Im stressigen Recruiting-Alltag bleibt oft kaum Zeit, über den Tellerrand und in die Zukunft zu schauen. Dabei wäre genau das wichtig, um nicht immer wieder überrumpelt zu werden und den Entwicklungen hinterherzulaufen. Wer dagegen den nötigen Weitblick aufbringen kann, verschafft sich einen echten Wettbewerbsvorteil.
In diesem Artikel listen wir die sieben dringendsten Herausforderungen auf, vor denen Recruiter*innen aktuell stehen. Wir erläutern die Ursachen und geben Ihnen konkrete Tipps an die Hand, wie Sie diese Hürden meistern und der Konkurrenz eine Nasenlänge voraus sein können.
Zwischen Fachkräftemangel und KI: Das neue Normal im Recruiting
Arbeitskräftemangel, technologische Disruption und steigende regulatorische Anforderungen – das ist das Spannungsfeld, in dem sich HR aktuell bewegt. Zwar hat sich die Fachkräftelücke laut Angaben von Statista in den letzten 12 Monaten verringert: Während im Mai 2025 fast 480.000 Stellen unbesetzt blieben, waren es Anfang 2025 nur noch rund 360.000. Klar ist aber, dass das angesichts des demografischen Wandels nur vorübergehend der Fall ist und sich der Fachkräftemangel in Zukunft deutlich verschärfen wird. Laut einer Studie der ManpowerGroup hat sich dieser Mangel in den letzten 10 Jahren verdoppelt und übertrifft den globalen Durchschnitt. Deutschland ist also besonders betroffen.
Ein weiterer wichtiger Faktor, der den Arbeitsmarkt prägt, ist der technologische Wandel. Ein Bericht des World Economic Forum prognostiziert, dass bis 2030 weltweit 92 Mio. Arbeitsplätze wegfallen und 170 Mio. neue Stellen geschaffen werden. Mitarbeitende, die die erforderlichen Skills und Kompetenzen mitbringen, sind rar gesät und heiß begehrt.
Laut einer Studie der Uni Konstanz tun sich insbesondere kleine Unternehmen schwer, ihre Belegschaft im Umgang mit künstlicher Intelligenz (KI) zu schulen und das entsprechende Know-how im Unternehmen aufzubauen. Einen Grund dafür nennt Deloitte in seiner KI-Studie: 43 % der deutschen Unternehmen schrecken vor dem systematischen Einsatz von KI zurück, weil sie fürchten, die datenschutzrechtlichen Vorgaben nicht einhalten zu können.
Last but not least stellen die Arbeitnehmenden heute ganz andere Ansprüche an ihren Job: Sie wünschen sich maximale Flexibilität, Kommunikation auf Augenhöhe und einen Arbeitgeber, der ihre Werte vertritt. Diese Gemengelage bildet den Ausgangspunkt für die Herausforderungen, mit denen Recruiting-Teams heute konfrontiert sind. Welche das sind und wie Sie damit umgehen können, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.
Herausforderung Nr. 1: Talente mit zukunftsrelevanten Skills finden
Der Fachkräftemangel bleibt ein Dauerthema und wird sich durch den demografischen Wandel langfristig verschärfen. Gleichzeitig verändert der technologische Fortschritt die Arbeitswelt: Neue Jobs entstehen, andere verschwinden. Um mit dieser Entwicklung Schritt zu halten, brauchen Unternehmen Mitarbeitende, die genau über jene zukunftsrelevanten Fähigkeiten verfügen.
Gefragt sind vor allem Fachkräfte, die den technologischen Wandel mitgestalten können: in der IT, im Engineering, in datengetriebenen Rollen oder in der Entwicklung neuer Geschäftsmodelle. Sie können sich wiederum die Jobs aussuchen und entscheiden sich im Zweifel eher für Unternehmen, die eine klare Haltung zeigen. Insbesondere jüngere Arbeitnehmende legen großen Wert auf eine sinnhafte Tätigkeit und darauf, dass ihr Arbeitgeber dieselben Werte vertritt wie sie selbst.
Die Lösung: Mit starkem Employer Branding aus der Masse herausstechen
Employer Branding ist zwar in aller Munde, aber Geld dafür in die Hand nehmen wollen die wenigsten. Dabei wird genau das in Zukunft unverzichtbar sein. Es geht darum, als Unternehmen sichtbar, nahbar und wiedererkennbar zu sein.
Das beginnt bei einem überzeugenden Social-Media-Auftritt, der einen echten Informations- und/oder Unterhaltungswert bietet, bis hin zur Karriereseite, auf der keine Hochglanzvideos, sondern möglichst authentische Ausschnitte aus dem Arbeitsalltag zu sehen sind.
Tipp:
Tipp:
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Verständlich, das Thema Employer Branding wirkt erstmal sehr abstrakt. Beginnen Sie mit der Frage, warum jemand bei Ihnen arbeiten sollte. Eine Anleitung dazu finden Sie in unserem Artikel zur Employer Value Proposition.
Herausforderung Nr. 2: Zu wenig Ressourcen im HR-Bereich
Nehmen wir an, Sie haben es geschafft, eine starke Arbeitgebermarke aufzubauen. Sie sind für Kandidat*innen sichtbar, Ihre Stellenanzeigen kommen gut an und Sie erhalten auf jede Stelle eine Vielzahl an Bewerbungen. Schon stehen Sie vor dem nächsten Problem: All diese Bewerbungen müssen nämlich gelesen und die Spreu vom Weizen getrennt werden.
Gerade wenn mehrere Stellen gleichzeitig besetzt werden müssen, kommen Recruiting-Teams schnell an ihre Kapazitätsgrenzen. Die Folge: Top-Kandidat*innen bewerben sich und warten teilweise Tage oder Wochen auf eine Rückmeldung. Wenn sie dann endlich zum Bewerbungsgespräch eingeladen werden, stehen sie längst bei der Konkurrenz unter Vertrag.
Die Lösung: Effizientes Pre-Screening
Eine gute Möglichkeit, hier Abhilfe zu schaffen, sind neue Tools wie WhatsApp Hiring von Tellent Recruitee: Noch bevor sich Kandidat*innen offiziell bewerben, können sie einem Chatbot über WhatsApp erste Fragen stellen und sich informieren. Gleichzeitig lassen sich einfache Pre-Screening-Fragen integrieren, z. B. zur Verfügbarkeit, Qualifikation oder zum gewünschten Einsatzort.
So können Arbeitgeber prüfen, ob eine Person grundlegende Anforderungen erfüllt, noch bevor eine Bewerbung im Postfach landet. Das reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand erheblich, sondern sorgt auch für eine niedrigschwellige, unkomplizierte Bewerbungserfahrung. Bewerbende erhalten sofort eine Rückmeldung – und das dank Chatbot rund um die Uhr.
Herausforderung Nr. 3: Offene Stellen schnell besetzen
Unser aktueller Recruiting-Report bestätigt einmal mehr, dass die Time-to-Hire ein zentraler Erfolgsfaktor im Recruiting ist. Was viele überrascht: Große Unternehmen besetzen Stellen im Schnitt deutlich schneller. Das liegt daran, dass sie meist mehr Zeit und Geld in Tools und effiziente Prozesse investieren.
„Eine kürzere Time-to-Hire bedeutet, dass eine kurze Prozessdauer, schnellere Rückmeldungen ... Durch diese Effizienz und Verlässlichkeit werden nicht nur grundlegende Erwartungen im Recruiting abgedeckt, sondern auch eine positive Wahrnehmung bei Talenten erzeugt, was den Einstellungserfolg zusätzlich fördert.“
Sera Mbaraka, Recruiterin bei Die Görgens Gruppe (Olymp&Hades)
In kleineren Unternehmen wird dagegen fast alles manuell erledigt. Bewerbungen landen in verschiedenen E-Mail-Boxen, Stellenanzeigen werden auf jede Plattform einzeln hochgeladen und Recruiter*innen rennen der Fachabteilung hinterher, um endlich ein Feedback zu bekommen. So zieht sich der gesamte Recruiting-Prozess unnötig in die Länge.
Die Lösung: Digitale, automatisierte Prozesse
Um die Time-to-Hire zu verkürzen, braucht es schlanke, digitale Prozesse. Viele Aufgaben lassen sich heute automatisieren. Das entlastet Recruiter*innen und beschleunigt den gesamten Ablauf. Unternehmen, die z. B. intern die Zustimmung zu Einstellungen über ein Bewerbermanagementsystem einholen, verkürzen ihre Time-to-Hire um sage und schreibe bis zu 60 %. Und ein Bewerbermanagementsystem kann noch mehr:
- Automatische Terminabstimmung: Statt endlosem E-Mail-Pingpong wählen Kandidat*innen selbst aus einer Auswahl freier Slots.
- Standardisierte Kommunikation: Absagen, Updates und Terminerinnerungen werden automatisiert versendet.
- Feedbackprozesse: Nach einem Interview erhalten alle Beteiligten automatisch eine Aufforderung, ihr Feedback abzugeben.
- Pre-Screening mit KO-Kriterien: Bewerbungen, die die Grundvoraussetzungen nicht erfüllt, werden direkt aussortiert.
Ein straffer und gut organisierter Prozess hilft nicht nur, die Kosten für das Recruiting zu reduzieren, sondern führt auch dazu, dass weniger Kandidat*innen abspringen.
Herausforderung Nr. 4: Conversion Rate im Recruiting optimieren
Die Conversion Rate im Recruiting zeigt, wie viele Besucher*innen einer Karriereseite den Bewerbungsprozess tatsächlich abschließen. Im DACH-Raum liegt dieser Wert laut unserem Recruiting-Report aktuell bei nur 4,6 % und damit im internationalen Vergleich an letzter Stelle.
Ein zentraler Faktor ist die Abbruchquote bei Bewerbungsformularen: Je mehr Menschen abspringen, desto niedriger fällt die Conversion Rate aus. Die Gründe sind oft banal: umständliche Bewerbungsformulare, unklare Anforderungen in der Stellenanzeige und eine langweilige Karriereseite. Jedes Mal, wenn ein*e Besucher*in das Bewerbungsformular abbricht, ist das für Sie als Arbeitgeber eine verpasste Chance.
Die Lösung: Bewerberzentriert denken
Unternehmen erwarten von Bewerbenden Schnelligkeit, Motivation und Kommunikationsstärke, schaffen es selbst aber meist nicht, einen von Anfang an bewerberfreundlichen Prozess auf die Beine zu stellen. Dabei ist das kein Hexenwerk. Wir sind umgeben von Plattformen wie Amazon, Spotify oder Airbnb, die längst zeigen, wie intuitive Nutzerführung funktioniert.
Höchste Zeit, dass Unternehmen hier ihre Hausaufgaben machen. Das beginnt bei der Stellenanzeige: Die Anforderungen müssen realistisch sein (Stichwort „eierlegende Wollmilchsau“) und Erwartungen an Kandidat*innen klar formuliert. Die Karriereseite sollte keine reine Hochglanz-Marketingfläche sein, sondern echte Einblicke bieten: in die Teams, den Arbeitsalltag und die Unternehmenskultur. Bewerbungsformulare sollten so einfach und intuitiv wie möglich gehalten sein. Tipp: Füllen Sie das Formular einfach mal selber aus, um sich besser in die Bewerbenden hineinversetzen zu können.
Herausforderung Nr. 5: Hybride Arbeitsmodelle
Eine weitere Erkenntnis aus unserem Recruiting-Report 2025: Hybride Arbeitsmodelle sind auf dem Vormarsch. In vielen Unternehmen gelten sie als der ideale Mittelweg zwischen Homeoffice und Büro. Leider sehen Bewerbende das anders.
Auf hybride Stellen bewerben sich deutlich weniger Kandidat*innen als auf Remote-Jobs. Die Time-to-Hire ist um 17 % höher. Außerdem brechen mehr Kandidat*innen die Bewerbung später im Prozess ab. Die Abbruchquote liegt um satte 14 % höher – und ist damit ein wichtiger Hinweis auf eine der Ursachen des Problems.
Die Lösung: Transparent und ehrlich kommunizieren
Immer noch kommt es vor, dass Unternehmen „remote“ in ihre Stellenanzeigen schreiben und sich dann im Bewerbungsprozess herausstellt, dass feste Präsenztage oder ein Wohnort in Pendelreichweite der Unternehmenszentrale verlangt werden. Das sorgt für Frust auf Bewerberseite, schadet dem Image des Unternehmens und verlängert den gesamten Prozess unnötig.
Das lässt sich ganz einfach vermeiden: Sagen Sie von Anfang an klar, was Sache ist, und überlegen Sie, wie Sie hybriden Mitarbeitenden mehr Flexibilität bieten können. Zum Beispiel könnten Sie es ihnen ermöglichen, zumindest für einige Wochen im Jahr vollständig remote zu arbeiten, um beispielsweise mehr Zeit mit der Familie verbringen zu können. Achten Sie auch darauf, die Vorteile hybrider Arbeit zu betonen: bessere Einarbeitung, mehr Austausch im Team, mehr Chancen sich weiterzuentwickeln.
Herausforderung Nr. 6: KI im Recruiting
Künstliche Intelligenz ist auch im Recruiting das Thema der Stunde. Praktisch jedes Unternehmen will KI nutzen – zur Effizienzsteigerung, zur besseren Auswahl, zur Entlastung im Tagesgeschäft. Doch in der Praxis herrscht oft Ratlosigkeit: Welche Use Cases machen wirklich Sinn?
Dazu kommen Bedenken in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten. Ebenso abschreckend wirkt die Tatsache, dass KI-Tools im Recruiting laut EU AI Act als Hochrisiko-Anwendungen gelten. All das führt dazu, dass das Thema KI oft nicht als Chance angesehen wird, sondern als unüberwindbarer Berg.
Die Lösung: Einen Schritt nach dem anderen machen
Beim Thema KI sieht man schnell den Wald vor lauter Bäumen nicht. Aber klar ist: Wer jetzt nicht von den Möglichkeiten künstlicher Intelligenz profitiert, überlässt der Konkurrenz das Spielfeld. Einen einfachen Einstieg bieten die KI-Funktionen von Bewerbermanagementsystemen, z. B. das KI-gestützte Verfassen und Optimieren von Stellenanzeigen.
Je mehr Sie sich mit diesen Funktionen vertraut machen, desto mehr bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie Ihr Unternehmen von KI profitieren kann. Um Sie dabei zu unterstützen, haben wir einen Praxis-Leitfaden zum Thema zusammengestellt. Darin erfahren Sie u. a., welche typischen Anwendungsfälle es gibt und welche ethischen, rechtlichen und datenschutzrelevanten Fragen Sie klären sollten, bevor Sie KI in Ihrem Recruiting-Prozess einsetzen.
Tipp:
Tipp:
Wie Sie KI konkret und ohne Kopfzerbrechen bei der Bewerbersuche nutzen können, erfahren Sie in unserem Praxis-Leitfaden „KI im Recruiting“.
Herausforderung Nr. 7: GenZ verstehen
Was wurde nicht alles in Memes über die GenZ gewitzelt: keine Lust zu arbeiten, null Durchhaltevermögen, ständig auf der Suche nach dem nächsten Job. Doch eine aktuelle Studie des IAB zeigt ein ganz anderes Bild. Weder ist diese Generation weniger arbeitswillig, noch wechselt sie häufiger den Arbeitsplatz als andere. Das sind reine Klischees.
Was aber stimmt: Die GenZ geht anders an die Jobsuche heran als frühere Generationen. Und genau darauf sollten sich Unternehmen einstellen – technisch, inhaltlich und kommunikativ.
Die Lösung: Mobil optimieren
Die GenZ ist in erster Linie auf Smartphone, Tablet & Co. unterwegs. Die Karriereseite sollte mobil optimiert sein, schnell laden und übersichtlich aufgebaut sein. Auch Bewerbungsformulare müssen smartphone-tauglich sein – kein endloses Scrollen, keine unnötigen Pflichtfelder. Im besten Fall geht die Bewerbung ganz ohne Anschreiben, z. B. per Lebenslauf-Upload oder Social Login.
Social Media ist kein „nice to have“, sondern ein relevanter Touchpoint – hier informiert sich die GenZ über potenzielle Arbeitgeber. Auf dem Kanal darf keine gähnende Leere herrschen, er muss aktiv bespielt werden. Eine ideale Ergänzung dazu ist die Möglichkeit, sich über WhatsApp zu bewerben, denn das ist ein Kanal, den diese Zielgruppe ohnehin täglich nutzt.
FAQ zu Herausforderungen im Recruiting
1. Von welchen Faktoren und Entwicklungen ist das Recruiting aktuell geprägt?
Das Recruiting steht aktuell im Spannungsfeld zwischen demografischem Wandel, technologischem Umbruch und zunehmender Regulatorik. Die Zahl potenzieller Arbeitskräfte sinkt, während gleichzeitig neue Kompetenzen und Jobprofile entstehen, insbesondere durch KI. Hinzu kommen steigende Erwartungen der Bewerbenden und steigende Anforderungen z. B. in Bezug auf Datenschutz.
2. Was sind aktuell die größten Herausforderungen für Recruiter*innen?
Zu den größten Herausforderungen für Recruiter*innen zählen aktuell der anhaltende Fachkräftemangel, insbesondere in Bereichen wie IT, Pflege oder Technik sowie Unsicherheit beim Einsatz von KI. Viele zeitintensive Aufgaben werden nach wie vor händisch erledigt, was zu langen Time-to-Hire-Zeiten führt. Problematisch für das Recruiting ist auch, dass die Erwartungen von Arbeitgebern und Mitarbeitenden in Bezug auf neue Arbeitsmodelle auseinandergehen: Während Arbeitgeber zunehmend hybride Arbeitsplätze anbieten, wünschen sich Mitarbeitende mehr Remote-Stellen. Eine weitere Herausforderung ist die Optimierung der Abläufe rund um den Recruiting-Prozess bei gleichzeitiger Einhaltung der steigenden Anforderungen in Bezug auf den Datenschutz.
3. Wie können kleinere Unternehmen im War for Talent mit großen Arbeitgebern mithalten?
Aufgrund der begrenzten Ressourcen ist es für kleinere Unternehmen schwerer, mit dem technologischen Wandel Schritt zu halten. Gleichzeitig bietet gerade die Technologie ihnen die Chance, Prozesse effizienter zu gestalten und dadurch Ressourcen freizusetzen. Eine einfache Möglichkeit, das umzusetzen, bieten Bewerbermanagementsysteme: Sie helfen, Abläufe zu automatisieren und Ressourcen einzusparen. Wichtig ist außerdem ein authentisches Employer Branding, um sich von der Konkurrenz abzuheben und auch passive Talente auf das Unternehmen aufmerksam zu machen.
4. Welche Herausforderungen gibt es beim Einsatz von KI im Recruiting?
Viele Unternehmen haben zwar das Potenzial künstlicher Intelligenz erkannt, tun sich aber schwer damit, KI flächendeckend in Workflows zu integrieren und ihre Teams weiterzubilden. Es fehlt an Know-how, konkreten Anwendungsfällen und auch an Vertrauen. Hinzu kommen rechtliche Unsicherheiten, etwa durch die DSGVO oder den EU AI Act, der KI im Recruiting als Hochrisiko-Anwendung einstuft.
Fazit
Recruiting war noch nie so komplex und gleichzeitig so entscheidend für den Unternehmenserfolg. Die Herausforderungen reichen vom Fachkräftemangel über digitale Umbrüche bis hin zu veränderten Erwartungen aufseiten der Kandidat*innen. Wichtig ist, sich jetzt nicht abhängen oder überwältigen zu lassen.
Unser Tipp: Beginnen Sie damit, repetitive Aufgaben zu automatisieren, z. B. mit einem Bewerbermanagementsystem wie Tellent Recruitee. Wenn Sie nicht mehr unzählige Absagen schreiben, Termine koordinieren und Dinge im Blick behalten müssen, weil das System das zuverlässig für Sie übernimmt, haben Sie endlich Zeit, sich mit langfristigen strategischen Fragen zu beschäftigen. Dann haben Sie die Chance, den Wandel aktiv zu gestalten, anstatt von den Entwicklungen getrieben zu werden.
