Comment Keolis a ramené son délai de recrutement à moins de 18 jours avec Tellent Recruitee

Entre des profils de candidats très variés, des marchés du travail régionaux contrastés et une équipe répartie sur plusieurs sites, l’équipe de recrutement de Keolis en Belgique avait besoin d’un logiciel ATS flexible. Avec Tellent Recruitee, elle attire désormais les candidats qu’elle recherche, collabore plus facilement et a nettement accéléré son processus de recrutement.

À propos de Keolis

Keolis est un groupe international de mobilité. En Belgique, le groupe compte une flotte de plus de 2 500 véhicules et 2 900 collaborateurs, et se consacre principalement au transport public par bus, complété par des services de taxi. L’équipe de recrutement y recherche avant tout des conducteurs et des mécaniciens de bus.

Cette équipe se compose de trois recruteurs permanents et d’un renfort à temps partiel. Chaque recruteur est responsable de sa propre région en Belgique, si bien que l’équipe travaille depuis plusieurs sites.

Evelien Vandersmissen, Recruitment Manager chez Keolis, revient sur le passage à Tellent Recruitee, opéré par son équipe il y a deux ans. La décision s’est révélée judicieuse : depuis, l’équipe maîtrise beaucoup mieux son processus de recrutement et collabore bien plus efficacement.

Le défi : un manque de visibilité, des profils très variés et des marchés régionaux contrastés

Avant de passer à Tellent Recruitee, Keolis utilisait un ATS qui offrait trop peu de visibilité sur le processus de recrutement. L’équipe ne savait pas précisément combien de candidatures arrivaient, à quelle étape se trouvait chaque candidat, ni quels postes étaient réellement ouverts et publiés.

À cela s’ajoute la diversité des profils recherchés, qui impose une approche différente selon le poste : les conducteurs de bus doivent être titulaires du permis D, tandis que les mécaniciens doivent disposer d’un bagage technique.

Le marché du travail ajoute encore à la complexité. En Flandre, le marché est tendu, si bien que la rapidité et l’efficacité y sont déterminantes. En Wallonie, les candidatures sont plus nombreuses, mais l’enjeu porte davantage sur la sélection des bons profils.

L’ancien ATS ne permettait de répondre correctement à aucune de ces situations. Faute de vue d’ensemble, trop de postes restaient ouverts, ce qui créait de l’incertitude au sein de l’équipe. Pour Evelien et ses collègues, la conclusion s’imposait : il fallait un nouvel ATS, professionnel et transparent.

La solution : un ATS qui réunit les données et les équipes

Evelien et son équipe ont d’abord dressé une liste précise de besoins et d’exigences pour le nouvel ATS, avec deux priorités en tête : les analyses de données et la collaboration.

Après avoir échangé avec plusieurs éditeurs, l’équipe a retenu Tellent Recruitee, non seulement pour ses fonctionnalités, mais aussi pour la flexibilité du système.

Pour Evelien, cette flexibilité constitue un atout majeur, à condition de bien se préparer. Keolis a donc commencé par cartographier son processus de recrutement idéal et le faire valider en interne, avant de le configurer dans Tellent Recruitee selon ses besoins.

Comment Keolis utilise Tellent Recruitee au quotidien

En tant que Recruitment Manager, Evelien s’appuie largement sur les KPI et les analyses de l’ATS, qu’elle utilise activement pour piloter son équipe et améliorer les processus.

Pour les recruteurs, le principal atout réside dans la vue d’ensemble du processus. « Les recruteurs ont une visibilité complète et peuvent vraiment prendre en main le parcours de leurs candidats, explique Evelien. Ils voient ce qui arrive, disposent de leur liste de tâches et assurent eux-mêmes le suivi de tout le processus, des entretiens jusqu’aux évaluations. »

Les recruteurs peuvent ainsi agir plus vite, recontacter les candidats plus efficacement et maintenir le rythme du processus, un avantage décisif en Flandre, où le marché du travail tendu impose une grande réactivité.

Les questions de présélection aident également l’équipe à travailler plus vite et plus précisément. En Wallonie, où les candidatures affluent davantage, ces questions permettent d’écarter plus rapidement les profils moins adaptés.

L’équipe utilise aussi activement les viviers de talents, par exemple pour les contacts noués lors de salons de l’emploi, les candidatures spontanées ou les profils (notamment de management) susceptibles de redevenir pertinents plus tard. Les candidats restent ainsi en vue jusqu’à l’ouverture d’un poste qui leur correspond.

Une collaboration renforcée avec les managers opérationnels

Depuis le changement d’outil, la collaboration avec les managers opérationnels est devenue beaucoup plus transparente. Ces managers ont désormais accès au pipeline de recrutement, peuvent intervenir plus tôt dans le processus, consulter les CV et laisser leurs retours.

Cette implication est particulièrement utile pour les postes spécialisés, pour lesquels les recruteurs ont besoin de l’expertise métier des managers.

Pour que chacun puisse bien utiliser le système, Keolis a activement associé les managers opérationnels au changement. Lors de tournées de présentation, l’équipe a expliqué pourquoi ce changement était nécessaire et comment fonctionne le nouveau processus.

Les managers se sont ainsi rapidement approprié l’outil et en ont immédiatement perçu les bénéfices. L’équipe recrutement les décharge aussi davantage, afin que les candidats avancent sans accroc et arrivent bien préparés à leur onboarding.

Les membres de la direction qui suivent l’activité dans le système réagissent eux aussi positivement. Auparavant, l’équipe recevait parfois des questions lorsque seuls quelques candidats étaient présentés à un manager. Aujourd’hui, chacun voit immédiatement ce qui se passe : combien de candidats sont examinés, refusés ou recontactés. Le travail mené en coulisses devient ainsi visible pour tous.

Une meilleure expérience pour les candidats

Les candidats en profitent aussi : ils sont recontactés rapidement et reçoivent des informations claires. Grâce aux modèles d’e-mails, chacun obtient une réponse rapide et soignée après sa candidature ou son entretien.

« Je peux affirmer en toute confiance que nous répondons à chacun et que nous ne laissons personne sans nouvelles dans le système », souligne Evelien.

L’équipe reçoit aussi régulièrement des retours positifs sur la rapidité du processus.

La candidature reste par ailleurs simple et accessible, par exemple via des plateformes comme Indeed et LinkedIn. Les candidats apprécient cette facilité, qui les incite davantage à postuler.

Le résultat : un recrutement maîtrisé et un délai de recrutement inférieur à 18 jours

Depuis le changement d’outil, Keolis a nettement repris la main sur ses recrutements : hormis quelques défis mineurs, tout est bien sous contrôle. Le délai de recrutement (time-to-hire) est même passé sous la barre des 18 jours.

« C’est formidable, se réjouit Evelien. Tellent Recruitee nous a vraiment aidés à progresser vers cet objectif. »

Les candidats reçoivent souvent une réponse sous deux jours et terminent généralement la première partie du processus en une semaine.

Grâce aux évaluations des candidats dans Tellent Recruitee, recruteurs et managers opérationnels obtiennent bien plus vite une vision claire et objective de chaque profil, ce qui aide l’équipe à prendre de meilleures décisions, plus rapidement.

Les outils de reporting de Tellent Recruitee permettent aussi à Keolis de voir beaucoup plus clairement quels canaux apportent des candidats de qualité. L’équipe mise désormais davantage sur ce qui fonctionne et abandonne ce qui ne donne pas de résultats.

Tellent Recruitee contribue enfin à améliorer la visibilité des offres. Grâce aux intégrations avec des plateformes comme Indeed et le VDAB, le service public de l’emploi flamand, l’équipe peut diffuser facilement ses offres sur plusieurs sites d’emploi et toucher plus rapidement les bons publics.

Les prochaines étapes avec Tellent Recruitee

Keolis envisage la suite avec optimisme. L’équipe suit avec un intérêt particulier les évolutions prévues pour les analyses de données. Elle teste déjà Journeys pour l’onboarding des nouveaux collaborateurs et explore d’autres possibilités de la plateforme.

Avec Tellent Recruitee, Keolis n’a pas seulement déployé un nouvel ATS : l’entreprise a aussi posé les bases d’un processus de recrutement plus rapide, plus transparent et mieux éclairé par les données.

Toutes les parties prenantes en profitent : l’équipe recrutement, les candidats, les managers opérationnels ainsi que la direction.