Eine gute Bewerberauswahl beginnt mit einem klaren Anforderungsprofil. Erst wenn sich alle Stakeholder*innen, vom Recruiting über die Fachabteilung bis zur Geschäftsleitung, auf ein Idealprofil geeinigt haben, kann der Auswahlprozess effizient starten. Entscheidend ist, den Kreis der Bewerbenden Schritt für Schritt einzugrenzen: möglichst frühzeitig diejenigen aussortieren, die nicht zur Position passen, um sich dann mehr Zeit für die Top-Kandidat*innen nehmen zu können.
Das spart zum einen wertvolle Ressourcen im Unternehmen. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels kann sich die Personalsuche über Monate hinziehen. Umso wichtiger ist es also, so effizient wie möglich vorzugehen. Zum anderen stellt ein straffer Auswahlprozess sicher, dass Top-Talente nicht zur Konkurrenz abwandern, weil sich das Bewerbungsverfahren zieht wie Kaugummi. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Schritte bei der Bewerberauswahl entscheidend sind, worauf es in den einzelnen Phasen ankommt und wie Sie typische Fehler vermeiden, die Zeit kosten und Kandidat*innen vergraulen.
Was versteht man unter Bewerberauswahl?
Unter Bewerberauswahl versteht man den strukturierten Prozess, mit dem Unternehmen die am besten geeigneten Kandidat*innen für eine Stelle identifizieren.
Erfolgreiche Unternehmer*innen wissen: Der Unternehmenserfolg hängt maßgeblich von den richtigen Mitarbeitenden ab. Gleichzeitig kosten langwierige Auswahlprozesse und Fehlbesetzungen viel Geld. Der Prozess muss also so effizient wie möglich ablaufen und dabei die bestmögliche Entscheidungsgrundlage bieten.
Die Bewerberauswahl beginnt mit einem klaren Anforderungsprofil als Grundlage für alle weiteren Schritte. Danach werden unpassende Bewerbungen aussortiert und die Liste der vielversprechenden Kandidat*innen meist mithilfe von Tests oder Fragebögen weiter eingegrenzt. In der finalen Auswahlphase werden Interviews geführt. Hier zählt der persönliche Eindruck. Den Abschluss des Auswahlprozesses bildet die Entscheidung für eine*n Kandidat*in.
Schritt 1: Anforderungsprofil erstellen
Im Vorbeigehen erwähnt die Leiterin der IT, dass sie „dringend noch einen Entwickler“ braucht. Erst später im Laufe des Bewerbungsprozesses stellt sich heraus: Gesucht wird kein klassischer Backend-Entwickler wie bisher, sondern jemand mit starkem Fokus auf Frontend, UX-Know-how und Schnittstellen-Kompetenz. Also ein völlig anderes Profil. Der Recruiting-Prozess muss noch mal ganz von vorn begonnen werden.
Solche Situationen sind kein Einzelfall und genau deshalb ist ein präzises Anforderungsprofil der erste und wichtigste Schritt im Recruiting-Prozess. Dieses Profil sollte unbedingt im Recruitment Briefing gemeinsam mit der jeweiligen Führungskraft erarbeitet werden. Es sollte folgende Bereiche abdecken:
- Kompetenzen: Welche fachlichen und technischen Skills sind notwendig?
- Erfahrung: Wie viel und welche Art von Erfahrung muss der*die ideale Kandidat*in mitbringen?
- Teamfit: Welche Persönlichkeit passt zum bestehenden Team und zur Unternehmenskultur?
- No-Gos: Was wären klare Ausschlusskriterien?
Wichtig ist dabei, gemeinsam zu definieren, welche dieser Kompetenzen und Eigenschaften wirklich unverzichtbar sind, also Must-haves, und welche lediglich Nice-to-haves darstellen.
Am besten tragen Sie die notwendigen Kompetenzen, Eigenschaften und Erfahrung in eine Tabelle ein. Wir stellen Ihnen eine Vorlage für ein Anforderungsprofil bereit, die Sie einfach herunterladen und ausfüllen können. Das Anforderungsprofil für eine*n Sales-Mitarbeiter*in könnte beispielsweise so aussehen:
Schritt 2: Screening durchführen
Gerade am Anfang des Auswahlprozesses ist es entscheidend, so effizient wie möglich vorzugehen und von vornherein alle Bewerbungen auszusortieren, die nicht den grundlegenden Anforderungen entsprechen. Dazu zählen alle Bewerber*innen, die:
- die Mindestanforderungen (Must-haves) nicht erfüllen
- eindeutige No-Gos mitbringen (z. B. fehlende Berufserfahrung im relevanten Bereich).
Automatisierung clever nutzen
Sehr hilfreich sind an dieser Stelle Bewerbermanagementsysteme. Sie bieten verschiedene Funktionen, um zeitraubende Aufgaben wie das erste Sichten von Bewerbungen und das Aussortieren nicht geeigneter Kandidat*innen zu automatisieren. Zu diesen Funktionen gehören zum Beispiel:
- K.O.-Fragen einrichten
Mit sogenannten Knockout-Fragen können Sie bereits mit dem Bewerbungsformular die Personen ausschließen, die grundlegende Voraussetzungen nicht erfüllen, etwa den Besitz eines Führerscheins oder eine gültige Arbeitserlaubnis. So gelangen nur Bewerbende in den Prozess, die diese Kriterien erfüllen.
- CV-Parsing
Beim CV-Parsing werden Lebensläufe automatisch analysiert und relevante Informationen wie Qualifikationen oder Erfahrungen maschinenlesbar gemacht. So können Bewerbungen schneller gefiltert, nach Schlüsselbegriffen durchsucht und eine strukturierte Vorauswahl getroffen werden.
Das beschleunigt den Screening-Prozess erheblich und gibt Recruiter*innen die Möglichkeit, sich auf die wichtigen Kandidat*innen und Aufgaben zu konzentrieren.
Durch menschliches Urteilsvermögen ergänzen
So effizient automatisierte Vorfilter auch sind: Der*die perfekte Kandidat*in lässt sich meist nicht auf Keywords, Datenpunkte oder Ja/Nein-Antworten reduzieren. Setzen Sie K.O.-Fragen und automatische Filter deshalb mit Augenmaß ein und nur für wirklich unverzichtbare Kriterien.
Danach lohnt sich ein kurzer, aber gezielter menschlicher Blick auf alle Bewerbungen, die durch den Filter gekommen sind. Halten Sie dabei Ausschau nach konkreten Eigenschaften und Erfahrungen, die der*die ideale Kandidat*in mitbringen könnte, z. B.:
- relevante Projekterfahrung (z. B. „Leitung eines internationalen Rollout-Projekts in acht Ländern“)
- messbare Erfolge (z. B. „Kostenreduktion von 15 % durch Optimierung interner Prozesse“)
- außerordentliche Motivation/ „Biss“ (z. B. „Neben dem Vollzeitstudium selbstständig ein Online-Business aufgebaut“)
So kombinieren Sie die Effizienz der Technologie mit menschlichem Urteilsvermögen und vermeiden, dass die vielleicht spannendsten Talente durchs Raster fallen.
Schritt 3: Erste Auswahlphase
In der ersten Auswahlphase geht es darum, den Kreis der Kandidat*innen weiter einzugrenzen. Dafür gibt es zwei bewährte Wege: Entweder führt der*die Recruiter*in ein erstes, kurzes Telefoninterview durch, um einen ersten persönlichen Eindruck zu gewinnen, offene Fragen zu klären und die Motivation der Bewerbenden einzuschätzen.
Alternativ dazu haben sich standardisierte Verfahren wie Online-Tests und strukturierte Fragebögen bewährt. Sie ermöglichen es, fachliche und übergeordnete Kompetenzen wie Problemlösungsfähigkeit oder logisches Denken abzufragen. Beispiele für solche Verfahren sind:
- Big-Five-Persönlichkeitstest: Misst zentrale Persönlichkeitsmerkmale (OCEAN-Modell), hilfreich für die Einschätzung von Teamfit und Arbeitsstil.
- Matrizentest: Intelligenztest, bei dem logische Muster erkannt werden müssen. Wird verwendet, um logisches Denken und Problemlösungsfähigkeit zu prüfen.
- Bochumer Inventar zur berufsbezogenen Persönlichkeitsbeschreibung (BIP): Psychologisches Testverfahren, das berufsrelevante Persönlichkeitsmerkmale wie Arbeitsverhalten und soziale Kompetenzen in einem Fragebogen erfasst.
Der große Vorteil: Viele dieser Verfahren können heute digital durchgeführt werden. Das spart Zeit und Kosten auf beiden Seiten und ermöglicht es, den Kreis der Kandidat*innen auf effiziente Weise weiter einzugrenzen.
Employer Branding: Bewerberauswahl ist keine Einbahnstraße
Employer Branding: Bewerberauswahl ist keine Einbahnstraße
Denken Sie daran: Mit jedem Schritt im Bewerbungsprozess bewirbt sich Ihr Unternehmen auch bei den Kandidat*innen. Gerade Online-Tests oder standardisierte Verfahren wirken auf den ersten Blick unpersönlich und können abschrecken. Umso wichtiger ist es, offen zu kommunizieren, warum Sie so vorgehen: z. B. weil zwei Inhouse-Recruiter*innen keine 150 Gespräche führen können und weil Sie allen Bewerbenden eine faire Chance geben möchten. Transparenz und eine klare Kommunikation machen hier den Unterschied. Halten Sie Kandidat*innen über den Stand ihrer Bewerbung und die nächsten Schritte auf dem Laufenden. So stärken Sie mit jeder Bewerbung Ihr Employer Branding.
Schritt 4: Finale Auswahlphase
Spätestens in diesem Schritt lernen Sie die Kandidat*innen persönlich kennen. Jetzt geht es darum herauszufinden, wie viel von dem, was Sie bisher über eine Person zu wissen glauben, sich im Gespräch tatsächlich bestätigt und wo es vielleicht doch Fragezeichen gibt.
Besonders hilfreich sind hier strukturierte Interviews, bei denen allen Bewerbenden die gleichen Fragen gestellt werden. Das sorgt für Vergleichbarkeit und hilft, spontane Sympathieurteile oder unbewusste Vorurteile zu vermeiden.
Strukturierte Interviews bestehen in der Regel aus drei Fragetypen:
- Verhaltensfragen: z. B. „Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie unter hohem Druck arbeiten mussten. Wie sind Sie damit umgegangen?“
- Situative Fragen: z. B. „Was würden Sie tun, wenn ein Projektteam kurz vor der Deadline komplett umorganisiert werden muss?“
- Biografische Fragen: z. B. „Was war bisher die größte Herausforderung in Ihrer beruflichen Laufbahn und was haben Sie daraus gelernt?“
Meist finden in dieser Phase ein bis zwei Interviewrunden statt. Die Interviews können durch praxisnahe Aufgaben, Case Studies oder auch durch einen Probetag ergänzt werden, um einen besseren Eindruck von der Arbeitsweise einer Person zu bekommen.
Wichtig ist, dass die Interviewer*innen in der Gesprächsführung geschult sind und wissen, worauf sie achten müssen. Idealerweise kommt dabei ein Bewertungsbogen zum Einsatz. Dieser stellt sicher, dass die Antworten der Kandidat*innen nach einheitlichen Kriterien bewertet werden, und hilft, Interviewer Bias zu vermeiden.
Sie fragen sich, wie so etwas aussieht? Laden Sie hier unseren kostenlosen Bewertungsbogen für Bewerbungsgespräche herunter!
Schritt 5: Entscheidung fällen
Am Ende des Auswahlprozesses steht die finale Entscheidung und die sollte möglichst auf Basis einheitlicher und objektiver Kriterien. Wenn Sie mit einem strukturierten Bewertungsbogen gearbeitet haben, zahlt sich das jetzt aus.
Wichtig ist, verschiedene Perspektiven einzubeziehen, also sowohl Führungskraft als auch HR und die zukünftigen Kolleg*innen, die am Prozess beteiligt waren, aktiv in die finale Entscheidung einzubinden. So vermeiden Sie, dass die Entscheidung durch persönliche Sympathien, Vorurteile und blinde Flecken einer einzelnen Person beeinflusst wird.
Aber die Entscheidung sollte nicht nur fair und objektiv sein, sondern auch … schnell! Warum? Weil es immer wieder vorkommt, dass Wunschkandidat*innen absagen, weil sie inzwischen ein anderes Angebot angenommen haben.
Auch hier helfen Bewerbermanagementsysteme, indem sie Struktur in den Entscheidungsprozess bringen und die Abstimmung beschleunigen:
- Übersichtliche Darstellung aller Bewertungen und Kommentare. So wird auch auf den ersten Blick ersichtlich, wessen Feedback noch aussteht.
- Automatisiertes Einholen von Feedback direkt nach jedem Gespräch, sodass es nicht ungewollt zu Verzögerungen kommt.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen, dadurch dass sämtliche Elemente von der Bewerbung bis zu den einzelnen Bewertungen an einem Ort einsehbar sind.
Vermeiden Sie diese 3 Fehler bei der Bewerberauswahl
Selbst erfahrenen Recruiter*innen unterläuft hin und wieder ein Fehler, meist aus Zeitdruck oder wegen Prozess-Chaos. Diese Patzer können nicht nur zu Fehlbesetzungen führen, sondern auch dem Arbeitgeberimage langfristig schaden. Achten Sie besonders auf die folgenden Punkte:
- Fehlendes Anforderungsprofil
Ohne ein klar definiertes Profil fehlen die Basis und der Maßstab für eine fundierte Auswahl. Das führt zu einem unstrukturierten, oft langwierigen Prozess und im schlimmsten Fall zu einer Fehlentscheidung.
- Entscheidung aus dem Bauch heraus
Sympathie ist wichtig, besonders im Hinblick auf den Teamfit. Sie sollte aber nicht über objektive Kriterien gestellt werden. Strukturierte Interviews, Bewertungsbögen und Schulungen für Interviewer*innen sorgen für bessere Entscheidungen.
- Zu späte Rückmeldung
Es kommt immer wieder vor, dass Top-Kandidat*innen abspringen, weil sie zu lange auf eine Rückmeldung warten mussten. Halten Sie die Bewerbenden zeitnah über den Stand ihrer Bewerbung auf dem Laufenden und treffen Sie insbesondere die finale Entscheidung möglichst schnell.
Tipp:
Tipp:
Fluktuation erfordert schnelle Nachbesetzung, um Betriebsabläufe nicht zu stören. Mit Recruiting über WhatsApp erreichen Sie Kandidat*innen unmittelbar und beschleunigen so Ihre Einstellungen.
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Rechtliches: Diese Vorgaben müssen Sie kennen
Bei der Bewerberauswahl spielen drei rechtliche Regelwerke eine zentrale Rolle.
Das AGG verbietet jede Form der Benachteiligung im Bewerbungsprozess – zum Beispiel aufgrund von Geschlecht, Herkunft, Alter, Religion, sexueller Identität oder einer Behinderung. Stellenanzeigen, Auswahlkriterien und Interviewfragen müssen neutral, sachlich und diskriminierungsfrei formuliert sein.
Personenbezogene Daten aus Bewerbungen dürfen nicht länger als sechs Monate gespeichert werden, es sei denn, es liegt eine Einwilligung der betroffenen Person vor. Wenn Sie Bewerber*innen für zukünftige Stellen in einen Talent Pool aufnehmen möchten, müssen Sie ihre Zustimmung einholen und diese Einwilligung regelmäßig erneuern.
Der neue EU AI Act regelt den Einsatz von Künstlicher Intelligenz auch im Recruiting. Systeme, die z. B. Lebensläufe KI-gestützt analysieren, gelten als Hochrisiko-Anwendungen und unterliegen sehr strengen Anforderungen. Vor allem müssen Sie immer unter menschlicher Kontrolle stehen und dürfen keine autonomen Entscheidungen treffen.
Ein gutes Bewerbermanagementsystem unterstützt Sie dabei, alle drei Vorgaben zuverlässig umzusetzen, von der diskriminierungsfreien Stellenausschreibung bis zur DSGVO-konformen Verwaltung eines Talent Pools.
Fazit
Eine strukturierte Bewerberauswahl ist mehr als eine gut geplante Abfolge von Gesprächen. Sie ist ein wiederholbarer, nachvollziehbarer Prozess, der es ermöglicht, verlässlich die besten Kandidat*innen zu identifizieren und gleichzeitig Zeit Ressourcen zu sparen.
Ein strukturierter Auswahlprozess bringt viele Vorteile: klare Bewertungskriterien, bessere Teamentscheidungen, weniger Fehlbesetzungen und nicht zuletzt eine stärkere Candidate Experience. Um die Qualität Ihres Auswahlverfahrens stetig zu verbessern, lohnt es sich, regelmäßig Feedback einzuholen, sowohl von den Fachabteilungen als auch von den Bewerber*innen selbst. So können Sie den Prozess gezielt optimieren.
Tipp: Nutzen Sie unsere praktische Checkliste Personalauswahl als Leitfaden für Ihr nächstes Auswahlverfahren!
