Comment le CPAS de Woluwe-Saint-Lambert a centralisé et simplifié ses recrutements avec Tellent Recruitee

Quand le recrutement soutient l’action sociale

Au sein du CPAS de Woluwe-Saint-Lambert, Valentine Tasiaux occupe le poste de Gestionnaire en Recrutement et Sélection. Elle travaille au sein d’une petite équipe de trois personnes, aux côtés d’un collègue gestionnaire et d’une assistante de recrutement, sous la supervision de la direction des ressources humaines.

Leur rôle est central : accompagner les services dans l’identification de leurs besoins en recrutement, rédiger et publier les offres, sourcer les candidats et mener les entretiens. À chaque étape, l’objectif est clair : évaluer avec précision les compétences, les motivations et l’adéquation des candidats avec les valeurs de l’institution.

Mais leur mission ne s’arrête pas là. L’équipe participe également à la rédaction de rapports de sélection, assure un suivi administratif rigoureux des candidatures et constitue des dossiers complets destinés à être validés par un organe décisionnel.

Le CPAS de Woluwe-Saint-Lambert, quant à lui, est un acteur clé de l’aide sociale en Belgique.
Sa mission : permettre à chacun de mener une vie conforme à la dignité humaine. Cela passe par un large éventail de services, allant de l’aide financière à l’accompagnement social, en passant par le soutien médical, l’accès au logement ou encore l’insertion professionnelle. Un modèle propre à la Belgique, où chaque commune dispose de son propre CPAS.

Un processus structuré, mais freiné par l’outil

Avant l’adoption d’un nouvel outil, le processus de recrutement était déjà bien structuré. Chaque recrutement suivait des étapes précises : réception de la demande, planification, publication de l’offre, tri des candidatures, entretiens, puis sélection finale accompagnée d’un rapport destiné à la validation.

Mais dans la pratique, l’outil utilisé posait problème.

Lent, peu intuitif et manquant de fluidité, il compliquait le suivi des candidatures et les échanges entre les différents intervenants. À cela s’ajoutaient des bugs récurrents, qui venaient perturber le bon déroulement des processus et générer de la frustration et de la perte de temps pour les équipes.

Le besoin de changement ne s’est pas imposé du jour au lendemain, mais s’est construit progressivement. C’est finalement à la fin du marché public en cours que la décision s’est concrétisée : il devenait nécessaire de passer à une solution plus performante, capable de répondre aux exigences du terrain.

Une solution intuitive pour embarquer toutes les équipes

Le choix de Tellent Recruitee s’est imposé pour plusieurs raisons. D’abord, son interface intuitive, qui a permis une prise en main rapide, tant pour les équipes RH que pour les managers.

Autre avantage déterminant : l’accompagnement lors de l’onboarding. Il a permis d’intégrer progressivement l’outil dans les pratiques existantes et de structurer son utilisation dès le départ.

La mise en œuvre s’est déroulée de manière fluide. Si certaines fonctionnalités ont nécessité un temps d’adaptation, la majorité des utilisateurs étaient autonomes en quelques semaines. Les managers, de leur côté, ont rapidement perçu les bénéfices, même si certains ont eu besoin d’un accompagnement plus soutenu au début.

Un quotidien plus fluide et collaboratif

Aujourd’hui, l’outil est pleinement intégré dans le quotidien des équipes.

La gestion centralisée des candidatures permet un suivi clair et structuré des dossiers. Les profils candidats peuvent être partagés facilement entre les différents intervenants, facilitant la collaboration et la prise de décision.

La communication avec les candidats est également simplifiée grâce à l’envoi direct d’e-mails depuis la plateforme. Les CV, lettres de motivation et historiques de candidatures sont accessibles en quelques clics, offrant une vision complète et cohérente de chaque parcours.

Cette centralisation transforme également la collaboration avec les managers. Ces derniers ont un accès direct aux candidatures et peuvent consulter, commenter et suivre l’évolution des profils en toute autonomie.

Résultat : des échanges plus fluides, une meilleure transparence et des décisions plus rapides.

Des gains concrets en efficacité

L’un des bénéfices les plus marquants reste le gain de temps.

En réduisant les échanges d’e-mails et en centralisant toutes les informations, les équipes ont considérablement fluidifié le suivi des candidatures. L’accès direct des managers aux profils permet également d’accélérer les prises de décision.

Concrètement, l’équipe a engagé environ 13 personnes, avec un processus désormais mieux structuré, du tri des candidatures jusqu’à la sélection finale. 

Au-delà du temps gagné, c’est surtout l’organisation globale qui s’est améliorée : les processus sont aujourd’hui plus clairs, plus rapides et mieux structurés. La traçabilité des candidatures, elle aussi, est assurée.

“Fluide”, tout simplement

S’il fallait résumer l’expérience avec Tellent Recruitee en un mot, ce serait sans hésiter : « fluide ».

Un terme qui reflète à la fois la simplicité d’utilisation de l’outil, la fluidité des échanges entre équipes et l’efficacité retrouvée dans les processus de recrutement.