So erstellen Sie einen Business-Case für die Investition in ein ATS

Beim Buy-in für ein Bewerbermanagementsystem (BMS bzw. ATS aus dem Englischen) geht es nicht darum zu beweisen, dass Ihr Recruiting-Prozess fehlerhaft oder ineffizient ist. Es geht vielmehr darum zu zeigen, wie Ihr aktueller Recruiting-Prozess das Unternehmenswachstum, die Kostenkontrolle und das Risikomanagement einschränkt.

Als Recruiting-Team wissen Sie bereits, wie ein dediziertes BMS hilft, indem es die Workflows im Hiring zentralisiert, die manuelle Koordination reduziert und Transparenz schafft, die skalierbares Recruiting unterstützt.

Tatsächlich können Unternehmen, die ihr Recruiting mit Tools wie einem spezialisierten Bewerbermanagementsystem optimieren, die Time-to-Hire um bis zu 60 % verkürzen – Verbesserungen, die Tabellenkalkulationen oder grundlegende Recruiting-Funktionen, die in HR-Systeme integriert sind, einfach nicht bieten können.

Die Herausforderung besteht also darin: Wie überzeugen Sie die Stakeholder*innen, in ein ATS zu investieren?

Die kurze Antwort: Sie sprechen deren Sprache, indem Sie aufzeigen, wie sich Engpässe beim Recruiting auf die Geschäftsziele auswirken.

Die lange Antwort? Dieser Leitfaden zum Buy-in für ein ATS führt Sie durch folgende Punkte:

• Erstellung eines überzeugenden Business-Case für die Investition in ein Bewerbermanagementsystem
• Recruiting-Herausforderungen in messbare Geschäftsauswirkungen übersetzen
• Häufige Bedenken aus den Bereichen Finanzen, IT, Betrieb und HR berücksichtigen

Am Ende werden Sie über einen praktischen Rahmen verfügen, um die ATS-Bereitschaft zu bewerten, Investitionen intern zu rechtfertigen und Ihr Anliegen selbstbewusst zu präsentieren.

Das Wichtigste zuerst: Prüfen Sie, ob Sie tatsächlich ein ATS benötigen

Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, warum Sie ein Bewerbermanagementsystem zur Optimierung Ihres Recruiting-Prozesses benötigen, können Sie leichter überzeugende Argumente für deren Anschaffung vorbringen.

Wenn Sie sich über Ihren Bedarf an einem Bewerbermanagementsystem bereits im Klaren sind, springen Sie direkt zum nächsten Abschnitt in diesem Leitfaden.

Falls nicht, finden Sie hier eine detaillierte Aufstellung von 10 Anzeichen dafür, dass Sie bereit sind, in ein BMS zu investieren – mit dem Fazit: Sie brauchen ein BMS, wenn Sie kontinuierlich einstellen oder planen, die Mitarbeiterzahl in den kommenden Monaten zu erhöhen.

Das heißt:

• Sie stellen jährlich 25 bis 40 oder mehr Personen ein
• Sie verwalten mindestens drei offene Rollen gleichzeitig
• Jede Stelle zieht Dutzende oder Hunderte von Bewerbenden an
• Mehr als zwei Stakeholder*innen sind an der Recruiting-Entscheidung beteiligt

Ab diesem Punkt schränken selbst gut gepflegte Tabellenkalkulationen die Sichtbarkeit ein, führen zu Lücken bei der Übergabe und machen es schwierig, mehrere offene Rollen parallel zu bearbeiten.

Was ist häufig zuerst problematisch, wenn Unternehmen die Anschaffung eines ATS hinauszögern?

Wenn Unternehmen die Investition in ein BMS hinauszögern, leidet nicht zuerst Ihre Recruitment-Strategie darunter – es sind die Sichtbarkeit, Geschwindigkeit und Konsistenz.

Wenn das Recruiting über Tabellenkalkulationen, E-Mail-Postfächer und Ad-hoc-Tools verstreut ist:

• Nimmt die Time-to-Hire allmählich zu
• Nimmt die Ausfallrate der Kandidat*innen in späteren Phasen zu
• Und die Recruiting-Kapazität stößt an ihre Grenzen

Mit der Zeit verliert die Führungsebene die klare Sicht darauf, was passiert. Die Kosten der Verzögerung werden unvermeidlich, was zu längeren Zyklen im Recruiting, verlorenen Kandidat*innen und langsamerem Geschäftswachstum führt.

Ist das Bewerbermanagementsystem ein Produktivitätshebel oder ein Risikokontrollsystem?

Ein Bewerbermanagementsystem ist sowohl ein Produktivitätshebel als auch ein Risikokontrollsystem.

Grundsätzlich verbessert es die Produktivität in zweierlei Hinsicht: Es reduziert den manuellen Koordinationsaufwand (Terminplanung, E-Mails, Statusverfolgung) und beschleunigt, wie schnell sich Kandidat*innen durch Ihren Recruiting-Prozess bewegen.

Gleichzeitig wirkt ein Bewerbermanagementsystem als Risikokontrollsystem, indem es Daten von Kandidat*innen zentralisiert, konsistente Prozesse erleichtert sowie Transparenz, Verantwortlichkeit und Compliance unterstützt, wenn das Recruiting skaliert wird.

Unterm Strich gilt: Unternehmen investieren in ein Bewerbermanagementsystem nicht nur, um schneller einzustellen, sondern auch, um Recruiting vorhersehbar, prüfbar und skalierbar zu machen.

Weshalb sollte man nicht das Recruiting-Modul seines HR-Tools anstelle eines BMS verwenden?

Human Resources Information Systems – die integrierten Recruiting-Funktionen in umfassenden HR-Tools wie Personio oder Rippling – sind darauf ausgelegt, grundlegende Recruiting-Prozesse zu unterstützen. Nicht aber, um maßgeschneiderte Prozesse zu verwalten.

Im Gegensatz dazu bieten spezialisierte Bewerbermanagementsysteme wie Tellent Recruitee oder Teamtailor individuelle Recruiting-Prozesse und fortschrittliche Automatisierung. Währenddessen unterstützen HRIS-Add-ons häufig nur grundlegende Recruiting-Aufgaben wie das Veröffentlichen von Jobs und das Sammeln von Bewerbungen.

Sie stoßen jedoch an ihre Grenzen, sobald das Recruiting-Volumen steigt oder Ihre Prozesse komplexer werden und mehrere Stakeholder sowie Regionen involviert sind.

Hier sind die häufigsten Einschränkungen von HRIS-Modulen für das Recruiting:

• Sie sind für die Aufnahme konzipiert, nicht für den gesamten Recruiting-Prozess. HRIS-Recruiting-Module helfen dabei, Bewerbungen zu erfassen und zu zentralisieren, bieten aber nur begrenzte Unterstützung für strukturiertes Screening, Phasen-Management und Prozessmanagement, sobald die Kandidat*innen in den Ablauf aufgenommen wurden.

• Sie bieten unzureichende Unterstützung für paralleles oder umfangreiches Recruiting. Wenn mehrere Rollen gleichzeitig laufen, sinkt die Sichtbarkeit über die Pipelines hinweg, und Sie sind letztendlich auf manuelles Tracking angewiesen.

• Sie bieten meist nur begrenzte Flexibilität für sich entwickelnde Recruiting-Prozesse. Da Prozesse je nach Rolle, Team oder Standort variieren, greifen Teams auf Workarounds zurück – was die manuelle Arbeit erhöht und die Recruiting-Zyklen verlangsamt.
• Sie bieten in der Regel nur einfache Tools für die Zusammenarbeit und das Reporting. HRIS-Recruiting-Module sind nicht für erweitertes Reporting oder umfassende Team-Zusammenarbeit ausgelegt, was die Koordination mit Ihrem Team und die Optimierung Ihres Recruitment-Prozesses erschwert.

Aufgrund dieser Einschränkungen wachsen Teams in der Regel über die Recruiting-Module hinaus. Stattdessen integrieren sie ein spezielles Bewerbermanagementsystem in ihr HRIS, um ein strukturiertes und skalierbares Recruiting zu ermöglichen.

So erhalten Sie eine Zustimmung für die Investition in ein Bewerbermanagementsystem

Ein überzeugender Business-Case für Bewerbermanagementsysteme verknüpft die Recruiting-Performance direkt mit Geschäftsergebnissen, die für die Unternehmensleitung bereits Priorität haben – unter Verwendung von operativen Belegen, ROI-Formulierungen und stakeholder-spezifischen Botschaften.

In der Praxis läuft dies auf die folgenden Schritte hinaus:

1. Priorisierte Geschäftsziele identifizieren und Recruiting-Herausforderungen darauf ausrichten
2. Dokumentieren, wie aktuelle Engpässe beim Recruiting diese Ziele beeinträchtigen
3. Den geschätzten Return on Investment (ROI) des BMS quantifizieren
4. Sich auf Einwände der Stakeholder*innen mit fundierten Antworten vorbereiten
5. Ihre Vorarbeit in einem strukturierten internen Vorschlag zusammenfassen

Lassen Sie uns jeden Schritt einzeln durchgehen.

1. Verstehen Sie Ihre Geschäftsziele

Die meisten BMS-Business-Cases werden nicht umgesetzt, weil sie sich darauf konzentrieren, nur Probleme im Recruiting zu beheben, anstatt die Unternehmensziele voranzutreiben.

Indem Sie die Investition jedoch an Zielen ausrichten, die der Unternehmensleitung bereits wichtig sind, verschieben Sie das Gespräch von „Brauchen wir noch ein Tool?“ zu „Können wir es uns leisten, unser Recruiting einzuschränken, und damit unsere Wachstumsziele zu verlangsamen?“

Fragen Sie sich also zu Beginn:

• Auf welche Ergebnisse konzentriert sich die Unternehmensleitung gerade?

• Wo unterstützt oder begrenzt das Recruiting diese Ergebnisse?

• Welche Probleme beim Recruiting haben Auswirkungen außerhalb des HR?

Die Unternehmensleitung definiert diese Ziele in Planungs-, Finanz- oder Wachstumsgesprächen. Ihre Aufgabe ist es, die Recruiting-Performance direkt mit diesen Zielen zu verknüpfen.

Nutzen Sie diese Tabelle, um allgemeine Geschäftsziele zu identifizieren und zu zeigen, wie eine Investition in ein Bewerbermanagementsystem zur Erreichung dieser Ziele beitragen kann:

2. Identifizieren Sie, wie Engpässe beim Recruiting unbemerkt die Zielvorgaben beeinträchtigen

Sobald Sie die vorrangigen Geschäftsziele identifiziert haben, besteht der nächste Schritt darin, zu dokumentieren, wie aktuelle Probleme beim Recruiting Sie aktiv daran hindern, diese zu erreichen.

Denken Sie daran: Engpässe beim Recruiting bleiben selten auf HR beschränkt. Sie äußern sich in Form von Terminverzögerungen, ungleichmäßiger Skalierung, steigenden Kosten und wachsenden Ausführungsrisiken. All dies führt dazu, dass die Unternehmensleitung bei Wachstumsentscheidungen vorsichtiger wird.

Die folgende Tabelle zeigt Ihnen, wie alltägliche Engpässe beim Recruiting geschäftliche Auswirkungen haben und welche Rolle ein Bewerbermanagementsystem bei der Beseitigung dieser Hindernisse spielt.

Verwenden Sie es als Referenz für eine klare, führungsorientierte Sprache, um die Akzeptanz für die Software zu fördern:

Beispiele, wie Sie die Auswirkungen eines ATS in Geschäftssprache darstellen sollten

Bei der Gewinnung von Zustimmung ist die Art und Weise, wie Sie das Problem beschreiben, genauso wichtig wie das Problem selbst.

Die folgenden Beispiele zeigen, wie man eine auf das Recruiting ausgerichtete Sprache in eine geschäftsorientierte Formulierung übersetzt, die bei Finanz- und Führungskräften Anklang findet.

Nutzen Sie die rechte Spalte, um Ihren Business-Case zu verfassen, Präsentationsfolien vorzubereiten oder die Investition in ein Bewerbermanagementsystem gegenüber Stakeholder*innen außerhalb des HR-Teams zu erläutern:

3. Ausgaben rechtfertigen: Der ROI eines Bewerbermanagementsystems

Die Rendite eines BMS zeigt sich selten als eine einzige, eindeutige Zahl.

Der Return-on-Investment (ROI) wird nicht durch einmalige Einsparungen erzielt. Stattdessen geht es darum, wiederkehrende Ineffizienzen zu reduzieren, die sich mit zunehmender Häufigkeit von Recruiting-Prozessen verstärken.

Kleine bis mittlere Unternehmen sehen typischerweise die größten Erträge durch:

• Schnellere Rollenbesetzung

• Weniger stockende Prozesse

• Schnellere Entscheidungsfindung

• Geringere Abhängigkeit von kurzfristigen Notlösungen

• Bessere Sichtbarkeit des Recruiting-Prozesses

Diese Verbesserungen summieren sich über alle von Ihnen besetzten Rollen hinweg – je mehr Sie also einstellen, desto größer ist Ihr ROI.

Lassen Sie uns den ROI eines Bewerbermanagementsystems in messbare Einsparungen und langfristige Auswirkungen unterteilen:

Der harte ROI (was Sie zuverlässig quantifizieren können)

Der harte ROI bezieht sich auf direkte, messbare Kosteneinsparungen oder Effizienzsteigerungen, die Sie anhand Ihrer vorhandenen Daten aus dem Recruiting schätzen können.

Die Idee besteht darin, harte ROI-Schätzungen als Grundlage für Ihre ROI-Argumentation zu verwenden. Veranschaulichen Sie dafür die laufenden Kosten Ihrer aktuellen Struktur des Recruitings, wie sich diese Kosten Monat für Monat wiederholen, sowie wie ein BMS dazu beiträgt, diese zu reduzieren.

Anhand der folgenden häufig auftretenden Bereiche, in denen sich der ROI deutlich bemerkbar macht, können Sie leicht erkennen, wo Sie derzeit Geld oder Kapazitäten verlieren:

• Time-to-Hire: Vergleichen Sie, wann eine Rolle veröffentlicht wurde (aus Ihrem HRIS oder Ihrer Jobbörse), mit dem Zeitpunkt, zu dem das Angebot angenommen wurde oder der Vertrag begann.

• Kosten pro Einstellung: Überprüfen Sie Agenturrechnungen, Ausgaben für bezahlte Jobbörsen und alle Rollen, die aufgrund von Verzögerungen erneut ausgeschrieben oder dringend besetzt werden mussten.

• Kapazität der Recruiter*innen: Ermitteln Sie, wie viele offene Rollen jede*r Recruiter*in gleichzeitig betreut und wie viel Zeit er*sie für die Koordination im Vergleich zur Suche und Bewertung aufwendet.
• Tool-Wildwuchs: Listen Sie Tabellen, gemeinsame Posteingänge, Planungstools und Ad-hoc-Systeme auf, die Sie derzeit verwenden, um das Recruiting voranzutreiben.

Vergessen Sie jedoch nicht: Sie benötigen keine genauen Zahlen, um Ihre Argumentation zu untermauern.

Verwenden Sie konservative Annahmen, geben Sie Spannen statt genauer Werte an und konzentrieren Sie sich eher auf die Richtung als auf die Genauigkeit.

Weicher ROI (Was für die Unternehmensleitung wichtig, jedoch nicht immer quantifizierbar ist)

Der weiche ROI bezieht sich auf Verbesserungen, die sich nicht immer in klaren Zahlen ausdrücken lassen, jedoch einen direkten Einfluss auf die Ausführung, die Entscheidungsfindung und das Risiko haben, wenn das Unternehmen wächst.

Dies sind oft die Probleme, die Führungskräfte bei Verstößen im Bereich des Recruitings als Erstes bemerken – versäumte Fristen, unzuverlässige Planung und inkonsistente Entscheidungen –, auch wenn die eigentliche Ursache nicht sofort erkennbar ist.

Verwenden Sie den weichen ROI, um zu zeigen, warum Vorhersehbarkeit und Kontrolle beim Recruiting wichtig sind. Positionieren Sie dafür Ihre Investition ins Bewerbermanagementsystem als Grundlage für zuverlässige Abläufe; nicht nur als kostensparendes Instrument.

Um den weichen ROI zu ermitteln, suchen Sie nach Mustern, die Sie bereits in Recruiting-Gesprächen, Retrospektiven und Ergebnissen beobachten können. Dazu gehören Signale aus:

• Feedback von Hiring Manager*innen zu Verzögerungen oder Reibungen bei der Entscheidungsfindung

• Wiederholte Neuausschreibungen oder übereilte Recruiting-Entscheidungen

• Muster beim Ausscheiden von Kandidat*innen und wiederholte Ablehnungen von Angeboten

• Fragen der Führungsebene zu Zeitplänen, Verlässlichkeit und Risiken

Diese Angaben müssen nicht genau quantifiziert werden. Sie helfen allerdings zu erklären, warum das Recruiting unvorhersehbar oder schwieriger zu planen ist. Und, warum die Verbesserung der Struktur und Transparenz mit dem Wachstum des Unternehmens an Bedeutung gewinnt.

Was Sie nicht in Ihr ROI-Argument einbeziehen sollten

Ein überzeugender Business-Case für ein Bewerbermanagementsystem basiert auf glaubwürdigen Argumenten, nicht auf Behauptungen. Vermeiden Sie:

• Übermäßig komplexe ROI-Modelle, die schwer zu bestätigen sind
• Vanity Metrics im Recruiting, wie Traffic auf der Karriereseite, Gesamtzahl der Bewerbenden oder Anzahl der durchgeführten Interviews, die keine Auswirkungen auf das Geschäft haben

• Versprechen, die das ATS allein nicht einhalten kann, wie z. B. eine bessere Qualität beim Recruiting, weniger Voreingenommenheit oder eine stärkere Employer Brand (das System ermöglicht diese Ergebnisse nur, wenn die Teams über einen strategischen Recruiting-Prozess verfügen, der sie unterstützt).

Diese Punkte führen oft zu Skepsis seitens der Finanzabteilung und der Unternehmensleitung, wodurch das Gespräch vom eigentlichen Thema abgelenkt wird, selbst wenn Ihre zugrunde liegenden Argumente stichhaltig sind.

Kennzahlen, die bei Finanzwesen, Geschäftsleitung und HR gut ankommen

Verschiedene Stakeholder*innen bewerten Investitionsentscheidungen aus unterschiedlichen Blickwinkeln.

Wenn Sie also Stakeholder*innen davon überzeugen möchten, in ein Bewerbermanagementsystem zu investieren, präsentieren Sie nicht einfach mehr Daten. Zeigen Sie stattdessen diejenigen Daten auf, denen die jeweilige Gruppe bereits vertraut und welche sie für ihre Entscheidungen nutzt.

Die folgende Tabelle hilft Ihnen, Ihr Anliegen mit Kennzahlen zu untermauern, die für die jeweiligen Stakeholder*innen von Bedeutung sind:

4. Gehen Sie souverän auf Einwände von Stakeholder*innen ein, bevor diese die Entscheidung verzögern

Selbst wenn Ihr Business-Case für ein Bewerbermanagementsystem überzeugend ist, können Bedenken seitens der Stakeholder*innen aufkommen.

Dies liegt vor allem daran, dass jede Abteilung die Einführung eines ATS aus einem anderen Blickwinkel betrachtet.

Der Finanzbereich beispielsweise legt den Schwerpunkt auf Kostenkontrolle und glaubwürdige ROI-Nachweise. Die IT- sowie Rechtsabteilung priorisieren Sicherheit, Compliance und Systemkomplexität. Das operative Geschäft sorgt sich um Störungen im Ablauf, während sich HR auf die Umsetzung und die Recruiting-Erfahrung konzentriert.

Dieser Abschnitt hilft Ihnen, die häufigsten Einwände dieser Gruppen zu erkennen und klare, geschäftsorientierte Antworten vorzubereiten, bevor sie die Genehmigung verlangsamen oder verhindern.

Verwenden Sie diese Antworten gern als Referenz bei Ihren Gesprächen:

Einwände der Finanzabteilung und wie Sie darauf reagieren

Die Einwände der Finanzabteilung drehen sich meist um Kostenkontrolle, Vorhersehbarkeit, Risikomanagement und zeitliche Planung. Im Folgenden finden Sie die häufigsten Einwände in Finanzangelegenheiten sowie entsprechende Lösungsansätze.

Einwand 1: „Das erscheint kostspielig – können wir uns das leisten?“

Sie müssen sich Fragen zum Abonnementpreis, zur Implementierung oder zum Migrationsaufwand sowie zu den laufenden Verwaltungs- oder Supportkosten stellen.

Reaktion: Präsentieren Sie das Bewerbermanagementsystem als Kostenkontrolle und nicht als neue Ausgabe. Erklären Sie, dass die Investition dasjenige Budget umleitet, das stattdessen aktuell für Folgendes ausgegeben wird:

• Manuelle Koordinationsarbeit
• Ineffizienzen und Überarbeitungen
• Agentur-Nutzung aufgrund von Verzögerungen im Einstellungsprozess
• Produktivitätslücken aufgrund zu langer Time-to-Hire

Anschließend sollte das Gespräch auf Planbarkeit statt auf aggressive Einsparungen ausgerichtet werden.

Anstatt beispielsweise potenzielle Kosteneinsparungen hervorzuheben, erklären Sie, wie strukturierte Zeitpläne für das Recruiting überraschende Verzögerungen und Notfall-Ausgaben für Agenturen reduzieren. Dadurch erhält die Finanzabteilung wiederum stabilere Prognosen für das Recruiting und erlebt weniger Budgetüberraschungen.

Einwand 2: „Ist der ROI nachweisbar oder nur eine Modellannahme?“

Die Finanzabteilung wird wahrscheinlich auch hinterfragen, ob die erwarteten Einsparungen tatsächlich realisiert werden. Sie werden wissen wollen:

• Woher die Zahlen stammen
• Ob die Annahmen realistisch sind
• Wenn die Benefits von Best-Case-Szenarien abhängen

Reaktion: Nutzen Sie konservative Schätzungen basierend auf aktuellen Daten Stützen Sie Ihre Schätzungen auf:

• Aktuelle Time-to-Hire
• Anzahl offener Rollen pro Quartal
• Kapazitätsgrenzen für Recruiter*innen
• Kosten für die Nutzung von Premium-Jobbörsen
• Kosten für die Recruitment-Agentur zur Unterstützung
  
  

Zeigen Sie Spannen statt genauer Werte auf und führen Sie die Kosten von Verzögerungen an, anstatt Effizienzsteigerungen zu versprechen.

Einwand 3: „Können wir das gleiche Ergebnis mit kostengünstigeren oder vorhandenen Tools erreichen?“

Ein weiterer Einwand, der von der Finanzabteilung häufig vorgebracht wird, ist der Vergleich des Bewerbermanagementsystems mit bestehenden Tools, HRIS-Integrationen oder manuellen Workarounds.

Im Wesentlichen fragt die Finanzabteilung: “Bezahlen wir für Komfort oder lösen wir ein tatsächliches Geschäftsproblem?”

Reaktion: Verlagern Sie den Vergleich von den Tools hin zu den Ergebnissen.

Stellen Sie klar, dass kostengünstigere oder bereits vorhandene Tools einzelne Aufgaben lösen, jedoch nicht das Problem angehen, was das Recruiting tatsächlich beeinträchtigt:

• Fragmentierte Systeme, die manuelle Prozesse erfordern
• Eingeschränkte Sichtbarkeit, die Entscheidungen verzögert
• Workarounds, die bei steigendem Recruiting-Volumen nicht mehr funktionieren

Diese Vorgehensweise mag bei geringem Volumen funktionieren, versagt jedoch, sobald das Recruiting zu einer fortlaufenden, kooperativen Aufgabe wird oder an Wachstumsziele geknüpft ist.

Positionieren Sie das Bewerbermanagementsystem dann als strukturelle Lösung und nicht als Funktionserweiterung, die:

• Wiederkehrende Ineffizienzen beseitigt, keine einmaligen Lücken
• Koordinationsaufwand beim Recruiting reduziert
• Grenzkosten für jede zusätzliche Einstellung senkt

Dadurch wird die Entscheidung von „Welches Tool kostet weniger?“ zu „Welche Konfiguration unterstützt unser geplantes Wachstum?“ umformuliert.

Einwand 4: „Können wir unser aktuelles Setup noch 6–12 Monate nutzen?“

Dieser Einwand betrifft meist nicht das Tool, sondern die Prioritätensetzung. Ihr Finanzvorstand möchte wissen, ob die Entscheidung warten kann.

Reaktion: Erklären Sie, dass Verzögerungen die Kosten nicht stoppen, sondern die bestehenden Einschränkungen für ein weiteres Jahr verlängern:

• Time-to-Hire-Zeit und Kosten pro Einstellung steigen weiter an

• Vielversprechende Kandidat*innen scheiden weiterhin aus

• Kapazität der Recruiter*innen bleibt begrenzt
• Ineffizienzen und langsame Entscheidungen häufen sich bei jeder offenen Rolle

Betonen Sie hier einen zentralen Gedanken: Untätigkeit ist nicht kostenneutral. Es verteilt lediglich dieselben Ineffizienzen auf weitere 6 bis 12 Monate des Recruiting-Prozesses. Dadurch verschiebt sich die Diskussion von „Können wir warten?“ zu „Was kostet uns das Warten in den nächsten 12 Monaten?“

Einwände von IT- und Rechtsabteilung und wie Sie darauf reagieren

IT- und Rechtsteams betrachten Entscheidungen hinsichtlich Bewerbermanagementsystemen in der Regel unter dem Gesichtspunkt der Sicherheit, der Datenoffenlegung, der Systemausbreitung und der langfristigen Wartung – nicht unter dem Gesichtspunkt der Recruiting-Geschwindigkeit.

Ihre Hauptkritikpunkte konzentrieren sich darauf, ob ein Bewerbermanagementsystem unnötige Komplexität mit sich bringt oder das Betriebs- und Compliance-Risiko verringert:

Einwand 1: Wie steht es um die Sicherheit und den Datenschutz?

Sowohl IT- als auch Rechtsteams machen sich Gedanken darüber, wie Daten von Kandidat*innen erfasst, gespeichert, abgerufen und aufbewahrt werden, insbesondere da es sich um personenbezogene Daten handelt.

Reaktion: Stellen Sie das Bewerbermanagementsystem als Instrument zur Risikominderung dar, nicht als Risikoquelle.

Ein dediziertes Bewerbermanagementsystem zentralisiert Kandidatendaten in einem kontrollierten System und ersetzt damit die informelle Verwaltung über Posteingänge, Tabellenkalkulationen, gemeinsam genutzte Laufwerke und lokale Dateien.

Die meisten modernen Bewerbermanagementsysteme unterstützen:

• Konkrete Nachverfolgung der Zustimmung von Kandidat*innen
• Festgelegte Richtlinien zur Datenspeicherung und -löschung
• Rollenbasierter Zugriff auf sensible Informationen
• Einheitliche Handhabung von Kandidaten-Daten in allen Teams

Dies verschafft der IT- und Rechtsabteilung klare Übersicht, Rückverfolgbarkeit und Kontrolle über Daten von Bewerbenden – anstatt sich auf manuelle Workarounds verlassen zu müssen.

Einwand 2: „Lässt sich das in bestehende Systeme integrieren?“

IT-Teams machen sich oft Sorgen über anfällige Integrationen oder zusätzlichen Wartungsaufwand.

Reaktion: Betonen Sie, dass moderne Bewerbermanagementsysteme so konzipiert sind, dass sie sich in bestehende Systemlandschaften integrieren können, ohne diese zu ersetzen.

Die meisten Bewerbermanagementsysteme wie Tellent Recruitee bieten:

• Native Integrationen mit HRIS, Jobbörsen und Kommunikations-Tools
• Konfigurationsbasierte Einrichtung statt kundenspezifischer Entwicklung
• Offene APIs und WebHooks für Flexibilität

In der Praxis ist für die Implementierung je nach ausgewähltem Anbieter in der Regel nur ein begrenzter IT-Aufwand erforderlich und es entstehen keine langfristigen Wartungskosten.

Einwand 3: „Ist das ein weiteres Tool, das Support und Wartung erfordert?“

Dieser Einwand betrifft häufig den langfristigen Aufwand für den Besitz und die laufenden Betriebskosten.

Reaktion: Stellen Sie klar, dass ein Bewerbermanagementsystem ein SaaS-basiertes Geschäftssystem ist und keine von der IT verwaltete Anwendung.

Als cloudbasierte Plattform umfasst ein Bewerbermanagementsystem in der Regel:

• Automatische Aktualisierungen
• Kein lokales Hosting
• Keine besonderen Wartungsanforderungen
• Stabile Performance ohne fortlaufenden IT-Aufwand

Das bedeutet, dass ein Bewerbermanagementsystem häufig die IT-Belastung reduziert, da verstreute Recruiting-Prozesse, die auf E-Mails, Tabellenkalkulationen und Ad-hoc-Tools basieren, nicht mehr unterstützt werden müssen.

Einwände bei betrieblichen Abläufen und wie man darauf reagiert

Teams mit ausführenden Tätigkeiten legen vor allem Wert auf eines: die kontinuierliche Umsetzung. Ihre Bedenken drehen sich in der Regel darum, ob ein Bewerbermanagementsystem den Recruiting-Prozess verlangsamen wird:

Einwand 1: „Wird dies unseren aktuellen Recruiting-Prozess stören?“

Diese Sorge betrifft kurzfristige Störungen – die Befürchtung, dass die Implementierung die laufende Arbeit unterbrechen oder aktive Rollen verzögern könnte.

Reaktion: Setzen Sie frühzeitig realistische Erwartungen. Erklären Sie, dass ein Bewerbermanagementsystem keine sofortige Veränderung bewirkt. Es benötigt eine kurze Einführungsphase, bevor es langfristig zu einer Stabilisierung des Recruitings führt. Erläutern Sie unbedingt, was sich nach der Einführung verbessert:

• Klare Zuständigkeiten in jeder Phase des Recruiting-Prozesses
• Weniger Ad-hoc-Anfragen und Eskalationen
• Weniger Hin und Her zwischen HR und einstellenden Manager*innen

Machen Sie klar, dass es sich um eine temporäre Belastung handelt, die dauerhafte Hindernisse beseitigt, nicht um einen Prozess zum Selbstzweck.

Einwand 2: Wird dies zu einem erhöhten Arbeitsaufwand für die Manager*innen führen?

Diese Sorge betrifft die anhaltende Belastung, nicht die Einführung. Manager*innen befürchten, dass das System sie zu Administrator*innen machen könnte.

Reaktion: Positionieren Sie das ATS als eine Möglichkeit, den Aufwand für Manager*innen zu reduzieren, anstatt zusätzliche Arbeit zu verursachen. Erklären Sie, dass ein strukturiertes System:

• Klar stellt, wann der Input der Manager*innen erforderlich ist und wann nicht
• Verstreute Nachrichten durch einen einzigen, übersichtlichen Prozess ersetzt
• Nachfragen, Erinnerungen und Unklarheiten bei Entscheidungen reduziert

Betonen Sie, dass die Einführung Teil des Rollout-Plans ist – kein nachträglicher Gedanke – und dass das System darauf ausgelegt ist, Manager*innen zu unterstützen und nicht zu belasten.

Einwände der HR und wie man darauf reagiert

Einwände seitens der HR beziehen sich in der Regel nicht darauf, ob ein Bewerbermanagementsystem erforderlich ist, sondern auf den Arbeitsaufwand, die Akzeptanz und den Schutz der Candidate Experience.

Einwand 1: „Wir wollen nicht, dass sich das Recruiting wie eine Transaktion anfühlt.“

HR-Führungskräfte befürchten oft, dass die Einführung von Strukturen die Candidate Experience beeinträchtigt oder die Employer Brand schwächt.

Reaktion: Stellen Sie klar, dass Strukturen den menschlichen Faktor nicht beseitigen, sondern schützen.

Erklären Sie, dass ein ATS das Recruiting nicht unflexibel macht, sondern Prozesslücken standardisiert, die zu Verzögerungen, Funkstille und Verwirrung führen. Mit klareren Prozessen:

• Werden die Kandidat*innen rechtzeitig informiert
• Werden Entscheidungen schneller getroffen
• Vermeiden Teams Last-Minute-Hektik oder das Versäumen von Follow-ups
  
  

Dies führt zu einer stimmigeren, positiveren Candidate Experience – nicht zu einer weniger persönlichen.

Einwand 2: „Das wird schwer umzusetzen oder anzuwenden sein“, oder „Hiring Manager*innen werden es nicht richtig einsetzen“, oder „Es wird viel Zeit in Anspruch nehmen, bis es vom Recruitment-Team eingerichtet ist.“

Diese Sorge rührt in der Regel aus früheren Erfahrungen. Die HR-Abteilung hat erlebt, dass Tools nicht deshalb gescheitert sind, weil sie schlecht waren, sondern weil die Einführung zu lange dauerte, die Lernkurve steil war und die Manager*innen sich nicht engagierten oder das System umgingen.

Reaktion: Stellen Sie klar, dass die meisten ATS für eine schnelle Einführung konzipiert sind und dass die Einführung von ATS dann funktioniert, wenn die Verantwortung geteilt wird und nicht allein bei der HR liegt.

Tellent Recruitee ist beispielsweise auf eine schnelle Einrichtung ausgelegt – kleine Unternehmen können innerhalb weniger Tage startklar sein, während größere Teams in der Regel innerhalb von drei Wochen mit Unterstützung durch Schulungen und lokalisiertes Onboarding live gehen können.

Teilen Sie außerdem mit, dass ein dediziertes ATS die manuelle Koordinationsarbeit ersetzt, die derzeit über Posteingänge, Tabellenkalkulationen und Benachrichtigungen verteilt ist. Nach der Einführung reduziert es den laufenden Aufwand und verbessert die Akzeptanz durch:

• Zentralisierung der Recruiting-Aktivitäten in einem System
• Automatisierung von Follow-ups, Terminplanung und Phasenübergängen
• Die Notwendigkeit, den Status von Kandidat*innen manuell zu verfolgen, entfällt.

Machen Sie deutlich, dass Umsetzung und Einführung vorübergehende Anpassungen darstellen, die wiederkehrende Arbeit eliminieren – nicht eine permanente Zusatzlast.

5. Fassen Sie es zusammen: Präsentieren Sie Ihren Business-Case für das ATS

In diesem letzten Schritt geht es darum, alles, was Sie bisher zusammengetragen haben – ROI, Einwände, Stakeholder-Perspektive – in einen Vorschlag umzuwandeln, den die Unternehmensleitung tatsächlich bewerten und genehmigen kann.

Idealerweise sollten Sie alles in einer ansprechenden Präsentation zusammenfassen, um allen Informationen eine Struktur zu geben. Achten Sie darauf, es wie folgt zu strukturieren:

1. Warum das derzeitige ATS die Einstellungsverfahren Ihres Unternehmens nicht mehr unterstützt, mit klaren Beispielen und Zahlen (lesen Sie dazu den obigen Abschnitt darüber, wie Engpässe beim Recruiting dringende Geschäftsziele behindern).
2. Benefits des neuen ATS in Bezug auf die Ziele des Unternehmens, einschließlich konkreter Auswirkungen auf die Produktivität und die Ergebnisse des Recruitings.
3. Kosten-Nutzen-Analyse des ATS mit konservativen ROI-Schätzungen und grobem Vergleich der laufenden Kosten heute mit den strukturierten Kosten mit einem Bewerbermanagementsystem (lesen Sie dazu den obigen Abschnitt zur Rechtfertigung des ROI).
4. Übergeordneter Zeit- und Rollout-Plan, der festlegt, wer für die Einführung verantwortlich ist und wie der Übergang aussehen wird, damit die Unternehmensleitung einen kontrollierten Rollout und kein Projekt mit ungewissem Ausgang vorfindet.

Es ist auch hilfreich, sich vor der formellen Anfrage Unterstützung zu sichern, indem Sie ein oder zwei interne Verbündete mit ins Boot holen. Suchen Sie zu diesem Zweck nach Stakeholder*innen, die bereits Probleme beim Recruiting haben.

Beispielsweise ein*e Manager*in, der*die durch offene Rollen ausgebremst wird, oder ein Team, das manuelle Workarounds satt hat. Nutzen Sie deren Perspektive, um Ihren Business-Case von einer Personalangelegenheit in eine bereichsübergreifende Priorität zu verwandeln, die von der Unternehmensleitung eher umgesetzt wird.

Zusammenfassung: Präsentieren Sie Ausgaben für ein ATS als Wachstumsfaktor und nicht als Mehrkosten

Um ein Buy-in für ein neues ATS zu fördern, müssen Sie der Unternehmensleitung letztlich klarmachen, dass eine Struktur in der Einstellung nicht nur eine Verbesserung des Recruitings darstellt, sondern eine Voraussetzung für Wachstum des Unternehmens ist.

Eine Verzögerung der Investition führt selten zu einer Unterbrechung der Recruiting-Kosten. Dies führt in der Regel zu Ineffizienzen, verlangsamt die Umsetzung und erhöht die langfristigen Kosten für die Skalierung von Teams.

Bei modernen End-to-End-Bewerbermanagementsystemen kann der ROI ebenfalls beträchtlich ausfallen. Beispielsweise berichten 94 % der Kund*innen von Tellent Recruitee von einer deutlichen Verringerung manueller Aufgaben – einige, wie Van Cranenbroek, konnten die Abbruchrate der Kandidat*innen von 60 % auf nahezu null reduzieren.