Künstliche Intelligenz (KI) wird im Recruiting aktuell vor allem in zwei Bereichen eingesetzt: zur Automatisierung zeitraubender Aufgaben und im Rahmen von Data-driven Recruiting zur besseren Entscheidungsfindung und Prozessoptimierung. Erste Anwendungen gibt es auch in der Kommunikation mit Bewerbenden, z. B. in Form von Chatbots, bisher allerdings nur vereinzelt. Konkret unterstützt KI heute u. a. bei der Vorauswahl von Bewerber*innen, beim Verfassen von Stellenanzeigen, der Auswahl geeigneter Kanäle beim Multiposting sowie bei der personalisierten Ansprache im Active Sourcing.
Um KI im Recruiting sinnvoll einsetzen zu können, sind entsprechende Werkzeuge nötig. Ein KI-Recruiting-Tool ist eine Software oder Funktion, die auf künstlicher Intelligenz basiert und gezielt einzelne Schritte im Recruiting-Prozess unterstützt oder automatisiert. Dazu zählen sowohl Bewerbermanagementsysteme mit integrierten KI-Funktionen als auch Jobportale oder spezialisierte Tools, die meist auf ein oder zwei Funktionen beschränkt sind.
In der ersten Hälfte dieses Artikels zeigen wir, wie KI heute konkret im Recruiting eingesetzt wird, welche Vorteile sie bringt und welche Tools es gibt. In der zweiten Hälfte geben wir eine praxisnahe Anleitung dazu, wie Sie von KI in Ihrem Recruitingprozess einsetzen können, gehen auf mögliche Risiken ein und werfen einen Blick auf erfolgreiche Praxisbeispiele.
Wie kann KI im Recruiting eingesetzt werden?
Die Anwendungsfälle für KI im Recruiting sind fast so vielfältig wie die Unternehmen, in denen sie zum Einsatz kommen. Aktuell wird in vielen Unternehmen einfach ausprobiert, was funktioniert. Laut einer Studie von Gartner wissen jedoch 47 % der Mitarbeitenden gar nicht genau, wie sie ihre Produktivität mit KI verbessern können. Es fehlt oft an Orientierung und konkreten Anwendungsbeispielen.
Gerade deshalb lohnt sich ein Blick auf die Bereiche, in denen KI heute bereits erfolgreich im Recruiting eingesetzt wird. Die folgenden fünf Beispiele zeigen, welches aktuell die häufigsten Anwendungsfälle für KI im Recruiting sind:
- Verfassen von Stellenanzeigen
Die KI analysiert ähnliche Anzeigen und erstellt auf Knopfdruck einen zielgruppen- optimierten Textvorschlag.
- Vorauswahl von Bewerber*innen
Basierend auf festgelegten Kriterien und Einstellungen wird automatisiert eine Shortlist erstellt.
- Wahl der Kanäle für Stellenanzeigen (Targeting)
Die KI entscheidet, auf welchen Plattformen eine Anzeige ausgespielt wird, basierend auf Jobprofil, Zielgruppe und vorhandenen Daten.
- SEO-Optimierung von Stellenanzeigen und Karriereseite
Die KI passt Formulierungen, Titel und Struktur der Inhalte so an, dass sie in Suchmaschinen besser gefunden werden.
- Personalisierung im Active Sourcing
Für Direktansprachen generiert die KI individuelle Nachrichten, abgestimmt auf das Profil und den Werdegang potenzieller Kandidat*innen.
Chatbots sind bisher nur selten im Einsatz. Dabei bieten sie großes Potenzial, z. B. um das Engagement von Bewerber*innen direkt auf der Karriereseite zu erhöhen. Wie unser Recruiting-Report 2025 gezeigt hat, führt eine höhere Verweildauer auf der Karriereseite zu mehr erfolgreich eingereichten Bewerbungen.
Die KI-gestützte Durchführung und Auswertung von Videointerviews ist aktuell in keinem der gängigen Tools verfügbar. Zwar befinden sich entsprechende Funktionen in Planung, doch ob sie sich angesichts regulatorischer Hürden wie dem AI Act überhaupt durchsetzen können, ist unklar.
Welche KI-Tools gibt es im Recruiting?
Wie bereits angedeutet, gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Tools, die KI in den Recruiting-Prozess integrieren. Diese lassen sich grob in vier Kategorien einteilen: Jobbörsen, Bewerbermanagementsysteme, HCM-Suiten und spezialisierte KI-Lösungen. Für jede dieser Kategorien stellen wir exemplarisch ein Tool vor:
- Jobbörse: Jobninja
JobNinja kombiniert das Angebot einer klassischen Stellenbörse mit einer eigenen KI-Lösung. Diese unterstützt beim Verfassen von Stellenanzeigen, entscheidet auf Basis von Zielgruppendaten, auf welchen Plattformen eine Anzeige ausgespielt wird, und hilft bei der Erstellung von Social-Media-Beiträgen. Zudem lassen sich Chatbots auf der Karriereseite integrieren, um Bewerbende frühzeitig abzuholen und ihre Fragen zu beantworten.
- Bewerbermanagementsystem: Tellent Recruitee
Tellent Recruitee bietet mit der Funktion WhatsApp-Hiring einen KI-gestützten Assistenten, der Bewerbenden rund um die Uhr Fragen zur Stelle oder zum Bewerbungsprozess beantwortet. Darüber hinaus ermöglicht das Bewerbermanagementsystem das KI-gestützte Erstellen von Jobbeschreibungen, unterstützt beim Formulieren personalisierter E-Mails und fasst das Feedback aller am Recruiting-Prozess Beteiligten zusammen. Auch die KI-gestützte SEO-Optimierung von Stellenanzeigen und Karriereseiten gehört zum Funktionsumfang.
- HCM-Suite: Oracle
Oracle ist eine umfassende HCM-Suite mit integriertem Recruiting-Modul, das eine Reihe von KI-Funktionen bietet. Dazu gehören Chatbots auf der Karriereseite und im Bewerbungsprozess. Die KI unterstützt bei der Kandidatenauswahl auf Basis von Bewerbungsunterlagen und macht entweder eine Empfehlung – oder trifft die Entscheidung. Weitere Funktionen sind das Erstellen von Suchketten für das Active Sourcing, die Konzeption ganzer Recruiting-Kampagnen sowie das Anfertigen von Diversitätsanalysen.
- Recruiting-Tool: kanbii
kanbii ist ein KI-basiertes Matching-Tool, das per KI die Anforderungen von Unternehmen mit den Talenten der Kandidat*innen abgleicht. Es unterstützt beim Verfassen von Stellenanzeigen, analysiert Bewerbungsunterlagen und gibt Empfehlungen zur Auswahl passender Kandidat*innen. Darüber hinaus bietet es prädiktive Analysen zur Erfolgsprognose von Bewerbenden.
Neben spezialisierten Recruiting-Tools kommen oft auch allgemeine KI-Anwendungen zum Einsatz, z. B. Neuroflash für die Texterstellung, Paraphraser.io für Zusammenfassungen oder ChatGPT zur Ideengenerierung.
Wichtig ist jedoch: Wer diese Tools in der offenen Version nutzt, also z. B. über die reguläre Web-App, sollte keine personenbezogenen Daten eingeben. Für den professionellen Einsatz empfiehlt sich die Enterprise-Version, bei der Datenverarbeitung und Sicherheit separat geregelt sind und bei der die Eingaben nicht zum Training verwendet werden. Achten Sie hier genau auf die Datenschutzbestimmungen und stimmen Sie die Nutzung intern mit IT und Datenschutzbeauftragten ab.
Welche Vorteile bietet KI im Personalwesen?
Im Recruiting herrscht chronischer Zeitmangel. Das eine Unternehmen bekommt so viele Bewerbungen, dass es kaum noch hinterherkommt. Das andere kämpft mit zu wenigen qualifizierten Kandidat*innen und muss viel Energie in die aktive Suche stecken. In beiden Fällen kann KI helfen, Recruiter*innen zu entlasten und die Prozesse zu verbessern.
- Entlastung durch KI-gestützte Automatisierung
KI übernimmt nicht nur lästige Aufgaben, sondern entlastet auch zeitlich, z. B. durch das Erstellen von Stellenanzeigen per Mausklick oder die automatische Auswahl der besten Kanäle fürs Multiposting. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: den Menschen hinter dem Lebenslauf.
- Bessere Quality-of-Hire
KI kann Zusammenhänge erkennen, die Recruiter*innen auf den ersten Blick nicht sehen, beispielsweise durch die Auswertung früherer Recruiting-Prozesse. Das kann zu weniger Fehlbesetzungen und einer besseren Quality-of-Hire führen. In bestimmten Fällen kann KI objektiver sein und damit ein wirkungsvolles Mittel gegen unbewusste Vorurteile (Unconscious Bias). Leider ist KI selbst nicht ganz frei von Vorurteilen, dazu später mehr.
- Kürzere Time-to-Hire
Mit KI lässt sich der gesamte Bewerbungsprozess deutlich beschleunigen. Das erste Sichten der Bewerbungsunterlagen dauert nicht mehr Stunden und Tage, sondern ist dank intelligentem Pre-Screening in wenigen Augenblicken erledigt. Auch das mühsame Verfassen von Stellenanzeigen entfällt: dank generativer KI ist der Text in Sekunden erstellt. Stellen können so schneller besetzt werden und die Time-to-Hire sinkt spürbar.
- Bessere Candidate Experience
Auch für Bewerbende bringt ein KI-gestützter Recruiting-Prozess Vorteile: Sie erhalten schneller eine Rückmeldung, können über Chatbots jederzeit ihre Fragen zur Stelle oder zum Bewerbungsablauf loswerden und wenn KI zur Personalisierung im Active Sourcing eingesetzt wird, fühlen sie sich besser abgeholt. Gleichzeitig gibt es auf Kandidatenseite aber auch Vorbehalte gegenüber dem Einsatz von KI, wie wir gleich noch sehen werden.
- Geringere Cost-to-Hire
Durch KI-gestützte Automatisierung und effizientere Prozesse können Unternehmen Stellen schneller besetzen. KI kann auch helfen, gezielter in die richtigen Kanäle zu investieren, bessere Entscheidungen zu fällen und Fehlbesetzungen zu vermeiden. All das trägt dazu bei, die Recruiting-Kosten zu senken.
Welche Nachteile kann KI im Recruiting mit sich bringen?
Laut einer Studie von Statista von 2024 stehen rund 50 % der Personalverantwortlichen dem Einsatz von KI im Recruiting-Prozess unentschlossen bzw. ablehnend gegenüber. Ihr Misstrauen ist nicht unbegründet, denn der Einsatz von KI im Recruiting hat auch eine Kehrseite und kann unter Umständen negative Folgen haben:
- Fehlende Transparenz
Recruiter*innen können unter Umständen nicht nachvollziehen, warum bestimmte Kandidat*innen vorgeschlagen oder aussortiert werden. Das kann z. B. dann der Fall sein, wenn KI beim Pre-Screening zum Einsatz kommt, ohne dass vorher Kriterien definiert wurden.
- Fehlende Wertschätzung
Bewerbende können den Einsatz von KI-Tools in der Kommunikation als unpersönlich empfinden und sich ungerecht behandelt fühlen.
- KI-Bias
Menschliche Vorurteile können sich in die Trainingsdaten einschleichen und von der KI reproduziert oder sogar verstärkt werden, ohne dass dies sofort erkennbar ist.
Wichtig ist: KI sollte immer als Werkzeug verstanden werden, das wie jedes andere Werkzeug gezielt und mit Vorsicht verwendet werden muss. Sie kann Prozesse unterstützen und Entscheidungen vorbereiten, muss aber fortlaufend überwacht werden. Die Ergebnisse sollten regelmäßig kritisch geprüft und hinterfragt werden und die KI sollte grundsätzlich keine autonomen Entscheidungen fällen.
So führen Sie KI im Recruiting ein
Bevor es überhaupt um Tools oder Technik geht, sollten Sie sich einen Moment Zeit nehmen und die Stimmung im Team ausloten. Wie steht das Team dem Thema gegenüber? Gibt es Unsicherheiten, Vorbehalte oder sogar Ängste? Sprechen Sie offen darüber und machen Sie von Anfang an klar, dass es bei KI nicht darum geht, Menschen zu ersetzen. Im Gegenteil: Richtig eingesetzt, kann KI dabei helfen, Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben im Recruiting zurückzugewinnen, z. B. für den persönlichen Kontakt mit Kandidat*innen oder die strategische Weiterentwicklung.
Schritt 1: Ziele definieren & Bedarf ermitteln
- Klären, was durch KI verbessert werden soll
- Pain points identifizieren, z. B. Time-to-Hire, Quality-of-Hire, Candidate Experience, Diversität
- Ziele priorisieren
Tipp: Sie möchten die Time-to-Hire reduzieren, weil gute Kandidat*innen sonst abspringen? Dann benötigen Sie vielleicht ein Tool, das den Prozess beispielsweise durch KI-gestützte Zusammenfassungen von Interviews und Feedbacks beschleunigt. Geht es Ihnen eher um Quality-of-Hire, brauchen Sie vielleicht eher eine Lösung für intelligentes Matching und Datenanalyse. Bedenken Sie dabei, dass Ihre Ziele nicht ausschließlich durch KI erreichbar sind. Sie sollte vielmehr als Teil eines ganzheitlichen Maßnahmen-Mix verstanden werden.
Schritt 2: Passende KI-Lösung finden
- Mögliche Optionen:
- generische KI-Anwendungen
- Recruiting-spezifische Lösungen: Bewerbermanagementsystem, HCM-Lösung etc.
- Anforderungen formulieren und beachten (z.B. Datenschutz, Integrationen)
Tipp: Wenn Sie bereits mit einer Recruiting- oder einer HR-Lösung arbeiten, informieren Sie sich beim Support, ob dort neue KI-Funktionen verfügbar oder in Planung sind bzw. welche KI-Lösungen eventuell integrierbar sind.
Schritt 3: Lösung testen & bewerten
- Demo-Version unter möglichst praxisnahen Bedingungen laufen lassen
- Feedback von späteren Nutzer*innen einholen
- Praxistauglichkeit, Transparenz und Usability prüfen
Tipp: Nutzen Sie echte Daten aus vergangenen Prozessen, um die Qualität der KI-Ausgaben zu testen. Gerade Matching-Tools und Textgeneratoren zeigen ihre Schwächen (oder Stärken) erst im echten Anwendungskontext.
Schritt 4: Richtlinien & Rahmenbedingungen definieren
- Einsatzbereiche und Verantwortlichkeiten festlegen
- Umgang mit sensiblen Daten und KI-gestützten Entscheidungen regeln
- Datenschutzkonformität sicherstellen
Tipp: Beziehen Sie Ihr Team aktiv in die Entscheidungen zum Umgang mit KI ein. Das erhöht nicht nur die Akzeptanz, sondern sensibilisiert gleichzeitig für die Chancen und Risiken von KI.
Schritt 5: Umsetzung & Integration in den Alltag
- Technische Implementierung vorbereiten
- Schulungen für Nutzer*innen durchführen
- KI in bestehende Prozesse integrieren
Tipp: Holen Sie regelmäßig aktiv Feedback ein: Wird das Tool tatsächlich so genutzt, wie geplant? Bringt es die erhofften Verbesserungen? Je früher Sie nachfragen und ggf. gegensteuern, desto reibungsloser und effektiver verläuft die Einführung
Schritt 6: Justieren & optimieren
- Nutzung und Ergebnisse regelmäßig analysieren
- Funktionen bei Bedarf anpassen oder erweitern
- Feedback aus dem Team weiterhin aktiv einholen
Tipp: Bei KI gilt: was heute funktioniert, ist morgen schon überholt. Bleiben Sie dran, beobachten Sie den Markt und etablieren Sie interne Routinen oder Feedback-Loops, um bei neuen Entwicklungen schnell reagieren zu können.
Ein Punkt zum Schluss: Machen Sie für Bewerbende transparent, wo und wie Sie KI im Recruiting einsetzen. Wichtig dabei ist, die Vorteile zu unterstreichen, die das für Bewerbende hat.
Wenn Sie beispielsweise einen Chatbot einsetzen, können Sie den Kandidat*innen im Vorfeld erklären, dass bei der hohen Anzahl an Bewerbungen nicht alle persönlich kontaktiert werden können und dass mit dem Chatbot jeder die gleiche Chance bekommt. So wird KI als Unterstützung wahrgenommen und nicht als Abschreckung.
Ethik & Datenschutz: So gehen Sie verantwortungsvoll mit KI im Recruiting um
Der Einsatz von KI im Recruiting wirft auch datenschutzrechtliche Fragen und ethische Bedenken auf. Ein prominentes Beispiel für die möglichen Risiken ist Amazon: Dort sortierte eine KI jahrelang unbemerkt weibliche Bewerber*innen aus. Das Tool wurde schließlich abgestellt. Der Fall zeigt, wie schnell sich automatisierte Diskriminierung einschleichen kann. Zumal bislang nur wenige Anbieter Funktionen zur Diversitätsanalyse integriert haben. Dabei wäre genau das hilfreich, um KI-Bias auszugleichen und für Chancengleichheit zu sorgen.
Um KI fair, sicher und verantwortungsvoll in Ihrem Unternehmen einzusetzen, sollten Sie folgende Aspekte beachten:
- Datenschutz & DSGVO
Personenbezogene Daten dürfen nur zweckgebunden und transparent verarbeitet werden. Sensibilisieren Sie Ihr Team dafür, wann und wie Daten anonymisiert werden müssen. Lassen Sie Ihr Team damit nicht allein: organisieren Sie Schulungen und nehmen Sie typische Beispiele aus dem Recruiting-Alltag durch.
- Transparenz den Bewerbenden gegenüber
Bewerbende müssen wissen, wann und wie KI im Prozess eingesetzt wird. Das ist nicht nur aus ethischer Sicht unerlässlich, sondern auch eine Frage der Vertrauensbildung. Gehen Sie offen damit um und zeigen Sie Verantwortungsbewusstsein, das stärkt das Employer Branding.
- Ethik & EU AI Act
Der neue AI Act der EU stuft den Einsatz von KI im Personalwesen als Hochrisiko-Anwendungen ein. Das bedeutet nicht, dass sie verboten sind, aber sie unterliegen besonders strengen Anforderungen. Ziel des Gesetzgebers ist es, systematische Diskriminierung zu vermeiden. Wichtig zu wissen ist: KI darf nie völlig autonom entscheiden, sondern muss immer unter menschlicher Kontrolle verwendet werden.
Praxisbeispiele: Wie Unternehmen KI im Recruiting nutzen
Gerade große Unternehmen und Konzerne setzen KI bereits schon längst ein, um ihre Recruiting-Prozesse effizienter zu gestalten. Zwei Beispiele:
- Die Commerzbank setzt unter anderem Chatbots und automatisierte Systeme zur Lebenslaufanalyse (CV-Parsing) ein. Dadurch konnte die Bearbeitungszeit für Bewerbungen deutlich verkürzt werden.
- Audi konnte durch die Einführung eines KI-gestützten Bewerbermanagementsystems die Time-to-Hire um rund 30 % reduzieren. Eine gute Nachricht, sowohl für das Unternehmen als auch für die Bewerbenden.
Laut einer aktuellen Studie von Xing nutzen übrigens rund 80 % der Unternehmen bisher keine KI im Personalwesen. Mit anderen Worten: hier besteht ein großes, ungenutztes Potenzial, um Prozesse zu verbessern und sich im Recruiting klar von der Konkurrenz abzuheben.
Blick in die Zukunft: Wohin entwickelt sich KI im Recruiting?
Ein Bereich, der in Zukunft stark an Bedeutung gewinnen dürfte, ist die KI-gestützte Durchführung und Auswertung von Video-Interviews. In anderen Ländern sind solche Tools bereits im Einsatz. Die Bandbreite ist groß: Sie reicht von Tools, die Mimik, Sprache und Antwortstruktur analysieren, über Systeme, die Recruiter*innen während des Gesprächs passende Fragen vorschlagen, bis hin zu KI-Avataren, die Bewerbungsgespräche vollständig autonom durchführen.
Aber Vorsicht! Der Einsatz muss gut geplant, sorgfältig umgesetzt und vor allem transparent kommuniziert werden. Denn wie Bewerbende den Einsatz von KI im Gespräch wahrnehmen, kann entscheidend für Ihr Arbeitgeberimage sein. Wirkt der Prozess unpersönlich oder hakt die Technik, wirft das schnell ein schlechtes Licht auf Ihr Unternehmen, ganz unabhängig davon, wie innovativ das Tool eigentlich ist.
Richtig eingesetzt bedeutet mehr KI im Recruiting für Fachkräfte vor allem eins: eine Verschiebung hin zu mehr strategischem Arbeiten. KI übernimmt zunehmend zeitintensive Routineaufgaben, vom Sichten von Bewerbungen bis zum Schreiben von Protokollen, und schafft so Raum für die wirklich wertschöpfenden Tätigkeiten: den persönlichen Austausch, die Entwicklung von Talentstrategien und die Optimierung von Prozessen.
FAQ: Die häufigsten Fragen rund um KI im Recruiting
Wie kann KI bei Bewerbungen helfen?
KI kann im Recruiting dabei helfen, zeitraubende Aufgaben zu automatisieren, z. B. das Sichten von Bewerbungen, das Terminieren von Interviews und das Erstellen von Stellenanzeigen. In der Kommunikation mit Bewerbenden kann KI ebenfalls unterstützen, etwa durch Chatbots, die rund um die Uhr verfügbar sind. Zusätzlich hilft KI dabei, Prozesse zu optimieren, indem sie große Datenmengen analysiert und Muster erkennt, die für Entscheidungen im Recruiting relevant sind.
Werden Personaler durch KI ersetzt?
Nein, keine KI kann einen HR-Profi ersetzen. Sie übernimmt vor allem repetitive und zeitintensive Aufgaben, wie das Sortieren von Bewerbungen oder das Beantworten einfacher Fragen. Das gibt Recruiter*innen die Chance, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt: den Kontakt mit Bewerbenden, die Suche nach den richtigen Talenten und strategische Entscheidungen im Recruiting.
Welche Nachteile hat KI bei der Personalbeschaffung?
KI im Recruiting sollte immer unter menschlicher Aufsicht und mit Augenmaß eingesetzt werden. Wichtig ist, dass KI keine eigenständigen Entscheidungen trifft – die finale Entscheidung muss immer beim Menschen liegen. Wichtig ist auch, darauf zu achten, dass niemand durch den Einsatz von KI diskriminiert wird. Unternehmen müssen bewusst Maßnahmen ergreifen, um sogenannte KI-Biases zu erkennen und zu vermeiden. Der Einsatz von KI muss im Einklang mit der DSGVO und dem EU AI Act erfolgen.
Wie überprüft man, ob eine Bewerbung mit KI erstellt wurde?
Das ist in der Praxis tatsächlich schwer eindeutig nachzuweisen. Auch Tools, die behaupten, das erkennen zu können, liefern keine verlässlichen Ergebnisse. Aber im Grunde ist das auch nicht entscheidend. Wichtig ist, ob die Bewerbung inhaltlich stimmig und plausibel ist. Die finale Einschätzung erfolgt ohnehin im persönlichen Gespräch und spätestens dort zeigt sich, ob jemand wirklich zur Stelle passt.
