Effizient & smart: Ströer X steigert Conversion Rate auf 75 % mit Tellent Recruitee und WhatsApp Hiring

Ziele auf einen Blick

• Conversion Rate bei Bewerbungen erhöhen
• No Show Rate verringern
• Arbeitsaufwand im Recruiting-Team durch automatisierte Workflows reduzieren
• Schnittstellen zu BI-System, Lohnbuchhaltung usw. schaffen

Herausforderung: Starres Bewerbermanagementsystem bremst das Recruiting aus

Ströer X ist Deutschlands führender Dienstleister für Business Process Outsourcing (BPO) und Teil der Ströer Gruppe. Mit über 7.000 Mitarbeitenden an 37 Contact-Center-Standorten und 130 Sales-Hubs in Europa betreut Ströer X jährlich mehr als 100 Mio. Kundenkontakte. Das Unternehmen bietet entlang der gesamten Wertschöpfungskette ein vollintegriertes Rundum-sorglos-Paket für Vertrieb und Kundenservice – von der Kaltaquise bis zur Kundenbindung.

Für ein Unternehmen wie Ströer X mit einem anhaltend hohen Bewerbervolumen ist es enorm wichtig, die Conversion Rate zu optimieren und den gesamten Recruiting-Prozess so effizient wie möglich zu halten. Doch genau hier stieß das Unternehmen mit seinem bisherigen Bewerbermanagementsystem an klare Grenzen: Das System war für die Bedürfnisse des Unternehmens nicht flexibel und transparent genug. Das starre Rollenkonzept ließ keine individuelle Rechtevergabe zu und auch die Automatisierung von Workflows war nur über langwierige Change Requests möglich. Für Mahdi Hekmat, Vice President Agent Recruiting und Personalmarketing, war das ein echter Bremsklotz im Tagesgeschäft:

„Beim alten Anbieter musste ich Change Requests aufmachen, um beispielsweise automatisierte Workflows einzubauen. Das war schon eine große Herausforderung, denn ich wusste gar nicht, was das Tool überhaupt kann. Ich musste eine Idee kundtun und dann abwarten, ob es geht oder nicht.“

Mahdi Hekmat

Vice President Agent Recruiting & Personalmarketing bei Ströer X

Darüber hinaus fehlten Schnittstellen zu internen Systemen wie Business Intelligence und Lohnbuchhaltung, was für ein datengetriebenes Personalmarketing ein großes Manko darstellt. Für Hekmat war klar: Es muss ein leistungsstärkeres und flexibleres Tool her.

Die Lösung: Ein Tool, das sich ans Unternehmen anpasst – nicht umgekehrt

Auf der Suche nach einem alternativen Bewerbermanagementsystem wählte Ströer X aus rund 70 Anbietern am Markt schließlich Tellent Recruitee aus. Überzeugt hat Mahdi Hekmat dabei vor allem die Kombination aus Flexibilität, Usability und Schnittstellenvielfalt. Das System bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Automatisierung, lässt sich eigenständig konfigurieren und ermöglicht es, Workflows selbst anzupassen, ganz ohne lange Wartezeiten. Die Anbindung an interne Systeme wie Power BI und Lohnbuchhaltung war ebenfalls problemlos möglich und lieferte Hekmat endlich die gewünschte Datenbasis.

Ströer X konnte die Lösung genau auf die eigenen Anforderungen zuschneiden. Dank der intuitiven Oberfläche und der lückenlosen Betreuung im Onboarding verlief der Umstieg auf das neue System bemerkenswert reibungslos. Davon war selbst Mahdi Hekmat überrascht:

„Ich habe schon einige Tools eingeführt, aber die Implementierung von Tellent Recruitee war eine der reibungslosesten. Der Support war jederzeit erreichbar, teilweise kam sogar spätabends noch eine Antwort am selben Tag. Das war schon echt gut.“

Mahdi Hekmat

Vice President Agent Recruiting & Personalmarketing bei Ströer X

Ein echter Gamechanger für das Recruiting von Ströer X war die Einführung von WhatsApp Hiring über Tellent Recruitee. Hekmat war anfangs skeptisch, war dann aber schnell begeistert von den Möglichkeiten, die das Tool bietet: „Ich hatte, glaube ich, schon nach drei, vier Minuten die erste Bewerbung drin.“ Besonders beeindruckt hat ihn die Conversion Rate: Drei von vier Bewerbenden, die den Prozess über WhatsApp beginnen, schließen ihre Bewerbung erfolgreich ab. Das sind satte 75 %.

Dank WhatsApp Hiring können Fragen von Bewerbenden rund um die Uhr beantwortet und Reminder automatisiert verschickt werden. Besonders im Massengeschäft hat das einen spürbaren Effekt: Die No-Show-Rate konnte um 10 % gesenkt werden und das Recruiting-Team wird spürbar entlastet. Mahdi Hekmat bringt es auf den Punkt: „Ich schätze, dass das Team nur durch WhatsApp Hiring zusammengenommen das Arbeitspensum einer Vollzeitkraft einspart.“ Damit gewinnen die Recruiter*innen wertvolle Zeit zurück, die sie stattdessen in strategische Aufgaben investieren können.

Die Ergebnisse: Mehr Effizienz, höhere Conversion und spürbare Entlastung im Team

Mit Tellent Recruitee konnte Ströer X die Recruiting-Prozesse deutlich besser an die eigenen Anforderungen anpassen und optimieren. Workflows können jetzt flexibel konfiguriert und automatisiert werden. Auch die Rechtevergabe ist differenzierter: Hekmat und sein Team können gezielt steuern, wer im Tool was sehen und bearbeiten darf. Über die Anbindung an Power BI hat Ströer X zudem Zugriff auf die Kennzahlen und Insights, die für die weitere Optimierung nötig sind.

Die wichtigsten Ergebnisse im Überblick:

• 5.323 Bewerbungen über WhatsApp Hiring in nur 7 Monaten
• 75 % Conversion Rate bei Bewerbungen über WhatsApp Hiring
• No-Show-Rate um 10 % gesenkt, bei hohem Bewerbungsvolumen ein entscheidender Faktor
• Durch Automatisierung und den KI-Assistenten spart das Recruiting-Team so viel Zeit ein, wie eine Person in Vollzeit zuvor für die manuelle Betreuung des WhatsApp-Kanals gebraucht hätte
• Mehr Transparenz & Kontrolle durch Power-BI-Anbindung und viele weitere Schnittstellenoptionen
• Effizienteres Handling des Bewerbermanagementsystems dank hoher Autonomie bei der Anpassung von Workflows und Rollen

Ausblick: Ein Recruiting-Prozess, der mit dem Unternehmen wächst

Für Ströer X war die Einführung von Tellent Recruitee und WhatsApp Hiring mehr als nur ein Wechsel von einem Bewerbermanagementsystem zum anderen. Sie war der Startpunkt für einen Recruiting-Prozess, der sich flexibel an neue Anforderungen anpassen lässt. Durch die Anbindung an die unternehmenseigenen Business-Intelligence-Tools und die Möglichkeit, Workflows eigenständig zu steuern, kann das Team datenbasiert arbeiten und den Prozess kontinuierlich weiterentwickeln.

Für Mahdi Hekmat bietet Tellent Recruitee aber noch mehr Vorteile für wachsende Unternehmen, insbesondere in Bezug auf Datenschutz und Internationalisierung. Durch die gezielte Rechtevergabe können Führungskräfte und Mitarbeitende weltweit im System arbeiten, ganz ohne Datenschutzrisiko. Gleichzeitig erleichtert die integrierte Sprachvielfalt die Zusammenarbeit mit internationalen Teams: „Wir haben 36 Standorte, davon auch viele im Ausland. Durch die Vielfalt an Sprache & Co., die das Tool mitbringt, kann ich andere Kulturen viel einfacher einbinden.“

Für Unternehmen, die ihre Conversion Rate steigern, das Potenzial von Automatisierung voll ausschöpfen und gleichzeitig wertvolle Zeit im Recruiting-Alltag gewinnen möchten, empfiehlt Mahdi Hekmat den Einsatz von Tellent Recruitee und WhatsApp Hiring: „Es ist eine Lösung für alle Unternehmen, die ihren Recruiting-Prozess frei gestalten wollen – wie auf einer grünen Wiese.“