Comment accélérer les retours des équipes de recrutement et réduire le time-to-hire

Les retours d’entretien tardifs font partie des principaux facteurs de retard invisibles dans les processus de recrutement, et leurs effets se font rapidement sentir.

Les entreprises dont les cycles de recrutement dépassent 40 jours voient le taux d’abandon des candidats augmenter de 12 %. La rapidité n’est donc pas qu’une simple question opérationnelle : elle a un impact direct sur votre capacité à recruter les meilleurs talents.

Lorsque les retours sont transmis rapidement, vous ne gagnez pas seulement du temps. Vous améliorez aussi plusieurs aspects clés de votre processus de recrutement, notamment :

• des délais d’embauche réduits ;
• d’un meilleur alignement de l’ensemble de votre équipe de recrutement ;
• des décisions de recrutement plus sûres et des candidats plus pertinents ;
• d’une expérience candidat renforcée.

Mais vous avez peu de chances d’accélérer durablement le processus en demandant simplement à votre équipe d’« aller plus vite ». La véritable solution consiste à mettre en place un processus de retours de recrutement proactif et structuré.

Dans cet article, nous vous expliquons comment y parvenir en centralisant et en automatisant le partage des retours afin d’accélérer la prise de décision, sans compromettre la qualité des évaluations. Nous aborderons les points suivants :

• les signes qui montrent que votre processus de retours ralentit vos recrutements,
• les méthodes pour aider votre équipe de recrutement à transmettre ses retours plus rapidement,
• les erreurs courantes à éviter, car elles ralentissent les retours d’entretien.

Let’s go.

Pourquoi les équipes de recrutement remettent les retours d’entretien à plus tard

Le plus souvent, les retours d’entretien tardifs ne sont pas intentionnels. Les retards sont plutôt le résultat d’un processus qui manque de structure et de clarté. Ils s’expliquent généralement par l’une des situations suivantes :

• Les retours semblent chronophages ou non prioritaires. Les personnes chargées des entretiens se concentrent sur leurs responsabilités principales. En l’absence d’un système simple, elles repoussent les retours à la fin de la journée ou finissent par les oublier.
• Les flux de travail de recrutement ne créent ni sentiment d’urgence ni obligation de rendre des comptes. Si rien ne se passe lorsqu’un retour est en retard, rien n’indique clairement qu’il doit être transmis rapidement.
• Les personnes qui font passer les entretiens ne disposent pas d’attentes claires concernant les retours. Lorsque les délais de traitement, les informations attendues ou les modalités de soumission ne sont pas définis à l’avance, les retours deviennent optionnels au lieu d’être pleinement intégrés au processus.
• Les processus de retours varient selon les postes ou les équipes. Lorsque des méthodes d’évaluation différentes sont utilisées selon les postes, cela crée de la confusion, ralentit les comparaisons et allonge les délais de prise de décision.
• Les personnes chargées des entretiens se fient à leur mémoire plutôt qu’à des critères d’évaluation structurés. Lorsque les retours ne sont pas recueillis immédiatement à partir de critères définis, les chargés d’entretien retardent leur rédaction ou fournissent des commentaires trop vagues, qui nécessitent un suivi.

Les signes que vos retours d’entretien ralentissent vos recrutements

Des retours d’entretien trop lents sont souvent l’une des causes sous-jacentes des longs processus de recrutement des PME.

Comme les comités de recrutement y sont souvent restreints, même de légers retards peuvent ralentir la prise de décisions, réduire l’implication des candidats et conduire à des recrutements moins cohérents.

Si vous ne savez pas si des retours tardifs affectent vos recrutements, posez-vous les questions suivantes :

• Les personnes qui font passer les entretiens envoient-elles systématiquement un retour sous 24 à 48 heures ?
• Pouvez-vous facilement identifier les retours d’entretien encore en attente ?
• Les personnes chargées des entretiens savent-elles clairement quelles compétences elles doivent évaluer ?
• Un retour est-il nécessaire avant que les candidats passent à l’étape suivante du recrutement ?
• Toutes les personnes qui font passer les entretiens appliquent-elles des critères d’évaluation structurés ?
• Les candidats doivent-ils attendre plusieurs jours avant d’être informés de l’étape suivante ?
• La prise de décision en matière de recrutement nécessite-t-elle fréquemment des réunions supplémentaires ou des clarifications ?

S’il vous semble difficile de répondre à ces questions avec assurance, cela signifie que les retours de recrutement reposent davantage sur des habitudes individuelles que sur un processus structuré au sein de votre équipe. Cela entraîne souvent des cycles de recrutement plus lents, des décisions incohérentes et des abandons de candidats.

Qu’est-ce qu’un bon délai de traitement pour les retours d’entretien ?

Un retour de recrutement doit être envoyé sous 24 à 72 heures, selon l’étape de l’entretien et le niveau de responsabilité du poste. Des délais précis, adaptés à chaque étape, aident les équipes à faire avancer les candidats dans le processus sans renoncer à une évaluation rigoureuse.

Pour la plupart des équipes de petite ou moyenne taille, voici à quoi ressemble un bon délai de traitement :

• Entretiens de présélection : retour envoyé le jour même ou sous 24 heures.
• Entretiens individuels successifs ou entretiens finaux : retour envoyé sous 24 à 48 heures.
• Postes de direction ou complexes : autoriser jusqu’à 48 à 72 heures, tout en évitant de dépasser ce délai si ce n’est pas nécessaire.

Comment aider votre équipe de recrutement à transmettre ses retours plus rapidement

Pour accélérer les retours de votre équipe de recrutement, vous devez concevoir un processus à la fois rapide et structuré, au lieu de vous reposer uniquement sur des rappels. Lorsque les retours sont clairs, visibles et automatisés, les décisions de recrutement sont prises plus vite et les retards cessent de s’accumuler.

Voici comment mettre en place un processus de retours structuré qui réduit les délais d’embauche pour l’équipe de recrutement :

1. Définissez des attentes claires avant le début des entretiens
2. Standardisez le partage des retours afin de faciliter la tâche aux chargés de recrutement
3. Intégrez l’obligation de rendre des comptes au flux de travail de recrutement
4. Utilisez des comptes-rendus structurés uniquement lorsque cela est nécessaire
5. Organisez des mini-ateliers pour apprendre à votre équipe à formuler des retours d’entretien efficaces.

1. Définissez des attentes claires avant le début des entretiens

En l’absence de calendriers et de normes de soumission clairement définis, les relances manuelles deviennent vite nécessaires, ce qui finit par peser sur les délais de recrutement.

Le moyen le plus rapide d’accélérer les retours est d’éliminer toute ambiguïté avant même que les entretiens soient programmés :

-Fixez des délais de traitement clairs

Fixez des échéances pour chaque étape de retour, en concertation avec les responsables d’équipe. Rappelez ces attentes à chaque lancement de processus de recrutement et documentez-les dans les instructions ou les supports de préparation aux entretiens.

Lorsque les échéances sont définies en amont, les retours deviennent une partie intégrante du flux de travail, et non une tâche optionnelle.

Attribuez à l’avance des responsabilités d’évaluation

Les chargés de recrutement doivent savoir précisément ce qu’ils doivent évaluer avant de rencontrer les candidats. Une définition claire des responsabilités réduit les hésitations et accélère l’envoi des retours.

Veillez à ce que chaque personne faisant passer des entretiens :

• sache quelles compétences ou aptitudes elle évalue ;
• comprenne le rôle qu’elle joue dans la décision finale, qu’il s’agisse de recommander, de conseiller ou de décider ;
• évite de couvrir des domaines déjà évalués par d’autres personnes.

Définissez ce qui constitue un « retour complet »

Des normes imprécises donnent lieu à des commentaires vagues ou incomplets, ce qui ralentit la prise de décisions. Avant le début des entretiens, déterminez :

• les critères d'évaluation ou de notation exigés ;
• le niveau de précision attendu dans les commentaires écrits ;
• si le retour doit être fourni avant la tenue d’une discussion de compte-rendu ;
• si les candidats peuvent ou non avancer dans le processus avec des évaluations incomplètes.

2. Standardisez le partage des retours afin de faciliter la tâche aux chargés de recrutement

Plus votre processus de partage des retours comporte d’outils, de fils de discussion et de conversations parallèles, moins les chargés de recrutement sont susceptibles de fournir leurs retours rapidement.

La solution ? Standardiser le partage des retours. Autrement dit : utiliser un seul système accessible pour fournir, recueillir et examiner l’ensemble des évaluations d’entretien. Voici comment procéder :

Centralisez les entretiens et le partage des retours en un seul et même endroit

Utilisez un outil de suivi des candidatures (ATS) pour gérer la programmation des entretiens et le partage des retours dans un seul et même système.

Par exemple, avec Tellent Recruitee, vous pouvez synchroniser les calendriers de tous les membres de l’équipe et programmer les entretiens depuis le même outil.

Vous obtenez ainsi une vue centralisée des entretiens à venir, vous réduisez les doubles réservations de créneaux et vous voyez clairement qui fait passer un entretien, à quel candidat et à quel moment.

Programmez des entretiens avec des candidats directement depuis votre ATS.

Les chargés de recrutement peuvent également laisser des notes directement sur le profil du candidat dans le même système que celui où ils réalisent les évaluations.

Ajoutez des notes sur chaque candidat rencontré dans un seul système.

Ce système facilite la coordination en permettant à l’équipe de recrutement de soumettre des évaluations aussitôt après les entretiens, au lieu de repousser ces retours car ils doivent être transmis via un autre outil.

Votre équipe peut également voir, directement sur le profil des candidats, les sujets abordés lors des cycles précédents. Cela lui évite de poser les mêmes questions et l’aide à approfondir les compétences ou les critères de décision les plus importants.

Structurez le processus de soumission des retours

La structuration des retours est ce qui accélère véritablement la prise de décisions en rendant les évaluations plus rapides et plus simples à effectuer.

Commencez par créer des formulaires d’évaluation et des fiches d’évaluation sur mesure pour chaque poste, afin que les personnes qui font passer les entretiens puissent évaluer les candidats selon les mêmes critères. Cela permet également de réduire les biais et les frictions liées à la transmission des retours.

Kamila Kashayeva, partenaire en acquisition de talents pour Tellent Recruitee, préfère les formulaires d’évaluation, car « ils permettent de poser exactement les mêmes questions à tous les candidats et rendent ainsi l’évaluation cohérente et équitable ».

Personnalisez les formulaires et les fiches d’évaluation des candidats pour recueillir les retours de recrutement.

Chaque formulaire d’évaluation se termine par une note finale, par exemple “Oui ferme”, “Oui”, “Non”, “Non ferme”. Les chargés de recrutement disposent ainsi d’une manière claire de résumer leur recommandation.

Évaluation des candidats dans Tellent Recruitee : ajoutez des notes d’entretien et des évaluations rapides, puis attribuez une note aux candidats.

Tellent Recruitee convertit ensuite automatiquement toutes les notes soumises en une note globale. Celle-ci donne à votre équipe de recrutement un aperçu rapide de l’évaluation reçue par les candidats et vous évite de comparer manuellement les retours fournis.

Tellent Recruitee attribue une note d’évaluation à tous les candidats en fonction des retours de l’équipe de recrutement.

Vous pouvez également simplifier le partage des retours pour les responsables d’équipe dont l’agenda est bien rempli avec des évaluations rapides.

Par exemple, dans Tellent Recruitee, les personnes chargées des entretiens peuvent simplement indiquer un pouce vers le haut ou vers le bas pour chaque candidat, accompagné d’un bref commentaire expliquant leur décision. Ce mécanisme simplifie encore davantage la soumission des retours et accélère le recrutement.

Évaluez rapidement les candidats en indiquant un pouce vers le haut ou vers le bas dans Tellent Recruitee.

3. Intégrez l’obligation de rendre des comptes à votre flux de travail de recrutement

Lorsque vous devez courir après les retours, les retards ne font que s’accumuler.

Mais lorsque la transmission des retours est intégrée au processus de recrutement lui-même, les décisions se prennent plus rapidement, les délais de communication avec les candidats se raccourcissent et l’expérience globale de ces derniers avec votre entreprise s’améliore.

Si vous voulez que les responsables d’équipe considèrent les retours comme une priorité, vous devez faire de la soumission de ces derniers un processus visible, nécessaire et engageant pour chacun. Voici ce qu’il faut faire :

Déterminez qui est responsable de fournir un retour rapide

Dans les petites équipes dynamiques, la rapidité des retours repose sur une définition claire des responsabilités. Indiquez clairement qui est responsable de quelle partie du processus, par exemple :

• Recruteur : coordonne les entretiens, rassemble les retours, veille à la cohérence du processus et gère le calendrier.
• Responsable d’équipe : définit les exigences du poste, évalue la compatibilité avec le poste, assume la responsabilité de la rapidité des retours et formule la recommandation finale de recrutement.
• 2 à 4 chargés de recrutement fonctionnels : membres de l’équipe ou parties prenantes transversales qui évaluent les capacités techniques, la collaboration ou l’affinité culturelle et qui sont chargés de fournir des évaluations complètes sans retard.
• Responsables RH ou fondateurs, pour les postes de direction : supervisent ou émettent un avis final pour les recrutements à des postes stratégiques ou décisifs.

Donnez de la visibilité au statut des retours 

Les chargés de recrutement sont plus susceptibles de fournir leurs retours lorsque le statut de ceux-ci est visible et que les responsables d’équipe peuvent rapidement repérer les retards.

Un ATS facilite ce suivi en vous permettant de taguer les membres de l’équipe sur les profils des candidats afin de leur demander un retour. Kamila tague également les responsables d’équipe pour leur transmettre son formulaire et ses notes d’évaluation, afin qu’ils disposent d’informations plus complètes.

Mentionnez les membres de votre équipe sur les profils des candidats pour demander leurs retours.

Vous pouvez aussi automatiser les rappels de retours d’entretien afin d’éviter les relances manuelles.

Cela passe par l’automatisation des actions de votre processus de recrutement qui déclenchent des rappels automatiques.

Par exemple, lorsqu'un candidat accède à une nouvelle étape, le système envoie une demande d’évaluation aux chargés de recrutement concernés. Vous pouvez également définir des échéances pour les retours, par exemple un retour à fournir sous deux jours.

Définissez des demandes d’évaluation automatiques avec des échéances dans Tellent Recruitee.

L’équipe qui fait passer les entretiens peut aussi consulter simplement son tableau de bord pour savoir quelles évaluations sont en attente.

Les membres de l’équipe de recrutement peuvent voir les évaluations attendues et finalisées sur le tableau de bord de Tellent Recruitee.

Liez le partage de retours à l'avancement du flux de travail

En plus d’automatiser les rappels, vous pouvez rendre la soumission des retours d’entretien indispensable pour passer à l’étape suivante.

Voici quelques exemples de flux de travail :

• Programmez les entretiens de l’étape suivante uniquement lorsque les retours des entretiens précédents ont été fournis.
• Exigez que les évaluations soient remplies avant la tenue des réunions de compte-rendu.
• Interrompez le flux de travail jusqu’à ce que tous les chargés de recrutement aient soumis leurs retours.

En faisant des retours une condition pour passer aux étapes suivantes, vous vous assurez qu’ils ne passent plus au second plan et vous rendez le calendrier de recrutement prévisible.

4. Utilisez des comptes-rendus structurés uniquement lorsque cela est nécessaire

Organiser une réunion de compte-rendu après chaque étape d’entretien ralentit le processus de recrutement et crée des retards inutiles. Les équipes de recrutement devraient avant tout collaborer à l’aide de formulaires d’évaluation structurés, comme indiqué plus haut, et organiser des réunions de compte-rendu uniquement dans les cas suivants :

• Les retours des chargés de recrutement divergent
• La décision de recrutement n’est pas claire
• Vous recrutez pour un poste de direction ou stratégique.

Lorsque vous organisez des comptes-rendus, veillez à ce qu’ils soient structurés :

• Exigez que toutes les évaluations soient soumises au préalable.
• Concentrez-vous uniquement sur les points de désaccord ou les sujets de préoccupation.
• Désignez clairement une personne responsable de la prise de décision avant le début de la réunion.

5. Organisez des mini-ateliers visant à apprendre à votre équipe à formuler des retours d’entretien efficaces

De courts ateliers ciblés aideront toute votre équipe à partager une même définition d’un retour « complet » et réellement utile à la prise de décision.

Prenez le temps de former les chargés de recrutement et les responsables d’équipe aux aspects suivants :

• Ce que comprend un retour complet : expliquez ce qui constitue une note claire et une recommandation justifiable à l’aide d’exemples spécifiques.
• Comment expliquer leur raisonnement : apprenez-leur à ajouter des notes d’évaluation concises expliquant comment ils sont parvenus à leur conclusion en s’appuyant sur des compétences ou des critères définis.
• Comment utiliser correctement votre ATS : montrez-leur où ajouter des notes d’entretien sur les profils des candidats, comment remplir les formulaires d’évaluation et comment collaborer avec le reste de l’équipe de recrutement.

Ces sessions ne doivent pas nécessairement être des ateliers dédiés. Kamila montre comment utiliser Tellent Recruitee lors de réunions avec des responsables d’équipe visant à discuter des critères d’évaluation des candidats.

« Je pense sincèrement que Tellent Recruitee est le meilleur ATS avec lequel j’ai travaillé. Beaucoup de choses peuvent être automatisées et cela nous facilite vraiment la vie. Et une fois que vos responsables d’équipe l’ont testé en tant qu’utilisateurs, ils réalisent qu’il est bien plus simple de se coordonner avec cet outil qu’en partageant des retours sur les candidats par e-mail ou sur Slack. »

Kamila Kashayeva

Partenaire en acquisition de talents pour Tellent Recruitee

Par ailleurs, ces ateliers n’ont pas besoin d’être très longs. Une brève démonstration d’une demi-heure, à partir d’exemples de vrais candidats, suffit généralement à clarifier les attentes, à réduire les commentaires imprécis et à accélérer la prise de décision.

Comment savoir si votre processus de retours de recrutement s’améliore

Le moyen le plus simple de mesurer l’efficacité de vos retours de recrutement est de suivre ce qui se passe après les entretiens : sous quels délais les retours sont fournis, à quelle vitesse les candidats avancent dans le processus et quels efforts de coordination sont nécessaires pour parvenir à une décision.

Suivez et examinez ces métriques régulièrement afin d’optimiser le processus des retours de votre équipe de recrutement.

Vous pouvez utiliser votre ATS pour suivre la plupart de ces métriques. D’autres indicateurs, comme le temps de coordination des recruteurs, peuvent nécessiter un simple suivi en interne. Ensemble, ces métriques vous permettent de voir clairement si votre processus de retours gagne en efficacité.

Quand vous structurez le partage des retours d’entretien, vous obtenez généralement une amélioration globale de ces métriques, ce qui témoigne d’un processus de recrutement plus rapide et plus adaptable.

Les erreurs courantes qui ralentissent les retours d’entretien et prolongent le time-to-hire

Même avec des calendriers clairs et des flux de travail structurés, certaines habitudes peuvent discrètement ralentir votre processus de recrutement. Évitez ces erreurs courantes afin que votre partage des retours d’entretien reste structuré, prévisible et facilement adaptable :

• Attendre une réunion de compte-rendu pour partager les retours

Les retours doivent idéalement être consignés aussitôt après les entretiens, lorsque les détails sont encore frais. Attendre les réunions pour discuter des retours entraîne souvent des retards dans la prise de décisions et augmente le risque d’oublier des informations.

• Autoriser des retours non structurés ou incohérents

Si les personnes qui font passer les entretiens appliquent des critères différents ou fournissent des commentaires imprécis, la comparaison des candidats prend du temps et devient subjective. Une structure cohérente vous assure des décisions rapides et justifiables.

• Constituer des jurys d’entretien trop larges

Un plus grand nombre de personnes chargées de conduire les entretiens n’améliore pas nécessairement la qualité du recrutement. Plus le jury est large, plus il aura besoin de temps pour se coordonner, ce qui prolonge souvent inutilement les délais de traitement.

• Avoir recours à des réunions au lieu d’évaluations écrites

Si les décisions se prennent lors de discussions réunissant tout le monde, plutôt qu’à partir de retours soumis par écrit, le recrutement prend du retard dès que les agendas ne concordent pas.

• Définir les attentes trop tardivement

Si vous ne fixez pas de calendrier pour les retours ni de normes d’évaluation avant le début des entretiens, les retards deviennent presque inévitables.

Mettez fin aux retours tardifs et accélérez la prise de décision dans votre processus de recrutement

Si vous souhaitez accélérer les retours d’entretien, il est inutile de pousser votre équipe à aller plus vite. Ce qu’il vous faut, c’est un processus de recrutement dans lequel les retours sont attendus, structurés et intégrés au flux de travail.

Définissez des attentes claires dès le départ, gérez les retours au sein d’un seul système et automatisez les rappels afin que les retours ne reposent pas sur des relances manuelles. Cette méthode vous permet de réduire le time-to-hire sans compromettre la qualité des recrutements.