Recruiting-Expert*innen sind sich inzwischen einig: Die Candidate Experience als „weich“ abzustempeln, gilt als überholt. Ganz im Gegenteil – sie ist ein zentraler, geschäftskritischer Hebel für den Erfolg von Unternehmen. In einem Arbeitsmarkt, der von Fachkräftemangel und steigendem Wettbewerb um die besten Talente geprägt ist, bestimmen nicht mehr allein die Arbeitgeber, sondern auch die Kandidat*innen die Spielregeln.
Sie können einen großen Unterschied machen, indem Sie sich damit auseinandersetzen, wie sich die Candidate Experience messen und steuern lässt. In diesem Blogpost erfahren Sie, wie Sie Candidate Experience und ihren tatsächlichen Einfluss auf das Recruiting anhand konkreter Kennzahlen berechnen und mit welchen Lösungsmöglichkeiten Sie Ihren Recruiting-Prozess optimieren können.
Warum Candidate Experience eine geschäftskritische Komponente ist
Die Bedeutung einer positiven Candidate Experience wird durch aktuelle Daten besonders deutlich: Laut dem State of Hiring Report 2025 liegt die Abbruchrate im Bewerbungsprozess in der DACH-Region bei über 45% – die höchsten Werte im europäischen Vergleich. Grund dafür sind vor allem langwierige, komplexe und intransparente Recruiting-Prozesse, die den Ansprüchen der Kandidat*innen nicht gerecht werden.
Zusätzlich belegt eine Studie von metaHR, dass rund 85% der Bewerbenden ihre Entscheidung, ein Jobangebot anzunehmen, wesentlich von ihren Erfahrungen während des Bewerbungsprozesses abhängig machen. Dabei geht es insbesondere um die Qualität der Vorstellungsgespräche.
Diese Zahlen verdeutlichen: Hohe Abbruchraten sind ein deutliches Warnsignal und kein isoliertes Problem. Sie ergeben sich aus einer mangelnden Abstimmung zwischen den Erwartungen der Kandidat*innen und dem gelebten Recruiting-Erlebnis. Für Unternehmen hat das weitreichende Konsequenzen – von verlorenen Talenten über verlängerte Besetzungszeiten bis hin zu erheblichen Mehrkosten und negativen Auswirkungen auf das Arbeitgeberimage.
So wird klar, dass Candidate Experience heute keine „weiche“ HR-Maßnahme mehr ist, sondern ein wesentlicher, messbarer Erfolgsfaktor, der direkten Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen hat.
Gründe für eine schlechte Candidate Experience
Bewerber*innen steigen aus dem Prozess vor allem dann aus, wenn sich ihre Erfahrungen während der Bewerbung nicht mit ihren Erwartungen decken.
Typische Auslöser dafür sind z. B.:
- Technische Hürden im Prozess (z. B. schlechte Online-Formulare)
- Langwierige Prozesse (Time-to-Hire zu hoch)
- Mangelnde Kommunikation (z. B. keine Status-Updates, Ghosting)
- Unklare oder widersprüchliche Anforderungen
- Unstrukturierte Bewerbungsgespräche
- Zu viele oder unpassende Interviewrunden für die Rolle
Für Unternehmen bedeuten Bewerbungsabbrüche konkret: Zeit, Geld und Ressourcen, die ins Sourcing und Pre-Screening geflossen sind, gehen verloren, und wertvolle Talente landen beim Wettbewerb.
Finanzielle Folgen: Kosten von verlorenen Kandidat*innen
Messen und optimieren Sie die Candidate Experience nicht, entstehen vermeidbare Kosten, die konkret bezifferbar sind. Denn jede Woche, die eine Stelle unbesetzt bleibt, fehlen Output und Umsatz dieser Rolle. Außerdem müssen Recruiting-Teams einen erhöhten Aufwand betreiben, um neue Kandidat*innen zu finden.
Die wichtigsten Kostentreiber bei Absprüngen von Bewerbenden und unbesetzten Stellen im Überblick:
- Mehrfache Ausschreibungen: Verlängerte Bewerbungsprozesse führen zu höheren Kosten durch wiederholtes Veröffentlichen von Stellenanzeigen.
- Personalkosten: Ressourcen von Recruiter*innen und Hiring Manager*innen sind gebunden, wodurch deren Gehalt für administrative und wiederholte Auswahlprozesse anfällt.
- Produktivitätsverluste: Unbesetzte Positionen verursachen Ausfälle bei der Erledigung wichtiger Aufgaben und belasten das Team.
- Opportunitätskosten: Verzögerte Projekte und entgangene Umsätze entstehen durch fehlende Fachkräfte.
- Imageverlust: Hohe Abbruchraten im Bewerbungsprozess und negatives Word-of-Mouth können die Arbeitgeberattraktivität nachhaltig schädigen.
Tipp:
Beispielrechnung:
Position mit 70.000 € Jahresgehalt,
Produktivitätsanteil: 1,5 x Gehalt.
Nach einem Monat ohne Besetzung der Stelle:
1,5 x 70.000 / 12 = 8.750 € entgangene Wertschöpfung
Candidate Experience messbar machen
Erfolgreiche Personalarbeit lässt sich messen. Hierfür stehen Ihnen verschiedene Recruiting-KPIs (Key Performance Indicators) zur Verfügung. Auch die Candidate Experience kann durch geeignete Kennzahlen messbar gemacht werden, so dass Sie nicht mehr nur auf Ihr Bauchgefühl angewiesen sind. Nutzen Sie diese, um zu Hinweise darauf zu erhalten, an welchen Stellen die Erfahrung Ihrer Kandidat*innen noch nicht optimal sein könnte und entsprechend verbessert werden muss.
Time-to-Hire:
Misst die Zeitspanne zwischen dem Start der Suche (über Stellenanzeigen oder Active Sourcing) und der Vertragsunterschrift. Je kürzer die Time-to-Hire, desto schneller sind Schlüsselpositionen besetzt, was die Produktivität sichert und die Kosten senkt. Lange Besetzungszeiten deuten auf ineffiziente Prozesse und damit auch eine eher schlechte Candidate Experience hin.
Offer-Acceptance-Rate:
Gibt an, wie viele Bewerber*innen ein Angebot annehmen, bezogen auf alle gemachten Angebote bei einer Zusage seitens des Unternehmens. Eine niedrige Annahmequote signalisiert in der Regel, dass der Auswahlprozess, das Angebot oder die Kommunikation nicht überzeugen. Die Candidate Experience war damit nicht stark genug, um Top-Kandidat*innen zu gewinnen.
Interview-to-Hire-Ratio:
Beschreibt das Verhältnis von durchgeführten Interviews zu erfolgreichen Einstellungen. Ein effizienter Prozess zeichnet sich dadurch aus, dass einerseits möglichst wenige, andererseits jedoch passende Kandidat*innen interviewt und letztendlich auch eingestellt werden. Müssen viele Interviews pro Einstellung geführt werden, deutet dies auf eine mangelhafte Vorauswahl oder unklare Anforderungen hin – mit meist negativen Auswirkungen auf die Candidate Experience.
Drop-off-Rate:
Auf Deutsch auch die Absprungrate: Nennt den Anteil der Kandidat*innen, die den Bewerbungsprozess vorzeitig verlassen. Hohe Drop-off-Raten sind ein direkter Indikator für Schwächen in der Candidate Experience. Sie machen deutlich, an welchen Stellen Bewerber*innen abspringen und zeigen Gründe auf, warum das Unternehmen Talente verliert.
Candidate NPS (Net Promoter Score):
Der Net Promoter Score misst die Zufriedenheit der Bewerber*innen: Wie wahrscheinlich ist es, dass sie den Bewerbungsprozess weiterempfehlen? Ein hoher Candidate NPS zeigt, dass Bewerber*innen positive Erfahrungen gemacht haben, und zwar unabhängig vom Ergebnis. Ein niedriger Wert weist hingegen darauf hin, dass der Prozess oder die Kommunikation verbessert werden müssen.
Cost of Delay / Cost of Vacancy:
Beschreibt die Kosten, die durch unbesetzte Stellen im Unternehmen entstehen. Das umfasst zum einen die entgangene Produktivität, zum anderen oft auch Umsatzeinbußen sowie die Mehrbelastung für das Team und steigende Recruiting-Kosten. Je länger eine Stelle vakant bleibt, desto größer sind somit die finanziellen Auswirkungen. Besonders bei Schlüsselpositionen summiert sich das schnell auf mehrere tausend Euro pro Monat. Eine schlechte Candidate Experience verlängert die Besetzungsdauer und treibt diese Kosten zusätzlich in die Höhe.
Wie Sie die Customer Experience optimieren
Angenommen, Sie messen Ihre Customer Experience mit den vorgeschlagenen Kennzahlen und kommen zu Ergebnissen, die noch nicht zufriedenstellend sind. Wo können Sie nun konkret ansetzen? Hier sind ein paar praktische Tipps:
1. Kollaboration: Candidate Experience ist Teamarbeit
In vielen Unternehmen liegt die Verantwortung für die Candidate Experience ausschließlich beim Recruiting. Das ist ein Denkfehler: Wirklicher Erfolg stellt sich nur ein, wenn Recruiter*innen und Fachvorgesetzte gemeinsam als Recruiting-Team agieren. Auf diese Weise gibt es keine Misskommunikation, die Prozesse laufen glatter und somit schneller und so klappt es auch mit den Einstellungen. Achten Sie hierfür auf folgende Punkte:
- Gemeinsame Briefings:
Die Candidate Journey wird an jedem Kontaktpunkt beeinflusst – vom Erstkontakt bis zum Vertragsangebot. Führen Sie daher Recruitment-Briefings mit Recruiting und Fachbereich gemeinsam durch. Definieren Sie vor dem Start der Ausschreibung, worauf es bei der Position und im Auswahlprozess wirklich ankommt.
- Verbindliche Feedback-Zeiten:
Legen Sie klare Zeitrahmen für Rückmeldungen fest, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden und keine qualifizierten Kandidat*innen zu verlieren.
- Rolle der Führungskräfte:
Sensibilisieren und schulen Sie Ihre Hiring Manager*innen für ihre Aufgaben im Bewerbungsprozess, z. B. durch Trainings im Bereich Kommunikation, Haltung und Erwartungsmanagement. Je klarer ihre Rolle ist, desto wirkungsvoller können sie das Recruiting unterstützen.
- Interne Kommunikation:
Optimieren Sie die Abstimmung im Recruiting-Team: Klären Sie, wer für welche Schritte im Prozess verantwortlich ist und wer die Kandidat*innen über Status, Absagen und nächste Schritte informiert. So stellen Sie sicher, dass keine Kandidat*innen verloren gehen.
2. KPI-Tracking im Alltag: So geht wirksames Reporting
Candidate Experience zu messen ist der erste Schritt. Um gezielt Verbesserungen zu erzielen, reicht es jedoch nicht, KPIs einfach nur zu erfassen – sie müssen auch aktiv gesteuert werden. So gehen Sie dabei vor:
- Legen Sie einen klaren Reporting-Rhythmus fest:
Erheben Sie die wichtigsten KPIs (Time to Hire, Drop-off-Rate, Offer-Acceptance-Rate, Candidate NPS, Cost of Vacancy) mindestens monatlich, besser noch in Echtzeit über Ihr Bewerbermanagementsystem.
- Beobachten Sie die Zahlen systematisch:
Verfolgen Sie die Entwicklung der KPIs im Zeitverlauf, um Trends, saisonale Schwankungen oder wiederkehrende Schwachstellen frühzeitig zu erkennen.
- Setzen Sie sich konkrete Zielwerte:
Definieren Sie für jeden KPI realistische Ziele, auf die Sie hinarbeiten, zum Beispiel eine Reduzierung der Time to Hire um 10 % oder eine Steigerung des Candidate NPS.
- Nutzen Sie Benchmarks:
Vergleichen Sie Ihre Werte regelmäßig mit Vorjahreswerten, anderen Abteilungen oder Branchenstandards, um den eigenen Fortschritt objektiv beurteilen zu können.
- Leiten Sie gezielte Maßnahmen ab:
Wenn Sie bei negativen Ausschlägen die Ursachen analysieren, können Sie direkt konkrete Optimierungsschritte ableiten und umsetzen, z. B. Prozessanpassungen, Trainings oder die Einführung neuer Tools.
- Priorisieren Sie gezielt:
Welche KPIs bieten den größten Hebel für Ihr Recruiting? Setzen Sie Ihre Ressourcen fokussiert dort ein, wo sie den größten Effekt erzielen.
- Schaffen Sie Transparenz:
Machen Sie die wichtigsten Kennzahlen regelmäßig für alle Beteiligten im Recruiting-Prozess sichtbar, z. B. in Team-Meetings oder über ein zentrales Dashboard. Damit fördern Sie das Verantwortungsbewusstsein aller Beteiligten und eine gemeinsame Steuerung.
- Überprüfen und justieren Sie Ihre Ziele regelmäßig:
Passen Sie Zielwerte und Maßnahmen an, wenn sich Rahmenbedingungen oder Anforderungen ändern.
3. Candidate first denken
Um die Candidate Experience nachhaltig zu verbessern, ist es entscheidend, den Recruiting-Prozess konsequent aus der Perspektive der Kandidat*innen zu gestalten. Dabei hilft es, die Bedürfnisse und Erwartungen der jeweiligen Candidate Persona aktiv zu antizipieren oder durch gezielte Umfragen direkt zu ermitteln.
Darauf basierend können Sie Ihren Recruiting-Prozess anpassen und attraktiver gestalten, zum Beispiel durch:
- Passende Kanäle auswählen: Bewerbungsplattformen und Kanäle nutzen, auf denen sich die Zielgruppe bevorzugt aufhält, wie Social Media oder WhatsApp.
- Informationen bereitstellen: Formulieren Sie die Stellenausschreibungen so vollständig wie möglich und nutzen Sie FAQs oder Chatbots, um offene Fragen zu beantworten.
- Bewerbungsprozess vereinfachen: Auf unkomplizierte, transparente und schnelle Abläufe achten, die Frustrationen und Abbrüche vermeiden.
- Feedback einholen und umsetzen: Regelmäßige Befragungen von Kandidat*innen zu deren Zufriedenheit während und nach dem Prozess durchführen und Verbesserungsvorschläge integrieren.
Praxis-Tipp:
Praxis-Tipp:
Moderne Kandidat*innen erwarten zeitgemäße Kommunikationswege im Recruiting. Wer WhatsApp als Kanal integriert, positioniert sich als Vorreiter und spricht Talente dort an, wo sie sich wohlfühlen.
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So ermöglichen Sie einen Bewerbungsablauf, der nicht nur den Ansprüchen der Talente entspricht, sondern auch die Chancen erhöht, Top-Kandidat*innen erfolgreich für Ihr Unternehmen zu gewinnen.
Tools & Methoden: Wie Tellent Recruitee Ihre Datenerhebung beim Reporting unterstützt
Bei Tellent Recruitee setzen wir darauf, Ihnen ein leistungsstarkes, flexibles Bewerbermanagementsystem zur Verfügung zu stellen. Sie können beispielsweise folgende Möglichkeiten nutzen, um die Candidate Experience zu verbessern:
- Vorlagen für Candidate Experience Surveys
Sammeln Sie mit Hilfe von Fragebögen Feedback zur Bewerbererfahrung bei Ihren Kandidat*innen ein. So können Sie gezielt Optimierungspotenzial identifizieren und konkrete Verbesserungen ableiten.
- Automatisierte Kommunikation und Status-Updates
Nutzen Sie automatische, individualisierbare E-Mail-Benachrichtigungen bei Bewerbungseingang, Interview-Einladung oder Ablehnung und sorgen Sie so für Transparenz. Schnelle Antworten binden die Talente an Sie und reduzieren Drop-Off-Rates, die durch frustriertes Warten entstehen.
- Automatisierte Terminkoordination (Ereignis‑Planer)
Damit können Kandidat*innen selbstständig Interviewtermine wählen, was Ihrem Recruiting-Team viel Zeit spart und zugleich transparent und wertschätzend wirkt.
- Dashboards und Reporting‑Funktionen
Das Reporting erfolgt direkt im Tool, inklusive Live-Dashboards zur Time to Hire, Drop‑out‑Rate, Offer-Acceptance‑Rate und Cost of Vacancy.
- Screening‑Formulare und Knock‑out‑Fragen
Eine standardisierte Vorauswahl reduziert unnötige Interviews und sorgt damit für eine bessere Passung. Das wirkt sich positiv auf die Candidate Experience insgesamt und besonders auf Ihre Interview‑to‑Hire-Ratio aus.
Tellent Recruitee liefert Ihnen Daten‑ und Reporting‑Funktionalitäten für die Candidate Experience und setzt mit seinen Integrationen direkt an allen zentralen Touchpoints an. So sorgen Sie für schnellere und transparente Prozesse und eine höhere Zufriedenheit bei Bewerber*innen.
Fazit: Weniger Bauchgefühl, mehr Reporting
Lassen Sie die Candidate Experience nicht länger nur auf subjektiven Eindrücken oder spontanen Einzelmaßnahmen basieren. Wer heute erfolgreich rekrutieren will, braucht Klarheit über die tatsächlichen Schwachstellen und Hebel im eigenen Prozess.
Hohe Drop-Off-Raten, lange Besetzungszeiten und niedrige Angebotsannahmen sind messbare Warnsignale, die klar zeigen, dass Ihre Candidate Experience optimiert werden sollte. Setzen Sie daher konsequent auf datenbasiertes Reporting, um frühzeitig gegenzusteuern und Prozesse gezielt zu optimieren. Damit steigen auch Ihre Chancen, sich echte Wettbewerbsvorteile auf hart umkämpften Märkten zu sichern.
Am Ende entscheidet nicht das Bauchgefühl, sondern die Auswertung harter Fakten darüber, ob Top-Talente gewonnen oder verloren werden. Die Candidate Experience gehört deshalb fest ins Recruiting-Reporting – und damit ins Zentrum unternehmerischer Steuerung.
