La HR Tech se développe, et c’est tant mieux. Mais à ce stade de son développement, le marché est victime de sa croissance. Les fournisseurs d’outils se multiplient et se ressemblent. Les Directions RH doivent fournir un effort supplémentaire pour analyser l’offre d’outils de recrutement et font bien souvent leur choix à l’aveugle.
ATS pour le recrutement : définition
ATS vient de l’anglais Applicant Tracking System. En Français, on l’appelle parfois Système de suivi des candidatures.
Un ATS est un logiciel qui permet le traitement électronique des besoins en matière de recrutement. Plus concrètement, il vous aide à gérer votre processus de recrutement de bout en bout, de la recherche de candidats à l’embauche, et à automatiser les opérations de votre processus.
Un ATS est très similaire aux systèmes de gestion de la relation client (CRM), mais il est conçu pour le suivi du recrutement.
Pourquoi utiliser un ATS ?
1. Innovation et centralisation des données
L’efficacité du recrutement repose sur la centralisation et le partage des données. L’absence d’un outil partagé entre toutes les parties prenantes et sur toute la procédure de recrutement pose deux risques majeurs. Le premier est la création de silos de données. Le second est la perte de la maîtrise de l’information, qui entraîne le non-respect du RGPD.
Avec un ATS, vous pouvez facilement centraliser les candidatures afin de trier, évaluer, partager et contacter les candidats. Vous avez aussi la possibilité de sauvegarder les candidats prometteurs pour de futurs postes ou de les partager avec d'autres départements ou postes au sein de l'entreprise, grâce aux viviers de talents.
La recherche de candidats dans vos viviers de talents par diverses catégories, comme le lieu, les compétences ou la formation, par exemple, est également facile et rapide. En outre, un ATS peut normaliser non seulement toutes les données des candidats, mais aussi le processus de recrutement lui-même, ce qui permet aux recruteurs d'optimiser le cycle de recrutement, de trouver les meilleurs candidats et de prendre la bonne décision.
2. Un site carrière pour promouvoir la marque employeur
Le site carrière porte la parole de l’entreprise auprès de ses futurs collaborateurs, et arrive en tête des outils indispensables à l’inbound recruiting. Pourtant, la plupart des équipes RH ne disposent pas des ressources internes pour le développer, et encore moins pour le maintenir.
C’est tout l’intérêt d’un éditeur de site carrière :
- Grâce à son interface intuitive, les recruteurs peuvent concevoir en toute autonomie un site carrière qui reflète la culture de l’entreprise.
- L’équipe RH peut mettre en ligne de nouveaux contenus (offres d’emploi à jour, articles de blog, films de recrutement…) à la demande. Son autonomie contribue à construire une relation candidat spontanée et réactive.
- Le site carrière centralise également la diffusion des offres d’emploi.
- Et bien sûr, il est le point de départ de la collecte des candidatures. En fait, le site carrière met en place un premier filtre des candidats. Ceux qui ne se reconnaissent pas dans la marque employeur passent leur chemin et font gagner un temps au processus de recrutement.
3. Gagner du temps
Un ATS peut faire gagner du temps aux recruteurs en leur permettant de trier des centaines de CV, d'automatiser le partage social avec d'autres personnes ou services de l'entreprise, d'utiliser des modèles d'e-mails automatisés pour remercier les candidats d'avoir postulé ou pour leur faire savoir qu'ils n'ont pas été retenus pour le poste, et de déléguer les tâches de recrutement.
En utilisant ces options, on estime qu'un ATS peut réduire jusqu'à 50 % le temps consacré au recrutement.
En automatisant la publication d'offres sur les job boards et la soumission de CV, vous n'aurez plus besoin de saisir manuellement des données dans des feuilles de calcul. Avec un ATS, toutes les données de vos candidats sont automatiquement importées dans votre plateforme, ce qui vous fera gagner un temps précieux que vous aviez l'habitude de perdre en travail manuel.
4. Un outil de gestion de projet pour faciliter le recrutement collaboratif
Un ATS de recrutement centralise l’information et regroupe toutes les fonctionnalités indispensables au recrutement collaboratif :
- des informations centralisées et mises à jour en temps réel ;
- une interface intuitive qui facilitera son adoption par les équipes ;
- et une plateforme d’échanges entre parties prenantes, pour éviter toute perte d’informations.
5. Intégrations avec d’autres outils
Vous pouvez personnaliser votre système de suivi des candidats pour qu'il s'intègre à différents job boards et outils, même ceux d'autres pays.
Recruitee, par exemple, travaille avec plus de 1 500 job boards. Vous pouvez découvrir toutes les intégrations avec d’autres plateformes, comme Welcome to the Jungle, Microsoft Teams ou DocuSign, sur notre Marketplace.
6. Suivi de la performance
Grâce aux fonctionnalités d'analyse et de reporting, vous pouvez créer des rapports pour surveiller vos principaux indicateurs de recrutement et améliorer votre processus.
L'utilisation de rapports pour évaluer vos performances vous permet d'identifier facilement où vous dépensez des ressources inutilement et où vous devriez les utiliser pour améliorer vos résultats.
7. Une meilleure expérience candidat
Le marché de l'emploi est devenu centré sur le candidat, ce qui signifie que l'expérience candidat est indéniablement un élément essentiel du processus de recrutement.
Ainsi, un processus de recrutement plus moderne, plus organisé et plus engageant apportera une valeur ajoutée non seulement à votre entreprise, mais aussi à vos candidats.
L'utilisation d'un ATS dans votre processus de recrutement vous permet également de renforcer votre marque employeur tout au long du parcours du candidat (via les offres d'emploi, les formulaires de candidature, les pages de carrière, les e-mails, etc.)
Les alternatives
Le tableur Excel
Versatile et un indispensable de la bureautique, le tableur est souvent utilisé par les entreprises qui débutent pour centraliser et trier les candidatures.
Toutefois, ses limites apparaissent rapidement. Tout doit être rentré à la main, les erreurs sont courantes et rester conforme avec le RGPD est presque impossible. De plus, le tableur n’est comparable à l’ATS que pour les fonctionnalités de centralisation et de tri des candidatures. Il n’offre aucune option pour la marque employeur, l’évaluation et l’expérience des candidats, la planifications d’événements...
Le CRM
L’utilisation d’un CRM a beaucoup à apporter à une stratégie de recrutement inbound. En structurant l’évolution de la relation candidat, il pilote l’évolution des candidats passifs jusqu’à leur intégration dans l’entreprise, ou leur élimination. Par contre, les CRM peinent à couvrir le reste du recrutement.
À l’inverse, un système ATS maintient la centralisation des données. Il propose également toutes les fonctionnalités nécessaires à la construction de relations candidat personnalisées :
- L’implication d’un nombre illimité de collaborateurs, qui facilite le recrutement collaboratif tout en garantissant la maîtrise et la confidentialité de chaque embauche ;
- Le suivi personnalisé de chaque candidat, de la prise de contact initiale à son évolution au sein de l’entreprise.
L’objectif est de construire la réserve de talents de l’entreprise. Il ne s’agit pas d’une simple base de données regroupant une masse indistincte de CV. Le système ATS combine la puissance data-driven de l’intelligence artificielle avec le feedback continu de l’ensemble des personnes impliquées dans le recrutement. Il structure la politique d’acquisition et de management de talents. La CVthèque 2.0 devient un écosystème stimulant, qui alimente l’entreprise en ressources humaines.
