E-mails de recrutement : comment bien les écrire ?

L'e-mail est toujours le principal moyen de contact entre les recruteurs et les candidats.

Mais aussi important que l’e-mail soit, beaucoup de recruteurs ont encore du mal à écrire des e-mails de recrutement de qualité. Il n'est pas rare de voir des messages maladroits de recruteurs publiés sur les réseaux sociaux.

Pour vous aider, découvrez ci-dessous un guide pour la rédaction et de la gestion de vos e-mails à chaque étape du processus de recrutement !

Comment écrire un e-mail de recrutement ?

Comme mentionné précédemment, les e-mails de recrutement sont souvent le fil conducteur de votre communication avec les candidats. Les premières étapes sont souvent les plus dures : lors du sourcing, vous n'avez presque pas le droit à l'erreur ! Alors prenez le temps de bien faire les choses et tenez compte des principes suivants.

4 règles pour de bons e-mails de recrutement

1. Le ton : Est-il approprié pour votre candidat cible ? Professionnel expérimenté ou jeune diplômé ? Personnalisez votre ton dans vos courriels, en fonction de votre interlocuteur. Cela peut vouloir dire changer votre salutation (“Salut !” / “Bonjour” / “Cher”), la longueur de vos phrases, l’emploi de certains termes et même l’utilisation d’emojis.
2. La personnalisation : Personnalisez vos e-mails. Assurez-vous que même si vous utilisez des mails basés sur un modèle, vous les personnalisez correctement, y compris le nom du candidat, les détails de votre dernier échange, ou même la mention de ses compétences ou expériences spécifiques.
3. La fréquence : Quand avez-vous contacté ce candidat pour la dernière fois ? Il est important de garder à l’esprit la fréquence. Des e-mails trop fréquents ou pas assez fréquents peuvent entraîner une mauvaise expérience candidat. Assurez un suivi rapide des candidats et évitez de les déranger avec trop de messages.
4. La concision : gardez vos e-mails courts et précis tout en vous assurant de communiquer toutes les informations nécessaires. Le conseil le plus important ? Assurez-vous d'ajouter un appel à l’action clair à la fin de l’e-mail pour que les candidats sachent ce qu’il doit faire pour vous contacter.

E-mails de sourcing

Bien que ce soit la première partie du processus de recrutement, c’est elle qui prend souvent le plus de temps. Pourquoi ?

Parce que c’est la phase de recrutement la plus délicate de toutes. Vous demandez à des inconnus de s’intéresser à ce que vous proposez. Et vous ne savez probablement même pas s’ils sont intéressés ou non.

C’est à ce stade que vous en savez le moins sur vos candidats cibles.Ce n’est pas un hasard si la plupart des e-mails de recrutement échouent ici. Une mauvaise recherche ou un message maladroit à ce stade peut sérieusement nuire à votre réputation de recruteur et votre marque employeur auprès de votre public cible.

Bien entendu, tous les courriels concernant le sourcing ne sont pas les mêmes, c’est pourquoi nous faisons la distinction entre la diffusion à des candidats passifs et les campagnes ciblées. Vous trouverez quelques différences cruciales dans les approches ci-dessous.

E-mails de recrutement pour des candidats passifs

À ce stade, il est si important d’être minutieux dans vos recherches. Ne vous limitez pas à quelques recherches dans votre base de données de candidats ou à une recherche rapide sur Google. Une double (triple) vérification est nécessaire chaque fois que vous le pouvez : LinkedIn, Google, Facebook, GitHub, etc. La plupart des candidats sur le marché du travail ont des profils en ligne sur plusieurs plateformes sociales.

Alors, faites vos devoirs et obtenez les informations suivantes avant d’envoyer vos e-mails de recrutement ou de créer un modèle.

Informations requises pour la prise de contact avec des candidats passifs :

• Le parcours du candidat par rapport au poste pour lequel vous souhaitez le recrutez.
• Les projets antérieurs du candidat liés au travail pour lequel vous recrutez.
• Le positionnement des compétences ou des ambitions du candidat par rapport à la mission de la société pour laquelle vous recrutez.

Une fois que vous avez ceci en main, rédigez votre e-mail en suivants les instructions suivantes :

Lignes directrices pour la prise de contact avec des candidats passifs :

Objet : informez immédiatement les candidats de votre intention. Présentez votre offre sous son meilleur jour. N’en faites pas trop. Ne surchargez pas votre e-mail d’informations à ce stade. Vous devez simplement savoir si les candidats sont intéressés par un autre emploi ou non. Mais ils doivent aussi savoir exactement en quoi consiste le rôle !

‍Premier paragraphe : Dites-leur comment vous les avez trouvés, montrez que vous avez fait vos devoirs et que vous savez sur quoi ils travaillent. Si vous avez vu juste, les candidats liront votre mail. Tout le monde aime être reconnu ! Et les candidats verront que ce n’est clairement pas un e-mail copié-collé.

‍Deuxième paragraphe : Présentez-vous et expliquez pourquoi vous les contactez. Ne soyez pas ringard et n’exagérez pas. Expliquez simplement pourquoi travailler ensemble serait bénéfique pour les deux parties. Conseil : donnez aux candidats une vue d’ensemble de la mission de votre entreprise, expliquez ce que ce rôle signifierait pour l’équipe qui recrute. Vous ne connaissez peut-être pas tous les détails essentiels des candidats à ce stade-ci, mais l’alignement des intérêts est un bien meilleur moyen de susciter la curiosité.

‍Appel à l’action : Vous souhaitez que les candidats agissent après avoir lu votre message. Assurez-vous qu’ils sachent quoi faire ! Veillez à ne pas paraître envahissant. Laissez simplement des suggestions, présentez les prochaines étapes aussi clairement que possible. Ensuite, laissez les candidats décider.

‍Signature : Ne sous-estimez pas cette partie. Si les candidats veulent en savoir plus sur vous ou sur le poste, assurez-vous qu’ils sachent où aller ! Mettez un lien vers la description de poste sur votre site carrière dans vos e-mails. Montrez aux candidats que le poste est réel et que vous n’êtes pas un arnaqueur. Avec un peu de chance, ils pourraient passer à l’action en cliquant et en postulant ! Incluez un lien vers votre LinkedIn ou les détails de votre entreprise (site Web, numéro de téléphone, adresse). Vous êtes une personne réelle, assurez-vous qu’ils puissent le vérifier par eux-mêmes.

Prise de contact avec des candidats cooptés

Vous a-t-on recommandé des collègues, candidats ou amis ? Vous êtes chanceux ! Il ne vous reste plus qu’à en tirer parti pour obtenir les meilleurs résultats.

Tout d’abord, discutez avec les coopteur pour vous assurer de pouvoir personnaliser votre message au candidat. Deuxièmement, assurez-vous que le coopteur soit enclin à donner un avis favorable au cas où le candidat le contacterait pour référence. Troisièmement, informez le coopteur en détail à propos du poste pour lequel vous recrutez.

Lorsque vous êtes prêt à écrire votre e-mail, assurez-vous qu’il couvre ces quatre points :

Lignes directrices pour la prise de contact avec des candidats cooptés :

Objet : Indiquez le nom du coopteur dans l’objet. C’est peut-être la seule chose qui fera le candidat ouvrir l’e-mail !‍

Premier paragraphe : parlez brièvement du rôle du coopteur dans votre entreprise (ou de votre relation avec lui), de son expérience et à quel moment le candidat est entré en jeu. Rendez la lecture de l’email aisée au candidat. N’oubliez pas d’être concis. Bien entendu, le candidat peut demander au coopteur tous les détails qu’il souhaite obtenir ultérieurement.

‍Deuxième paragraphe : expliquez ce que votre entreprise fait et le rôle pour lequel vous recrutez. Portez une attention particulière à la manière dont le rôle contribuera à la mission de l’entreprise. Ensuite, insérez un lien vers le poste sur votre site carrière afin que le candidat puisse le consulter s’il est intéressé.‍

Appel à l’action : comme dans le cas de l’e-mail pour des candidats passifs, vous devez inclure un appel à l’action ici. Dans cet e-mail, vous pouvez garder un ton léger et ouvert.

Suivi pour les candidats sourcés et cooptés

Les opinions diffèrent quant au nombre de fois où vous devriez essayer de faire un suivi avec les candidats. Nous suggérons de ne pas le faire plus de 2 fois. Plus que cela deviendrait du spam. Si vous n’avez pas eu de retour de leur part après deux suivis, vous pouvez en déduire que le candidat n’est pas intéressé.

N’oubliez pas que même si les candidats occupent un poste, ils vérifient néanmoins souvent leurs boîtes mail. Si les candidats recherchent un nouvel emploi, ils vérifient leurs boîtes mail encore plus souvent. Croyez-nous, ils répondront s’ils vous portent de l’intérêt.

Lignes directrices pour les e-mails de suivi :

Premier paragraphe : Indiquez clairement qu'il s'agit d'un suivi et que vous les avez déjà contactés auparavant. L'objectif de cet e-mail sera immédiatement justifié. Si vous sautez cette partie, l'ensemble passera pour du spam.

‍Deuxième paragraphe : Rassurez le candidat en lui disant que vous lui envoyez un e-mail pour une bonne raison. Faites en sorte que le message soit court et percutant.

‍Appel à l’action : Assurez-vous que le candidat sache où vous joindre.

E-mails de présélection

Vous avez donc reçu plusieurs candidatures sur votre portail, dans votre ATS ou dans votre boîte de réception. Qu'ils proviennent de cooptations ou de job boards, vous devez établir une bonne liste de présélection. Engager vos candidats et les informer de l'état de leur candidature peut être excitant (diffuser les bonnes nouvelles est toujours agréable !). Mais la clarté est cruciale, assurez-vous que cela se reflète dans vos modèles d'e-mails de recrutement.

Réponse à toutes les candidatures

Le compte à rebours commence ici. Dès que les candidats postulent à votre offre, ils sont officiellement engagés dans votre processus de recrutement et méritent de recevoir la meilleure expérience candidat possible. Et cela commence avec un e-mail. Cet e-mail doit être un simple message de confirmation de la réception de leur candidature.

De nombreuses entreprises ne prennent pas la peine d'envoyer un e-mail aux candidats à moins qu'ils ne soient qualifiés pour un entretien. Une poignée d'autres entreprises indiquent explicitement dans leur description de poste qu'elles ne contacteront que ceux qu'elles choisissent de retenir. Si vous êtes en mesure de rédiger cette simple réponse, vous gagnerez facilement et rapidement en améliorant immédiatement l'expérience candidat.

Lignes directrices pour les réponses aux candidatures :

Premier paragraphe : Remerciez les candidats d'avoir postulé à cette offre spécifique et d'avoir manifesté leur intérêt à travailler pour votre entreprise.

‍Deuxième paragraphe : Confirmez que leur candidature a été reçue. Bien que cela puisse sembler un petit détail, une simple confirmation a le pouvoir d'améliorer considérablement l'expérience candidat. Elle leur indique que leur candidature est entre de bonnes mains.

‍Troisième paragraphe : Gérez leurs attentes. La pire des choses est de laisser les candidats dans le noir, sans savoir ce qui va se passer ensuite. L'incapacité à clarifier ce qui va se passer pour eux peut également mettre en évidence une mauvaise planification du recrutement.

‍Appel à l’action : Bien qu'il ne s'agisse pas d'un appel à l'action direct, c'est une excellente occasion de montrer que vous êtes prêt à soutenir les candidats tout au long du processus de recrutement. La recherche d'un emploi s'accompagne toujours de stress. Un geste de soutien ici serait grandement apprécié.

Refus après la présélection

Il n'y a rien de pire que de se voir refuser un emploi que l'on voulait. Mais c'est encore pire d'être rejeté par le silence. Un simple e-mail au ton juste pourrait contribuer à améliorer l'expérience candidat. Les candidats non qualifiés aujourd'hui peuvent encore être d'excellents candidats plus tard. Et lorsqu'ils auront acquis plus d'expérience, vous voudrez qu'ils viennent à vous en premier. C'est pourquoi il est important de continuer à engager même les candidats qui ont été refusés. Posez une base positive avec ces trois points dans votre e-mail.

Lignes directrices pour les e-mails de refus :

Premier paragraphe : Exprimez votre gratitude pour le choix de votre entreprise.‍

Deuxième paragraphe + Appel à l’action : Annoncez la nouvelle rapidement et clairement. Puis attirez l'attention des candidats sur les opportunités futures. Cette tactique présente deux avantages : premièrement, vous préfigurez leur évolution. Deuxièmement, vous traitez le candidat comme un être humain qui peut apprendre et s'améliorer, et non comme un CV portant la mention « non qualifié ». Cela laissera une bonne impression et un grand plus pour votre marque employeur.‍

Demande de feedback : Il n’est jamais trop tôt pour demander un retour. Recueillir et valoriser les commentaires des candidats, même s'ils sont refusés, sera apprécié. Gagnant-gagnant.

E-mails pour un entretien téléphonique

L’entretien téléphonique est souvent votre premier contact en temps réel avec vos candidats. Mais même si vos candidats se sont déjà engagés par e-mail, ils peuvent abandonner à cause d'une invitation mal formulée. Veillez à ce qu'un e-mail soigneusement rédigé les fasse passer du statut de candidat à celui de sélection téléphonique. Conservez ces e-mails comme modèles d'e-mails de recrutement pour les cas futurs.

Invitation à un entretien téléphonique

Cet e-mail de recrutement doit être envoyé au moment où vous décidez quels candidats vous souhaitez appeler. N’oubliez pas que les bons candidats ne seront pas disponibles sur le marché pendant très longtemps. Alors, mieux vaut agir vite. Envoyez rapidement l’e-mail de recrutement en prenant compte de ces deux points.

Lignes directrices pour une invitation à un entretien téléphonique :

Premier paragraphe : Rafraîchissez la mémoire des candidats en leur rappelant le poste pour lequel ils ont postulé et les détails de votre entreprise. Tout comme vous vous engagez avec un groupe de candidats, chaque candidat s’engage également avec un groupe d’entreprises. Préparez le terrain et allez directement à la raison pour laquelle vous leur envoyez un e-mail.‍

Deuxième paragraphe + Appel à l’action : Donnez aux candidats un éventail d'options parmi lesquelles ils peuvent choisir pour une présélection téléphonique. Si vous utilisez Recruitee, vous pouvez utiliser le Planificateur pour trouver rapidement un bon moment. Faites attention à la date et à l'heure, vérifiez-les deux fois si nécessaire, car vous ne voulez pas faire d'erreur et retarder le processus de recrutement. N'oubliez pas de fixer une date limite pour leur réponse. Cela incitera les candidats à agir immédiatement.

Refus après l’entretien téléphonique

Après avoir passé l’appel, vous constaterez que certains candidats ne conviennent pas. Ne commettez pas la lâche erreur de les ignorer et de poursuivre le processus de recrutement avec ceux qui sont retenus. Tout comme l’e-mail de refus après la présélection, vous pouvez gagner des points faciles pour votre marque employeur avec un e-mail tout aussi simple.

Lignes directrices pour l'email de refus après l'entretien téléphonique :

Premier paragraphe : Remerciez-les pour le temps et les efforts qu'ils ont consacrés à leur candidature. Faites-leur savoir que leur candidature n'a pas été retenue pour l'instant. Soyez clair sur le résultat.‍

Deuxième paragraphe : La politique de recrutement peut varier d'une entreprise à l'autre, mais la meilleure chose que vous puissiez faire à ce stade pour votre marque employeur est de donner un feedback. Les candidats sont allés assez loin dans votre pipeline pour obtenir une évaluation de votre part. L'expérience candidat s'en trouve grandement améliorée.

‍Demande de feedback : Parce que vous leur avez proposé de donner leur avis, les candidats peuvent se sentir plus enclins à faire de même pour vous. La réciprocité à son meilleur !

E-mails pour un entretien

C’est l’étape peut être la plus excitante du processus de recrutement. Votre premier contact en personne avec un candidat ! Assurez-vous de bien rédiger les e-mails au cours de cette étape !

Invitation à l'entretien

Tout comme l’invitation à un entretien téléphonique, la rapidité est essentielle pour cet e-mail. Mais avant de commencer à le rédiger, asseyez-vous avec votre équipe. Discutez et convenez d’au moins trois choses :

1. Où se déroulera l’entretien ?
2. Quel est le programme de l’entretien ?
3. Qui sera impliqué dans l’entretien ?

Cela aidera tout le monde à mieux se préparer et à être productif pendant l’entretien. Dès que ces éléments sont clairs, vous êtes prêt à rédiger votre meilleur modèle d'e-mail de recrutement pour cette étape !

Lignes directrices pour les invitations à un entretien :

Premier paragraphe : Expliquez brièvement pourquoi vous envoyez un e-mail aux candidats.‍

Deuxième paragraphe + Appel à l’action : Vous pouvez choisir une date qui convient le mieux à votre équipe ou donner quelques options aux candidats.

‍Troisième paragraphe : Proposez un ordre du jour clair pour ne pas perdre le fil et aller droit au but. Cela donnera aux candidats une bonne idée de ce qui les attend et les aidera à mieux se préparer.

‍Quatrième paragraphe : Indiquez l’emplacement de votre bureau, comment vous y rendre et qui demander à leur arrivée. Assurez-vous qu’il aient un numéro d’un contact, juste au cas où !

E-mail de refus après un entretien

Il peut être difficile pour vous de choisir le candidat à retenir. Mais il est encore plus difficile pour un candidat d'être rejeté alors qu'il est si proche d'une offre. Idéalement, vous devriez toujours appeler les candidats dont la décision est négative à ce stade. Mais si cela n'est pas possible, ou si vous avez besoin d'une trace écrite, un e-mail de refus peut s'avérer nécessaire. Suivez les conseils suivants pour tirer le meilleur parti d'une mauvaise situation.

Lignes directrices pour les e-mails de refus après un entretien :

Premier paragraphe : Remerciez-les de leur temps et de l'intérêt qu'ils portent à votre entreprise dans leur recherche d'emploi.‍

Deuxième paragraphe + Appel à l’action : Vous pouvez garder cette partie identique à celle de l'e-mail de refus après l'entretien téléphonique. Vous pouvez également insérer un bref commentaire à l'intention des candidats, étant donné qu'ils ont consacré beaucoup de temps et d'efforts à votre entreprise à ce stade.

‍Troisième paragraphe : Si vous n'avez pas offert de feedback dans le deuxième paragraphe, laissez-leur la possibilité de vous demander un retour d'information ici.

‍Demande de feedback : Il s’agit d’une étape cruciale pour demander des réactions sur votre expérience candidat. Tous les candidats qui accèdent à ce stade ont effectué presque tout le parcours. Leurs idées sont extrêmement utiles pour renforcer votre marque employeur. Incluez cette partie si vous le pouvez !

E-mails pour une offre

S'il y a un e-mail de recrutement que vous devez envoyer aussi vite que possible, c'est bien celui-ci. Mais si vous le pouvez, un appel est toujours bien reçu (et permet de mieux juger si le candidat acceptera ou non votre offre).En pratique, de nombreuses entreprises ont tendance à « attendre de voir s’il y a de meilleurs candidats » pour choisir. Mais ce que vous devez aussi savoir, c'est que les meilleurs candidats sont signés dans les dix jours qui suivent le moment où ils deviennent « disponibles ». La tactique « attendre et voir » finirait par vous faire perdre les bons candidats. Donc, dès que vous êtes convaincu par un candidat, envoyez un e-mail contenant les trois points suivants pour le convaincre.‍

Premier paragraphe : Une brève salutation et un résumé de l’entretien que vous avez eu avec eux.‍

Deuxième paragraphe : Allez droit au but et faites votre offre. Celle-ci doit être préparée à l'avance pour que vous puissiez la joindre ou la copier-coller immédiatement. Il est également judicieux de tout revérifier et de vous assurer que vous présentez l'offre de la meilleure façon possible. Neuf fois sur dix, c'est le facteur déterminant pour que le candidat accepte ou non l'offre.‍

Appel à l’action : Rappelez au candidat qu'il doit agir, quand et comment. Indiquez également les moyens de contact au cas où le candidat aurait des questions sur l'offre. Pour terminer cet e-mail de manière convaincante, ajoutez une phrase sur l'avenir du candidat dans votre entreprise.

Personnaliser vos modèles d’e-mails de recrutement

Et voilà ! Des lignes directrices sur la façon de rédiger des modèles d'e-mails de recrutement pour chaque étape du processus.

Cependant, si vous avez plusieurs séries de sélection ou d'entretiens, chaque étape nécessitera un modèle différent. Multipliez ce nombre d'e-mails par le nombre de candidats que vous pourriez recevoir par poste vacant...

Cela fait beaucoup. Si vous essayez d'éliminer les tâches manuelles, vous n'avez certainement pas envie de perdre du temps à copier-coller des modèles d'e-mails. Il est également fastidieux de remplacer toutes les informations personnalisées chaque fois que vous devez envoyer un e-mail de recrutement. Surtout avec l'e-mail de confirmation de la candidature de chaque candidat, combien de temps cela vous ferait-il perdre ?

C'est là que l'automatisation entre en jeu !

Dans Recruitee, vous pouvez configurer un e-mail par défaut pour confirmer la réception de toutes les candidatures par offre d'emploi.

L'automatisation est idéale pour les messages généraux, mais qu'en est-il des e-mails plus spécifiques ? Passées les confirmations de candidature, vous devez personnaliser le contenu au-delà du nom et du poste. Parfois, vous devez également modifier les e-mails avant de les envoyer.

La bonne nouvelle ? Vous pouvez faire tout cela dans Recruitee. Ouvrez les modèles que nous avons fournis ci-dessus, et configurez-les dans les modèles d'e-mail de recrutement de Recruitee. Vous pouvez toujours utiliser des caractères de substitution et laisser des espaces vides là où vous devez les modifier plus tard.

Les modèles sont prêts ? Il est temps de les utiliser ! Allez sur le candidat auquel vous voulez envoyer un e-mail dans Recruitee et sélectionnez le modèle que vous voulez utiliser. Tous les espaces réservés vont immédiatement remplir les informations correspondantes. Il ne vous reste plus qu'à personnaliser le reste du contenu, à vérifier et à envoyer !

Ok, mais comment envoyer le même e-mail de refus à plusieurs candidats à la fois ? Eh bien, vous pouvez le faire dans Recruitee aussi. Il suffit de sélectionner tous les candidats que vous voulez et de choisir l'option « Envoyer un e-mail ». Ensuite, c'est le même processus avec le choix des modèles et la personnalisation du contenu.

D'après notre propre expérience, cela a permis de réduire d'un tiers le temps consacré aux e-mails. Le temps consacré à l'analyse des CV en équipe a également été réduit. Pouvoir voir l'historique des e-mails de chaque candidat, ainsi que tous les autres détails les concernant, en un seul endroit, s'est révélé très pratique.

Prêt à maîtriser l’art des e-mails de recrutement ?

Sous la pression du temps et du volume dans le recrutement, il est facile de faire des erreurs. Mais vous pouvez éviter cela facilement en mettant en place dès aujourd'hui ces 7 étapes :

1. Rédigez vos modèles d'e-mails de recrutement pour chaque étape et possibilité du processus de recrutement en suivant les directives ci-dessus pour chacune d'entre elles.
2. Mettez-les dans un document et ajoutez-y votre touche personnelle.
3. Stockez-les sur une plateforme comme Recruitee où vous pourrez les trouver et les utiliser immédiatement.
4. Faites des recherches approfondies sur chaque candidat avant de le contacter. Cela inclut la recherche de leurs profils partout, de LinkedIn à Dribble.
5. Relisez chaque e-mail au moins deux fois avant de l'envoyer. Pensez à utiliser un éditeur de texte et une extension chrome comme LanguageTool pour vous aider.
6. Envoyez d'abord des e-mails à vous-même avant de les envoyer aux candidats. Il y a des erreurs de formatage que vous ne verrez que du point de vue d'un destinataire.
7. Vous voulez que les candidats répondent rapidement à vos e-mails ? Assurez-vous que vos e-mails restent en tête de la messagerie lorsque les candidats les consultent le plus : tôt le matin, après le déjeuner, après les heures de travail.