Früher reichte eine Stellenanzeige und schon flatterten jede Menge Bewerbungen ins Haus. Arbeitgeber konnten sich aus einem großen Stapel die besten Kandidat*innen aussuchen. Heute ist das oft genau umgekehrt: Talente haben die Wahl und es sind die Unternehmen, die sich ins Zeug legen müssen, um überhaupt ausreichend – und vor allem passende – Bewerbungen zu erhalten.
Zum Glück gibt es heute eine Vielzahl an Recruiting-Instrumenten, die dabei helfen können: von klassischen Jobbörsen über Social Media bis hin zu digitalen Interviewplattformen. Allerdings ist die Auswahl mittlerweile so groß, dass man leicht den Überblick verliert. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Recruiting-Instrumente es gibt, wie Sie diese gezielt entlang der Candidate Journey einsetzen und welche Vor- und Nachteile die einzelnen Instrumente mit sich bringen.
Recruiting-Instrumente und Recruiting-Tools entlang der Candidate Journey
1. Aufmerksamkeit schaffen
In dieser Phase der Candidate Journey geht es darum, die Aufmerksamkeit potenzieller Bewerbenden auf Ihr Unternehmen zu lenken und sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Im besten Fall machen Sie Talente aktiv auf Ihr Unternehmen aufmerksam, z. B. durch gezielte Kampagnen. Doch auch Kandidat*innen, die über eine Stellenanzeige auf Sie gestoßen sind, möchten von Ihren Qualitäten als Arbeitgeber überzeugt werden. Ziel ist es also, Ihr Employer Branding zu stärken, Unternehmenswerte zu kommunizieren, die Kultur sichtbar zu machen – und nicht zuletzt: Ihre Stellenangebote gezielt zu platzieren.
Recruiting-Instrumente:
Karriereseiten
Oft ist die Karriereseite der erste Kontakt, den Bewerbende mit Ihrem Unternehmen haben – und dieser erste Eindruck zählt. Laut dem Recruitee Recruiting-Report 2025 verlassen rund 70 % der Bewerbenden die Karriereseite eines Unternehmens, ohne sich zu bewerben. Statt 08/15-Layouts und austauschbaren Floskeln wie „junges, dynamisches Team“ sollten Sie daher authentische Einblicke geben. Wie wäre es z. B. mit einem Handy-Video, das nicht hochglanzpoliert ist? Ein Nachteil ist, dass die Pflege einer Karriereseite aufwendig sein kann, vor allem, wenn sie technisch bei der IT-Abteilung angesiedelt ist. Viele moderne Bewerbermanagementsysteme bieten deshalb Lösungen an, mit denen Recruiter*innen die Inhalte selbst pflegen können.
Jobbörsen
Jobbörsen gibt es heute in unzähligen Varianten: von großen Plattformen wie StepStone, Indeed oder LinkedIn Jobs bis hin zu Nischenportalen für z. B. IT, Pflege, Nachhaltigkeit. Eine Kampagne bei den Platzhirschen bringt zwar Reichweite, aber nicht unbedingt die richtigen Kandidat*innen. In manchen Fällen erzielen Unternehmen deutlich bessere Ergebnisse, wenn sie gezielt auf kleineren, spezialisierten Jobbörsen posten. Es lohnt sich daher, genau abzuwägen: Wo halten sich Ihre Wunschkandidat*innen wirklich auf?
Social Recruiting
Zum Social Recruiting gehört nicht nur die direkte Ansprache von Kandidat*innen, zu denen bisher kein Kontakt bestand (sogenanntes Active Sourcing), sondern auch das Präsentieren des Unternehmens mit aufmerksamkeitsstarken Kampagnen. Beide Ansätze gewinnen rasant an Bedeutung, besonders bei jüngeren Zielgruppen. Laut einer Statista-Umfrage zum Recruiting aus dem Jahr 2024 gaben 40 % der befragten Ausbildungsplatzsuchenden an, sich Angebote in sozialen Medien aktiv anzuschauen. 11 % suchten sogar gezielt auf Social Media nach Ausbildungsplätzen. Der Haken: Sowohl professionelle Social-Media-Kampagnen als auch erfolgreiche Direktansprachen erfordern viel Zeit, kreative Ideen und eine durchdachte Strategie. Der Aufwand lohnt sich aber in jedem Fall, daher sollten Sie die vorhandenen Ressourcen clever nutzen.
Karrieremessen & Networking
Karrieremessen haben ein bisschen was von Speed-Dating: Man zeigt sich von der besten Seite, tauscht ein paar nette Sätze und hofft, dass es funkt. Im besten Fall entsteht daraus ein echter Kontakt, im weniger idealen Fall wandert der Flyer direkt in die nächste Altpapiertonne. Trotzdem: Wer gut vorbereitet, mit einer klaren Botschaft und ein bisschen Charme auftritt, kann hier mit etwas Glück genau die Talente überzeugen, die online durchgerutscht wären.
Auch Mitarbeiter-Empfehlungsprogramme sind ein sehr effektives Recruiting-Instrument: Menschen empfehlen schließlich nur, was sie auch selbst gut finden. Der Nachteil? Events und Empfehlungen sind schwer skalierbar und oft eher Marathon als Sprint. Aber gerade für Fach- oder Nachwuchspositionen kann sich der Aufwand lohnen.
Online-Plattformen für Arbeitgeberbewertungen
Plattformen wie Kununu oder Glassdoor sind für viele Jobsuchende zur festen Recherchequelle im Bewerbungsprozess geworden. Positive Erfahrungsberichte können Ihre Arbeitgebermarke massiv stärken. Leider können Sie auf den Inhalt der Bewertungen nur bedingt Einfluss nehmen. Negative Bewertungen – ob berechtigt oder nicht – sind immer möglich. Wichtig ist daher ein aktiver Umgang mit dieser Art von Feedback: Kritik ernst nehmen, konstruktiv reagieren und zeigen, dass Sie als Arbeitgeber dazulernen möchten.
2. Aktive Ansprache und Erstkontakt
In dieser Phase geht es darum, Talente gezielt zu identifizieren, sie aktiv anzusprechen und davon zu überzeugen, dass sich eine Bewerbung bei Ihrem Unternehmen lohnt. Denn wer nur auf Karriereseite oder Jobbörse setzt, verschenkt Potenzial: Die besten Talente sind oft nicht aktiv auf Jobsuche, aber offen für den richtigen Impuls zur richtigen Zeit. Es gibt viele Wege, mit potenziellen Kandidat*innen in Kontakt zu kommen: ob per Talentsuchmaschine, über einen gut gepflegten Talent Pool, via SMS oder mit Hilfe eines Chatbots.
Recruiting-Instrumente:
Talentsuchmaschinen
Mit Tools wie LinkedIn Recruiter lassen sich gezielt Kandidat*innen mit bestimmten Qualifikationen und Erfahrungen finden. Diese Werkzeuge ermöglichen es, nach Stichworten, Karrierestufen oder Standort zu filtern und so genau die Talente anzusprechen, die zum Profil passen. Der große Vorteil liegt in der gezielten Ansprache und der direkten Kontaktmöglichkeit. Planen Sie genügend Zeit für diese Bemühungen ein, denn Active Sourcing erfordert Fingerspitzengefühl. Auch hier können Bewerbermanagementsysteme helfen: In Recruitee beispielsweise können Sie ganz einfach eine Verknüpfung zu LinkedIn Recruiter herstellen.
Talent Pools
Ein Talent Pool ist eine Sammlung von Profilen, die für zukünftige Stellen infrage kommen, z. B. aus früheren Bewerbungen oder Empfehlungen. Richtig genutzt kann so ein Pool eine wahre Schatzkiste sein. Dafür müssen die Daten und der Kontakt zu den Kandidat*innen allerdings kontinuierlich gepflegt werden. Auch der Blick ins eigene Unternehmen lohnt sich. Vielleicht ist der*die besten Kandidat*in für die nächste Vakanz schon Teil des Teams?
Mobile Recruiting
Unter Mobile Recruiting versteht man die Optimierung des gesamten Bewerbungsprozesses für mobile Endgeräte. Der große Vorteil: Man erreicht Bewerbende genau dort, wo sie sich ohnehin aufhalten – auf dem Smartphone. Vom ersten Kontakt bis zur Bewerbung sollte alles mobil nutzbar, intuitiv bedienbar und schnell erfassbar sein. Neben mobil optimierten Karriereseiten und einfachen Bewerbungsformularen gewinnen auch Messenger-Dienste wie WhatsApp zunehmend an Bedeutung (in Recruitee via FunnelBridge integrierbar). Sie ermöglichen eine direkte, schnelle und persönliche Ansprache mit deutlich höheren Öffnungsraten als klassische E-Mails. Selbstverständlich gilt auch hier: Kandidat*innen müssen jederzeit selbst entscheiden können, ob sie kontaktiert werden möchten – Datenschutz und Opt-out-Möglichkeiten sind ein Muss.
Chatbots & KI-Assistenten
Einer der größten Vorteile von Recruiting-Chatbots ist die permanente Erreichbarkeit. Egal ob spätabends, am Wochenende oder aus einer anderen Zeitzone: Interessierte Kandidat*innen können direkt Fragen stellen, Informationen erhalten oder erste Schritte im Bewerbungsprozess machen, ohne auf eine Rückmeldung vom HR-Team warten zu müssen. Zudem lassen sich Chatbots und KI-Assistenten problemlos skalieren und beantworten parallel eine Vielzahl von Anfragen. Wichtig ist dabei, dass die Kommunikation fehlerfrei und so persönlich wie möglich abläuft.
3. Auswahl- und Entscheidungsprozess
In dieser Phase geht es darum, herauszufinden, wer wirklich zum Unternehmen passt, sowohl fachlich als auch menschlich. Die besten Talente sind nun im Rennen, jetzt gilt es, ihre Eignung zu bewerten, Interviews zu führen, Kompetenzen abzuklopfen und gemeinsam im Team eine fundierte Entscheidung zu treffen. Je strukturierter und transparenter dieser Teil des Prozesses abläuft, desto besser – nicht nur fürs Team, sondern auch für die Kandidat*innen. Denn: Je besser die Candidate Experience während des Bewerbungsprozesses, umso höher die Chance, dass sich der*die Wunschkandidat*in auch für Ihr Unternehmen entscheidet.
Recruiting-Instrumente und -Tools:
Bewerbermanagementsysteme
Ein modernes Bewerbermanagementsystem bringt Struktur in den Auswahlprozess. Es zeigt auf einen Blick, wo sich welche Bewerber*innen im Prozess befinden, erleichtert die Kommunikation im Team und automatisiert viele Aufgaben wie das Erst-Screening von Lebensläufen. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen. Gerade wenn mehrere Personen im Auswahlprozess involviert sind, sorgt ein Bewerbermanagementsystem dafür, dass nichts verloren geht und alle auf dem gleichen Stand sind.
Eignungstests & Online-Assessments
Um herauszufinden, was Kandidat*innen wirklich auf dem Kasten haben, gibt es mittlerweile eine Vielzahl an Tests und Tools. Diese können ganz unterschiedliche Aspekte abdecken: von fachlichen Kompetenzen über kognitive Fähigkeiten bis hin zur Persönlichkeit. Online-Assessments bieten den Vorteil, dass Bewerbende sie bequem von zu Hause aus durchführen können. Für das Recruiting-Team liegt der Vorteil darin, dass die Auswahl weiter eingeschränkt werden kann. So landen im Interview idealerweise nur noch die Kandidat*innen, die wirklich gut zur Position passen. Aber Vorsicht: Testergebnisse liefern immer nur einen Ausschnitt und sollten unbedingt im Kontext gelesen werden.
Plattformen für Videointerviews
Die Möglichkeit, Kandidat*innen per Video zu interviewen und den Recruiting-Prozess remote zu führen, bringt handfeste Vorteile mit sich. Sie sparen Zeit, vermeiden Reisekosten und können auch mit Talenten sprechen, die andernfalls gar nicht in Betracht gekommen wären. Spezialisierte Tools bieten inzwischen Bewerbenden auch die Möglichkeit, einen Fragenkatalog zeitversetzt per Video zu beantworten. Das verschafft beiden Seiten Flexibilität. Allerdings ersetzt ein Videointerview das persönliche Gespräch nur teilweise und muss durch andere Instrumente (z. Β. Tests) ergänzt werden.
4. Einstellung und Onboarding
In dieser Phase ist die Entscheidung gefallen. Jetzt geht es darum, so schnell wie möglich das Onboarding vorzubereiten. Denn der Prozess endet nicht mit der Zusage: Wenn zwischen dem finalen Gespräch und der Vertragsunterzeichnung mehrere Wochen verstreichen, besteht die Gefahr, dass der*die Kandidat*in dann doch ein anderes Angebot annimmt. Auch eventuelle Hintergrund-Checks sollten deshalb möglichst zeitnah erledigt werden. Ziel ist es, alle organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen, damit das neue Teammitglied schnell anfangen und eingearbeitet werden kann.
Recruiting-Instrumente und -Tools:
Digitale Hintergrund-Checks
Gerade bei sensiblen Positionen – etwa im Finanzwesen, in der IT-Sicherheit oder im Gesundheitsbereich – kann es sinnvoll sein, die Angaben von Bewerbenden zu überprüfen. In stark regulierten Branchen sind Hintergrund-Checks sogar Pflicht. Die gute Nachricht: Solche Checks lassen sich heute dank spezialisierter Anbieter wie Mitratech digital durchführen, was den Prozess deutlich schneller macht. Wichtig ist dabei, dass Hintergrundprüfungen immer auf das notwendige Maß beschränkt bleiben, transparent kommuniziert werden und den datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechen sollten.
Onboarding-Software
Damit sich neue Kolleg*innen vom ersten Tag an willkommen fühlen, braucht es mehr als einen Laptop auf dem Schreibtisch und einen kurzen Händedruck. HR-Programme verfügen oft über ein Onboarding-Modul, das dabei hilft, alle relevanten Informationen bereitzustellen und die Einarbeitung strukturiert zu planen und umzusetzen. Diese Module bieten in der Regel auch die Möglichkeit, Formulare digital ausfüllen zu lassen, wichtige Aufgaben automatisch zuzuweisen und Fristen im Blick zu behalten. Das sorgt nicht nur für eine positive Candidate Experience, sondern auch dafür, dass das neue Teammitglied zeitnah seine Aufgaben im Unternehmen angehen kann.
Employee-Experience-Plattformen
Inzwischen gibt es spezialisierte Plattformen, mit denen sich die Employee Experience kontinuierlich messen und optimieren lässt, beispielsweise durch regelmäßige Umfragen oder den Einsatz von Feedbacktools. Solche Lösungen begleiten Mitarbeitende über den gesamten Employee Lifecycle hinweg. Arbeitgeber erhalten dadurch wertvolle Einblicke in verschiedene Phasen wie Onboarding, Entwicklung oder Exit. Für Mitarbeitende entsteht ein Gefühl der Wertschätzung, weil sie aktiv eingebunden werden. Im besten Fall führt das zu höherer Zufriedenheit, geringerer Fluktuation und einem stärkeren Engagement im Arbeitsalltag.
So wählen Sie die besten Recruiting-Instrumente und -Tools aus
Die Versuchung ist groß, sich einfach möglichst viele Instrumente und Tools anzuschaffen, ganz nach dem Motto: Viel hilft viel. Doch genau das ist selten sinnvoll. Denn Recruiting-Instrumente bringen nur dann Vorteile, wenn sie gezielt eingesetzt werden, zu den eigenen Prozessen passen und vom Team richtig genutzt werden.
- Ein Instrument ist kein Selbstzweck
Nur wenn klar ist, welches Problem gelöst werden soll, bringt ein Instrument bzw. ein Tool einen echten Mehrwert. Wer ein Recruiting-Instrument oder -Tool einführt, sollte deshalb vorher genau definieren, was sich verbessern oder verändern soll.
- Nicht jedes Team braucht eine All-in-One-Lösung
Die beste Lösung ist die, die zur Unternehmensgröße und zum konkreten Bedarf passt. Ansonsten werden die praktischen Helferlein zum unnötigen Zeitfresser.
- Das beste Tool nützt nichts, wenn es nicht genutzt wird
Akzeptanz schlägt Funktionsumfang. Die Auswahl neuer Instrumente und Tools sollte im Team stattfinden, damit alle Beteiligten mitziehen. Schulungen sind kein nettes Extra, sondern Voraussetzung dafür, dass neue Tools im Alltag wirklich genutzt werden.
- Erfolg muss messbar sein
Ob ein Recruiting-Instrument seinen Zweck erfüllt, zeigt sich nicht im Bauchgefühl, sondern in konkreten Kennzahlen. Wurde der Prozess schneller? Kommen passendere Bewerbungen? Wie viel Zeit und/oder Kosten wurden eingespart?
Der springende Punkt ist: Komplexität darf nicht die tägliche Arbeit behindern. Ein Bewerbermanagementsystem kann hier der zentrale Knotenpunkt sein, an dem alles zusammenläuft. Denn ein gutes Bewerbermanagementsystem bündelt mehrere Recruiting-Instrumente wie Jobbörsen und Karriereseiten in einem Tool und kann z. B. auch für Social-Media-Kampagnen genutzt werden:
Zukunftstrends im Recruiting
Wer im Recruiting wettbewerbsfähig bleiben will, muss nicht nur Prozesse optimieren, sondern bereit sein, ganze Rollen neu zu denken – auch die der Recruiter*innen selbst. Künstliche Intelligenz wird dabei eine immer wichtigere Rolle spielen. Ein Beispiel dafür ist das Konzept der sogenannten Agentic AI. Dabei handelt es sich um intelligente Systeme, die nicht nur Daten analysieren, sondern proaktiv Vorschläge machen und Arbeitsabläufe begleiten können. Im HR-Bereich bietet beispielsweise Eightfold einen digitalen Co-Piloten, der Recruiter*innen unterstützt und datenbasierte Entscheidungen vereinfacht.
Ein Recruiting-Instrument, das nicht neu ist, aber in Zukunft stärker in den Vordergrund rücken könnte, ist Recrutainment, also die Verbindung von Recruiting und Entertainment. Seit der Pandemie spielen die Deutschen nämlich mehr als früher. Laut einer Bitkom-Studie aus dem Jahr 2023 zocken 91 % der 16- bis 29-Jährigen, 74 % der 30- bis 49-Jährigen und sogar 19 % der über 65-Jährigen Video- oder Computerspiele. Angesichts des anhaltenden Arbeitskräftemangels könnte es also für Unternehmen durchaus eine Option sein, verstärkt auf Recrutainment zu setzen.
FAQ: Häufige Fragen zu Recruiting-Instrumenten
Was ist ein Recruiting-Instrument?
Ein Recruiting-Instrument ist ein Kanal, über den potenzielle Kandidat*innen erreicht und angesprochen werden können, z. B. Jobbörsen, Karriereseiten und Events.
Welche Instrumente gibt es zur Personalgewinnung?
Zu den gängigen Recruiting-Instrumenten zählen unter anderem Stellenanzeigen, Social Media, Karriere-Events, Talent Pools, Interviews, Eignungstests und Mitarbeiterempfehlungen. Je nach Zielgruppe und Phase im Prozess kommen unterschiedliche Instrumente zum Einsatz.
Was ist der Unterschied zwischen Recruiting-Instrument und Recruiting-Tool?
Ein Instrument ist ein Kanal oder eine Maßnahme zur Gewinnung von Personal. Ein Tool dagegen ist eine digitale Lösung wie eine Software, mit der Prozesse gesteuert, automatisiert oder analysiert werden. Zum Beispiel ist eine Jobbörse ein Instrument, während ein Bewerbermanagementsystem ein Tool ist.
Was ist in Bezug auf Datenschutz zu beachten?
Bei der Nutzung von Recruiting-Instrumenten sollten Sie stets die Vorgaben der DSGVO beachten. Das heißt: Nur notwendige Daten dürfen erhoben werden, sie müssen sicher gespeichert und bei Bedarf gelöscht werden können. Kandidat*innen sollten transparent informiert werden, wie ihre Daten verwendet werden. Der Einsatz einer DSGVO-konformen Software allein garantiert übrigens noch keine datenschutzkonforme Anwendung – entscheidend ist, wie Sie die Software nutzen und wie die Daten verarbeitet werden.
Fazit
Für jede Phase in der Candidate Journey gibt es unterschiedliche Recruiting-Instrumente und -Tools, von denen wir Ihnen hier die wichtigsten vorgestellt haben. Denken Sie daran: Gerade in Bezug auf Instrumente und Tools ist weniger oft mehr. Wenn Sie neue Instrumente für den Recruiting-Prozess ausprobieren möchten, starten Sie mit einer Bestandsaufnahme: Was soll konkret verbessert oder verändert werden? Überlegen Sie dann, welches Instrument oder welche Kombination aus Instrumenten Sie diesem Ziel näherbringt. Testen Sie die Lösung im Alltag und messen Sie die Veränderungen. So können Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen, wie hilfreich das Instrument wirklich ist.
Tipp:
Tipp:
Wenn Sie noch tiefer ins Thema einsteigen wollen: Wir stellen Ihnen die 14 beliebtesten Methoden zur Personalauswahl vor.
