Nachfolgeplanung: Konzept, Prozess und Beispiele

Es kann jedes Unternehmen unvermittelt treffen: Eine wichtige Führungskraft kündigt ihr Ausscheiden an, der*die Geschäftsführer*in wird krank oder schlimmer noch, verstirbt. Wenn es um bedeutende Positionen im Unternehmen geht, dann greifen andere Prozesse als bei der Nachbesetzung untergeordneter Stellen.

Als 2018 der Tengelmann-Chef Ferdinand Haub beim Wandern verschwand und man mit dem Schlimmsten rechnen musste, war die Aufregung im Unternehmen groß. So wirklich geregelt war die Nachfolge nicht, wie sich am recht schnell entbrennenden Streit der Erben zeigte.

Es muss aber nicht gleich ein Unglück sein, um ein Unternehmen in Bedrängnis zu bringen. Wenn Ihre Marketingleitung eine neue Stelle bei der Konkurrenz angenommen hat, dann wollen Sie ihn oder sie nicht noch länger als nötig in der Firma haben. Der Garden Leave ist heute üblich für Führungskräfte, die das Vertrauen verloren haben oder aus Gründen der Sicherheit von heute auf morgen das Unternehmen verlassen müssen. Solche Situationen kann es immer geben. Wenn Sie strategische Nachfolgeplanung betreiben, sind Sie vorbereitet und können sich auf die Lösung des Problems konzentrieren.

Warum braucht es eine Nachfolgeplanung im Unternehmen?

Mit einer richtigen Nachfolgeplanung haben Sie einen Prozess, der Ihnen in dieser Phase die notwendigen Schritte aufzeigt. Dieser Prozess beginnt lange bevor eine Stelle frei wird oder der*die Unternehmensgründer*in in den wohlverdienten Ruhestand gehen will. Wenn Sie entsprechend vorbereitet sind, kann die Übergangsphase ohne große Störungen ablaufen und der Betrieb wird durch die Nachfolge nicht wesentlich beeinträchtigt. Eine gute Planung bedeutet, dass Ihre Kund*innen und Lieferant*innen sicher sein können, dass die Geschäftsbeziehungen nicht beeinträchtigt werden.

In einer Umfrage des wissensmanagement Magazins zur Nachfolgeplanung unter Tagungsmitgliedern hat nur ein Viertel der Befragten (24,1 Prozent) angegeben, die für den Unternehmenserfolg eigentlich strategischen Schlüsselpositionen in einem systematisch strukturierten Prozess zu verwalten. Über 96 Prozent haben nicht definiert, welche Kompetenzen und Talente für bestimmte Schlüsselpositionen benötigt werden. Zudem haben die meisten Unternehmen kein umfassendes Kompetenzmodell, das auf der Unternehmensstrategie basiert und ein zentrales Element für ein strategisches Talentmanagement ist.

Bei der Geschäftsübergabe innerhalb einer Familie ist Nachfolgeplanung weniger verbreitet als man meinen mag. So berichtet der Geschäftsführer der Deutschen Unternehmerbörse, Michael Grote, über eine Befragung von mittelständischen Firmen:

„Unsere Umfrage macht zwei Dinge deutlich: Der deutsche Mittelstand kämpft mit massiven Nachfolgeproblemen. Und familieninterne Nachfolgeregelungen sind nur in Ausnahmefällen Erfolg versprechend.“

Der Prozess der Nachfolgeplanung

Wenn Sie etwas geordnet umsetzen wollen, ist ein Prozess immer hilfreich. Er gibt Ihnen die notwendigen Schritte vor und hilft Ihnen bei der Realisierung. Wenn es um Nachfolge geht, sei es durch Ausscheiden oder Weggang von Führungskräften, dann beschleunigt ein Prozess diese Phase. Da die Planung der Nachfolge schon weit vor dem eigentlichen Ereignis stattfindet, können Sie Ihre ganze Kraft auf die Wiederbesetzung der frei werdenden Stelle setzen.

Der Prozess der Nachfolgeplanung besteht aus folgenden Teilen:

• Strategische Planung
• Demografische Faktoren
• Vertragslaufzeiten
• Wissensplanung
• Talentmanagement

• Identifizierung von Schlüsselpositionen
• Bestimmung der Qualifikationen
• Anforderungsprofile festlegen
• Kostenanalyse

• Festlegung des Nachfolgeprozesses
• Ausscheiden des*der Eigentümer*in, durch Tod oder Kündigung
• Internes Recruiting
• Externes Recruiting
• Auswahl der Kandidat*innen

Strategische Planung

Die Planung der Nachfolge fängt eigentlich schon mit der Gründung eines Unternehmens an. In einer GmbH ist zum Beispiel im Gesellschaftervertrag festgelegt, was beim Ausscheiden eines*einer Gesellschafter*in zu tun ist. Anders ist das aber bei inhabergeführten Firmen und bei angestellten Top-Manager*innen. Je höher die Qualifikation und Erfahrung, umso wahrscheinlicher ist ein Ausscheiden. Außerdem geht die erfahrene Babyboomer Generation gerade in Rente. Über 150.000 Unternehmen müssen eine Nachfolge vorbereiten, weil die Gründer*innen aus Altersgründen ausscheiden. Hinzukommen die älteren Fachkräfte, von denen in den nächsten 10 Jahren ein Großteil und in den Ruhestand gehen werden.

Demographische Daten

Ein erster Schritt in der Nachfolgeplanung ist die Erfassung der demografischen Daten der wichtigsten Führungskräfte und der jungen Talente. Eine Altersverteilung zeigt Ihnen an, in welchen Bereichen ein altersbedingtes Ausscheiden ansteht oder wahrscheinlich sein kann. Auch wenn die meisten Arbeitnehmer*innen über 50 Jahre es heute schwer haben einen neuen Job zu finden, sind Top-Manager*innen in dieser Altersgruppe noch immer gefragt. Manche wollen vielleicht einfacher früher aus dem Arbeitsleben ausscheiden oder sich noch mal neu aufstellen. Es lohnt sich darüber hinaus ein Blick auf die Altersverteilung von jüngeren Mitarbeiter*innen, die eventuell in Ihrem Unternehmen Karriere machen können und wollen. Diese Daten geben Ihnen einen Überblick, in welchen Zeiträumen geplant werden muss.

Vertragslaufzeiten

Top-Führungskräfte haben in der Regel befristete Verträge. Deren Ablauf ist eine weitere Zeitschiene, die Sie beachten müssen. Je früher Sie sich damit beschäftigen, ob eine Führungskraft im Unternehmen bleibt oder ein Ersatz gesucht werden muss umso besser.

Wissensplanung

Jede*r Mitarbeiter*in in Ihrem Unternehmen sammelt Wissen an, das bei einem Ausscheiden verloren gehen würde, wenn es nicht gesichert wird. Es gibt unterschiedliche Verfahren, erworbenes Wissen von Angestellten allen zugänglich zu machen, unter anderem mit Wiki-Lösungen. Da Top-Manager*innen eher selten damit arbeiten, wird Wissen durch eine frühzeitige Einarbeitung von Nachfolgern geteilt.

Talentmanagement

Zwei der wichtigsten strategischen Aufgaben der Nachfolgeplanung sind Aufbau und Pflege des Talentmanagements. Diese schließt einen Talent Pool ein, also eine Liste von vielversprechenden und geeigneten Kandidat*innen aus dem Unternehmen, aber auch aus vorhergehenden Bewerbungsverfahren. Sie werden entsprechend ihren Kompetenzen und Profilen gewichtet und bestimmten Positionen zugeordnet. Zum Talentmanagement in der Nachfolgeplanung gehört die Karriereplanung, denn hier werden die zukünftigen Führungskräfte innerhalb Ihres Unternehmens geschaffen.

Identifizierung von Schlüsselpositionen

Führungskräfte haben eine Schlüsselposition inne, deren Aufgaben nicht unbedingt im Arbeitsvertrag einzeln beschrieben werden. Umso wichtiger ist, für alle Stellen die vorhandenen und erforderlichen Kompetenzen, Fähigkeiten und Tätigkeiten der Personen zu beschreiben, die sie innehaben. Zu diesen gehören:

• Welche Relevanz hat die Stelle? Wie ist sie in die Unternehmensstrategie eingebunden?
• Welche Kompetenzen werden für diese Stelle benötigt, welche Qualifikationen und Erfahrungen werden vorausgesetzt?
• Wie groß ist der Verantwortungsbereich?

Zum Anforderungsprofil gehören dann noch Punkte wie:

• Welche Gehaltsklasse hat die Stelle?
• Ist die Stelle geeignet für eine Beförderung von vorhandenen Mitarbeiter*innen (in manchen Fällen gibt es gute Gründe für eine externe Besetzung)?
• Welche Kosten sind mit der Neubesetzung der Stelle verbunden (zum Beispiel Headhunter*innen)?
• Wie stellt sich der Arbeitsmarkt für die Position dar?

Festlegung des Nachfolgeprozesses

Eine Nachfolgeregelung kann aus mehreren Gründen notwendig werden:

• Fristgerechtes Ausscheiden oder Vertragsende
• Altersbedingtes Ausscheiden
• Übertragung der Firma auf die Nachfolgegeneration
• Plötzliches Ausscheiden durch Krankheit oder Tod
• Fristlose Kündigungen von beiden Seiten und Garden Leave

Laufen Verträge aus oder wird das Ausscheiden innerhalb der Kündigungsfrist angekündigt, bleibt Ihnen genügend Zeit, eine geordnete Übergabe zu machen und zu überlegen, wer am besten für diese Stelle geeignet ist. Auch hier helfen der Talent Pool und die Regeln zur Beförderung innerhalb Ihres Planungs-Tools. Eine gute Nachfolgeplanung wird sich auf den*die Ausscheidende*n und seine*ihre Meinung über das Unternehmen positiv auswirken, was wiederum dem Employer Branding zugutekommt. Er*Sie wird dann sicherlich Ihr Unternehmen Freund*innen und Bekannten empfehlen und vielleicht sogar bei der Suche nach einem*einer Nachfolger*in helfen.

Das altersbedingte Ausscheiden lässt sich am besten planen, weil Sie in der Regel einen Termin haben. Sie können in Ruhe neue Mitarbeiter*innen suchen und eine angemessene Übergangs- und Einarbeitungszeit vereinbaren. Damit stellen Sie einen harmonischen Übergang und Wissenstransfer sicher.

Bei der Übertragung der Unternehmensführung auf die nächste Generation werden meistens Anwält*innen das Sagen haben. Aus unternehmerischer Sicht sollte ein solcher Übergang sehr langfristig geplant werden. Je nach Alter des Unternehmens kann dieser Zeitraum fünf Jahre betragen. Zu beachten ist dabei, welche Rolle der Senior weiterhin spielen wird. Eine der großen Probleme bei Übergaben ist, dass die Gründer*innen noch zu viel Einfluss ausüben.

Die größte Herausforderung für Sie wird ein plötzliches Ausscheiden durch Krankheit oder Tod sein. Solche Entwicklungen kann man nicht einmal kurzfristig abschätzen, hinzu kommen emotionale Belastungen. Für diesen Fall helfen zum Beispiel interne Regelungen wie Stellvertreterschaft oder Beförderungen nach Alter. Solche Regelungen können Sie übergangsweise treffen, bis sich andere Kandidat*innen gefunden haben. Zur strategischen Nachfolgeplanung gehört deshalb ein Karriere- und Beförderungsplan im Unternehmen.

Bei (rechtmäßigen) fristlosen Kündigungen wird ein*e Mitarbeiter*in unverzüglich aus dem Unternehmen entfernt. Das wird ebenso bei Spitzenkräften gemacht, die ordentlich kündigen, aber eine Gefahr für einen Knowledge-Transfer darstellen. Beim Nachfolgeplan geht es hier zunächst um Schadensbegrenzung, zum Beispiel die Kündigung aller Zugänge und Passwörter. Sollte es rechtliche Auseinandersetzungen geben, werden Sie eventuell mit einer Neueinstellung oder offiziellen Beförderung warten müssen. Hier greifen interne Notfallpläne, wer welche Personen vertreten kann.

Internes Recruiting vs. externe Stellensuche

Wenn Ihr Unternehmen klare Regeln aufgestellt hat, welche Stellen wie besetzt werden sollen, dann hilft das enorm. Es gibt unterschiedliche Modelle, die in einer Firma parallel vorhanden sein können, abhängig von den Stellenbeschreibungen:

• Die Nachfolge geht an den*die Stellvertreter*in
• Es gibt für jede Stelle eine Vertretung, die übergangsweise eingesetzt wird (und bei Bewährung sogar dauerhaft)
• Die älteste Person in der Abteilung wird bei gleicher Qualifikation und Kompetenzen befördert
• Die Stelle wird intern ausgeschrieben
• Die Stelle wird mit Mitarbeiter*innen besetzt, die die Geschäftsführung/HR bereits vorher im Talent Pool als geeignet eingestuft hat
• Sie greifen auf Bewerber*innen zurück, die sich in der Vergangenheit auf diese Stelle beworben haben und noch im Talent Pool sind
• Sie beginnen einen regulären Recruitingprozess

Auswahl der Kandidat*innen

Es kann bei der Auswahl Mischformen geben, bei denen zum einen die Angestellten für eine Nachfolge in Betracht gezogen werden, die Geschäftsführung aber gleichzeitig sehen will, welches Angebot es auf dem Arbeitsmarkt gibt. Da bei Top-Positionen die Zeit drängt, sollte eine interne Nachfolge dann bevorzugt werden, wenn die entsprechenden Schlüsselqualifikationen vorhanden sind. Gerne wird eine Ausschreibung nur deshalb gemacht, damit der Vorwurf einer Bevorzugung entkräftet werden kann. Solange die Regeln klar und transparent sind, müssen solche, bisweilen kostenintensive, Ausschreibungen nicht durchgeführt werden.

Mit einem professionellen Bewerber*innen-Management können Sie dabei die Performance Ihres Recruitings erhöhen. Entscheidend ist die erfolgreiche Weiterführung des Unternehmens und der Abteilung, die Kontinuität und das Erreichen der strategischen Ziele.

Vorteile der Nachfolgeplanung

Der wahrscheinlich größte Vorteil bei der rechtzeitigen Nachfolgeplanung ist die Planungssicherheit. Bei kurzfristigem Ausscheiden von wichtigen Führungskräften sind Sie vorbereitet und haben für diesen Fall vorgesorgt. Entweder ist eine Nachfolge bereits bestimmt worden (zum Beispiel kann die stellvertretende Abteilungsleitung nachrücken), oder aber Sie können aufgrund des ausführlichen Anforderungsprofils und des Talent Pools die Stelle schnell besetzen. Wer sich Gedanken über die Nachfolge macht, wird schon wegen der notwendigen demografischen Daten eine bessere Übersicht über die Personalentwicklung haben.

Der Wissenstransfer ist eine oft unterschätzte Folge von Veränderungen, dem Sie mit einer Nachfolgeplanung begegnen können. Das bietet sich gerade bei Stellen an, die aus Altersgründen neu besetzt werden müssen und für die es bereits interne Kandidat*innen gibt. Dadurch, dass das erlangte Wissen im Unternehmen weitergegeben wird, können Sie sicherstellen, dass die strategischen Ziele weiterverfolgt werden können. Bei einer Neubesetzung hilft Ihnen die genaue Formulierung der Schlüsselqualifikationen, die richtigen Personen zu finden, die Ihre Strategie umsetzen können. Bei Führungskräften spielen die Qualifikationen weniger eine Rolle als die Kompetenzen, und diese müssen auf die zu besetzende Stelle passen.

Eine langfristige und weitgehend transparente Nachfolgeregelung kann die Motivation der Mitarbeiter*innen erhöhen. Wenn es klare Regelungen für die Besetzung von Führungspositionen gibt, können Sie Gerüchte und Gerangel verhindern. Das betrifft insbesondere interne Vereinbarungen zu Beförderungen. Nach außen hin zeigt eine organisierte Nachfolgeplanung, dass Sie als Arbeitgeber langfristig handeln, was Mitarbeiter*innen, Kund*innen, Partner*innen und potenziellen Bewerber*innen Sicherheit gibt. Die Nachfolgeregelung ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur.

Im Recruiting werden Sie durch die Nachfolgeregelung Zeit und Geld sparen und die Qualität erhöhen können. Jede Stelle, die intern vergeben werden kann, spart Ausschreibungskosten, gleichzeitig haben Sie bereits eine umfassende Biografie der betreffenden Personen und kennen die vorhandenen Kompetenzen. Ein Fehlgriff ist damit eher auszuschließen. Außerdem wird damit das vorhandene Wissen durch eine sorgfältig geplante Übergangsphase in der Firma gehalten.

Tools zur Nachfolgeplanung verwenden

In einer modernen HR-Abteilung sollte es Werkzeuge geben, die Ihnen bei der Nachfolgeplanung helfen können. Eine Personalplanungssoftware kann Ihnen beispielsweise anzeigen, wann welche Mitarbeiter*innen in den Ruhestand gehen.

Eine gute Recruiting-Software bietet Ihnen zudem die Möglichkeit, einen Talent Pool aufzubauen und in einem digitalen Kompetenzmanagement die Schlüsselqualifikationen für Top-Stellen zu hinterlegen.

Es gibt Tools zur Nachfolgeplanung, die eigenständig funktionieren oder über Schnittstellen in Ihre digitale HR eingebunden werden. Mit diesen können Sie für jede wichtige Stelle die jeweiligen Prozesse festlegen und Schlüsselqualifikationen hinterlegen. Wenn Sie es einfach haben wollen, können Sie diese Prozesse auch mit Flow-Charts oder Mindmaps visuell darstellen.Die Bundesregierung hat übrigens einen Fragebogen zur Geschäftsübergabe und Nachfolgeplanung herausgegeben, der zumindest als ein kleiner Leitfaden verwendet werden kann.