typischer Fauxpas, die selbst erfahrenen Interviewer*innen hin und wieder unterlaufen. Um bessere Interviews zu führen, sollten Sie folgende Fehler vermeiden.
❌ Zu viel reden
Der*die Bewerber*in sollte deutlich mehr sprechen als Sie oder die übrigen Interviewer*innen. Schließlich Ist es Ihr Ziel, möglichst viel über den*die potenzielle Mitarbeiter*in herauszufinden. Halten Sie sich deshalb an die 80/20-Regel – Ihr Redeanteil sollte bei 20% liegen.
❌ Geschlossene Fragen stellen
Fragen, die mit „Ja“ oder „Nein“ beantwortet werden können, bringen selten neue Erkenntnisse. Stellen Sie stattdessen offene Fragen. Auch nach Stärken und Schwächen fragen Sie am besten indirekt mit Fragen wie: „Gab es eine Situation, in der Ihnen etwas besonders schwergefallen ist?”
❌ Zu wenig Fragen vorbereiten
Nichts ist unangenehmer für Interviewer*innen, als wenn ihnen nach 20 Minuten die Fragen ausgehen und das Gespräch ins Stocken gerät. Notieren Sie lieber zu viele Fragen, auch für den Fall, dass die Antworten der Bewerbenden sehr knapp ausfallen.
❌ Standardfragen abarbeiten
Fragen wie „Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?“ wirken uninspiriert und aus der Zeit gefallen. Überlegen Sie sich lieber praxisnahe Fragen, mit denen Sie als Arbeitgeber positiv in Erinnerung bleiben.
❌ Nicht nachhaken bei unklaren Antworten
Wenn Sie nicht genau verstehen, welchen Anteil ein*e Bewerber*in an einem Projekt hatte oder was genau die Aufgaben in einer früheren Rolle waren, fragen Sie nach. Und zwar so lange, bis Sie es wirklich nachvollziehen können.
❌ Bewerbende unter Druck setzen
Überlegen Sie sich gut, ob Sie Bewerbende mit Fragen konfrontieren wollen, die in erster Linie Verunsicherung auslösen sollen, wie z. B.: „Warum haben Sie in Situation XY nicht besser gehandelt?“ Solche Fragen sagen oft mehr über die Unternehmenskultur aus als über die Eignung der Kandidat*innen. Entscheiden Sie bewusst, ob Sie diesen Eindruck vermitteln möchten.
Warum sind Employer Branding und Candidate Experience so wichtig?
Aktuell herrscht in Deutschland und Europa nicht nur Fachkräftemangel, sondern ein genereller Arbeitskräftemangel. Das hängt mit der demografischen Entwicklung zusammen. Der Trend wird sich in den nächsten Jahren weiter verschärfen. Das bedeutet: In vielen Branchen suchen sich Bewerber*innen heute ihren Arbeitgeber aus, nicht umgekehrt.
Ein gutes Employer Branding, also eine starke Arbeitgebermarke, hilft dabei, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Gleichzeitig sind Bewerber*innen heute an eine positive, personalisierte Experience gewöhnt, sei es beim Online-Shopping oder im Kundenservice. Diese Erwartungshaltung haben viele auch in Bezug auf die Erfahrung im Bewerbungsgespräch.
Fazit
Ein gutes Bewerbungsgespräch beginnt nicht erst mit der Begrüßung, sondern der Grundstein wird schon beim Beginn des Recruiting-Prozesses gelegt. Recruiter*in und Führungskraft sollten bereits im Recruitment Briefing ein klares Anforderungsprofil festlegen, das später als Grundlage für das Gespräch dient. Das ist der Kompass, der Ihnen zeigt, welche Kompetenzen und Eigenschaften im Gespräch abgefragt werden müssen. Bewertungsbögen helfen dabei, die Kandidat*innen möglichst objektiv zu beurteilen und so Vergleichbarkeit herzustellen.
Jedes Bewerbungsgespräch ist auch eine Gelegenheit, die Candidate Experience zu stärken und die Arbeitgebermarke positiv zu prägen. Sorgen Sie für eine entspannte Atmosphäre, transparente Abläufe und ein Gespräch auf Augenhöhe, damit sich Bewerbende gern an das Gespräch zurückerinnern – egal ob sie eingestellt werden oder nicht.
Tipp zum Schluss: Holen Sie regelmäßig Feedback von Bewerber*innen ein. So erkennen Sie, an welchen Stellen im Prozess Sie noch feilen müssen, um beim nächsten Mal einen noch besseren ersten Eindruck zu machen.
