Alle sprechen über künstliche Intelligenz (KI) – dabei lässt sich im Recruiting schon mit einfachen Automatisierungen sehr viel erreichen. Wenn das Recruiting-Team seine Zeit nicht mehr mit E-Mail-Pingpong und Terminabsprachen verschwenden muss, bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben, Bewerbende fühlen sich mehr wertgeschätzt und vakante Stellen werden schneller besetzt. Und das Beste: Automatisierungen sind meist einfacher zu implementieren als KI-Funktionen.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen den kleinen, aber feinen Unterschied zwischen Automatisierung und KI und zeigen, welche Aufgaben im Recruiting-Prozess sich besonders gut automatisieren lassen. Außerdem finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Vorteile, die sich daraus für Unternehmen ergeben.
Was ist Recruiting-Automatisierung?
Recruiting-Automatisierung bedeutet, dass wiederkehrende Aufgaben im Recruiting-Prozess von einer Software übernommen werden. Beispiele für solche Aufgaben sind der Versand einer Eingangsbestätigung bei Erhalt einer Bewerbung oder die Terminabsprache bei Vorstellungsgesprächen.
Wenn solche Aufgaben automatisiert ablaufen, gewinnen Recruiter*innen eine Menge Zeit und können sich auf das Wesentliche konzentrieren, wie den persönlichen Kontakt mit Bewerbenden. Gerade in Zeiten des Fach- und Arbeitskräftemangels ist das ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.
Tipp:
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Häufig werden künstliche Intelligenz und Automatisierung in einen Topf geworfen. Tatsächlich gibt es aber einen wichtigen Unterschied. Bei der Automatisierung werden einzelne Aufgaben nach vorher festgelegten Regeln ausgeführt. KI dagegen führt nicht nur Aufgaben aus, sondern erkennt Muster und lernt daraus. Mehr zum Thema finden Sie im Artikel KI im Recruiting.
Welche Aufgaben lassen sich im Recruiting automatisieren?
Automatisierung kann in fast allen Phasen des Recruitings eingesetzt werden – von der Stellenausschreibung bis zum Onboarding. Voraussetzung ist, dass es sich um einfache Aufgaben handelt, die klaren Regeln folgen und problemlos von einer Software übernommen werden können.
Die einfachste Möglichkeit, im Recruiting von den Vorteilen der Automatisierung zu profitieren, sind Bewerbermanagementsysteme. Sie bilden den gesamten Recruiting-Prozess digital ab und eröffnen dadurch zahlreiche Möglichkeiten, einzelne Aufgaben zu automatisieren. Wir zeigen Ihnen, welche Aufgaben im Recruiting am häufigsten automatisiert werden, und erklären Ihnen jeweils am Beispiel des Bewerbermanagementsystems Tellent Recruitee, wie es geht.
1. Genehmigung zur Besetzung einer Stelle einholen
Oft vergehen Tage oder sogar Wochen, bis eine Stelle überhaupt ausgeschrieben wird, einfach weil der interne Genehmigungsprozess so lang dauert. Der Bedarf ist da, aber der Papierkram bremst. Dieser Prozess lässt sich deutlich beschleunigen: Er kann als Workflow im Bewerbermanagementsystem angelegt werden und holt dann quasi auf Knopfdruck alle erforderlichen Genehmigungen bei den zuständigen Personen ein.
2. Stellenanzeige erstellen
Die Anforderungen einer Stelle in eine ansprechende Stellenanzeige zu gießen, kostet oft viel Zeit. Gleichzeitig ist eine ansprechend formulierte Ausschreibung entscheidend für den Erfolg im Recruiting. Moderne Bewerbermanagementsysteme nutzen Large Language Models (LLMs), um Automatisierung und KI zu kombinieren und Recruiter*innen bei der Texterstellung zu unterstützen. Statt selbst eine Anzeige von Grund auf zu schreiben, können Sie mit wenigen Stichpunkten eine veröffentlichungsreife Stellenanzeige generieren lassen.
3. Stellenanzeige auf mehreren Plattformen veröffentlichen
Mit einem Bewerbermanagementsystem kann die fertige Stellenanzeige automatisch auf der Karriereseite und verschiedenen Stellenbörsen veröffentlicht werden – einfach so, per Knopfdruck. Das stellt für Recruiter*innen einen enormen Zeitgewinn dar. Auch für das Aktualisieren, Löschen und Wiederveröffentlichen reichen wenige Klicks. Manche Systeme übernehmen sogar mittels KI die Wahl der richtigen Kanäle.
4. Fragen zur Stelle beantworten
Wie wäre es, wenn Sie Fragen von potenziellen Kandidat*innen jederzeit beantworten könnten? Genau diese Möglichkeit bietet ein KI-Assistent in einem Chat: Er beantwortet rund um die Uhr Fragen zur Position und zum Bewerbungsverfahren. Das ist nicht nur effizient, sondern auch besonders niedrigschwellig. Gerade für Menschen, die nicht aktiv auf Jobsuche sind, kann ein solcher Einstieg der entscheidende Impuls sein, sich zu bewerben.
5. Pre-Screening durchführen
Je früher ungeeignete Bewerbungen aussortiert werden, desto mehr Zeit bleibt dem Recruiting-Team, unter den geeigneten Kandidat*innen die*den beste*n für den Job zu finden. Einige Bewerbermanagementsysteme bieten die Möglichkeit zum automatisierten Pre-Screening: Bewerbende, die die Mindestanforderungen nicht erfüllen, werden direkt herausgefiltert. Häufig gibt es zusätzlich die Option, dies mit dem automatisierten Versand einer individuell gestalteten Absage zu verknüpfen.
6. E-Mails an Bewerbende verschicken
In der Kommunikation mit Bewerbenden kommt es vor allem auf zwei Dinge an: Wertschätzung und Schnelligkeit. Bleibt eine Antwort zu lange aus, ist das Interesse oft schnell verflogen. Moderne Bewerbermanagementsysteme arbeiten mit sogenannten Pipelines, die den gesamten Bewerbungsprozess in einzelne Phasen unterteilen: von der Bewerbung bis zur finalen Entscheidung. Beim Übergang in eine neue Phase können automatisch E-Mails an die Bewerbenden versendet werden, die sie über den Stand ihrer Bewerbung informieren.
7. Termine für Vorstellungsgespräche koordinieren
Die Terminvereinbarung für Vorstellungsgespräche gehört zu den klassischen Zeitfressern im Recruiting-Alltag. Vor allem dann, wenn mehrere Personen beteiligt sind, wird es schnell kompliziert: Kalender abgleichen, E-Mails hin und her schicken, kurzfristige Änderungen koordinieren. Viele Bewerbermanagementsysteme bieten Tools zur Automatisierung der Terminplanung, wobei jeder Anbieter seine eigene Lösung hat.
8. Feedback von Teammitgliedern einholen
Kollaboratives Recruiting ist in aller Munde. Tatsächlich sieht es in der Praxis aber oft so aus, dass die interne Kommunikation im Team aufwendig, fehleranfällig und vor allem wenig transparent ist. Wer muss noch Feedback geben? Weshalb geht es im Prozess gerade nicht vorwärts? In einigen Bewerbermanagementsystemen kann deshalb auch die interne Kommunikation automatisiert werden. So können zum Beispiel automatische Erinnerungen versendet werden.
9. Datenschutz sicherstellen
Kaum ein Thema bereitet Recruiter*innen so viel Kopfzerbrechen wie der Datenschutz und die DSGVO. Personenbezogene Daten von Bewerbenden dürfen nur für den konkreten Zweck des Bewerbungsverfahrens gespeichert werden und müssen nach einer gewissen Zeit wieder gelöscht werden. Für eine längere Speicherung, z. B. in einem Talent Pool, ist eine explizite Einwilligung der Bewerbenden erforderlich. Mit dem richtigen Bewerbermanagementsystem lassen sich einige der Anforderungen in Bezug auf den Datenschutz automatisiert umsetzen.
Die Vorteile von Automatisierung im Recruiting auf einen Blick
Laut unserem Recruiting-Report 2025 ist die Time-to-hire ein entscheidender Faktor für den Recruiting-Erfolg: Wenn der Prozess länger als 40 Tage dauert, steigt die Zahl der Bewerbenden, die abspringen, um satte 12 %. Geschwindigkeit ist also entscheidend im War for Talents. Indem Sie zeitintensive Aufgaben im Recruiting automatisieren, sparen Unternehmen aber nicht nur Zeit. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Vorteile, die Automatisierung im Recruiting mit sich bringt.
Kürzere Time-to-hire
Wenn Aufgaben wie E-Mail-Versand, Terminplanung oder Pre-Screening automatisiert werden, kommen Bewerbende schneller durch den Recruiting-Prozess. Vakante Stellen werden schneller besetzt und mit der Time-to-hire sinken auch die internen Kosten.
Weniger Fehler
Manuelle Prozesse sind fehleranfällig: Informationen gehen verloren, vielversprechende Kandidat*innen werden zu spät benachrichtigt. Automatisierte Workflows minimieren diese Risiken und sorgen für mehr Verlässlichkeit und Konsistenz im Prozess.
Mehr Fokus auf Austausch und Strategie
Weil Recruiter*innen weniger Zeit für administrative Aufgaben aufwenden müssen, können sie sich stattdessen auf den Austausch mit den Bewerbenden und im Team konzentrieren sowie auf strategische Themen.
Bessere Candidate Experience
Automatisierte Kommunikation sorgt für schnellere Rückmeldungen – genau das, was heute erwartet wird. Kandidat*innen wissen jederzeit, woran sie sind, und fühlen sich wertgeschätzt. Das verbessert nicht nur das Erlebnis, sondern erhöht auch die Chance, dass sie bis zum Schluss dabei bleiben.
Stärkung des Employer Brandings
Ein moderner, digital unterstützter Bewerbungsprozess wird von Kandidat*innen als professionell wahrgenommen. Das stärkt das Employer Branding und wirkt sich langfristig positiv auf die Qualität und Anzahl der eingehenden Bewerbungen aus.
Häufige Fragen zur Recruiting-Automatisierung
Was ist Recruiting-Automatisierung?
Recruiting-Automatisierung meint, dass bestimmte wiederkehrende Aufgaben im Recruiting-Prozess von einer Software übernommen werden. Dazu gehören z. B. das Versenden von Bestätigungs-E-Mails, die Terminplanung oder das Einholen von Feedback. Ziel der Automatisierung ist es in erster Linie, Zeit zu sparen und den Prozess effizienter zu machen. Daneben können automatisierte Abläufe im Recruiting zur Verbesserung des Candidate Experience und der Arbeitgebermarke beitragen.
Was versteht man im Recruiting unter KI und Automatisierung?
KI analysiert Daten, erkennt Muster und kann daraus eigenständig Vorschläge ableiten. Im Recruiting kommt sie zum Beispiel bei der automatischen Erstellung von Stellenanzeigen auf Basis weniger Stichworte zum Einsatz oder beim intelligenten Matching zwischen Bewerberprofilen und offenen Positionen. Automatisierung hingegen folgt klar definierten Regeln: Die Software führt standardisierte Abläufe aus, sobald bestimmte Auslöser greifen. Typische Beispiele sind der automatische Versand von E-Mails nach Bewerbungseingang oder die Erinnerung an die Abgabe eines Feedbacks, sobald ein Interview abgeschlossen wurde.
Ist KI gleich Automatisierung?
Nein, aber sie werden häufig verwechselt. Automatisierung folgt klaren Regeln: Wenn ein bestimmter Auslöser eintritt (z. B. Eingang einer Bewerbung), wird eine vorher festgelegte Aktion ausgeführt (Versand einer Eingangsbestätigung). KI geht darüber hinaus: Sie erkennt Zusammenhänge, trifft eigene Bewertungen und wird dort eingesetzt, wo Aktionen nicht allein mithilfe von Regeln ausgeführt werden können (z. B. Matching oder intelligente Auswertung großer Datenmengen). Manche Aufgaben umfassen sowohl Automatisierung als auch KI, z. B. der Einsatz von Chatbots und die automatisierte Erstellung von Stellenanzeigen.
Fazit: Automatisierung ist heute ein Muss
Recruiting-Teams stehen heute unter starkem Druck: Der Fachkräftemangel verschärft sich, Bewerbende erwarten schnelle, professionelle Abläufe und die interne Ressourcenknappheit macht es schwer, dem gerecht zu werden. Automatisierung ist in dieser Situation kein „Nice-to-have“, sondern ein Muss – auch und gerade für kleine und mittlere Unternehmen.
Im Artikel haben wir gezeigt, dass sich entlang des gesamten Recruiting-Prozesses zahlreiche Aufgaben automatisieren lassen: von der Stellengenehmigung über die E-Mail-Kommunikation bis hin zur Löschung personenbezogener Daten. Das spart Zeit, senkt die Fehlerquote und verbessert spürbar die Candidate Experience. Die einfachste Lösung, um von diesen Vorteilen zu profitieren, ist eine Bewerbermanagement-Software, die alle genannten Automatisierungsoptionen bündelt.
Ganz gleich, ob Sie gerade erst die wunderbare Welt der Automatisierung entdecken oder ob Sie Ihre bestehenden Prozesse optimieren möchten – Tellent Recruitee bietet Ihnen viele Möglichkeiten, ihre Prozesse einfach und ganz ohne technische Kenntnisse zu automatisieren. Nutzen Sie unsere kostenlose Testversion und machen Sie sich selbst ein Bild.
