Bewerbungsflut: Warum 3 von 4 Bewerbungen nicht passen

Stelle ausgeschrieben, nach ein paar Tagen ist der Posteingang voll und am Ende passt kaum jemand? Mit diesem Eindruck sind Sie nicht allein. Die IAB-Stellenerhebung 2/2026 des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) der Bundesagentur für Arbeit zeigt: 2025 waren fast drei von vier Bewerbungen aus Sicht der Betriebe unpassend für die ausgeschriebene Stelle. Gleichzeitig hat sich die Zahl der Bewerbungen pro Neueinstellung zwischen 2022 und 2025 fast verdoppelt. Was können Unternehmen tun, um trotzdem schnell die passenden Kandidat*innen zu finden?

Das erfahren Sie im folgenden Artikel. Wir schauen uns zunächst genauer die Datenlage an und gehen gezielt darauf ein, wie dieser Wandel zustande kommt. Anschließend geben wir hilfreiche Tipps, sodass Sie unpassende Bewerbungen besser herausfiltern können, ohne gleichzeitig gute Kandidat*innen zu übersehen.

Bewerbungsflut auf einen Blick

• 2025 gingen pro sozialversicherungspflichtiger Neueinstellung im Schnitt 16 Bewerbungen ein. 2022 waren es noch 9.
• Nur 28 Prozent davon hielten die Betriebe für geeignet. Das sind rund 4 von 16 Bewerbungen.
• Am meisten Bewerbungen erhalten große Betriebe (27 pro Neueinstellung) und IT-Berufe (40 pro Neueinstellung).
• Das IAB nennt zwei mögliche Ursachen: den wirtschaftlichen Strukturwandel und weniger offene Stellen bei gleichzeitig mehr Arbeitssuchenden auf dem Markt.
• Klare Must-haves, präzise Stellenanzeigen sowie Screening- und K.O.-Fragen helfen, unpassende Bewerbungen früh auszusortieren.

Bewerbungsflut in Zahlen: Was die IAB-Stellenerhebung zeigt

Die IAB-Stellenerhebung ist eine regelmäßige Betriebsbefragung des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung der Bundesagentur für Arbeit (IAB). Für das zweite Quartal 2026 hat das IAB Antworten von 8.529 Arbeitgebern aus allen Wirtschaftsbereichen ausgewertet und gleichzeitig die offenen Stellen mit den vorherigen Perioden verglichen. Das IAB stellte dabei fest, dass es rund 11 Prozent weniger offene Stellen gab als im Vorquartal, wobei die Zahl der Arbeitssuchenden gestiegen ist.

Zu viele Bewerbungen, zu wenig Passung

Laut der IAB-Stellenerhebung 2/2026 ist die Zahl der Bewerbungen pro sozialversicherungspflichtiger Neueinstellung (ohne Ausbildung) in Deutschland von 9 im Jahr 2022 auf 16 im Jahr 2025 gestiegen. Das ist ein Plus von rund 78 Prozent.

Allerdings hielten die Betriebe nur rund 4 der 16 Bewerbungen prinzipiell für geeignet. Mehr Bewerbungen bedeuten deshalb nicht automatisch eine größere Auswahl geeigneter Kandidat*innen. Für Recruiter*innen heißt das vor allem: mehr Aufwand beim Sichten.

Wichtig zur Einordnung: Als unpassend gilt in der IAB-Stellenerhebung eine Bewerbung, die der einstellende Betrieb für die ausgeschriebene Tätigkeit als ungeeignet einschätzt. Die Zahl spiegelt also die betriebliche Sicht wider. Das IAB wertet den geringen Anteil als möglichen Hinweis darauf, dass Angebot und Nachfrage auf dem Arbeitsmarkt schlecht zusammenpassen.

IAB-Stellenerhebung, CC BY-SA 4.0

Wo die Bewerbungsflut am größten ist

Nicht alle Unternehmen und Stellen sind gleich stark betroffen. Die Daten des IAB zeigen deutliche Unterschiede:

• Große Betriebe: Unternehmen ab 250 Beschäftigten erhielten 2025 im Schnitt 27 Bewerbungen pro Neueinstellung. Kleine Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten kamen auf 8.
• Akademische Stellen: Bei Spezialist*innen und Expert*innen, also meist Stellen mit Studienabschluss oder Meister- und Technikerqualifikation, gingen im Schnitt 22 Bewerbungen ein. Hier ist der Anteil geeigneter Bewerbungen mit 23 Prozent am niedrigsten.
• IT-Berufe: In IT- und naturwissenschaftlichen Dienstleistungsberufen kamen auf eine Neueinstellung durchschnittlich 40 Bewerbungen. Das ist der höchste Wert aller Berufssektoren.
• Helfertätigkeiten und personenbezogene Dienstleistungen: Hier gab es mit 10 beziehungsweise 8 Bewerbungen pro Neueinstellung die wenigsten Bewerbungen.

Kurz gesagt: Je größer das Unternehmen und je höher das Anforderungsniveau, desto mehr Bewerbungen gehen ein.

Der Arbeitsmarkt hat sich gedreht

Laut IAB kamen im zweiten Quartal 2026 auf 100 offene Stellen 291 arbeitslos gemeldete Personen, in Ostdeutschland sogar 339. Was aus Arbeitgebersicht zunächst positiv wirkt, bringt aber mehrere Probleme mit sich:

1. Mehr Bewerbungen bedeuten nicht automatisch mehr passende Kandidat*innen.

2. HR-Teams haben Budgets pro Stelle (zeitlich und monetär), wenn sich nun mehr Personen auf eine Stelle bewerben, dann können diese Budgets nicht mehr ausreichend sein, wodurch Unternehmen Zeit und Geld verlieren. Wie teuer das werden kann, zeigt unser Beitrag zu den Kosten eines schlechten Rekrutierungsprozesses.

3. Der Recruiting-Prozess wird komplexer, da Personalabteilungen neue Systeme entwickeln müssen, um auf die neuen Anforderungen zu reagieren.

Mehr Bewerbungen sind also nicht automatisch ein Vorteil. Entscheidend ist, wie schnell Sie die passenden darunter finden.

Warum gibt es aktuell so viele Bewerbungen?

Das IAB nennt zwei mögliche Gründe für die schlechte Passung: den wirtschaftlichen Strukturwandel, in dem Qualifikationen schneller veralten, und den steigenden Wettbewerb um weniger offene Stellen.

Strukturwandel: In Phasen starker wirtschaftlicher Veränderung veraltet Wissen schneller. Was vor ein paar Jahren gefragt war, passt heute oft nicht mehr zum Anforderungsprofil.

Mehr Konkurrenz: Wenn es weniger freie Stellen gibt, bewerben sich Jobsuchende breiter. Sie schicken ihre Unterlagen also auch auf Stellen, die nur teilweise zu ihrem Profil passen.

Massenbewerbungen und KI-generierte Bewerbungen

Stimmen aus der Praxis sagen außerdem, dass Bewerben heute so einfach ist wie nie zuvor. Über Jobportale reicht oft ein Klick und man hat sich auf eine Stelle beworben. Dabei ist es allzu oft nicht einmal notwendig die gesamte Stellenausschreibung zu lesen (was auch häufig nicht geschieht). Dies bestätigt auch Niklas Golz von der Rheinischen Post Mediengruppe. Er teilte uns im Gespräch mit, dass viele der erwähnten harten Ausschlusskriterien schlichtweg nicht gelesen wurden und die Bewerbenden dann voller Staunen absagen, da sie nicht bereit sind unter den gegebenen Umständen zu arbeiten.

Hinzu kommt KI. Laut der YouGov-Studie „KI im Recruiting“ 2026 nutzt jede*r zweite Befragte, der*die sich in den letzten 12 Monaten beworben hat, KI für das Anschreiben, 41 Prozent auch für den Lebenslauf. 73 Prozent der befragten HR-Fachkräfte, die im Recruiting tätig sind, sagen, dass der KI-Einsatz auf Bewerberseite die Vergleichbarkeit von Bewerbungen beeinflusst.

Eine Erfahrung aus der Praxis schildert Kamila Kashayeva, Talent Acquisition Team Lead bei Tellent: In ihrem Postfach landeten Bewerbungen, die auf den ersten Blick genau zur Stellenanzeige passten. Im Gespräch stellte sich dann heraus, dass einige der angegebenen Erfahrungen nicht der Realität entsprachen. Das sind Einzelfälle, aber sie zeigen, warum das persönliche Gespräch wichtiger wird.

Für Recruiting-Teams bedeutet das: Ein überzeugendes Anschreiben allein reicht deshalb nicht aus, um die tatsächliche Passung zu beurteilen. Wie Sie KI im eigenen Recruiting sinnvoll einsetzen, lesen Sie in unserem Beitrag KI im Recruiting.

Unpassende Bewerbungen früh herausfiltern: So gehen Sie vor

Wenn aus Sicht der Betriebe fast drei von vier Bewerbungen nicht passen, entscheidet die Vorauswahl über den Aufwand im Recruiting. Je früher Sie unpassende Bewerbungen erkennen, desto mehr Zeit bleibt für die Kandidat*innen, die wirklich infrage kommen.

Bewerbervorauswahl: Kriterien festlegen, bevor die Stelle online geht

Wenn viele Bewerbungen gleichzeitig eingehen, hilft ein einheitlicher Kriterienkatalog, die Vorauswahl effizient und nachvollziehbar zu gestalten. Legen Sie deshalb schon vor der Ausschreibung gemeinsam mit der Fachabteilung fest:

• Must-haves: Ohne welche Qualifikationen, Erfahrungen oder Voraussetzungen geht es nicht?
• Nice-to-haves: Was wäre schön, ist aber kein Ausschlusskriterium?
• No-Gos: Was schließt eine Person klar aus?

So haben alle Beteiligten denselben Maßstab, und Bewerbungen, die zwingende Anforderungen nicht erfüllen, fallen schneller auf. Wie der gesamte Auswahlprozess vom Anforderungsprofil bis zur Entscheidung aussieht, lesen Sie in unserem Leitfaden zur Bewerberauswahl.

Stellenanzeige präzisieren: Passung beginnt vor der Bewerbung

Wer seine Must-haves kennt, sollte sie so kommunizieren, dass Bewerbende sie nicht übersehen. Denn wie oben beschrieben, lesen viele eine Stellenanzeige nicht bis zum Ende.

Die Rheinische Post Mediengruppe hat daraus Konsequenzen gezogen. Niklas Golz, Leitung Recruiting und Business Development, und sein Team haben ihre Stellenanzeigen umstrukturiert: Die wichtigsten Kriterien stehen jetzt ganz am Anfang. So merken Bewerber*innen sofort, ob die Stelle zu ihnen passt, und nicht erst im Screening-Call. Eine einfache Maßnahme, die Zeit und Kosten sparen kann.

Drei Punkte helfen dabei:

• Must-haves zuerst: Zwingende Voraussetzungen wie Schichtdienst, Arbeitsort oder Führerschein gehören an den Anfang, nicht ans Ende.
• Konkret statt Floskeln: „Sie betreuen rund 40 Bestandskund*innen“ sagt mehr als „Sie arbeiten kundenorientiert“.
• Must-haves und Nice-to-haves trennen: Was sich im Job lernen lässt, gehört nicht in die Liste der Voraussetzungen.

Screening-Fragen für Bewerber*innen

Screening-Fragen sind kurze Fragen im Bewerbungsformular, die Ihnen auf einen Blick zeigen, ob die Grundlagen stimmen. Die meisten helfen Ihnen beim Sortieren. Sie können eine Screening-Frage aber auch als K.O.-Kriterium einsetzen: Dann legen Sie im System fest, dass eine bestimmte Antwort automatisch zum Ausschluss führt.

Bewährt haben sich zum Beispiel diese Fragen:

• Ab wann könnten Sie die Stelle antreten?
• Wie viele Jahre Erfahrung haben Sie mit [Tool, Methode oder Aufgabe]?
• Ist die Stelle vor Ort in [Ort] für Sie machbar?
• Was ist Ihre Gehaltsvorstellung?

Halten Sie die Zahl der Fragen klein. Drei bis fünf Fragen reichen meist. Jede weitere Frage macht die Bewerbung länger und kann gute Kandidat*innen abschrecken.

K.O.-Fragen richtig einsetzen

K.O.-Fragen (auch Knock-out-Fragen genannt) sind Screening-Fragen mit einer festen Regel: Wer eine zwingende Voraussetzung nicht erfüllt, wird automatisch aussortiert. Der Ausschluss ist also eine Einstellung im System, keine Eigenschaft der Frage selbst. Typische Beispiele:

• Haben Sie einen Führerschein der Klasse B?
• Sind Sie bereit, im Schichtdienst zu arbeiten?

Setzen Sie K.O.-Fragen sparsam ein, nur für echte Must-haves. Je mehr K.O.-Fragen, desto größer das Risiko, dass passende Talente durchs Raster fallen. Achten Sie außerdem auf das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG): Fragen nach Herkunft, Geschlecht oder Familienstand haben in K.O.-Fragen nichts zu suchen.

Vorauswahl von Bewerber*innen automatisieren

Ein großer Teil der Vorauswahl lässt sich automatisieren. Ein Bewerbermanagementsystem übernimmt dabei die Routine, zum Beispiel:

• Bewerbende schon im Bewerbungsformular nach festen Kriterien filtern
• Bewerbungen nach den Antworten auf Screening-Fragen sortieren
• Mehreren unpassenden Bewerber*innen auf einmal absagen, mit E-Mail-Vorlagen, die Sie vor dem Versand personalisieren können

Wichtig: Automatische Filter eignen sich nur für objektive, klar prüfbare Kriterien. Ob jemand ins Team passt, lässt sich nicht auf eine Ja/Nein-Antwort reduzieren. Entscheidungen über Menschen treffen Menschen. Für KI-gestützte Systeme im Recruiting schreibt das auch der EU AI Act vor, mehr dazu in unserem Beitrag zum EU AI Act im Recruiting. Werfen Sie deshalb einen kurzen Blick auf alle Bewerbungen, die durch den Filter gekommen sind.

Absagen schnell und wertschätzend verschicken

Auch unpassende Bewerber*innen haben sich Zeit für ihre Bewerbung genommen. Eine freundliche Absage stärkt Ihre Employer Brand, gerade wenn viele Bewerbungen eingehen. Wann der richtige Zeitpunkt ist und wie Sie Absagen formulieren, zeigen wir Ihnen in unserem Artikel mit Vorlagen zur Absage auf eine Bewerbung.

Webinar: Forschung und Praxis im Gespräch

Was steckt hinter den Zahlen und was bedeuten sie für Ihr Recruiting? Darüber sprechen wir im Webinar „Wenn 3 von 4 Bewerbungen nicht passen: Forschung und Praxis im Gespräch“.

• Wann: 27. November 2026, 10:00 Uhr (MEZ)
• Mit: Tim Kovalenko, Arbeitsmarktforscher am IAB aus dem Team der Stellenerhebung, und Niklas Golz, Leitung für Recruiting und Business Development bei der Rheinischen Post Mediengruppe
• Themen: Was die Stellenerhebung über die Bewerbungsflut verrät, warum Passung zum Problem wird und wie Unternehmen in der Praxis damit umgehen