Stellen mit geeigneten Kandidat*innen zu besetzen ist zunehmend schwieriger geworden. Zum einen ist der Wettbewerb um fachlich qualifizierte Bewerber*innen hoch. Zum anderen gibt es in manchen Bereichen einen Mangel an geeigneten Talenten.
Wenn Sie bei der Stellenbesetzung erfolgreich sein wollen, müssen Sie im Recruiting-Prozess besser sein als andere Unternehmen. Gute und attraktive Stellen zu haben reicht nicht mehr. Neben dem Employer Branding werden Sie sich um geeignete Rekrutierungsinstrumente und -werkzeuge, oder auch Recruiting-Tools kümmern müssen.
Recruiting ist einer der Unternehmensbereiche, in dem die Digitalisierung noch nicht weit fortgeschritten ist. Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen wird noch viel von Hand gemacht. Die Stellenausschreibung ist ein Word-Dokument und die Namen von Kandidat*innen werden in Excel-Listen eingetragen. Dabei gibt es hervorragende Software-Tools, mit denen das Recruiting automatisiert und verbessert werden kann. Diese Programme erstellen Ihnen passende Berichte, sodass Sie wissen, wie gut bestimmte Maßnahmen ankommen.
Wir haben für Sie die 8 wichtigsten Rekrutierungsinstrumente bzw. Recruiting-Tools zusammengetragen. Sie bilden die Grundlage für eine moderne und effiziente Talentsuche. Durch die standardisierten Verfahren wird die Fehlerquote geringer, Sie vergessen keine Termine für Bewerbungsgespräche und bekommen wertvolle Daten über die Performance Ihres Recruitings.
1. Stellenanzeigen-Tools
Es beginnt meistens mit einer Stellenanzeige. Die Fachabteilung schickt Ihnen die Anforderungen und welche Qualifikationen benötigt werden, und dann setzen Sie sich an den Text. Manchmal greifen Sie vielleicht auf eine bestehende Anzeige zurück, die irgendwo auf dem Firmenserver abgelegt wurde. Sie können sich viel Arbeit und Zeit sparen, wenn Sie eine Recruiting-Lösung nutzen, in der sowohl bereits verwendete Anzeigen eingearbeitet sind als auch neue erstellt werden können. Es gibt sogar externe Rekrutierungsinstrumente, die prüfen, ob die Anzeige den Diversitäts-Richtlinien genügt.
Die Stellenanzeige wird immer weniger in Print-Medien geschaltet, sondern in den großen Online-Jobbörsen. Da können Sie sich natürlich in jede Plattform einloggen und dann die verschiedenen Felder ausfüllen, die erforderlich sind. Oder Sie benutzen Erweiterungen, wie wir sie bei Recruitee anbieten. Mit IGB zum Beispiel erreichen Sie über 900 Jobportale, und gleichzeitig haben Sie ein Marketing-Werkzeug an der Hand, das die Anzeigen inhaltlich optimiert. Die Kampagnen, die damit erstellt werden können, erhöhen die Qualität der Bewerber*innen. Und schließlich erstellt die Software Reports, mit denen Sie die Qualität Ihrer Stellenanzeigen bewerten können.
2. Talent Sourcing
Auch wenn Anzeigen noch immer die häufigste Methode darstellen, Kandidat*innen zu finden, wird beim Talent Sourcing der Einsatz von moderner Technik immer wichtiger. Wenn Sie auf der Suche nach potenziellen Mitarbeiter*innen sind, werden Sie sicherlich aktiv auf Webseiten nachschauen. Die passenden Profile auf LinkedIn, Xing oder anderen Business-Netzwerken werden Sie entweder als Lesezeichen speichern oder vielleicht den Text kopieren und dann in ein Word- oder Excel-Dokument einfügen. Das kostet sehr viel Zeit und irgendwann schmerzen die Finger von immer der gleichen Bewegung.
Mit einer einfachen Erweiterung für den Chrome-Browser können Sie bei unseren Recruiting-Lösungen mit einem Klick die Infos herunterladen und in der Datenbank speichern. Sie können das Profil dann einer entsprechenden Stellenanzeige zuweisen. Noch etwas weiter geht RecruitRobin, der ebenfalls integriert werden kann. Hier werden mit künstlicher Intelligenz Datenbanken entsprechend dem Stellenprofil durchforstet und eine Vorauswahl an passenden Kandidat*innen getroffen.
3. Social Recruiting
Neben den Business-Netzwerken finden sich viele passende Bewerber*innen in den sozialen Netzwerken. Je nachdem, wie aktiv Ihr Employer Branding in diesen Bereichen ist, werden User*innen selbst auf Stellenanzeigen aufmerksam. Sie können aber auch nachhelfen. Wenn Ihre HR-Software Zugriff auf Ihre Social-Media-Konten hat, können Stellengesuche automatisiert und – auf die Zielgruppe zugeschnitten – dort veröffentlicht werden.
Social Recruiting hat gleich mehrere Vorteile:
- Sie erreichen Kandidat*innen, die nicht aktiv auf Jobsuche sind (passive Kandidat*innen)
- Ihre Mitarbeiter*innen können Stellenanzeigen einfach teilen
- Sie können spezifisch nach bestimmten Personae suchen
- Ihre Firma kann sich gleichzeitig positiv als Arbeitgeber*in darstellen
Hier gibt es Rekrutierungsinstrumente, die Ihnen einen Teil der Arbeit abnehmen. Sie helfen Ihnen bei der Gestaltung von Beiträgen, beim Filtern nach Zielgruppen und bei der Festlegung von Budgets, wenn Ihre Beiträge bezahlte Werbung sein sollen. In sozialen Netzwerken ist der Kommunikationsaufwand oft sehr hoch, weil es um persönliche Kontakte geht. Der Ton ist lockerer, das braucht aber wiederum mehr Aufmerksamkeit. Das kann durch die Verwendung von Software aber reduziert werden. Facebook selbst hilft Ihnen zum Beispiel mit einem eigenen Job-Werkzeug, Kandidat*innen zu finden.
Chatbots
Eine sehr neue Form, in sozialen Netzwerken oder über Ihre Webseite mit Kandidat*innen zu kommunizieren, sind Chatbots. Es gibt Hinweise darauf, dass die KI-Recruiter*innen bei Bewerbenden durchaus akzeptiert werden. Man sollte die Roboter aber nicht überschätzen. Sie ersetzen niemals ein Interview. Eine Studie für den Schöller-Stiftungslehrstuhl für Wirtschaftsinformatik fand heraus:
“Die Akzeptanz von Empfehlungssystemen (z. B. Jobempfehlungen) wird dabei von Erwartungen der Nutzung hinsichtlich der Leistungsfähigkeit dieser Systeme, dem Gewohnheitsgrad IT-Systeme im HR-Kontext zu nutzen, sowie dem Vertrauen in das System selbst bestimmt. Potentiale werden insbesondere in der Unterstützung bei einfachen Anfragen oder Routineaufgaben gesehen. Nichtsdestotrotz können Technologien und Maschinen die Kommunikation nicht vollständig ersetzen, da die Nutzer in bestimmten Szenarien (z.B. Bewerbungsgespräch) den direkten Austausch mit einem empathischen Gegenüber wünschen.”
Adecco-Stiftung „Künstliche Intelligenz, Chatbots und Rekrutierung: Die Sicht der Kandidaten“
Ein Chatbot ist geeignet, wenn Sie schnell eine Kommunikation aufbauen und Informationen weitergeben wollen. Sie sollten aber so schnell wie möglich dann auf eine persönliche Information wechseln. Auf jeden Fall lohnt es sich, die Profile der Personen, die den Bot kontaktiert haben, zu speichern. Sie sind immerhin potenzielle Interessent*innen, die über andere Kanäle nochmals angesprochen werden können.
Mit kompaktwerk oder Botsify können Sie Ihren eigenen Chatbot auf Ihrer Webseite integrieren.
4. Applicant Management
Eine Talent-Sourcing-Software und entsprechende andere Erweiterungen Ihrer Recruiting-Systeme werden Ihnen eine gewisse Anzahl an geeigneten Kandidat*innen vorschlagen. Sie dienen der Vorauswahl und der Qualitätssicherung. Dennoch wird es immer noch eine Menge an Bewerber*innen geben, die geprüft werden müssen. Dafür gibt es ebenfalls moderne Rekrutierungsinstrumente, die diesen Prozess vereinfachen können.
Unter Applicant Management versteht man Software-Werkzeuge, die Ihnen die einfache Verwaltung von Bewerber*innen ermöglichen. Diese Systeme helfen Ihnen dabei, die eingegangenen Bewerbungen zu bearbeiten und zu sortieren. Lösungen wie von Recruitee ermöglichen es Ihnen sogar, mit Erweiterungen zu arbeiten, um noch weitere Dienste an die Kernsoftware anzuschließen.
Die Vorteile einer Softwarelösung beim Bewerber*innen-Management liegen eigentlich auf der Hand. Sie haben keine unübersichtlichen Listen mehr und keine Ordner auf dem Server, die Sie mühsam durchsuchen müssen. Wenn ein*e neue*r Bewerber*in akzeptiert wurde, dann legt die Software einen Datenbankeintrag an. Mit diesem werden alle weiteren Informationen verbunden. Das Dashboard zeigt Ihnen dann in Listen die wichtigsten Informationen grafisch aufbereitet an.
5. Berichte über HR-Performance erstellen
Mit Recruitee können Sie wie bei Kanban Boards eine*n Bewerber*in per Drag-and-Drop einfach in die nächste Liste verschieben, zum Beispiel von “Eingegangen” zu “Shortlist”. Die Applicant Manager machen aus dem Bewerbungsverfahren einen Prozess, der weniger Zeitaufwand bedeutet und gleichzeitig effektiver ist.
Neben dem reinen Bewerbungsprozess erstellen die Anwendungen Ihnen ausführliche Berichte und das in Echtzeit. Als HR-Manager*in können Sie mit einem Blick feststellen, ob die Besetzungen der Stellen flüssig laufen oder ob es irgendwo stockt. Die grafische Aufbereitung in Dashboards und die Darstellung auf mobilen Endgeräten machen es Ihnen einfach, von unterwegs die Bewerbungssituation immer im Blick zu haben.
Applicant Manager oder Applicant Tracking Systems (ATS), wie sie oft genannt werden, gehören heute eigentlich zur Grundausstattung, wenn es ums Recruiting geht. Für kleinere Firmen reicht schon eine einfache Lösung, die aber dennoch die wichtigsten Funktionen mit sich bringt. Je mehr Bewerbungen anfallen, umso umfangreicher werden die Features sein müssen. Sie sollten bei der Auswahl eines ATS auf jeden Fall darauf achten, dass der Service skalierbar ist und dass es Erweiterungen und Schnittstellen zu anderen Diensten gibt.
6. Bewertungs-Apps
Zur Auswahl der Kandidat*innen gehört eine Bewertung, zunächst basierend auf den eingereichten Lebensläufen und Referenzen und später bei den Interviews. Hier war es bislang üblich, dass Sie sich durch die verschiedenen Dokumente lesen mussten und meistens ein paar Notizen am Rand oder auf einem Klebezettel gemacht haben. Das ist zwar bei einigen wenigen Bewerbungen im Jahr möglich, ab einer gewissen Anzahl werden Sie aber den Überblick verlieren.
In einer Recruiting-Software können Sie Bewertungssysteme integrieren. Diese haben bestimmte Module, nach denen eine Bewerbung eingeordnet wird. Sie können die Gewichtung bestimmter Fähigkeiten einstellen, wenn zum Beispiel Teamfähigkeit wichtiger ist als Berufsjahre oder welche Ausbildung nachgewiesen wird. Abgefragt werden viele Soft Skills, wie etwa kulturelle Eignung, kognitive Fähigkeiten, Persönlichkeit und Multi-Tasking.
Die Bewertungen sind ein weiterer wichtiger Schritt im Bewertungstrichter, um die Zahl der passenden Kandidat*innen zu verringern.
Pro und Contra zu Persönlichkeitstests im Recruiting
Zu den Bewertungen gehören Persönlichkeitstests. Was die Gewichtung und Bedeutung solcher Tests angeht, sind sowohl Wissenschaftler*innen als auch Recruiter*innen noch immer gespalten. Zum einen gibt es eine große Lücke zwischen den wissenschaftlichen Erkenntnissen und der praktischen Anwendung in Interviews. Zum Beispiel eignet sich der bekannte Rorschach-Test durchaus bei psychologischen Analysen, nicht aber bei der Beurteilung beruflicher Fähigkeiten. Außerdem gibt es hunderte verschiedene Modelle von Persönlichkeitstests.
Das DISG-Verfahren wird zum Beispiel immer noch angewandt, obwohl längst nachgewiesen ist, dass es wenig hilfreich ist. Erfahrene Recruiter*innen raten, die Anforderungen an Kandidat*innen festzulegen. Der geschäftsführende Gesellschafter des Recruiting-Unternehmens Get Ahead, Matthias Zühlke, rät zum Beispiel:
„Die Personalauswahl kann deutlich verbessert werden, wenn Personalentscheider zu Beginn des Prozesses definieren, welche Persönlichkeitsmerkmale, Kompetenzen und Potenziale ein Kandidat mitbringen sollte.”
Die besten Persönlichkeitstests und -methoden sind derzeit:
Das Big-Five-Modell beruht auf den Kriterien:
- Neurotizismus/Emotionale Instabilität
- Extraversion
- Offenheit für Erfahrungen
- Verträglichkeit/Soziabilität/Liebenswürdigkeit
- Gewissenhaftigkeit
Big Five ist ein weltweit anerkanntes Beurteilungsverfahren, das in computergestützten Systemen eingesetzt wird. Das „Bochumer Inventar zur berufsbezogenen Persönlichkeitsbeschreibung (BIP)” ist diesem Verfahren sehr ähnlich und liefert entsprechend gute Ergebnisse. Es wird immer öfter in deutschen Unternehmen angewandt. Zusammen mit einem modernen Intelligenztest bekommen Sie eine gute Datengrundlage. Auch CAPtain wird am Computer durchgeführt und ist für Bewerbungsverfahren geeignet. Dennoch sollten Sie die Ergebnisse aus Persönlichkeitstests nicht überbewerten. Sie können Ihnen einen ersten Eindruck geben, ersetzen aber kein Interview und kein persönliches Gespräch.
7. Videointerviews
Der letzte Schritt vor einer Einstellung ist das Interview. In einem persönlichen Gespräch können Bewerber*innen immer noch am besten beurteilt werden. Software kann bei diesem klassischen Rekrutierungsinstrument unterstützend wirken. Die digitale Kandidat*innen-Verwaltung kann Termine für Interviews vergeben, die auch mit Ihrem Kalender synchronisiert werden. Das verhindert doppelte Buchungen oder Absagen, weil Sie vielleicht bereits einen anderen Termin hatten. Im Gespräch können Sie alle Informationen über eine*n Bewerber*in auf Ihrem Tablet einsehen und sich entsprechende Notizen machen.
Um Kosten und Zeit zu sparen, werden Interviews heute oftmals per Telefon oder als Videoanruf gemacht. Hier empfiehlt sich ebenfalls eine Integration in die Recruiting-Software. Sie wird Sie an den Termin erinnern, hat die Telefonnummer hinterlegt und zeigt Ihnen während des Gesprächs wichtige Informationen an. Kolleg*innen können in dem Dokument Fragen hinterlegen, die Sie dann stellen können.
Bei Videoanrufen, zum Beispiel über Google Meet oder Zoom, kann die Einladung aus dem Rekrutierungsinstrument heraus verschickt werden. Es wird automatisch ein Link erstellt, der*die Kandidat*in erhält dann die Zugangsdaten per E-Mail.
Sie sollten bei Videointerviews abklären, ob Ihr Gegenüber in der Lage ist, die vorgeschlagene Softwarelösung zu nutzen. Wenn eine App heruntergeladen werden muss, sollten Sie das rechtzeitig ankündigen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Computer ebenfalls bereit ist und die Internetverbindung ausreicht. Am besten werden diese Gespräche in einem Büro oder Besprechungsraum durchgeführt.
8. Onboarding
Das Onboarding ist der Abschluss des Rekrutierungsverfahrens und steht bei den Rekrutierungswerkzeugen an letzter Stelle der Checklisten. Software-Tools können den neuen Mitarbeiter*innen automatisch ein Begrüßungsschreiben schicken, versorgen sie mit den entsprechenden Basisinformationen und weisen die Belegschaft darauf hin, dass sie Verstärkung bekommt.
Über das Onboarding legen Sie Termine wie den ersten Arbeitstag fest, blocken Einarbeitungszeiten im Firmenkalender und informieren die Personalabteilung. Diese kann dann in der eigenen HR-Software den*die neue*n Kolleg*in anlegen und weitere Schritte veranlassen. Noch wichtiger sind Softwarelösungen, wenn es um das Remote Onboarding geht. Dieser Prozess unterscheidet sich vom normalen ersten Arbeitstag, und fast die gesamte Einarbeitung wird online geleistet. Entsprechend anders werden die Checklisten sein müssen.
Wenn Ihre Rekrutierungsinstrumente mit den anderen Lösungen im Bereich HR zusammenarbeiten, wird das Onboarding recht reibungslos ablaufen. Wichtig ist, dass Sie zunächst bestimmen müssen, wie der Onboarding-Prozess in Ihrem Unternehmen organisiert ist. Die meisten Software-Lösungen können den Anforderungen in Ihrem Unternehmen entsprechend angepasst werden. Die Onboarding-Reports, die von den Systemen erstellt werden, geben Ihnen tagesaktuell einen Überblick, ob alle Bewerber*innen an Bord sind oder ob es Verzögerungen gibt.
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