Als de sollicitaties op je vacatures binnenstromen, is dat natuurlijk goed nieuws. Blijkbaar weten werkzoekenden je goed te vinden. Maar zodra de aantallen oplopen, kun je ook snel het overzicht verliezen. Misschien merk je dat het lastig is om cv’s gestructureerd te beoordelen, dat je moet wachten op feedback van collega’s of dat er sneller (en soms te gehaast) beslissingen worden genomen.
Het probleem is meestal niet het aantal sollicitaties, maar de structuur van je selectieproces. Of beter gezegd: het gebrek daaraan. In dit artikel ontdek je hoe je jouw screening sneller en effectiever inricht in 7 praktische stappen. Je leest waar het screeningsproces vaak vastloopt en wat je kunt doen om dit slimmer aan te pakken.
Een Applicant Tracking System (ATS) kan daarbij een grote hulp zijn. Zo’n systeem helpt je om je screeningsproces te structureren, te centraliseren en te versnellen met handige (AI-)functies.
Na het lezen van dit artikel weet je hoe je:
- kandidaten snel en zorgvuldig screent
- de samenwerking binnen het hiring team verbetert
- de kwaliteit van je selectie verbetert
- de candidate experience verbetert
- het risico op een mismatch (verkeerde aannames) verkleint
Ook weet je hoe je je time-to-hire verkort zonder in te leveren op kwaliteit. Dat is belangrijk, want hoe sneller je het juiste talent selecteert, hoe kleiner de kans dat goede kandidaten afhaken.
Uit ons State of Hiring-rapport blijkt zelfs dat organisaties met een wervingsproces van langer dan 40 dagen te maken hebben met 12% meer afhakers tijdens het proces.
Belangrijkste inzichten uit dit artikel:
|
Wat betekent “het screeningsproces” in recruitment?
Het recruitmentproces bestaat uit twee onderdelen: werving en selectie. Tijdens de wervingsfase wordt de vacature uitgezet en benaderen recruiters soms ook actief geschikte kandidaten, bijvoorbeeld via LinkedIn.
Daarna volgt het selectieproces, waarin kandidaten worden gefilterd en beoordeeld. Op basis daarvan wordt een shortlist gemaakt, waaruit uiteindelijk de beste kandidaat wordt gekozen.
De eerste fase van het selectieproces is het screeningsproces. Je bepaalt hier wie er wel en niet voldoet aan de vereisten van de functie en wie doorgaat naar de volgende ronde, zoals een sollicitatiegesprek.
Het screeningsproces bestaat meestal uit drie stappen:
- Eerste filtering van sollicitaties. In deze stap filter je de kandidaten eruit die niet aan de minimumeisen voldoen. Je kunt dit proces automatiseren door knock-outvragen in te stellen. Dit zijn korte, gerichte vragen die toetsen of een kandidaat aan de harde eisen voldoet.
- Pre-screening. In deze stap verzamel je aanvullende informatie over kandidaten. Dat kun je bijvoorbeeld doen met pre-screeningvragen in het sollicitatieformulier of via een korte telefonische check. Zo krijg je snel meer context bij iemands ervaring en vaardigheden.
- Shortlist maken. In deze stap vergelijk je de beste kandidaten op basis van vooraf afgestemde criteria en bepaal je wie je uitnodigt voor een sollicitatiegesprek.
Voordelen van een gestructureerd screeningsproces
Een goed gestructureerd screeningsproces heeft meerdere voordelen:
- Je verkort de time-to-hire, doordat je sneller kunt filteren, minder onnodige gesprekken voert en sneller de juiste kandidaten selecteert.
- Je verbetert de kwaliteit van kandidaten, omdat je vanaf het begin met duidelijke en consistente criteria werkt. Lees hier meer over het aantrekken van kwalitatieve kandidaten in 2026.
- Je verkleint het risico op mismatches, doordat je ongeschikte kandidaten vroegtijdig uit het proces filtert op basis van vooraf afgestemde criteria.
- Je verbetert de samenwerking tussen recruiters en hiring managers, doordat vooraf voor iedereen helder is wat een kandidaat geschikt maakt en hoe het screeningsproces eruitziet.
- Je creëert een schaalbaar proces dat eenvoudig meegroeit wanneer het aantal sollicitaties toeneemt.
Hoe ziet een sterk screeningsproces eruit?
Een goed screeningsproces draait niet alleen om het beoordelen van cv’s. Het gaat om het opzetten van een gestructureerde aanpak, waarmee je zo vroeg mogelijk in het proces op basis van vaste criteria de juiste keuzes maakt.
In de praktijk ziet dat er zo uit:
- Werk met duidelijke, functiegerichte criteria. Stem vooraf samen met de hiring manager af wat echt belangrijk is voor de functie. Denk aan de harde eisen, uitsluitcriteria en de belangrijkste punten waarop je kandidaten beoordeelt.
- Filter kandidaten op een gestructureerde manier. Gebruik daarvoor hulpmiddelen zoals knock-outvragen, AI-screening en duidelijke beoordelingscriteria. Zo verwerk je grote aantallen sollicitaties sneller en kun je je focussen op de kandidaten die echt een match kunnen zijn.
- Zorg dat feedback centraal en toegankelijk is. Leg beoordelingen en notities op één plek vast, bijvoorbeeld in een ATS. Zo kan het hiring team kandidaten objectiever vergelijken en sneller doorzetten naar de volgende stap.
Als je op deze gestructureerde manier screent, kun je gerichter gesprekken voeren, sneller beslissingen nemen en de kwaliteit van je aannames verbeteren.
Waarom loopt het screenen van kandidaten vaak vast in hiring teams?
Zolang het aantal sollicitaties meevalt, is het screenen van kandidaten vaak nog goed te doen. Maar zodra de aantallen toenemen, er meer collega’s bij het proces betrokken raken en er geen duidelijke structuur is, loopt de screening al snel vast.
Teams lopen vaak tegen de volgende uitdagingen aan tijdens het screenen van kandidaten:
- Onduidelijke criteria. Als de harde eisen en uitsluitcriteria vooraf niet goed zijn afgestemd, wordt screening al snel subjectief. Collega’s bepalen dan ieder voor zich wat belangrijk is, waardoor de shortlist minder objectief wordt. Ook voer je sneller onnodige gesprekken met kandidaten die niet aan de functie-eisen voldoen en krijgt bias meer ruimte.
- Veel sollicitaties. Bij een groot aantal sollicitaties wordt handmatig screenen al snel traag en onoverzichtelijk. Je hebt minder tijd per cv, waardoor sterke kandidaten ondergesneeuwd kunnen raken en je sneller het overzicht verliest.
- Wisselende input van hiring managers. Als er geen vaste vacature-intake met hiring managers plaatsvindt, is de kans groot dat de eisen en verwachtingen niet duidelijk zijn en tussentijds worden aangepast. Recruiters moeten kandidaten dan opnieuw beoordelen of zelfs opnieuw beginnen met de screening.
- Trage feedback. Wanneer feedback mondeling of via losse e-mails of Slack verloopt, loopt het proces al snel vast. Kandidaten blijven onnodig lang in onzekerheid, wat een negatieve impact heeft op de candidate experience en je employer brand. Daarnaast loopt de time-to-hire op, waardoor je het risico loopt dat goede kandidaten afhaken.
- Verspreide informatie. Als cv’s, notities en beoordelingen op verschillende plekken staan, wordt het lastig om kandidaten goed met elkaar te vergelijken. Je mist overzicht, waardoor beslissingen minder duidelijk worden en langer duren.
- Gebrek aan structuur in het proces. Zonder duidelijke stappen, criteria en workflows moet je steeds opnieuw met het team afstemmen hoe je de screening aanpakt. Dat zorgt voor onduidelijkheid en onnodige vertraging in het proces.
Zo screen je kandidaten sneller en effectiever in 7 stappen
Wil je kandidaten sneller screenen? Zorg dan voor een duidelijk screeningsproces met vaste stappen, waarin repetitieve taken zijn geautomatiseerd en iedereen weet wat er wanneer moet gebeuren.
Kun je daar wel wat hulp bij gebruiken? Met de volgende 7 praktische stappen zet je een proactief screeningsproces op:
- Stel duidelijke selectiecriteria op
- Gebruik knock-outvragen om ongeschikte kandidaten automatisch uit te sluiten
- Werk met gerichte pre-screeningvragen om kandidaten te filteren
- Gebruik AI om cv’s sneller te beoordelen op vaste criteria
- Beoordeel AI-selecties altijd met een menselijke blik
- Zorg voor een vaste manier van screenen binnen je team
- Blijf je screeningsproces doorlopend meten en verbeteren
Hieronder lees je daar meer over!
1. Stel duidelijke selectiecriteria op
Voordat je een vacature plaatst, is het belangrijk om samen met de hiring manager af te stemmen wat een kandidaat nu écht geschikt maakt voor de rol. Bespreek tijdens een vacature-intake in ieder geval:
- Wat de harde eisen zijn (bijv. vloeiend Nederlands spreken of minimaal 3 jaar saleservaring)
- Welke afwijzingscriteria gelden (bijv. geen werkvergunning of niet beschikbaar voor het gevraagde aantal uren)
- Wat een kandidaat een sterke of ideale match maakt (bijv. ervaring in een vergelijkbare sector of met specifieke tools)
Leg dit vast in een duidelijk functieprofiel of intakeformulier. Het helpt als de hiring manager vooraf al een eerste opzet maakt, zodat jullie tijdens de intake vooral de details kunnen aanscherpen en keuzes kunnen maken.
Deze selectiecriteria vormen de basis voor het hele screeningsproces: van de eerste filtering en pre-screening tot het opstellen van de shortlist.
Kamila Kashayeva, Talent Acquisition Partner bij Tellent Recruitee, plant vooraf altijd een korte sessie met de hiring manager. Tijdens die sessie wordt onder andere afgestemd welke vragen ze aan kandidaten kan stellen om te beoordelen of een kandidaat goed past bij de rol.
Werk met een duidelijk kader voor je selectiecriteria
Het is handig om je selectiecriteria in vier onderdelen te verdelen:
- Functie-eisen. Welke diploma’s, certificaten en eventuele werkvergunning zijn bijvoorbeeld vereist? Waar moet iemand wonen of werken? En met welke tools moet de kandidaat kunnen werken?
- Vaardigheden. Welke technische of functionele vaardigheden zijn nodig om de functie goed uit te voeren? Denk bijvoorbeeld aan programmeren of het werken met bepaalde software (technisch) en aan projectmanagement of klantcontact (functioneel).
- Ervaring. Hoeveel ervaring heeft iemand nodig om de functie goed uit te voeren? Denk bijvoorbeeld aan het verschil tussen junior, medior of senior niveau en de relevante richting of sector.
- Gedrag en teamfit. Hoe moet iemand samenwerken en communiceren om goed in het team te passen? Bepaal vooraf welke werkstijl, houding en manier van samenwerken goed werkt binnen het team.
Bepaal vooraf hoe de shortlist eruit moet zien
Beslis voordat je begint met screenen samen met de hiring manager hoeveel kandidaten je wilt doorsturen naar de volgende ronde. Spreek bijvoorbeeld af dat de beste 5 tot 8 kandidaten die aan de harde eisen voldoen en het best scoren op je criteria, doorgaan. Zo houd je het proces overzichtelijk en efficiënt.
2. Gebruik knock-outvragen om ongeschikte kandidaten automatisch uit te sluiten
Knock-outvragen zijn verplichte screeningvragen die je kunt instellen in je ATS. Voldoet een kandidaat niet aan de harde eisen (zoals een werkvergunning of het spreken van de taal), dan kan het systeem deze kandidaat automatisch uitsluiten.
Je kunt er ook voor kiezen om automatisch een afwijzingsmail te versturen. Dat scheelt handmatig werk en geeft je meer tijd voor kandidaten die wél een match kunnen zijn.
Wil je knock-outvragen instellen? Dit is hoe je dat aanpakt:
Stel eerst afwijzingsredenen in je ATS in
Voordat je begint met het toevoegen van knock-outvragen, is het belangrijk dat je eerst duidelijke afwijzingsredenen vastlegt in je ATS. Gebruik hiervoor de selectiecriteria die je eerder hebt afgestemd.
Werk je met Tellent Recruitee? Dan stel je eenvoudig afwijzingsredenen in op basis van je harde eisen, zoals verplichte certificaten, een werkvergunning, locatie of het beheersen van bepaalde tools:
Voeg knock-outvragen toe aan je sollicitatieformulier
Als je de afwijzingsredenen in je ATS hebt toegevoegd, kun je daarna knock-outvragen toevoegen aan het sollicitatieformulier. Zorg ervoor dat elke vraag gekoppeld is aan een harde eis.
Stel vervolgens in dat kandidaten automatisch uit het proces worden gefilterd als ze een antwoord geven dat niet aan die harde eis voldoet. Zo houd je alleen de juiste kandidaten over in je kandidatenpijplijn.
Als een werkvergunning verplicht is, kun je bijvoorbeeld een vraag toevoegen zoals: “Mag je in Nederland werken?” Antwoordt een kandidaat “nee”? Dan kun je instellen dat deze persoon automatisch uit de actieve pijplijn wordt gehaald.
Met knock-outvragen in Tellent Recruitee filter je automatisch de kandidaten uit de pijplijn die niet aan de harde eisen voldoen
Gebruik de knock-outvragen alleen voor de harde eisen. Stel je de vragen te streng in, dan loop je het risico dat je kandidaten uit de pijplijn filtert die mogelijk wel een match zijn.
Automatiseer afwijzingsmails voor kandidaten die worden afgewezen
Ook kandidaten die niet aan de harde eisen voldoen, verdienen een goede candidate experience. Zorg daarom dat je afwijzingsmails duidelijk, vriendelijk en zorgvuldig zijn opgesteld.
Werk je met het ATS van Tellent Recruitee? Dan kun je automatische e-mails laten versturen wanneer iemand via een knock-outvraag wordt afgewezen. Dit scheelt je team veel handmatig werk.
Je kunt verschillende e-mails koppelen aan verschillende afwijsredenen, zodat iedere kandidaat duidelijk en passend wordt geïnformeerd. Wordt iemand bijvoorbeeld afgewezen omdat diegene geen Nederlands spreekt, dan kun je aan die afwijsreden een specifieke e-mail koppelen.
Ontdek hier onze voorbeelden en templates voor het schrijven van goede afwijzingsmails
Automatische afwijzingsmails in Tellent Recruitee
3. Werk met gerichte pre-screeningvragen om kandidaten te filteren
Nadat je met knock-outvragen de kandidaten uit de pijplijn hebt gefilterd die niet aan de harde eisen voldoen, is het tijd voor de volgende stap: de pre-screening. In deze fase breng je in kaart welke kandidaten het meest interessant zijn voor de rol.
Met pre-screeningvragen haal je extra informatie op over de zaken die belangrijk zijn voor de functie. Denk bijvoorbeeld aan:
- De diepgang van ervaring in een specifieke skill of verantwoordelijkheid (bijv.“Op welk niveau ben je verantwoordelijk geweest voor paid search campagnes?”).
- Bekendheid met tools of systemen (bijv. “Met welke CRM-systemen heb je de afgelopen 2 jaar gewerkt?”).
- De mate van verantwoordelijkheid (bijv. “Heb je budgetten van meer dan €100.000 beheerd?” of “Heb je multidisciplinaire projecten geleid?”).
- Context die niet altijd uit een cv blijkt (bijv. “Waarom ben je geïnteresseerd in deze functie?”).
Welke vragen je opneemt, bepaal je op basis van de selectiecriteria die je eerder samen met de hiring manager hebt opgesteld.
In tegenstelling tot knock-outvragen sluiten pre-screeningvragen kandidaten niet automatisch uit. Ze helpen je om sneller te bepalen welke kandidaten het beste aansluiten op je selectiecriteria, zodat je deze profielen prioriteit kunt geven. Zo voorkom je dat sterke kandidaten ondergesneeuwd raken en houd je je time-to-hire kort.
Houd je pre-screeningvragen altijd concreet en functiegericht. Helpt een vraag je niet om te bepalen wie door moet naar de volgende ronde? Laat die dan weg. Misschien past die vraag beter in de standaardvragenlijst voor het sollicitatiegesprek.
Hoe stel je de pre-screeningvragen?
Je kunt de pre-screeningvragen opnemen in het sollicitatieformulier, zodat kandidaten ze direct invullen bij hun sollicitatie. Zo heb je de belangrijkste informatie meteen beschikbaar, zonder alle cv’s van begin tot eind te hoeven doorspitten.
Wil je liever wat meer context hebben? Dan kun je deze informatie ook ophalen tijdens een kort telefoongesprek.
4. Gebruik AI om cv’s sneller te beoordelen op vaste criteria
Krijg je veel sollicitaties op een vacature? Dan is het lastig om al die cv’s handmatig te beoordelen en daarbij consistent te blijven. In dat geval kan AI helpen om kandidaten te sorteren op basis van vooraf bepaalde functie-eisen.
AI neemt de selectie niet van je over, want voor de uiteindelijke beoordeling blijft een menselijke blik nodig. Wat AI wél doet, is de eerste selectie structureren. Het laat snel zien welke kandidaten het beste aansluiten op je criteria, zodat je team zich kan richten op de meest kansrijke profielen.
Op deze manier werk je sneller, efficiënter en verlaag je de werkdruk. Het heeft ook direct effect op je time-to-hire, omdat je sneller de beste kandidaten spreekt. Tegelijkertijd verbeter je de candidate experience, omdat sterke kandidaten sneller door het proces gaan.
Tip: Schakel de Screening Assistant in bij het publiceren van je vacature in Tellent Recruitee. De AI analyseert dan automatisch het cv, de motivatie en de antwoorden op screeningvragen, zodat je direct ziet in hoeverre een kandidaat aan je criteria voldoet. Je kunt hiervoor maximaal zes functiegerichte criteria instellen.
De resultaten van de Screening Assistant worden weergegeven als een paarse score bij het kandidatenprofiel. Als je erop klikt, zie je meteen aan welke criteria de kandidaat voldoet:
Voorbeeld van de resultaten van een kandidaat in de Screening Assistant in Tellent Recruitee
Let op: Gebruik AI vooral om te prioriteren, niet om beslissingen te nemen (in punt 5 lees je hier meer over).
Daarom is het het belangrijk dat je:
- duidelijke, concrete en toetsbare selectiecriteria opstelt die AI kan herkennen in een sollicitatie (gebruik dus geen subjectieve of persoonlijke eigenschappen).
- altijd je eigen oordeel gebruikt om de resultaten te beoordelen en te bepalen welke kandidaten doorgaan naar de volgende ronde.
- de uitkomsten van de AI regelmatig controleert en bijstuurt, zodat de screening blijft aansluiten op wat je zoekt en bias wordt voorkomen.
5. Beoordeel AI-selecties altijd met een menselijke blik
AI helpt je om kandidaten sneller te screenen, maar neemt de beslissing niet van je over. Zie het als een eerste sortering: de meest relevante profielen komen bovenaan te staan, zodat je sneller en efficiënter kunt bepalen welke kandidaten je als eerste bekijkt.
Ook Kamila gebruikt de Screening Assistant van Tellent Recruitee om kandidaten die aan de meeste criteria voldoen bovenaan te zetten. Ze benadrukt wel dat je altijd zelf moet blijven controleren. Vaardigheden of ervaring kunnen namelijk anders zijn geformuleerd dan je verwacht, waardoor AI sterke profielen soms lager rangschikt.
Begin daarom met de best scorende kandidaten, maar bekijk ook de rest van de lijst kort. Zo houd je overzicht, werk je efficiënt en voorkom je dat je sterke kandidaten mist die AI lager heeft gerankt.
Let er tijdens de selectie op:
- of de kandidaat voldoet aan de harde eisen
- wat de diepgang en relevantie van de ervaring is
- of er vaardigheden zijn die iemand in een andere functie of sector heeft opgedaan, maar die wel goed van pas komen in deze rol (AI herkent zulke relevante overeenkomsten niet altijd)
- of het cv en de ingevulde antwoorden met elkaar kloppen
Met deze stap beslis je wie van de kandidaten doorgaan naar de volgende ronde. Na jouw eigen beoordeling kun je een goed doordachte shortlist maken.
Vergeet niet om vast te leggen waarom kandidaten doorgaan naar de volgende ronde. Dit helpt je om je beslissingen consistent en onderbouwd te houden.
In een goed ATS kun je notities direct bij het kandidatenprofiel toevoegen. Zo blijft alle informatie op één plek en voorkom je dat feedback verspreid raakt over e-mails, spreadsheets of Slack.
In Tellent Recruitee voeg je eenvoudig notities over kandidaten toe in het kandidatenprofiel
6. Zorg voor een vaste manier van screenen binnen je team
Hoe meer sollicitaties je binnenkrijgt, hoe lastiger het wordt om kandidaten consistent te beoordelen. Door je screeningsproces te standaardiseren, zorg je ervoor dat iedereen binnen het team op dezelfde manier selecteert. Dat maakt je proces niet alleen eerlijker, maar ook sneller, overzichtelijker en beter schaalbaar.
Zonder vaste werkwijze ben je bij elke vacature opnieuw tijd kwijt aan het afstemmen van verwachtingen, het bedenken van vragen en het inrichten van het proces. Door dit te standaardiseren ligt die basis al klaar. Iedereen weet wat er verwacht wordt en hoe er wordt beoordeeld.
Dit bespaart tijd, verbetert de samenwerking en helpt om je time-to-hire laag te houden. Ook wanneer het aantal sollicitaties toeneemt.
Werk je met Tellent Recruitee? Dan kun je je screeningsproces eenvoudig standaardiseren door gebruik te maken van vacaturetemplates en vooraf opgeslagen screeningvragen voor vergelijkbare functies:
Gebruik vacaturetemplates voor terugkerende functies
Werf je regelmatig voor vergelijkbare rollen (zoals accountmanagers, klantenservicemedewerkers of winkelpersoneel)? Dan is het slim om te werken met vacaturetemplates. Zo hoef je niet elke keer opnieuw te beginnen met het opstellen van een vacature en het inrichten van je screeningsproces.
Met templates worden belangrijke onderdelen automatisch ingevuld, zoals de functiebeschrijving, arbeidsvoorwaarden en het sollicitatieformulier. Daardoor blijft je screeningsproces consistent voor vergelijkbare vacatures.
Je kunt een vacaturetemplate op verschillende manieren aanmaken:
- Gebruik een bestaand template en pas dit aan vanuit de templatebibliotheek
- Dupliceer een bestaande vacature en gebruik deze als basis
- Maak een nieuw template aan om een vacature te maken die volledig aansluit op jouw behoeften
Maak templates voor screeningvragen
In plaats van bij elke nieuwe vacature opnieuw screeningvragen te bedenken, kun je gebruikmaken van templates. Kies bijvoorbeeld uit de bestaande templates in Tellent Recruitee of maak je eigen set vragen die je hergebruikt voor vergelijkbare functies.
Bij het aanmaken van een template kun je een categorie toewijzen (bijvoorbeeld ‘salesteam’) en bepalen hoe kandidaten kunnen antwoorden. Denk aan een open tekstveld, een ja/nee-vraag of een meerkeuzevraag. Je kunt ook instellen of een vraag verplicht of optioneel is.
Wanneer je de volgende keer een nieuw sollicitatieformulier opstelt, kun je eenvoudig een opgeslagen template met screeningvragen selecteren.
Standaardiseren betekent niet dat je geen flexibiliteit meer hebt. Het geeft je juist een sterke basis die je waar nodig kunt aanpassen. Zo kan je team sneller werken, zonder in te leveren op kwaliteit.
7. Blijf je screeningsproces doorlopend meten en verbeteren
Binnen je hiring team verandert continu van alles: het aantal sollicitaties, de rollen waarvoor je werft, de doelgroep die je aanspreekt en soms ook de samenstelling van het team. Daarom is het belangrijk om je screeningsproces niet alleen goed in te richten, maar ook doorlopend te blijven meten en verbeteren.
Door regelmatig naar je data te kijken, haal je waardevolle inzichten uit je proces en ontdek je waar het beter kan. Zo baseer je verbeteringen niet op gevoel of aannames, maar op inzichten uit je ATS. Daarmee kun je gericht bijsturen, je keuzes onderbouwen en je screening stap voor stap verbeteren.
Houd de volgende KPI’s bij in je ATS:
|
Wat is het? |
Waarom is dit belangrijk? |
|
|
Screening-to-interview ratio |
Het percentage gescreende kandidaten dat wordt uitgenodigd voor een gesprek. |
Een hoog percentage kan betekenen dat je te weinig filtert. Een heel laag percentage kan juist wijzen op een te strenge selectie (of een onduidelijke vacaturetekst). |
|
Interview-to-offer ratio |
Het percentage kandidaten dat na een gesprek een aanbod krijgt. |
Een laag percentage kan erop wijzen dat je screening niet goed genoeg filtert en dat er te veel ongeschikte kandidaten doorstromen. |
|
Afhakers in het sollicitatieformulier |
Het percentage kandidaten dat het sollicitatieformulier niet afmaakt. |
Een hoge uitval kan betekenen dat je sollicitatieformulier te lang of te ingewikkeld is. |
|
Tijd in de screeningfase |
De gemiddelde tijd die kandidaten in de screeningfase zitten voordat ze doorgaan of worden afgewezen. |
Lange doorlooptijden kunnen wijzen op vertragingen binnen het hiring team of trage besluitvorming. |
|
Doorlooptijd feedback van hiring managers |
Hoe lang het duurt voordat hiring managers gescreende kandidaten beoordelen en feedback geven. |
Trage feedback kan ervoor zorgen dat goede kandidaten afhaken en je time-to-hire oploopt. |
Check deze KPI’s in elk geval elk kwartaal. Zie je dat verhoudingen veranderen of dat vertragingen oplopen? Neem dan je screeningsproces opnieuw onder de loep. Misschien moet je je selectiecriteria aanscherpen, de logica achter je knock-outvragen aanpassen of controleren of AI kandidaten nog op de juiste manier filtert.
Ook kan het helpen om het sollicitatieformulier anders in te richten, je vacatureteksten verbeteren of de samenwerking binnen het team beter af te stemmen.
Als je een ATS gebruikt, is het gelukkig heel eenvoudig om de juiste recruitmentdata bij te houden.
Werk je met Tellent Recruitee? Dan kun je handige rapportagetemplates gebruiken om te zien wat de prestaties van je proces zijn. Je kunt ook zelf dashboards maken om de cijfers te volgen die voor jouw team het belangrijkst zijn.
Meet hoe effectief je screeningsproces is met de rapportagetemplates in Tellent Recruitee
Veelgemaakte fouten bij het screenen van kandidaten die je werving vertragen
Als het screeningsproces niet goed is ingericht, wordt het screenen van kandidaten al snel inefficiënt en inconsistent. Voorkom daarom deze veelgemaakte fouten, die je time-to-hire verlengen en de kwaliteit van je shortlist verlagen:
1. Geen duidelijke afstemming over de selectiecriteria
Als recruiters en hiring managers vooraf niet goed afstemmen wat de selectiecriteria zijn, worden shortlists al snel inconsistent. Iedereen beoordeelt cv’s dan op zijn of haar eigen manier. Daardoor glippen kandidaten die niet goed passen er soms toch doorheen, terwijl geschikte kandidaten juist over het hoofd worden gezien.
Ook worden er zonder duidelijke afstemming sneller gesprekken ingepland met kandidaten die eigenlijk geen goede match zijn. Dat legt onnodige druk op het hiring team en verlengt de time-to-hire.
2. Te veel vertrouwen op het cv
Een cv laat niet altijd goed zien hoe geschikt iemand echt is voor een functie. Het blijft vaak onduidelijk hoe sterk iemand heeft gepresteerd, hoeveel verantwoordelijkheid diegene heeft gehad en hoe goed de ervaring aansluit op wat je zoekt.
Vertrouw je te veel op alleen het cv, dan mis je belangrijke context. Daardoor lijken kandidaten op papier soms geschikter dan ze zijn, terwijl andere sterke profielen juist over het hoofd worden gezien.
Kijk daarom niet alleen naar het cv, maar haal ook aanvullende informatie op, bijvoorbeeld met pre-screeningvragen.
3. Screeningfeedback niet centraal vastleggen
Wordt feedback op verschillende plekken opgeslagen, zoals in inboxen, losse notities of Slack-gesprekken? Dan ben je als recruiter veel tijd kwijt om reacties op te halen, feedback te bundelen en uiteindelijke keuzes te verduidelijken. Dat vertraagt het proces, zorgt voor langere wachttijden voor kandidaten en laat je time-to-hire oplopen.
4. Een onnodig lang screeningsproces
Voeg je te veel stappen toe aan je screening, zoals lange formulieren of onnodige assessments? Dan verhoog je de drempel om te solliciteren, verleng je het wervingsproces en duurt het langer voordat je een beslissing neemt. Daardoor loop je het risico dat sterke kandidaten intussen afhaken of voor een andere werkgever kiezen.
5. Ongestructureerde screeningsgesprekken
Als screeningsgesprekken worden gevoerd zonder dat er van tevoren duidelijke beoordelingscriteria zijn opgesteld, worden beslissingen sneller op gevoel genomen. Daardoor is het minder duidelijk waarom iemand wel of niet doorgaat naar de volgende ronde. Dat kan leiden tot meer overleg, extra ruimte voor bias en onnodige vervolg- of herhaalgesprekken.
Conclusie: zo bouw je een screeningsproces dat sneller én effectiever is
Met een goed ingericht screeningsproces win je veel tijd in je wervingsproces. Je voorkomt onnodig overleg, maakt sneller keuzes en zorgt ervoor dat iedereen binnen het hiring team kandidaten op dezelfde manier beoordeelt.
Dat verbetert niet alleen de samenwerking, maar verkort ook de time-to-hire, verhoogt de kwaliteit van je wervingen en versterkt de candidate experience.
Een goed screeningsproces begint met duidelijke selectiecriteria en een vaste werkwijze:
- Gebruik pre-screeningvragen om extra context op te halen over ervaring, verantwoordelijkheden, motivatie en andere informatie die niet altijd duidelijk uit een cv blijkt.
- Gebruik knock-outvragen om kandidaten die niet aan de harde eisen voldoen automatisch uit te sluiten (en een zorgvuldige automatische afwijzingsmail te versturen).
- Gebruik AI om cv’s alvast op basis van jouw criteria te sorteren. Let op: AI helpt je om sneller te prioriteren, maar voor de uiteindelijke selectie blijft altijd een menselijke blik nodig.
Leg ook vast hoe er wordt beoordeeld en verzamel alle feedback centraal in je ATS. Zo voorkom je dat je telkens opnieuw moet afstemmen hoe je screent, welke vragen je stelt en hoe feedback en beslissingen worden vastgelegd.
Meet daarnaast regelmatig KPI’s binnen je screeningsproces, zoals screening-to-interview ratio, afhakers in het sollicitatieformulier en doorlooptijd van feedback van hiring managers. Zo zie je sneller waar knelpunten zitten en kun je je proces gericht blijven verbeteren.
Wat zo’n gestructureerde aanpak in de praktijk kan opleveren, laat Livestorm goed zien. Marie-Agnès, VP of People bij Livestorm, zegt hierover:
Het resultaat? Livestorm verkortte de time-to-hire van 60 naar 25 dagen. Dat is een verbetering van bijna 2,5 keer!
Wil je aan de slag met het opzetten van een sneller screeningsproces? Ontdek hoe Tellent Recruitee je helpt om het hele proces slim in te richten: van knock-outvragen en de Screening Assistant tot centrale workflows en rapportagedashboards.
