Im stressigen Recruiting-Alltag bleibt oft kaum Zeit, über den Tellerrand und in die Zukunft zu schauen. Dabei wäre genau das wichtig, um nicht immer wieder überrumpelt zu werden und den Entwicklungen hinterherzulaufen. Wer frühzeitig in strukturierte Prozesse und ein Applicant Tracking System (ATS) investiert, schafft die Grundlage, um auch unter Druck handlungsfähig zu bleiben und sich langfristig einen Wettbewerbsvorteil zu sichern.
In diesem Artikel listen wir die sieben dringendsten Herausforderungen auf, vor denen Recruiter*innen aktuell stehen. Wir erläutern die Ursachen und zeigen auf, wie ein ATS dabei hilft, diese Hürden zu meistern und der Konkurrenz eine Nasenlänge voraus zu sein.
Zwischen Fachkräftemangel und KI: Das neue Normal im Recruiting
Arbeitskräftemangel, technologische Disruption und steigende regulatorische Anforderungen – das ist das Spannungsfeld, in dem sich HR aktuell bewegt. Zwar hat sich die Fachkräftelücke laut Angaben von Statista in den letzten 12 Monaten verringert: Während im Mai 2025 fast 480.000 Stellen unbesetzt blieben, waren es Anfang 2025 nur noch rund 360.000. Klar ist aber, dass das angesichts des demografischen Wandels nur vorübergehend der Fall ist und sich der Fachkräftemangel in Zukunft deutlich verschärfen wird. Laut einer Studie der ManpowerGroup hat sich dieser Mangel in den letzten 10 Jahren verdoppelt und übertrifft den globalen Durchschnitt. Deutschland ist also besonders betroffen.
Ein weiterer wichtiger Faktor, der den Arbeitsmarkt prägt, ist der technologische Wandel. Ein Bericht des World Economic Forum prognostiziert, dass bis 2030 weltweit 92 Mio. Arbeitsplätze wegfallen und 170 Mio. neue Stellen geschaffen werden. Mitarbeitende, die die erforderlichen Skills und Kompetenzen mitbringen, sind rar gesät und heiß begehrt.
Laut einer Studie der Uni Konstanz tun sich insbesondere kleine Unternehmen schwer, ihre Belegschaft im Umgang mit künstlicher Intelligenz (KI) zu schulen und das entsprechende Know-how im Unternehmen aufzubauen. Einen Grund dafür nennt Deloitte in seiner KI-Studie: 43 % der deutschen Unternehmen schrecken vor dem systematischen Einsatz von KI zurück, weil sie fürchten, die datenschutzrechtlichen Vorgaben nicht einhalten zu können.
Last but not least stellen die Arbeitnehmenden heute ganz andere Ansprüche an ihren Job: Sie wünschen sich maximale Flexibilität, Kommunikation auf Augenhöhe und einen Arbeitgeber, der ihre Werte vertritt. Diese Gemengelage bildet den Ausgangspunkt für die Herausforderungen, mit denen Recruiting-Teams heute konfrontiert sind. Welche das sind und wie Sie damit umgehen können, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.
Herausforderung Nr. 1: Talente mit zukunftsrelevanten Skills finden
Der Fachkräftemangel bleibt ein Dauerthema und wird sich durch den demografischen Wandel langfristig verschärfen. Gleichzeitig verändert der technologische Fortschritt die Arbeitswelt: Neue Jobs entstehen, andere verschwinden. Um mit dieser Entwicklung Schritt zu halten, brauchen Unternehmen Mitarbeitende, die genau über jene zukunftsrelevanten Fähigkeiten verfügen.
Gefragt sind vor allem Fachkräfte, die den technologischen Wandel mitgestalten können: in der IT, im Engineering, in datengetriebenen Rollen oder in der Entwicklung neuer Geschäftsmodelle. Sie können sich wiederum die Jobs aussuchen und entscheiden sich im Zweifel eher für Unternehmen, die eine klare Haltung zeigen. Insbesondere jüngere Arbeitnehmende legen großen Wert auf eine sinnhafte Tätigkeit und darauf, dass ihr Arbeitgeber dieselben Werte vertritt wie sie selbst.
Die Lösung: Mit starkem Employer Branding aus der Masse herausstechen
Employer Branding ist zwar in aller Munde, aber Geld dafür in die Hand nehmen wollen die wenigsten. Dabei wird genau das in Zukunft unverzichtbar sein. Es geht darum, als Unternehmen sichtbar, nahbar und wiedererkennbar zu sein.
Das beginnt bei einem überzeugenden Social-Media-Auftritt, der einen echten Informations- und/oder Unterhaltungswert bietet, und reicht bis zur Karriereseite. Moderne Applicant Tracking Systems ermöglichen es dem Recruiting-Team, eine Karriereseite im eigenen Branding zu erstellen und sie eigenständig zu pflegen, ohne auf die IT angewiesen zu sein.
Herausforderung Nr. 2: Zu wenig Ressourcen im HR-Bereich
Nehmen wir an, Sie haben es geschafft, eine starke Arbeitgebermarke aufzubauen. Sie sind für Kandidat*innen sichtbar, Ihre Stellenanzeigen kommen gut an und Sie erhalten auf jede Stelle eine Vielzahl an Bewerbungen. Schon stehen Sie vor dem nächsten Problem: All diese Bewerbungen müssen nämlich gelesen und die Spreu vom Weizen getrennt werden.
Gerade wenn mehrere Stellen gleichzeitig besetzt werden müssen, kommen Recruiting-Teams schnell an ihre Kapazitätsgrenzen. Die Folge: Top-Kandidat*innen bewerben sich und warten teilweise Tage oder Wochen auf eine Rückmeldung. Wenn sie dann endlich zum Bewerbungsgespräch eingeladen werden, stehen sie längst bei der Konkurrenz unter Vertrag.
Die Lösung: Effizientes Pre-Screening
Eine wirksame Entlastung bieten Bewerbermanagementsysteme, die automatisiertes Pre-Screening direkt in den Recruiting-Prozess integrieren. Ein Beispiel dafür ist WhatsApp Hiring von Tellent Recruitee: Noch bevor sich Kandidat*innen offiziell bewerben, können sie einem Chatbot über WhatsApp erste Fragen stellen und sich informieren. Gleichzeitig lassen sich einfache Pre-Screening-Fragen integrieren, z. B. zur Verfügbarkeit, Qualifikation oder zum gewünschten Einsatzort.
So können Arbeitgeber prüfen, ob eine Person grundlegende Anforderungen erfüllt, noch bevor eine Bewerbung im Postfach landet. Das reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand erheblich, sondern sorgt auch für eine niedrigschwellige, unkomplizierte Bewerbungserfahrung. Bewerbende erhalten sofort eine Rückmeldung – und das dank Chatbot rund um die Uhr.
Herausforderung Nr. 3: Offene Stellen schnell besetzen
Unser aktueller Recruiting-Report bestätigt einmal mehr, dass die Time-to-Hire ein zentraler Erfolgsfaktor im Recruiting ist. Was viele überrascht: Große Unternehmen besetzen Stellen im Schnitt deutlich schneller. Das liegt daran, dass sie meist mehr Zeit und Geld in Tools und effiziente Prozesse investieren.
In kleineren Unternehmen wird dagegen fast alles manuell erledigt. Bewerbungen landen in verschiedenen E-Mail-Boxen, Stellenanzeigen werden auf jede Plattform einzeln hochgeladen und Recruiter*innen rennen der Fachabteilung hinterher, um endlich ein Feedback zu bekommen. So zieht sich der gesamte Recruiting-Prozess unnötig in die Länge.
Die Lösung: Digitale, automatisierte Prozesse
Um die Time-to-Hire zu verkürzen, braucht es schlanke, digitale Prozesse. Viele Aufgaben lassen sich heute automatisieren. Das entlastet Recruiter*innen und beschleunigt den gesamten Ablauf. Unternehmen, die z. B. intern die Zustimmung zu Einstellungen über ein ATS einholen, verkürzen ihre Time-to-Hire um sage und schreibe bis zu 60 %. Und ein ATS kann noch mehr:
- Automatische Terminabstimmung: Statt endlosem E-Mail-Pingpong wählen Kandidat*innen selbst aus einer Auswahl freier Slots.
- Standardisierte Kommunikation: Absagen, Updates und Terminerinnerungen werden automatisiert versendet.
- Feedbackprozesse: Nach einem Interview erhalten alle Beteiligten automatisch eine Aufforderung, ihr Feedback abzugeben.
- Pre-Screening mit KO-Kriterien: Bewerbungen, die die Grundvoraussetzungen nicht erfüllen, werden direkt aussortiert.
Ein straffer und gut organisierter Prozess hilft nicht nur, die Kosten für das Recruiting zu reduzieren, sondern führt auch dazu, dass weniger Kandidat*innen abspringen.
Mit dem Ereignisplaner von Tellent Recruitee können Kandidat*innen ihren Wunschtermin selbst buchen.
Herausforderung Nr. 4: Conversion Rate im Recruiting optimieren
Die Conversion Rate im Recruiting zeigt, wie viele Besucher*innen einer Karriereseite den Bewerbungsprozess tatsächlich abschließen. Im DACH-Raum liegt dieser Wert laut unserem Recruiting-Report aktuell bei nur 4,6 % und damit im internationalen Vergleich an letzter Stelle.
Ein zentraler Faktor ist die Abbruchquote bei Bewerbungsformularen: Je mehr Menschen abspringen, desto niedriger fällt die Conversion Rate aus. Die Gründe sind oft banal: umständliche Bewerbungsformulare, unklare Anforderungen in der Stellenanzeige und eine langweilige Karriereseite. Jedes Mal, wenn ein*e Besucher*in das Bewerbungsformular abbricht, ist das für Sie als Arbeitgeber eine verpasste Chance.
Die Lösung: Bewerberzentriert denken
Identifizieren Sie die Momente, an denen Kandidat*innen im Prozess abspringen, und beseitigen Sie diese Hürden Schritt für Schritt. Ein Bewerbermanagementsystem liefert dafür die nötige Datengrundlage: Sie müssen nicht spekulieren, sondern können genau sehen, wann und warum Kandidat*innen den Bewerbungsprozess abbrechen. Auf dieser Grundlage können Sie den Prozess gezielt optimieren.
Gleichzeitig helfen moderne ATS dabei, die Bewerbung selbst so einfach wie möglich zu gestalten. Statt langer Formulare und komplizierter Prozesse bieten sie niedrigschwellige Angebote wie die Bewerbung über WhatsApp: Bewerbende können sich so ganz unkompliziert mit dem Smartphone vom Sofa oder von unterwegs aus bewerben. Statt Lebenslauf hochladen, Formulare ausfüllen und Passwörter suchen reicht ein kurzer Chat.
Herausforderung Nr. 5: Wachsende Compliance-Anforderungen
Datenschutz, Mitbestimmung, Antidiskriminierung und jetzt auch noch KI-Regulierung: Die rechtlichen Anforderungen an den Recruiting-Prozess nehmen immer weiter zu. Für viele Recruiting-Teams bedeutet das zusätzlichen Druck im ohnehin stressigen Tagesgeschäft.
Allen voran die DSGVO stellt hohe Anforderungen: Bewerberdaten dürfen nur zweckgebunden verarbeitet werden, müssen sicher gespeichert sein und auf Anfrage gelöscht werden können. Mit dem EU AI Act kommt eine weitere Ebene hinzu: Der Einsatz von KI im Recruiting gilt als Hochrisiko-Anwendung und unterliegt strengen Vorgaben in Bezug auf Transparenz, Kontrolle und Dokumentation. Das führt zu großer Verunsicherung.
Die Lösung: Compliance im ATS verankern
Ein Bewerbermanagementsystem schafft den nötigen Rahmen, um Compliance-Anforderungen zuverlässig und mit möglichst geringem Aufwand zu erfüllen. Bewerberdaten werden zentral, sicher und DSGVO-konform gespeichert. Der Zugriff auf sensible Informationen ist klar geregelt: Nur autorisierte Personen, als Recruiter*innen, Fachabteilung und ggf. Betriebsrat, erhalten Einsicht.
Gleichzeitig sorgen einheitliche Bewertungskriterien und strukturierte Feedbackbögen für mehr Objektivität und Fairness im Auswahlprozess. Außerdem werden alle Entscheidungen dokumentiert und sind so jederzeit nachvollziehbar. Auch praktisch: Die Überprüfung von Löschfristen und das Einholen einer Zustimmung können einfach automatisiert werden. Dadurch sinkt das Risiko von Datenschutzverstößen.
Herausforderung Nr. 6: KI im Recruiting
Künstliche Intelligenz ist auch im Recruiting das Thema der Stunde. Praktisch jedes Unternehmen will KI nutzen – zur Effizienzsteigerung, zur besseren Auswahl, zur Entlastung im Tagesgeschäft. Doch in der Praxis herrscht oft Ratlosigkeit: Welche Use Cases machen wirklich Sinn?
Dazu kommen Bedenken in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten. Ebenso abschreckend wirkt die Tatsache, dass KI-Tools im Recruiting laut EU AI Act als Hochrisiko-Anwendungen gelten. All das führt dazu, dass das Thema KI oft nicht als Chance angesehen wird, sondern als unüberwindbarer Berg.
Die Lösung: Einen Schritt nach dem anderen machen
Beim Thema KI sieht man schnell den Wald vor lauter Bäumen nicht. Aber klar ist: Wer jetzt nicht von den Möglichkeiten künstlicher Intelligenz profitiert, überlässt der Konkurrenz das Spielfeld. Einen einfachen Einstieg bieten die KI-Funktionen von Bewerbermanagementsystemen, z. B. das KI-gestützte Verfassen und Optimieren von Stellenanzeigen.
Je mehr Sie sich mit diesen Funktionen vertraut machen, desto mehr bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie Ihr Unternehmen von KI profitieren kann. Um Sie dabei zu unterstützen, haben wir einen Praxis-Leitfaden zum Thema zusammengestellt. Darin erfahren Sie u. a., welche typischen Anwendungsfälle es gibt und welche ethischen, rechtlichen und datenschutzrelevanten Fragen Sie klären sollten, bevor Sie KI in Ihrem Recruiting-Prozess einsetzen.
Herausforderung Nr. 7: GenZ verstehen
Was wurde nicht alles in Memes über die GenZ gewitzelt: keine Lust zu arbeiten, null Durchhaltevermögen, ständig auf der Suche nach dem nächsten Job. Doch eine aktuelle Studie des IAB zeigt ein ganz anderes Bild. Weder ist diese Generation weniger arbeitswillig, noch wechselt sie häufiger den Arbeitsplatz als andere. Das sind reine Klischees.
Was aber stimmt: Die GenZ geht anders an die Jobsuche heran als frühere Generationen. Und genau darauf sollten sich Unternehmen einstellen – technisch, inhaltlich und kommunikativ.
Die Lösung: Mobil optimieren
Die GenZ ist in erster Linie auf Smartphone, Tablet & Co. unterwegs. Die Karriereseite sollte mobil optimiert sein, schnell laden und übersichtlich aufgebaut sein. Auch Bewerbungsformulare müssen smartphonetauglich sein – kein endloses Scrollen, keine unnötigen Pflichtfelder. Im besten Fall geht die Bewerbung ganz ohne Anschreiben, z. B. per Lebenslauf-Upload oder Social Login.
Lohnt sich die Investition in ein ATS?
Wenn es um die Anschaffung eines Bewerbermanagementsystems geht, lautet die entscheidende Frage: Welchen messbaren Nutzen bringt es wirklich? In der Praxis zeigt sich der Return on Investment (ROI) konkret in den folgenden Bereichen.
1. Weniger administrative Aufgaben, mehr Zeit für das Wesentliche
Am einschneidendsten wirkt sich ein ATS auf das Tagesgeschäft aus, denn es nimmt Recruiter*innen viele organisatorische Aufgaben ab, die ansonsten Unmengen an Zeit verschlingen:
- das Verwalten von Bewerbungen und Erfassen von Bewerberdaten,
- das erste Sichten und Vorsortieren von Bewerbungen,
- die Koordination von Interviewterminen,
- das Einholen von Feedback aus den Fachabteilungen,
- Erinnerungen und Follow-up-Nachrichten.
Das bedeutet spürbare Entlastung im Recruiting-Alltag und bietet Recruiter*innen darüber hinaus die Chance, sich weniger mit Papierkram und mehr mit ihrer eigentlichen Aufgabe zu beschäftigen: nämlich der Suche nach den besten Kandidat*innen. Je mehr Stellen parallel zu besetzen sind, desto stärker wirkt sich dieser Effekt aus.
Die dadurch frei werdende Zeit kann sinnvoll genutzt werden, etwa für Auswertungen und Reportings. Wer einen besseren Überblick über die eigenen Recruiting-Prozesse hat, kann gezielt nachjustieren und langfristig Kosten sparen, z. B. indem man sich auf die Kanäle konzentriert, über die tatsächlich passende Bewerbungen kommen.
2. Kürzere Time-to-Hire
Ein weiterer klar messbarer Effekt ist die verkürzte Time-to-Hire. Bessere Abstimmung, schnellere Feedbackschleifen und klare Zuständigkeiten sorgen dafür, dass Stellen schneller besetzt und Produktivitätsverluste minimiert werden.
In Unternehmen, in denen Abstimmungen und interne Freigaben über ein ATS laufen, verkürzt sich die Time-to-Hire um bis zu 60 %. Ein Beispiel dafür ist Livestorm: Dort sank die durchschnittliche Time-to-Hire nach Einführung einer Recruiting-Plattform von 60 auf 25 Tage.
„Tellent Recruitee hilft uns, unsere Recruiting-Prozesse zu optimieren, indem es den Zeitaufwand für die Suche und Auswahl von Kandidat*innen reduziert. Unsere Time-to-Hire hat sich seitdem deutlich verkürzt (25 Tage statt 60).“
– Marie Agnès Deharveng, VP People bei Livestorm
3. Weniger Abbrüche im Bewerbungsprozess
Abbrüche im Bewerbungsprozess sind ein oft unterschätzter Kostenfaktor. Laut unserem Recruiting-Report 2025 brechen 41,2 % der Kandidat*innen die Bewerbung vorzeitig ab – also fast jede*r Zweite! Häufige Gründe dafür sind:
- lange und/oder unnötig komplizierte Bewerbungsformulare,
- dieselben Daten müssen mehrfach eingegeben werden,
- Eignungstests noch vor dem ersten persönlichen Kontakt,
- fehlende Informationen zu Bewerbungsprozess, Gehalt oder Arbeitsmodell.
Das ist vor allem für kleinere Unternehmen ein Problem. Organisationen mit weniger als 250 Mitarbeitenden verzeichnen mit 37,7 % eine höhere Abbruchquote als größere Unternehmen. Dabei sind gerade in kleinen Teams die Ressourcen fürs Recruiting knapp.
Hierbei geht es nicht allein um eine bessere Candidate Experience: Das Senken der Abbruchquote führt auch dazu, dass gute Kandidat*innen länger im Prozess bleiben und dass sich die Time-to-Hire verkürzt.
Dabei hilft auch eine aktuelle, gut gepflegte Karriereseite. Mithilfe eines ATS kann diese zentral verwaltet und automatisch aktualisiert werden. So hat etwa Incentro mit Tellent Recruitee eine schnelle, SEO-optimierte Karriereseite erstellt, auf der neue Stellen automatisch ausgespielt werden:
Das Ergebnis: Incentro verzeichnet bei Bewerbungen über die Karriereseite einen Zuwachs von 140 %!
4. Bessere Entscheidungen im Recruiting
Ein ATS sorgt nicht nur für schnellere Prozesse, sondern auch für bessere Personalentscheidungen.
Durch strukturiertes Feedback, einheitliche Kriterien und eine gemeinsame Datengrundlage erzielen Unternehmen mehr Objektivität und können Kandidat*innen besser miteinander vergleichen.
Dadurch werden Bewerbungsgespräche zielgerichteter und Entscheidungen fundierter. Das wiederum reduziert das Risiko von Fehlbesetzungen und die Folgekosten, die mit einer erneuten Ausschreibung einhergehen und die Cost-per-Hire in die Höhe treiben.
Auf lange Sicht führt das zu einer höheren Mitarbeiterbindung, weniger Fluktuation und weniger Unruhe im Team.
Oder reichen kostenlose Recruiting-Tools aus?
Auf den ersten Blick sieht es so aus, als wären ein E-Mail-Postfach und eine einfache Tabelle in Google Sheets oder Notion eine günstige Alternative zum Bewerbermanagementsystem. Klar: Keine zusätzlichen Kosten, kein Extra-Tool, das eingerichtet und konfiguriert werden muss, kein Freigabeprozess.
Spätestens jedoch, wenn Sie mehrere Stellen parallel besetzen, unter enormem Zeitdruck arbeiten oder sich gegen mächtige Wettbewerber durchsetzen müssen, stoßen diese Tools an ihre Grenzen.
Die dadurch verursachten zusätzlichen Kosten tauchen nicht im Budget auf, liegen am Ende aber oft über den Kosten eines ATS. Dazu gehören:
- Zeit- und Produktivitätsverluste durch Tabellen- und Tool-Chaos,
- Kandidat*innen, die abspringen, weil sie keine oder verspätete Rückmeldungen erhalten,
- Screening unzähliger Bewerbungen und endlose Terminabstimmungen für jede einzelne Stelle,
- überhastete Entscheidungen, weil sich der Prozess zieht wie Kaugummi,
- überlastete HR-Teams, die mehr koordinieren als rekrutieren,
- einen schlechten Eindruck bei Bewerbenden, der langfristig dem Employer Branding schadet,
- unterm Strich reaktives Recruiting statt strategische Personalgewinnung.
Für sich genommen fallen diese Kosten vielleicht nicht ins Gewicht, in Summe treiben sie die Kosten fürs Recruiting aber unnötig in die Höhe.
Hinzu kommt, dass viele Teams versuchen, den Zeitmangel durch externe Unterstützung von Personalberatungen oder Freelance-Recruiter*innen auszugleichen. Auch das verursacht zusätzliche Kosten. Alles in allem zahlen Sie mehr, als Sie in ein ATS investieren müssten, mit dem Sie nicht nur den Prozess automatisieren und Ressourcen einsparen, sondern auch die Kosten für externe Unterstützung einsparen können.
Deshalb ist ein ATS für viele Teams keine zusätzliche Ausgabe, sondern eine Möglichkeit, die Produktivitätskiller zu beseitigen, für die sie ansonsten ohnehin bezahlen.
Ein Beispiel aus der Praxis: Teams, die Tellent Recruitee als ATS nutzen, können rund 80 % der manuellen Aufgaben automatisieren und verbringen dadurch 64 % weniger Zeit mit administrativen Recruiting-Tätigkeiten.
Diese Erfahrung machte auch das Team von CM.com, das mit Tellent Recruitee sowohl Zeit als auch Kosten einspart:
Wenn Sie konkret wissen möchten, wie viel Geld Ihr Unternehmen mit einem ATS einsparen kann, können Sie dies mithilfe unseres ROI-Rechners berechnen (keine Registrierung erforderlich).
Geschätzte jährliche Ersparnis mit Tellent Recruitee am Beispiel eines Unternehmens mit 100 Mitarbeitenden, 25 geplanten Einstellungen pro Jahr und einer durchschnittlichen Time-to-Hire von 50 Tagen.
Das bringt die Investition in ein ATS
Ist ein Bewerbermanagementsystem erst einmal eingeführt, zeigt sich der Nutzen nicht nur in den Statistiken. Der Unterschied macht sich überall im Arbeitsalltag bemerkbar.
Besonders deutlich werden diese Vorteile in folgenden Bereichen:
- Alle Infos rund um den Recruiting-Prozess an einem Ort
Sämtliche Kandidat*innen, Konversationen, Feedbacks und Entscheidungen sind an einem Ort gebündelt. Statt Informationen aus E-Mails, Tabellen oder einzelnen Notizen zusammenzusuchen müssen, können alle jederzeit einsehen, wo Bewerbende im Prozess stehen.
- Bessere Zusammenarbeit mit Hiring Manager*innen
Kolleg*innen aus der Fachabteilung haben jederzeit Zugriff auf Kandidatenprofile, Interview-Feedback und den Status einer Bewerbung. Erinnerungen und Aufgaben im System sorgen dafür, dass der Prozess nicht ins Stocken gerät. Die Recruiting-Abteilung verliert weniger Zeit mit Nachhaken und Entscheidungen werden schneller gefällt.
- Zeitnahe und personalisierte Kommunikation mit Bewerbenden
Dank automatischer Rückmeldungen und einem übersichtlichen Prozess wissen Bewerbende immer, wo sie gerade stehen – selbst wenn viele Stellen parallel besetzt werden müssen oder der Recruiting-Prozess besonders komplex ist.
- Fundiertere Personalentscheidungen
Schluss mit Bauchgefühl: Einheitliche Bewertungskriterien, strukturierte Feedbacks und eine solide Datenbasis ermöglichen objektivere Entscheidungen. Diese lassen sich besser erklären, begründen und intern vertreten.
- Skalierbare Prozesse
Vorlagen für Stellenanzeigen, Pipelines, E-Mails und Bewertungen sparen Zeit und sorgen für Konsistenz. Wenn mehr Stellen, Teams oder Standorte hinzukommen, bleibt der Recruiting-Prozess stabil und muss nicht jedes Mal neu aufgesetzt werden.
Zusammengenommen helfen diese Vorteile dabei, das Recruiting aus dem ständigen Feuerwehrmodus zu holen und als verlässlichen, gut planbaren Prozess aufzustellen.
Jetzt die richtige Personalmanagement-Software wählen.
Eine clevere Checkliste hilft Ihnen dabei, alle relevanten Kriterien abzuklopfen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Am besten laden Sie sie gleich herunter und machen den ersten Schritt zum richtigen Tool für Ihr Team.
Welches ATS passt zu Ihrem Unternehmen?
Das eine ATS, das für alle Unternehmen passt, gibt es nicht. Welche Lösung für Sie die richtige ist, hängt von Ihrem aktuellen und zukünftigen Recruiting-Prozess und -Bedarf ab.
Bevor Sie in ein ATS investieren, sollten Sie daher die Anforderungen in Ihrem Unternehmen definieren. Die folgenden Fragen helfen Ihnen dabei:
- Wie viele und welche Art von Positionen schreiben Sie aus?
Suchen Sie nur hin und wieder neue Mitarbeitende oder müssen Sie mehrere Stellen parallel besetzen? Handelt es sich um viele ähnliche Positionen oder um hoch spezialisierte Rollen? Auch die Anzahl der beteiligten Personen und der Abstimmungsaufwand sind hier relevant. Das ATS sollte zu Ihrem Recruiting-Tempo und zur Komplexität Ihrer Prozesse passen.
- Wie stark sind Fachabteilungen eingebunden?
Sind mehrere Mitarbeitende aus Fachabteilungen am Prozess beteiligt, die Einblick in die Daten benötigen und Feedback geben müssen? Wenn Entscheidungen kooperativ in Abstimmung gefällt werden, sollten Sie ein ATS wählen, das die Zusammenarbeit im Team unterstützt, etwa durch Aufgabenverteilung, strukturiertes Feedback und transparente Prozesse.
- Wie viel Automatisierung benötigen Sie?
Wo hakt es aktuell im Recruiting: beim Screening, bei der Terminfindung oder bei den Rückmeldungen an Kandidat*innen? Genau an diesen Stellen sollte Ihr zukünftiges ATS Ihr Team je nach Bedarf mithilfe von einfachen aktionsbasierten oder komplexen regelbasierten Automatisierungen entlasten.
- Welche Zahlen brauchen Sie?
Welche Fragen stellt die Geschäftsführung regelmäßig und welche lassen sich aktuell nur schwer beantworten? Ein gutes ATS liefert Ihnen Einblicke in Pipeline, Time-to-Hire und Recruiting-Kanäle in Echtzeit, ohne dass Sie Daten manuell in Tabellen oder andere Tools übertragen müssen.
- Wie viel Einarbeitung ist erforderlich?
Wie schnell soll Ihr Team mit dem System arbeiten können? Idealerweise sollte das ATS schnell einzurichten und intuitiv bedienbar sein, ohne lange Schulungen und zusätzlichen Admin-Support.
- Welche Compliance-Anforderungen müssen Sie erfüllen?
Rekrutieren Sie nur in Deutschland oder international? Wenn Ihr Unternehmen länderübergreifend tätig ist, sollten Sie von Anfang an auf ein ATS setzen, das allen länderspezifischen Datenschutzvorgaben und rechtlichen Anforderungen gerecht wird.
- Wie skalierbar muss das ATS sein?
Planen Sie, Ihr Unternehmen in den nächsten 12 bis 18 Monaten um weitere Teams oder Standorte zu erweitern? In dem Fall sollte das ATS problemlos mitwachsen können, ohne dass Sie Ihre Prozesse jedes Mal neu aufsetzen müssen.
Sind diese Kriterien einmal klar definiert, fällt auch der Vergleich verschiedener Tools deutlich leichter.
Fazit: Recruiting-Herausforderungen jetzt angehen
Die aktuellen Herausforderungen im Recruiting haben wir in diesem Artikel klar benannt. Ebenso klar ist, dass ein ATS dabei helfen kann, diese proaktiv anzugehen. Wichtig ist dabei, nicht zu warten, bis Sie von den steigenden Anforderungen überrollt werden.
Die Investition in ein ATS lohnt sich spätestens dann, wenn:
- wichtige Unternehmensziele wegen des schwerfälligen Recruiting-Prozesses nicht erreicht werden können,
- die Verwaltung des Recruiting-Prozesses mehr Zeit in Anspruch nimmt als das eigentliche Recruiting, und
- wenn abspringende Kandidat*innen oder fehlende Informationen nicht mehr die Ausnahme sind, sondern die Regel.
Wenn Sie an diesem Punkt angelangt sind und weiter zögern, zahlen Sie später umso mehr drauf: Der administrative Aufwand wächst stetig, der Überblick geht zunehmend verloren und der Druck auf das Recruiting-Team steigt weiter.
Ein ATS hilft Ihnen, im Recruiting aus dem Krisenmanagement herauszukommen und stattdessen Struktur zu schaffen, den Überblick zu behalten und bessere Personalentscheidungen zu treffen.
