Qu’est-ce qu’un processus de recrutement ?

Le processus de recrutement se caractérise par une série d’étapes structurées qu’une entreprise met en place pour attirer, sélectionner et embaucher un nouveau membre du personnel qualifié. En théorie, bon nombre d’entreprises s’accordent sur l’importance de cette structuration, mais en pratique, rares sont celles au clair sur les étapes à suivre précisément pour y parvenir. Peut-être est-ce votre cas ? 

Alors, qu’est-ce qu’un bon processus de recrutement ? Comment l’optimiser et faire en sorte qu’il soit encore plus efficace ? Dans cet article, retrouvez nos conseils et outils gratuits à télécharger pour vous aider à structurer votre processus de recrutement.

Pourquoi un processus de recrutement est-il essentiel ?

Le recrutement fait intervenir de nombreuses personnes côté entreprise, mais aussi côté candidats. C’est pourquoi il est important de structurer le parcours de recrutement avec simplicité et logique pour que tous les recruteurs jouent le jeu, du début à la fin, mais aussi que toutes les recrues potentielles vivent la même expérience candidat. C’est en déployant un processus de recrutement structuré que la cohérence des pratiques, la réduction des biais, le gain de temps, l’égalité des chances et la performance peuvent être rendus possibles. Pour les candidats, cela se traduit par une meilleure visibilité de leur parcours d’embauche, des échanges plus fluides et une prise au sérieux dès les premiers contacts.

Un candidat informé est un candidat impliqué. Tellent Recruitee nous aide à apporter plus de transparence à chaque étape du recrutement, offrant une expérience positive où chaque candidature est valorisée. Résultat : des candidats reconnaissants, une attractivité renforcée et une marque employeur plus forte !

Ophiana Redelberger

Responsable du recrutement chez Levieux Menuisiers

Pour l’entreprise, c’est en définissant des étapes claires et reproductibles qu’elle améliore l’expérience candidat et favorise une culture d’équité et de transparence. Grâce à cela, chaque candidat expérimente un parcours de recrutement dont la qualité reste constante, avec une évaluation des compétences égalitaire et des entretiens uniformes. Côté business, un bon processus de recrutement contribue directement à la performance en réduisant les coûts liés à un recrutement trop long ou à l’embauche de profils inadaptés pour le poste, faute d’avoir su maintenir l'intérêt des candidats les mieux qualifiés.

Notre dernier rapport Recrutement en 2025 : Tendances et Défis explique cette importance capitale du time-to-hire en tant qu’indicateur stratégique, témoignant du bon fonctionnement de votre processus de recrutement. Ainsi, les organisations avec un temps de recrutement supérieur à 40 jours subissent une augmentation de 12% de leur taux d’abandons, confirmant que la rapidité est cruciale pour retenir les candidats. Surtout quand l’on sait que 60% des candidats ont arrêté une candidature en raison de sa longueur ou de sa complexité​​. 

Découvrez toutes les informations objectives et sourcées que nous avons regroupées dans ce rapport pour vous permettre de faire évoluer votre stratégie de recrutement au niveau supérieur : 

Le processus de recrutement étape par étape : 9 jalons pour améliorer votre processus de recrutement 

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1. Identification du besoin de recrutement

La première étape du processus de recrutement consiste à analyser précisément les besoins en recrutement. L’équipe RH collabore avec le manager de l’équipe pour :

• Définir les missions et tâches du poste, leur fréquence et le niveau de responsabilité
• Créer une description de poste détaillée qui sera utilisée tout au long du processus de recrutement
• Déterminer le profil du candidat idéal, y compris les compétences techniques et comportementales, les diplômes et les qualifications
• Identifier des éléments tels que le délai de recrutement, le type de contrat, la fiche de poste, les perspectives d’évolution et la tranche de salaire.

Prenez le temps de structurer le processus de recrutement dès cette étape pour garantir une méthodologie efficace et cohérente à tous les niveaux et sur le long terme.

2. Création de la fiche de poste

Outil indispensable et multifonctions, la fiche de poste fait partie de ces documents de référence qui servent à la fois aux recruteurs, aux managers et à ceux qui occupent le poste en question. Primordiale pour bien cerner le cadre de la mission, les responsabilités associées, les compétences et les qualifications nécessaires, la fiche de poste est également la base essentielle de toute offre d’emploi.

🔎 À quoi sert une fiche de poste ?

La fiche de poste est utile à tous les moments de la carrière :  

• Lors du recrutement : Elle sert de base pour rédiger des annonces de recrutement précises et attractives, et aide à sélectionner les candidats les plus adaptés.
• Lors de l’évaluation de la performance : En établissant des critères de performance clairs, elle facilite l'évaluation des employés lors des entretiens professionnels et des entretiens annuels.
• Pour la formation et la montée en compétences : Elle identifie les compétences nécessaires pour chaque poste, aidant ainsi à planifier les formations et le développement professionnel des collaborateurs.
• Dans la gestion des carrières : Elle contribue à planifier les parcours professionnels et les promotions ou mobilités internes en identifiant les compétences et les qualifications requises.

Tout le processus de recrutement n’a aucun sens si le profil de poste n’est pas bien défini à la base.

Jade Vandelook

Talent Acquisition et People Ops Specialist chez Tellent France

3. Sourcing des candidats  

Le sourcing des candidats est une étape stratégique qui consiste à identifier et attirer les bons profils, via la diffusion d’annonces, la recherche sur les CVthèques, les réseaux sociaux professionnels ou encore en interne. Bien ciblé, le sourcing permet de gagner du temps en entretien et d’augmenter la qualité des candidatures reçues. Pour être efficace, il doit s’appuyer sur une connaissance et une définition fines du contexte du recrutement : 

• Quels outils de sourcing de candidats sont disponibles ?  Sont-ils satisfaisants ?
• Une mobilité interne est-elle envisageable ?
• Un programme de cooptation peut-il être proposé ?
• Combien de candidats seront rencontrés ?
• Combien d’entretiens seront nécessaires et quels seront les délais ?
• Quelles techniques d’entretien seront utilisées (téléphonique, session de recrutement, entretien virtuel) ?

🔎 Zoom sur le vivier de candidats

Un vivier de candidats, également appelé vivier de talents, est une liste de personnes qualifiées et potentiellement intéressées par les opportunités d’une entreprise. Il est conservé dans un système de suivi des candidatures pour une utilisation future.

4. Offres d’emploi : gestion, rédaction, diffusion

Pour attirer des professionnels motivés, il est crucial de rédiger une offre d’emploi à la hauteur de vos attentes :

• Choisissez un titre précis et explicite : Si les intitulés de poste originaux font fureur sur LinkedIn, préférez “Responsable SIRH” à “Geek de la paie” pour votre annonce d’emploi. Autrement dit, utilisez des mots-clés que les candidats sont susceptibles de rechercher.
• Offrez une description détaillée du poste : Un manque d’information peut laisser des candidats potentiels indifférents. Pensez à inclure une liste précise des missions et tâches, un aperçu de l’ambiance de travail et les avantages à travailler pour votre entreprise.
• Mentionnez l’échelle de salaire : L’absence de cette information peut rebuter certains candidats et elle devient obligatoire dans le cadre de la Directive Européenne sur la Transparence des Salaires. Une obligation légale donc, mais qui comporte tout de même l’avantage de vous faire gagner du temps en écartant les candidats aux attentes un peu trop disproportionnées.

• Aérez le contenu de l’annonce : Les listes à puces et les sauts de ligne sont de bonnes techniques pour rendre la lecture plus agréable.
• Ajoutez des photos et des vidéos pour attirer l’attention de votre cible de candidats. D’après l’étude de Career Builder, les offres d’emploi au format vidéo enregistrent 12% de vues supplémentaires par rapport aux autres formats.

💡Syndrome de la page blanche pour la rédaction de votre offre d’emploi ? 

Rédiger une offre d'emploi optimisée n’est pas chose aisée, qu’il s’agisse du SEO ou de transmettre fidèlement la fiche de poste, la culture de l’entreprise ou son identité de marque, cela peut vite s’avérer un casse-tête. Avec les avancées de l’intelligence artificielle dans le recrutement et le déploiement de fonctions de plus en plus aidantes, la rédaction d’offres d’emploi optimisées devient plus facile. C’est en exploitant le contenu de milliers d’offres d’emploi que l’IA va en rédiger une performante, comportant les mots-clés nécessaires à son émergence dans les moteurs de recherche et avec les formulations les plus engageantes pour inciter les candidats à postuler. Utiliser l’IA pour vous aider à rédiger vos offres d’emploi est donc un bon moyen de passer outre le manque d’inspiration, tout en vous offrant une très bonne base à peaufiner grâce à votre connaissance du marché et de votre entreprise. Dans un contexte où les difficultés de recrutement sont avérées, n’hésitez pas à utiliser des outils pour mieux performer et vous démarquer de la concurrence.

5. Tri des candidatures : vous ne faites tout de même pas la pré-sélection à la main ?

Avec toujours comme objectif d’optimiser votre processus de recrutement en gagnant du temps sur les tâches chronophages, le meilleur conseil que nous puissions vous donner est de ne pas faire à la main ce qui peut être fait par des outils.

Par exemple : 

• Le parsing est mis en œuvre par un logiciel de recrutement embarquant l’IA pour analyser et extraire automatiquement les informations d’un CV et les qualifier dans une base de données. Grâce à des algorithmes de traitement du langage naturel (NLP) et d’apprentissage automatique, l’IA embarquée dans ce type de logiciel analyse rapidement les candidatures en identifiant les personnes les plus qualifiées selon vos critères et vos besoins définis en amont.
• Le matching est un processus qui consiste à faire “matcher” un profil candidat à une offre d’emploi, autrement dit à associer un candidat à un poste. Sur le même principe que le parsing, les algorithmes analysent les fiches de postes et les CV afin de proposer un taux de compatibilité.

6. Structuration de vos entretiens de recrutement : votre cadre

Un entretien réussi passe par une bonne structuration de celui-ci. Pourquoi c’est important ? Parce que la structuration de votre entretien de recrutement permet une évaluation de vos candidats de la façon la plus objective et efficace qui soit. Ainsi, peu de place pour les biais de recrutement, égalité des chances renforcée, diversité et inclusion augmentées au sein de l’entreprise et donc maintien, voire progression de la performance globale, grâce à des profils variés, recrutés sur la base de piliers et de valeurs solides.

7. Évaluations et prises de décision 

Pour vous aider à évaluer vos candidats de façon objective, utiliser une scorecard de recrutement peut-être une excellente base :

Une autre façon d'apporter plus d’objectivité dans vos recrutements est de consolider un groupe de personnes concernées et disposant d’une culture, d’une personnalité, d’une expérience différentes des vôtres. Ainsi, en amenant plus de diversité dans l’équipe de recrutement, vous amènerez naturellement plus de diversité dans le recrutement ! Et comme on le sait, le recrutement de profils variés par la diversité qu’ils amènent, est un vecteur de créativité et de performance.

8. L’onboarding : bienvenue à bord.

Une erreur fréquente est de penser que le processus de recrutement s’arrête à la promesse d'embauche. Pourtant il reste une étape, tout aussi cruciale pour la réussite de votre recrutement : il s’agit de l’onboarding. S’étalant sur quelques mois, cet accueil dédié à votre nouvelle recrue vise à l’accompagner dans ses nouvelles fonctions, tant sur le plan opérationnel que culturel. Un onboarding bien structuré permet de renforcer l’engagement, de favoriser une montée en compétences rapide et de limiter les risques de départ prématuré. Il peut inclure un livret d’accueil, des points réguliers, des formations et la mise en place d’un parrain ou mentor. Communément, il se divise en 3 grandes phases : 

• L’accueil (premiers jours) dure souvent 1 à 2 semaines : découverte des équipes, outils, valeurs
• La montée en compétences qui dure plusieurs semaines à plusieurs mois
• Le bilan d’intégration intervient pendant la période d’essai pour s’assurer que la prise de poste se déroule dans de bonnes conditions et réaliser les éventuels ajustements en cours de route.

Voici concrètement ce que vous pouvez mettre en place dès à présent, pour soigner l’arrivée de votre nouvelle recrue : 

Avant le premier jour :

• Maintenir un contact régulier par téléphone et par e-mail.
• Envoyer le planning du jour J. Vous pouvez le faire notamment par le biais de la promesse d’embauche.
• Anticiper les documents administratifs à remplir.
• Préparer le lieu de travail et l’accès aux outils informatiques pour qu’il se sente attendu et que son intégration dans l’entreprise soit facilitée.

Le jour J :

• Accueillir le nouveau collaborateur en le présentant à l’ensemble de l’équipe et en veillant à ce qu’il dispose bien de tous les équipements nécessaires pour travailler.
• S’occuper rapidement des derniers aspects administratifs.

Après l’intégration :

• Faire des points réguliers pour s’assurer que l’intégration se passe bien.

Comme toujours, de bons conseils ont plus de chances d’être suivis avec le bon outil : téléchargez notre check-list pour faire de vos onboardings la fin d’un parcours candidat et le début d’un parcours collaborateur sans fautes.

9. Mesure de la performance et optimisation du processus de recrutement 

Aussi rôdé soit-il, votre processus de recrutement a vocation à évoluer et à être sans cesse remis en question. Tout comme votre entreprise, sa stratégie, son image et les équipes qui la composent évoluent, votre processus de recrutement doit s’adapter aux fluctuations du marché du travail, aux besoins mouvants de votre entreprise, aux avancées technologiques et aux retours d'expérience de vos candidats ou de vos recrues. Une approche flexible et proactive est essentielle pour rester compétitif et attirer les meilleurs talents, tout comme l’inévitable mesure de la performance : 

Pour analyser la performance d’un processus de recrutement, vous pouvez utiliser les indicateurs clés de performance (KPI) suivants :

1. Marque employeur : mesure le nombre de visites sur votre site carrière, le nombre de candidatures spontanées et les mentions positives sur les réseaux sociaux, pour évaluer la visibilité et l'attrait de votre entreprise auprès des candidats potentiels.
2. Expérience candidat : mesure la satisfaction des candidats via des enquêtes post-processus et le Net Promoter Score (NPS) des candidats, afin de s'assurer que leur expérience est positive. Cet indicateur est important même pour ceux qui ne sont pas retenus, afin de maintenir une bonne réputation de l'entreprise.
3. Nombre de candidatures reçues : indique le nombre de candidats qui postulent à votre offre, permettant de juger de l’attractivité du poste et de la réussite de la diffusion de l’offre.
4. Taux de conversion (vues / candidatures) : mesure le pourcentage de candidats ayant vu l’offre et ayant postulé, afin d’évaluer l’efficacité de votre offre.
5. Taux de conversion (candidatures / premier entretien) : mesure le pourcentage de candidats invités à un premier entretien, afin de mesurer l’efficacité de votre sélection initiale.
6. Taux d’acceptation de l’offre : mesure le pourcentage de candidats ayant reçu une offre et l’ayant acceptée, afin d’évaluer l’attractivité de votre offre finale (rémunération, conditions de travail, etc.).
7. Délai de recrutement ou time to hire : évalue le temps moyen entre la publication de votre offre et l’acceptation par le candidat, permettant de mesurer la durée de votre processus de recrutement et donc son efficacité.

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La structuration du processus : le grand défi du recrutement

Un processus de recrutement mal structuré et ce sont toutes les parties prenantes qui se retrouvent engluées dans un engrenage inefficace. 

Parmi les blocages les plus courants : 

- Des longueurs administratives qui ralentissent l’avancée des candidatures

- Un manque de coordination entre RH et managers qui entraîne des retards ou des décisions incohérentes

- Une expérience candidat dégradée pouvant nuire à l’image de l’entreprise

- Des outils inadaptés, comme les tableurs Excel, les échanges par email ou les notes papier, qui fragmentent l’information et compliquent le suivi. 

Résultat : une perte d’efficacité, de temps… et parfois de bons profils.

Comment améliorer votre processus de recrutement ? 5 leviers concrets pour performer

Nous l’avons vu, améliorer votre processus de recrutement n’est pas qu’une simple question de gain de temps. En vous donnant les moyens d’améliorer vos performances de recrutement par la structuration, la digitalisation et la collaboration, vous créez un contexte attirant pour les meilleurs talents, vous renforcez votre marque employeur et vous sécurisez vos embauches par des recrutements qualis et durables.

1. Passez à la vitesse digitale : automatisez les tâches chronophages (tri de CV, relances, prises de rendez-vous) et concentrez-vous sur l’essentiel : l’humain.

Ce qu’il vous faut : un ATS comme Tellent Recruitee pour, entre autres, centraliser vos candidatures, automatiser vos relances et simplifier la planification de vos entretiens. Demandez une démo gratuite pour découvrir tout ce qu’il peut faire pour vous !

2. Jouez collectif : impliquez managers et RH à chaque étape en mettant en place un workflow de recrutement collaboratif. Une bonne coordination donne des décisions plus rapides et des recrutements plus pertinents.
   
   
3. Soignez la com’ candidat : mails clairs, retours rapides, suivi personnalisé… Une bonne expérience candidat, c’est une marque employeur qui rayonne. Alors créez des modèles d’emails personnalisés pour chaque étape (accusé de réception, convocation, refus) et activez les notifications automatiques dans l’ATS.

📨 Pour vous donner l’élan, voici  3 modèles d’emails de refus de candidature à télécharger gratuitement.

4. Mesurez pour mieux agir : taux de conversion, time to hire… vos KPI sont vos meilleurs alliés pour progresser, retrouvez-les directement via le tableau de bord de votre ATS.

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5. Inspirez-vous des bonnes pratiques : onboarding repensé, tunnel de candidature simplifié, chatbot de présélection… les exemples ne manquent pas pour optimiser à chaque étape.

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Tellent Recruitee nous permet d’optimiser nos processus de recrutement en réduisant le temps passé sur la recherche et la sélection des candidats. Avec un time-to-hire divisé par 2,5 (25 jours contre 60) depuis que nous l’utilisons, nous gagnons un temps précieux tout en attirant les meilleurs talents.

Marie-Agnès Deharveng

VP of People chez Livestorm

Conclusion : pour mieux recruter, il faut mieux structurer.

Un processus de recrutement bien structuré est la clé pour attirer les bons profils, gagner en efficacité et offrir une expérience candidat à la hauteur de votre marque employeur. En identifiant clairement chaque étape clé, en collaborant mieux et en vous appuyant sur le bon outil, vous posez les bases d’un recrutement plus fluide, plus rapide et plus performant.

Il est temps de passer à l’action : faites un état des lieux de votre processus de recrutement actuel, identifiez les points de friction, et testez Tellent Recruitee pour professionnaliser chaque étape, l’une après l’autre.

FAQ

Quelles sont les étapes clés du processus de recrutement ?

1. Identification du besoin de recrutement
2. Création de la fiche de poste
3. Sourcing des candidats : définir le besoin d’embauche 
4. Gestion, rédaction, diffusion de l’offre d’emploi
5. Tri des candidatures 
6. Structuration des entretiens de recrutement 
7. Évaluations et prises de décision 
8. Onboarding
9. Mesure de la performance et optimisation du processus de recrutement. 

Combien de temps dure un processus de recrutement ?

À l’échelle mondiale, les grandes entreprises (+ de 1 000 salariés) ont un délai de recrutement moyen de 28 jours. Les entreprises de taille moyenne (251 - 1 000 salariés) ont un délai de recrutement de 29 jours en moyenne. Les petites entreprises (1-250 salariés), quant à elles, prennent en moyenne 36,5 jours, les classant au rang des entreprises les moins rapides à embaucher.

Retrouvez d’autres chiffres clés éclairants dans notre Rapport Recrutement en 2025 : Tendances et Défis 

Comment améliorer le processus de recrutement ?

L’outil indispensable pour gérer vos candidatures, automatiser les tâches répétitives (relances, envois d’emails, prise de rendez-vous) et collaborer efficacement avec les managers, reste l’ATS. L’outil qui vous sera le plus utile est celui qui centralise tout au même endroit pour organiser, sourcer, évaluer, recruter, optimiser. Demandez une démo gratuite de Tellent Recruitee pour découvrir tout le potentiel qui vous attend !

Quelle est la différence entre processus de recrutement et processus d’embauche ?

La différence entre processus de recrutement et processus d’embauche réside dans le fait qu’ils interviennent l’un, à la fin du parcours candidat et l’autre au début du parcours collaborateur et qu’ils ont chacun un objectif précis. Le processus de recrutement jalonne le parcours candidat : il s’agit des étapes qui visent à attirer, identifier et sélectionner le bon candidat pour un poste. L’objectif final du processus de recrutement est donc de trouver le bon profil. Puis vient le processus d’embauche, qui initie le parcours collaborateur avec la phase administrative et contractuelle, suite à la décision d’embaucher le candidat. L’objectif du processus d’embauche est d’intégrer le nouveau collaborateur officiellement dans l’entreprise.

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