Le recrutement mobilise aujourd’hui bien plus que quelques heures de tri. La gestion des candidatures, les échanges avec les managers et l’enchaînement des étapes créent rapidement des frictions lorsque plusieurs recrutements avancent en parallèle ou que les volumes augmentent.
Le contexte du marché du travail renforce cette pression. Selon l’enquête Besoins en Main-d’Œuvre 2025 publiée par France Travail, près de 446 000 établissements déclarent un projet de recrutement en France. Sur le terrain, cela signifie des difficultés dès la recherche de candidats.
Face à cette situation, de nombreuses questions se posent : Excel reste-t-il adapté au suivi des recrutements ? Un logiciel de recrutement apporte-t-il une réelle valeur par rapport à un outil interne ? À quel moment un ATS devient-il pertinent pour une PME ou pour des recrutements en volume ? Pour vous aider à y voir plus clair, voici nos réponses aux 13 questions les plus courantes sur le recrutement et les ATS.
Pourquoi le recrutement est souvent très chronophage ?
#1 - Pourquoi recruter prend autant de temps ?
En France, le délai moyen pour pourvoir un poste atteint aujourd’hui environ six semaines, soit 39 à 40 jours en médiane, avec en moyenne huit entretiens par recrutement, selon l’étude Recrutement en 2025 : Tendances et Défis réalisée par Tellent.
Ce délai s’explique par l’empilement des tâches et des outils :
- Les candidatures arrivent par plusieurs canaux,
- les échanges passent par e-mail ou messagerie,
- et le suivi repose sur des fichiers partagés.
La visibilité sur l’avancement réel du processus se perd rapidement. Ce manque de structuration transforme le recrutement en activité de coordination permanente.
#2 - On recrute beaucoup mais c’est le chaos, que faire ?
Le chaos apparaît souvent lorsque le volume de recrutements augmente sans adaptation de l’organisation. Les mêmes méthodes sont conservées, alors que plusieurs postes avancent en parallèle avec des priorités différentes et des interlocuteurs multiples.
Sans cadre commun, chaque recrutement suit sa propre logique :
- les validations prennent du retard,
- les managers perdent en visibilité
- et les candidats attendent des réponses qui tardent où pire, ne viennent pas…
Une structuration claire du suivi devient alors nécessaire pour retrouver des repères partagés.
#3 - Est-ce normal de passer autant de temps sur les CV ?
Le temps passé sur l’analyse de CV ne dépend pas uniquement de leur volume. Il tient souvent à l’absence de stratégies de recrutement clairement définies et à la relecture des mêmes profils par plusieurs interlocuteurs. Les décisions progressent alors lentement, sans apporter d’amélioration réelle à la qualité de la sélection.
Lorsque le tri repose uniquement sur des actions manuelles, une part importante du temps RH se concentre sur la présélection. La mise en place de règles de priorisation et de filtres permet de réduire cette charge. L’analyse se focalise ainsi plus tôt sur les candidatures pertinentes, et ce dès les premières étapes du processus de recrutement.
#4 - Excel est-il encore suffisant pour recruter ?
Excel reste largement utilisé pour suivre les recrutements, en particulier dans les équipes en croissance. Sa flexibilité et son accessibilité expliquent cet usage.
Toutefois, dès que le volume de candidatures augmente ou que plusieurs interlocuteurs interviennent, le fichier de suivi devient un point de fragilité. Les mises à jour manuelles se multiplient, les versions divergent et le temps passé à vérifier l’information progresse sans améliorer la qualité des décisions.
À ce stade, la limite ne tient plus à l’outil en lui-même, mais à sa capacité à soutenir un processus collaboratif. Un fichier Excel destiné au recrutement ne permet :
- ni de structurer les étapes,
- ni de coordonner efficacement recruteurs et managers,
- ni de rendre visibles les délais et points de blocage.
Comment structurer et suivre efficacement ses recrutements
#5 - Comment mieux suivre nos recrutements ?
Le suivi devient complexe dès que les candidatures arrivent par plusieurs canaux et que les informations circulent entre différents outils. Sans vision partagée, l’avancement réel des recrutements reste flou et les décisions se basent sur des données partielles.
Un suivi centralisé avec un logiciel de recrutement permet de visualiser :
- l’état de chaque poste,
- les actions en attente
- et les étapes déjà franchies.
Les équipes RH gagnent en lisibilité, tandis que les managers accèdent aux informations utiles sans multiplier les échanges.
#6 - Comment gérer plusieurs recrutements en parallèle ?
La gestion simultanée de plusieurs recrutements met rapidement en évidence les limites d’une organisation non structurée :
- Les priorités se mélangent,
- certains postes avancent plus vite que d’autres,
- et les validations prennent du retard.
Un cadre commun facilite la priorisation et la répartition des rôles. Chaque recrutement suit les mêmes étapes, avec des responsabilités clairement identifiées. In fine, cela réduit les points de blocage et améliore la coordination entre les équipes.
#7 - Comment réduire le time-to-hire ?
Un délai de recrutement élevé provient rarement d’une difficulté à trouver des profils. Il résulte plus souvent de temps morts entre les étapes, liés à un manque de visibilité ou à des décisions tardives.
La réduction du time-to-hire passe par un processus lisible et partagé. Lorsque les étapes sont clairement définies et le suivi fluide, les décisions interviennent plus tôt et les recrutements avancent sans ruptures inutiles.
ATS : à partir de quand et pour quels types d’entreprises ?
#8 - Faut-il un ATS pour une PME ?
La taille de l’entreprise ne constitue pas le bon critère pour décider de s’équiper d’un ATS. La question se pose plutôt dès lors que le recrutement ne peut plus être suivi simplement, que plusieurs interlocuteurs interviennent ou que les délais commencent à s’allonger.
Même avec peu de recrutements par an, un manque de structuration suffit à créer des frictions et à mobiliser inutilement du temps RH.
Pour une PME, un ATS sert avant tout à poser un cadre clair :
- centraliser les candidatures,
- formaliser les étapes
- et sécuriser le suivi.
L’objectif n’est donc pas d’ajouter un outil, mais plutôt de fiabiliser un processus souvent porté par une ou deux personnes seulement.
# 9 - Faut-il un ATS ou un “outil maison” suffit ?
Un outil interne peut répondre à un besoin ponctuel, tant que les volumes restent faibles et les interlocuteurs limités. Dès que l’activité de recrutement s’intensifie, ces solutions atteignent rapidement leurs limites :
- les ajustements manuels se multiplient,
- la maintenance devient chronophage
- et la fiabilité du suivi repose sur des pratiques individuelles.
À ce stade, la question ne porte plus sur le coût ou la personnalisation, mais sur la capacité à faire évoluer le recrutement sans multiplier les frictions. Un ATS apporte un cadre standardisé, partagé par l’ensemble des acteurs, tout en restant adaptable aux réalités de l’entreprise.
Choisir et comparer un logiciel de recrutement
#10 - Quels critères pour choisir un logiciel de recrutement ?
Le choix d’un logiciel de recrutement repose moins sur la liste des fonctionnalités que sur l’adéquation avec les usages réels. Un outil pertinent doit avant tout :
- s’intégrer à vos pratiques existantes,
- faciliter la collaboration avec les managers
- et s’adapter au volume de recrutements, sans complexifier le quotidien des équipes RH.
La capacité à centraliser les candidatures, à structurer les étapes et à produire des données exploitables constitue un socle commun.
À cela s’ajoutent des critères liés à l’ergonomie, aux intégrations avec l’écosystème RH et à la facilité de prise en main, qui conditionnent l’adoption dans la durée.
#11 - Comparatif des meilleurs ATS
Les comparatifs d’ATS mettent souvent en avant des fonctionnalités similaires, alors que les différences se jouent surtout sur les usages et le positionnement.
Certains outils s’adressent à des recrutements ponctuels, d’autres à des volumes importants ou à des organisations très collaboratives.
Un comparatif utile permet d’identifier les grandes catégories de solutions et leurs cas d’usage respectifs. Il sert de point d’entrée pour affiner sa réflexion, avant d’approfondir les outils réellement adaptés à son contexte.
#12 - Quel ATS pour recruter en volume ?
Le recrutement en volume impose des contraintes spécifiques. La multiplication des candidatures, la répétition des étapes et la coordination de nombreux intervenants rendent le suivi particulièrement exigeant.
Dans ce contexte, un ATS doit permettre d’absorber les flux sans dégrader la qualité du recrutement, ni l’expérience candidat. La gestion des priorités, l’automatisation de certaines actions et la visibilité en temps réel sur l’avancement deviennent des leviers clés pour maintenir des délais maîtrisés.
#13 - Quel est le prix d’un logiciel de recrutement ?
Le prix d’un logiciel de recrutement varie selon le modèle économique, le nombre d’utilisateurs et les fonctionnalités incluses. Certains outils proposent des versions gratuites ou limitées, tandis que d’autres fonctionnent sur abonnement mensuel, souvent calculé par recruteur ou par volume.
Au-delà du tarif affiché, la question porte sur le rapport entre le coût de l’outil et le temps réellement économisé. Un logiciel de recrutement se juge autant sur sa capacité à réduire les tâches administratives que sur la visibilité et la fiabilité qu’il apporte au processus.
Conclusion
Ces 13 questions mettent en lumière une réalité simple : les difficultés de recrutement viennent rarement du seul manque de candidats, mais d’un processus mal structuré. Lorsque le suivi repose sur des outils dispersés, le temps se perd dans la coordination, les décisions se décalent et la valeur du recrutement diminue.
Un ATS n’est pas une réponse automatique, ni une fin en soi. Il devient pertinent dès lors que l’organisation a besoin de visibilité, de méthodes partagées et de données fiables pour arbitrer plus tôt. L’enjeu n’est donc pas de recruter plus, mais bien de reprendre le contrôle du processus.
