Wie man Fehlzeiten am Arbeitsplatz verringern kann

Wenn der Krankenstand anwächst oder Mitarbeiter*innen zu spät zur Arbeit kommen und früher gehen als andere, dann kann das für Unternehmen zu einem ernst zu nehmenden Problem werden. Die Produktivität sinkt, die Kosten steigen und andere müssen die Arbeit erledigen, was wiederum zu Mehrbelastung führt. Fehlzeiten am Arbeitsplatz lassen sich jedoch durch gezielte Maßnahmen reduzieren.

Was sind Fehlzeiten am Arbeitsplatz?

Gesunde und zufriedene Mitarbeiter zu haben ist das Ziel eines jeden Unternehmens. Aber auch in den besten Firmen kommt es zu Fehlzeiten. Darunter werden alle Zeiten verstanden, in denen Arbeitnehmer*innen fehlen, ausgenommen Urlaubstage und Weiterbildungen. Fehlzeiten von Arbeitnehmern können in Tagen und in Stunden gerechnet werden.

Statistiken zeigen, wie groß das Problem mit Fehlzeiten ist: Jeder AOK-versicherte Beschäftigte hat im Jahr 2019 im Durchschnitt 19,8 Tage aufgrund einer ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung am Arbeitsplatz gefehlt. Zum Vergleich: 2018 waren es 19,9 Tage je AOK-Mitglied. Im Jahr 2021 belief sich der durchschnittliche Krankenstand in der gesetzlichen Krankenversicherung auf rund 3,92 Prozent. Damit hat der Wert seit dem jüngsten Tiefstand im Jahr 2007 (3,22 Prozent) in den letzten Jahren um rund 0,7 Prozentpunkt zugelegt.

Gründe für Fehlzeiten am Arbeitsplatz

Wenn es um die Ursachen für Fehlzeiten geht, spielen mehrere Faktoren eine Rolle. Diese können teilweise von Ihnen als HR-Verantwortliche im Unternehmen beeinflusst werden. Wenn Sie die Gründe für Fehlzeiten kennen, haben Sie einen Ansatz, um eine Entwicklung zu korrigieren und das Problem zu beheben.

• Saisonale Erkrankungen

Im Winter sind Menschen traditionell eher krank, manchmal mit Grippe, manchmal mit Erkältung. Das Wetter schlägt aufs Gemüt, die dunklen Tage lassen Motivation und Engagement der Mitarbeiter*innen sinken. Das ist bis zu einem gewissen Grad normal. Im Sommer kann es vorkommen, dass manche Mitarbeiter*innen sich ein langes Wochenende gönnen und einen Tag krankfeiern. Wenn das Einzelfälle sind und diese sonst gute Arbeit leisten, können Sie gerne mal ein Auge zudrücken.

• Unzufriedenheit am Arbeitsplatz

Wer in seinem Job keine Befriedigung sieht, wird irgendwann gesundheitliche Folgen spüren. Dieses Problem betrifft sowohl unterforderte als auch überforderte Mitarbeiter*innen. Die einen langweilen sich zu Tode, die anderen brechen unter dem Druck fast zusammen. Hier ist die Gefahr des Absentismus besonders groß, also einem fast zwanghaften Fehlen und Fernbleiben vom Arbeitsplatz. Dazu gehören nicht nur Krankschreibungen. Solche Angestellten fehlen bei Meetings, versuchen Überstunden zu vermeiden, wo es geht, verlassen die Arbeit früher oder bleiben länger in der Mittagspause. Wer unzufrieden oder überfordert ist, läuft Gefahr, sich zu verausgaben und dann so erschöpft zu sein, dass nur eine Krankschreibung hilft.

• Schlechtes Betriebsklima

Eine lebendige und akzeptierte Unternehmenskultur sollte für gute Stimmung und zufriedene Beschäftigte sorgen. Dennoch kann das Betriebsklima umschlagen, und darunter leiden einige Arbeitnehmer*innen mehr als andere. Manchmal ist das Problem in einer Abteilung vorhanden, im Rest des Unternehmens herrscht eitel Sonnenschein. Ein schlechtes Betriebsklima wird sich früher oder später auf die Produktivität und auf Fehlzeiten auswirken. Ein besonders großes Problem ist Mobbing im Unternehmen.

• Ungenügende Arbeitsbedingungen

Eine große Rolle bei der Motivation von Mitarbeiter*innen spielen die Arbeitsbedingungen. Es muss nicht immer ein Kicker im Foyer sein, aber ruhige und modern ausgestattete Arbeitsplätze schaffen Zufriedenheit. Ist ein Arbeitsplatz hingegen laut oder staubig, wird der Arbeitsschutz nicht ernst genommen oder sitzt man direkt über dem Abzug der Kantine, kann das auf die Dauer Mitarbeiter*innen zermürben. Sie versuchen dann bewusst oder unbewusst, mit Fehlzeiten diesem Problem aus dem Weg zu gehen.

• Persönliche und familiäre Gründe

Es kann natürlich immer Gründe für Fehlzeiten geben, die außerhalb Ihres Unternehmens liegen. Zum einen sind das chronische Erkrankungen, die Mitarbeiter*innen für geraume Zeit ausfallen lassen. Unter Umständen fehlen diese Angestellten einige Wochen oder Monate, und müssen dann wieder eingegliedert werden. Bei Depressionen und anderen psychischen Erkrankungen kann es immer wieder zu tageweisen Ausfällen kommen.

Eine andere Ursache kann die Pflege von Familienangehörigen sein. Wer kranke Partner, Kinder oder andere Verwandte zusätzlich versorgen muss, steht unter einem großen Druck. Dieser führt nicht selten zu Erkrankungen und kurzfristigen Fehlzeiten.

Die Auswirkungen von Fehlzeiten am Arbeitsplatz

Wenn der Krankenstand einen Durchschnittswert überschreitet, dann sollten bei Ihnen die Alarmglocken läuten.  Denn Fehlzeiten bedeuten Produktionsausfälle, geringere Produktivität und können sich auf das Betriebsklima auswirken. Auch deswegen ist es wichtig, mit einer HR-Software den Krankenstand und Trends immer im Blick zu haben – sowohl unternehmensweit als auch auf Bereiche und Abteilungen heruntergebrochen.

Fehlzeiten und Produktivität

Wenn Mitarbeiter*innen ungeplant fehlen, wird automatisch die Produktivität darunter leiden. Denn Kolleg*innen können deren Arbeit nur bis zu einem gewissen Grad übernehmen. Ab einem bestimmten Punkt wird auch bei ihnen die Mehrbelastung negative Folgen haben. Wenn Angestellte in Führungspositionen häufig fehlen, werden wichtige Entscheidungen nicht getroffen, es mangelt an Input und strategischen Anpassungen. Die sinkende Mitarbeiterproduktivität hat einen entscheidenden Einfluss auf den Unternehmenserfolg.

Auswirkungen auf das Betriebsklima

Wenn ein*e Mitarbeiter*in häufig fehlt, tageweise krankgeschrieben ist oder regelmäßig früher geht und später kommt, dann wird das früher oder später einen Einfluss aufs Betriebsklima haben. Kolleg*innen, die deren Arbeit – meist ohne finanziellen Ausgleich, wenn es keine Überstunden sind – übernehmen, sind unzufrieden und frustriert. Gerade wenn seitens des Unternehmens nicht eingegriffen wird und der Eindruck herrscht, man lasse die Fehlzeiten durchgehen, werden andere Angestellte sich fragen, warum sie jeden Tag pünktlich zur Arbeit erscheinen. Fehlzeiten können die Mitarbeiterzufriedenheit gefährden.

Die Kosten von Fehlzeiten am Arbeitsplatz

Wenn Sie eine durchschnittliche Zahl von 12,3 Arbeitstagen annehmen, die Mitarbeiter*innen pro Jahr fehlen, dann summiert sich das je nach Gehalt auf etwa 120 bis 150 Euro Personalkosten und Sozialversicherung pro Tag (bei einem Gehalt  von 40.000-50.000 Euro pro Jahr) und damit auf knapp 1500 Euro pro Jahr. Und das sind nur die Kosten für Ausfälle. Fehlzeiten können im Unternehmen unterschiedliche Kosten zur Folge haben. Der volkswirtschaftliche Schaden durch Fehlzeiten ist enorm. Nach Angaben der Bundesanstalt für Arbeitsmedizin und Arbeitsschutz (BAuA) lagen die Kosten für den Produktionsausfall 2019 bundesweit bei fast 88 Milliarden Euro.

Ausfallkosten

Wie oben bereits beschrieben, entstehen Ausfallkosten, für die sie keinen Gegenwert in Form von Arbeitsleistung erhalten. Für die ersten sechs Wochen einer Krankschreibung sind Sie als Arbeitgeber der Kostenträger für die Lohnfortzahlung. Werden Mitarbeiter*innen öfter krank oder fehlen, dann können schnell Ausfallkosten in fünfstelliger Größe entstehen.

Kompensationskosten

Wenn Mitarbeiter*innen öfter fehlen, dann müssen Sie für zeitweisen Ersatz sorgen oder andere Angestellte müssen Überstunden machen. Diese Kompensation kann teuer werden, zumal die Überstunden entweder in Geld oder in freien Tagen ausbezahlt werden und letztere erneut Kosten durch Produktivitätsausfall generieren. Teilzeitkräfte oder Freiberufler sind meist teurer als Festangestellte, Sie legen also noch mal drauf.

Produktivitätsausfall durch Fehlzeiten

Wie groß die Auswirkungen auf die Produktivität durch Fehlzeiten sind, hängt natürlich von der Position der jeweiligen Beschäftigten ab. Wenn in einer Fertigungsstraße jemand häufig spontan fehlt und nicht sofort ersetzt werden kann, werden unter Umständen weniger Güter produziert. Angestellte im Vertrieb und Verkauf, die keine Kunden besuchen können, machen keine Umsätze. Wer an einem wichtigen Softwareprojekt arbeitet und die Deadline wegen Fehlzeiten nicht einhält, kann sogar Vertragsstrafen verursachen. Die Bundesanstalt für Arbeitsmedizin und Arbeitsschutz schätzt den Ausfall an Bruttowertschöpfung auf 149 Milliarden Euro pro Jahr.

Indirekte Kosten durch Fehlzeiten

Wenn Kolleg*innen Aufgaben von kranken Mitarbeiter*innen übernehmen müssen, wird ab einem bestimmten Zeitpunkt deren Produktivität leiden. Manchmal führt diese Situation dann zu einem weiter steigenden Krankenstand.

Es können aber auch Kosten, oder treffender Verluste entstehen, wenn Kunden durch Fehlzeiten betroffen sind. Das ist insbesondere bei Absentismus ein Problem, wenn Angestellte Kundentermine immer wieder platzen lassen oder bei wichtigen Projektmeetings fehlen. Irgendwann ist die Geduld der Geschäftspartner erschöpft und wenn das Problem nicht gelöst wird, suchen sie sich andere Produzenten oder Dienstleister.

Wie Sie Fehlzeiten am Arbeitsplatz verringern können

Kein Unternehmen wird jemals ohne Fehlzeiten auskommen. Das wäre auch fatal, denn dann würden kranke Angestellte zur Arbeit erscheinen und andere anstecken. Sie können also Fehlzeiten nur reduzieren. Dafür gibt es unterschiedliche Maßnahmen, manche sind kurzfristig erfolgreich, andere haben einen langfristigen Ansatz.

1 - Ständiges Monitoring

In einem modernen Unternehmen haben Sie aktuelle Daten über den Krankenstand und Fehlzeiten. Analysieren Sie diese Daten sorgfältig und schauen Sie vor allem nach Trends. Berechnen Sie die Statistiken auch auf untere Abteilungsebenen. Manchmal gehen negative Entwicklungen in einem Fachbereich im Durchschnittswert unter. Mit einer guten HR-Software können Sie sich mitteilen lassen, wenn es Abweichungen vom normalen Wert gibt und dann sofort nach Ursachen suchen. So können Sie frühzeitig intervenieren und weitere Fehlzeiten reduzieren.

Lösungen:

• Bereiten Sie Daten so auf, dass Sie aktuell sind und Trends erkannt werden.
• Führen Sie regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durch.
• Laden Sie Mitarbeiter*innen zu Feedbackgesprächen ein

2 - Ursachen finden und beseitigen

Wenn die Fehlzeiten bei bestimmten Mitarbeiter*innen plötzlich ansteigen, hat das mit Sicherheit einen Grund. Wichtig ist jetzt, dass Sie sofort handeln. Laden Sie die Person zu einem Gespräch ein und fragen Sie, welche Probleme es gibt. Finden Sie die Ursachen heraus und handeln Sie dann entsprechend.

Schlechtes Betriebsklima

Lösung: Sprechen Sie mit anderen Beschäftigten schauen Sie sich den Krankenstand an und identifizieren Sie, wo das Klima schlecht ist. Laden Sie die Angestellten zu einem offenen Gespräch in der Gruppe ein und filtern Sie die Themen für eine Konfliktlösung heraus.

Persönliche Probleme

Lösung: Manchmal ist eine frühe Krankschreibung sinnvoller als zu warten, bis eine Erkrankung fortgeschritten ist. Das gilt ebenso bei Depressionen und Burn-out. Bieten Sie eine Auszeit an und machen Sie Angebote zur Wiedereingliederung oder zur Hilfe, wenn das ambulant möglich ist.

Mobbing

Lösung: Prüfen Sie umgehend die Vorwürfe und ergreifen Sie alle notwendigen Maßnahmen, wie ein Gespräch mit den mobbenden Personen und dem Betriebsrat sowie HR. Sprechen Sie Ermahnungen aus oder greifen Sie je nach Fall durch und entlassen Sie Störenfriede. Mobbing am Arbeitsplatz frühzeitig erkennen ist entscheidend, um gezielt dagegen vorzugehen.

Unter-/Überforderung

Lösung: Besprechen Sie mit der*dem Mitarbeiter*in sowie Vorgesetzten, wie die Arbeit anders verteilt werden kann. Hören Sie genau zu, welche Vorschläge von der*dem Mitarbeiter*in kommen.

Böswillige Absicht

Es kann vorkommen, dass Angestellte es darauf anlegen, gekündigt zu werden. Sie fehlen dann oder kommen zu spät.‍

Lösung: In diesem Fall versuchen Sie es erst mit guten Worten und mit dem Versuch einer Einigung. Im schlimmsten Fall helfen nur Abmahnungen, wenn es keine Krankschreibung vom Arzt gibt.

3 - Gute Arbeitsbedingungen schaffen, um Fehlzeiten am Arbeitsplatz zu reduzieren

Es mag wie eine Binsenweisheit klingen, aber je zufriedener die Belegschaft ist, umso geringer sind die Fehlzeiten. Immer wieder zeigen Studien, dass unzufriedene Arbeitnehmer*innen öfter krank sind. Je besser also das Umfeld, umso geringer ist die Gefahr des Absentismus. Dafür gibt es mehrere Ansätze:

• Teambuilding

Mit Teambuilding-Maßnahmen können Sie die Stimmung in Teams und kleinen Gruppen verbessern. Die Mitglieder lernen sich besser kennen, und dass in einem anderen Umfeld als am Arbeitsplatz. Hier bilden sich manchmal sogar Freundschaften, und Mitarbeiter*innen entwickeln ein besseres Verständnis füreinander.

• Unternehmenskultur

Mit einer positiven Unternehmenskultur verbessern Sie die Arbeitsatmosphäre und die Beziehungen zwischen Angestellten und Ihrer Firma. Allerdings können Sie die Unternehmenskultur nur bedingt beeinflussen – vieles entwickelt sich dadurch, dass Sie optimale Arbeitsbedingungen schaffen und Werte vermitteln, die von Ihren Mitarbeiter*innen mitgetragen und gelebt werden. Firmen, in denen es ein Wir-Gefühl gibt, haben weniger mit Fehlzeiten zu kämpfen. Ziel ist es, dass Mitarbeiter*innen sich um Kollegen kümmern und Probleme frühzeitig erkennen und diese darauf ansprechen.

• Incentives

Mehrarbeit und hohe Qualität durch Incentives auszeichnen motiviert Arbeitnehmer*innen. Diese Anreize können unterschiedlich sein. Zu Incentives gehören:

• Flexible Arbeitszeiten
• betriebliche Altersvorsorge
• Home-Office-Angebote
• Firmen-Smartphone
• Bonusse
• Firmenwagen
• Essenszuschuss
• Job-Ticket
• Gewinnbeteiligung
• Kinderbetreuung oder Zuschuss dazu

Wenn Mitarbeiter*innen wissen, dass Mehrarbeit sich lohnt, dann gehen sie mit einer anderen Motivation an große Projekte und können Druck auch besser widerstehen.

• Mitarbeiter unterstützen

Neben Incentives hilft eine aktive Unterstützung beim Reduzieren von Fehlzeiten.

• Kommunizieren Sie deutlich, dass zum Beispiel pflegende Mitarbeiter*innen Hilfe bekommen durch flexible Arbeitszeiten.
• Reduzieren Sie den Stress, zum Beispiel in dem nach 20 Uhr keine E-Mails mehr verschickt werden und dass Aufgaben besser im Team als alleine gelöst werden.
• Verhindern Sie auch den sogenannten Präsentismus, wenn Mitarbeiter*innen denken, Sie müssten unter allen Umständen zur Arbeit erscheinen, selbst wenn Sie krank sind.

• Arbeitssicherheit und Gesundheitsvorsorge

Dass ein Unternehmen die Vorschriften des Arbeitsschutzes und der Berufsgenossenschaften beachten muss, versteht sich von selbst. Sie können aber ebenso einen Schritt weiter gehen und über die Mindestanforderungen hinaus den Arbeitsplatz verbessern, zum Beispiel durch bessere Bürostühle, rückenfreundliche Maschinenarbeitsplätze und Lärmreduzierung. Noch weiter gehen Angebote zur Gesundheitsförderung, angegangen vom Betriebssport über Rückenschule bis hin zu Yogaklassen und gemeinsame Wanderungen.