Bewerbungsmanagement: Definition, Aufbau und wie Sie den Prozess Schritt für Schritt optimieren

Das Bewerbungsmanagement umfasst alle Prozesse rund um die Verwaltung von Bewerbungen und die Auswahl der passenden Kandidat*innen – und ist doch so viel mehr! In Zeiten, in denen sich Bewerbende die Jobs aussuchen können, kann ein gutes Bewerbungsmanagement den entscheidenden Unterschied machen. Bewerbende erwarten eine zeitnahe Rückmeldung – ansonsten ziehen sie weiter. Recruiter*innen müssen also mehr denn je auf Zack sein.

In diesem Artikel erhalten Sie einen umfassenden Überblick dazu, wie Sie das Bewerbungsmanagement effizienter gestalten können. Wir erklären, welche Schritte der Recruiting-Prozess beinhaltet, und zeigen Ihnen, wo Sie ansetzen können, um den Prozess zu optimieren. Außerdem gehen wir auf die Vorteile eines Bewerberpools ein und geben Ihnen praktische Tipps sowie Vorlagen für einen einfachen Einstieg in ein effizientes Bewerbungsmanagement.

Was versteht man unter Bewerbungsmanagement?

Das Bewerbungsmanagement umfasst alle Prozesse und Aufgaben, die mit der Verwaltung von Bewerbungen und der Auswahl von Kandidat*innen verbunden sind. Es beginnt mit dem Erstellen eines Anforderungsprofils und reicht bis zum Onboarding neuer Mitarbeitender. Dabei kommt es vor allem auf zwei Kernkompetenzen an: Organisations- und Kommunikationstalent.

Hier eine Liste der wichtigsten Aufgaben im Bewerbungsmanagement:

• Bewerberprofil erstellen
• Stellenausschreibungen anfertigen und veröffentlichen bzw. Kandidat*innen direkt ansprechen
• Bewerbungen sichten und verwalten
• Bewerbende vorauswählen
• Mit Bewerbenden kommunizieren (Vorgespräch, Zu-/Absage)
• Bewerbungsgespräche koordinieren
• Bewerbungsgespräche führen (allein oder mit der Fachabteilung)
• Entscheidungsprozess begleiten
• Angebot erstellen
• Onboarding vorbereiten
• Prozess dokumentieren und Reporting erstellen

Das Bewerbungsmanagement wurde lange Zeit als rein administrative Aufgabe betrachtet. Angesichts des Arbeitskräftemangels zeigt sich jedoch immer deutlicher, dass Recruiter*innen eine entscheidende Rolle in der Gewinnung von Talenten spielen. Denn: Sie sind einer der ersten Touch Points in der Candidate Journey, also einer der ersten Berührungspunkte, die Bewerbende mit einem Unternehmen haben. Je positiver der erste Kontakt verläuft, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Unternehmen die besten Talente für sich gewinnen kann.

Frank Rechsteiner, Headhunter und Blogger, beschreibt die kommunikative Rolle moderner Recruiter*innen so:

„Auch wenn es nicht gleich zum Vertragsabschluss kommt, bleibt er [der Recruiter] am Ball und hält mit den Kandidaten Kontakt, indem er sie laufend über die Entwicklung des Unternehmens und neue Vakanzen informiert. Kurzum: Er betreibt ein wirksames Beziehungsmanagement.“

Der Bewerbungsmanagement-Prozess Schritt für Schritt

Das A und O eines erfolgreichen Bewerbungsmanagement-Prozesses ist eine klare und lückenlose Kommunikation. Nichts ist für Bewerbende frustrierender, als wenn nach Abschicken der Bewerbung oder nach dem Bewerbungsgespräch wochenlang Funkstille herrscht. Als Recruiter*in sollten Sie stets mit den Kandidat*innen in Kontakt bleiben – auch um das Interesse am Unternehmen und der Position aufrechtzuerhalten.

Genau so sollten Sie die Fachabteilung stets darüber informieren, welcher Schritt als nächstes ansteht. Die Etappen im Bewerbungsprozess sehen in der Regel so aus:

Schritt 1: Recruitment Briefing‍

Der*die Recruiter*in erstellt in Absprache mit dem*der einstellenden Manager*in ein präzises Anforderungsprofil. Wie wichtig das ist, kann gar nicht oft genug betont werden. Wenn das Anforderungsprofil nicht stimmt oder zu vage ist, ist es unmöglich, passende Kandidat*innen zu finden.

Schritt 2: Stellenausschreibung‍

In der Stellenanzeige sollte nicht nur die Stelle beschrieben werden, sondern auch das Unternehmen. Aber Vorsicht: Versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten können – das rächt sich früher oder später. Die Stellenanzeige wird in verschiedenen Jobbörsen und den sozialen Medien veröffentlicht.

Schritt 3: Vorauswahl‍

Die eingehenden Bewerbungen werden gesichtet und eine Vorauswahl daraus getroffen. Oft findet zeitnah ein erstes Screening-Gespräch als Videoanruf oder per Telefon statt, um die Auswahl weiter einzuschränken. Wichtig: Kandidat*innen, die die Anforderungen nicht erfüllen, sollten Sie unbedingt absagen und dasidealerweise nicht mit einem unpersönlichen Standardschreiben. Es könnte sein, dass die Person der perfekte Fit für die nächste Stelle ist.

Schritt 4: Bewerbungsgespräche‍

Oft finden mehrere Gespräche mit verschiedenen Teammitgliedern statt. Das hat für Bewerbende den Vorteil, dass sie sich ein besseres Bild von den Menschen machen können, die im Unternehmen arbeiten. Egal wie viele Gespräche es in Ihrem Unternehmen sind: Sie sollten dennoch darauf achten, dass sich der gesamte Prozess nicht über mehr als 2-4 Wochen hinzieht – ansonsten hat der*die Traumkandidat*in in der Zwischenzeit schon ein anderes Angebot angenommen.

Schritt 5: Bewerberauswahl & Rückmeldung‍

Auch mit der finalen Entscheidung sollten Sie sich nicht zu viel Zeit lassen. Laut einer Stepstone-Umfrage lehnt ein Drittel aller Fachkräfte in Deutschland ein Vertragsangebot ab. Als Grund gaben die meisten an, dass das Angebot einfach zu spät kam.

Streng genommen ist das Onboarding ebenfalls Teil des Prozesses, da es sicherstellt, dass die neuen Mitarbeitenden erfolgreich in das Unternehmen integriert werden. Das ist wichtig für die Bindung ans Unternehmen. Schließlich ist Retention das neue Recruiting, will heißen: Das Halten von Talenten wird für Unternehmen in Zukunft wichtiger werden.

Deshalb ist auch die sogenannte Candidate Experience, also die Erfahrung, die Kandidat*innen im Bewerbungsprozess machen, so wichtig. Weil sie das erkannt haben, setzen viele Unternehmen inzwischen auf Bewerbermanagementsysteme. Diese nehmen Recruiter*innen die administrativen Aufgaben ab, sodass sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren können – zum Beispiel auf den persönlichen Kontakt zu Bewerbenden.

Bewerbungsmanagement 2.0: Diese Vorteile bringt eine Software

Stellen Sie sich vor: Die Bewerbung einer Traumkandidatin liegt seit Tagen unbeantwortet im Postfach, weil einfach so viel zu tun ist. Als Sie endlich antworten, teilt die Bewerberin mit, dass sie kein Interesse mehr hat. Andere Situation: Sie erhalten unzählige Bewerbungen, die die Mindestvoraussetzung PKW-Führerschein nicht erfüllen. Am liebsten würden Sie keine Minute darauf verschwenden, die zu beantworten, doch das wäre fatal für das Employer Branding.

Ja, Bewerbungen kosten Zeit und Nerven. Aber das muss nicht sein: Mit einem Bewerbungsmanagementsystem (oder Applicant Tracking System, ATS) können Sie sicherstellen, dass Ihnen so etwas nicht mehr passiert. Gleichzeitig läuft der gesamte Prozess schneller ab und alle Beteiligten fühlen sich abgeholt. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Vorteile, die eine solche Software für Bewerbungsmanagement bietet:

Ein weiterer Vorteil von Bewerbungsmanagementsystemen ist, dass sie die Einhaltung von Compliance-Vorgaben wie etwa der DSGVO vereinfachen, indem sie den Umgang mit sensiblen Daten überwachen und steuern. Im nächsten Abschnitt werfen wir einen Blick darauf, welche Funktionen ein Bewerbungsmanagement-Tool mitbringen sollte, damit Sie von all diesen Vorteilen profitieren können.

Mehr Zeit fürs Wesentliche: Die wichtigsten Funktionen für effizientes Bewerbermanagement

Ein Bewerbermanagementsystem spart Zeit, minimiert Fehler und verbessert sowohl die Candidate Experience als auch das Employer Branding. Entscheidend bei der Wahl des richtigen Systems ist jedoch, dass es über Funktionen verfügt, die zu Ihren Bedürfnissen passen. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Funktionen, mit denen Recruitee Sie im Alltag unterstützt.

‍Übersichtliche Bewerber-Pipeline

Mit der Pipeline-Ansicht haben Sie alle Kandidat*innen und den Status ihrer Bewerbung übersichtlich im Überblick. Eine Pipeline umfasst eine Reihe von Spalten, die jede eine Etappe im Recruiting-Prozess darstellen: vom Eingang der Bewerbung bis zum Onboarding. Sobald Bewerbende einen Schritt weiterkommen, können Sie ihre Kärtchen per Drag and Drop einfach verschieben.

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Automatisierter Workflow

Mit Recruitee können Sie automatisierte Aktionen an den Fortschritt der Kandidat*innen in der Pipeline knüpfen. Zum Beispiel können Sie Bewerbenden automatisch eine Einladung zukommen lassen, sobald sie in die engere Auswahl aufgenommen wurden. Nach dem Gespräch werden die entsprechenden Teammitglieder anschließend automatisch um ihr Feedback gebeten. So sparen Sie Zeit und treiben gleichzeitig den Prozess voran.

Kollaboratives Recruiting

Wie oft gerät der Recruiting-Prozess ins Stocken, weil das Feedback zu Kandidat*in XY noch aussteht oder wichtige Infos irgendwo im digitalen Nirvana verschollen sind? Mit Recruitee sind alle Daten an einem Ort gebündelt und alle beteiligten Teammitglieder haben darauf Zugriff. Feedback zu Bewerbenden wird zentral gesammelt, sodass das mühsame Suchen nach E-Mails oder Slack-Nachrichten entfällt. So weiß jeder jederzeit, was als nächstes ansteht und welche Aufgaben zu erledigen sind.

Automatisierte Terminfindung

Das Koordinieren verschiedener Kalender, um Bewerbenden zeitnah einen Gesprächstermin anbieten zu können, ist einer der größten Zeitfresser im Recruiting-Alltag. Mit dem Ereignis-Planer von Recruitee schicken Sie Kandidat*innen einen Link, über den sie sich selbst einen passenden Slot aus den Kalendern Ihres Teams auswählen können. Das erspart Ihnen das viele Hin und Her zwischen allen Beteiligten.

 DSGVO-Unterstützung

Die DSGVO-Funktionen von Recruitee können einfach aktiviert werden und ermöglichen unter anderem das Festlegen der Aufbewahrungsfrist für persönliche Daten. Darüber können Sie auch einen Link generieren, den Sie in Ihre E-Mails einbinden und über den Bewerbende die Änderung bzw. Löschung ihrer Daten beantragen können. Außerdem zeigt das System an, bei welchen Bewerber*innen eine erneute Freigabe ihrer Daten erforderlich ist.

Karriere-Seite

Eine schicke und stets aktuelle Karriereseite wäre toll – doch leider hat die IT oft dringendere Aufgaben zu erledigen. Mit dem Karriereportal von Recruitee können Sie mühelos eine Karriereseite erstellen, die Ihr Unternehmen in Szene setzt – ganz ohne Programmierkenntnisse. Nutzen Sie editierbare Bausteine, eine umfangreiche Vorlagenbibliothek und gebrauchsfertige Abschnitte, um die Seite passend zum Look and Feel Ihrer Markenwelt zu gestalten.

Recruitee bietet noch viele weitere Funktionen, die Ihnen das Leben erleichtern. Mit der KI-gestützten Erstellung von Jobanzeigen optimieren Sie Ihre Ausschreibungen für den jeweiligen Markt. Dank Multi-Posting können Sie Ihre Stellenanzeigen auf mehr als 2.900 Jobbörsen gleichzeitig veröffentlichen. Über das Empfehlungsportal binden Sie zudem Ihre Teammitglieder aktiv ins Sourcing ein und nutzen so den Netzwerkeffekt – nichts geht über eine persönliche Empfehlung.

Bewerberpool: Clevere Abkürzung im Recruiting-Prozess

Was tun, wenn es mehrere qualifizierte Kandidat*innen für eine Position gibt, Sie aber nur eine Stelle zu besetzen haben? Auf keinen Fall sollten Sie die Daten der Zweit- oder Drittplatzierten ad acta legen. Als Recruiter*in wissen Sie, dass jederzeit überraschend eine Stelle frei werden kann. Die Lösung: ein Bewerberpool.

Ein Bewerberpool oder auch Talent Pool ist eine Sammlung von Kandidat*innen, deren Profil interessant ist, denen Sie aber aktuell keine Stelle anbieten können. Der große Vorteil: Erstens enthält der Pool bereits vorausgewählte, qualifizierte Talente. Zweitens haben diese bereits Interesse an Ihrem Unternehmen gezeigt. Im Idealfall können Sie den Recruiting-Prozess abkürzen, indem Sie die nächste Stelle einfach mit einem*r Kandidat*in aus dem Bewerberpool besetzen. Idealerweise fügen Sie weitere Profile hinzu, sobald Sie auf diese stoßen, zum Beispiel beim Surfen im Internet.

Der Haken: Der Aufbau eines Talent Pools ist erst einmal zusätzlicher Aufwand. Die Daten der Kandidat*innen müssen an einer Stelle gesammelt und übersichtlich aufbereitet werden. Die gute Nachricht: Mit Recruitee ist das Ganze mit ein-zwei Klicks erledigt. Interessante Lebensläufe können Sie beispielsweise einfach an eine spezielle E-Mail-Adresse schicken, damit sie in den Pool aufgenommen werden. Sie können auch die Daten mehrerer Kandidat*innen per CSV-Datei importieren oder – und das ist besonders praktisch – über eine Chrome-Erweiterung Profile direkt von jeder Website aus im Pool speichern.

Bei der Nutzung eines Bewerberpools sind zwei Dinge zu beachten. Zum einen die DSGVO: Sie müssen natürlich das Einverständnis der Bewerbenden zur Speicherung persönlicher Daten einholen. Mit den DSGVO-Funktionen von Recruitee ist das ein Kinderspiel. Zum anderen die Aktualität: Ein Bewerberpool bringt nur dann etwas, wenn die Daten darin aktuell sind und vor allem wenn Sie den Kontakt zu den Talenten halten. Wie Sie das machen? Indem Sie den Kandidat*innen beispielsweise regelmäßige News zum Unternehmen und zu offenen Stellen zukommen lassen. So erhalten und verstärken Sie das Interesse an Ihrem Unternehmen.

Bewerbungsmanagement: Praktische Tipps und Vorlagen

Sie sind überzeugt, dass ein effizientes Bewerbungsmanagement Ihrem Unternehmen gut tun würde, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Dann nutzen Sie unsere kostenlose Bewerbungsmanagementvorlage für Excel oder Google. Mit dieser Vorlage können Sie anfangen, die Informationen zu laufenden Recruiting-Prozessen zu zentralisieren. Im Video-Tutorial unten auf der Seite erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Vorlage nutzen und den einfachen Einstieg in das digitale Bewerbungsmanagement schaffen können. Alternativ können Sie sich auch die schriftliche Anleitung durchgehen.

Auf unseren Seiten finden Sie weitere praktische Tipps rund um das Thema Bewerbungsmanagement. Wir zeigen Ihnen die Vorteile der Automatisierung im Recruiting auf und wie Sie diese implementieren. Außerdem geben wir Ihnen Tipps, wie Sie nicht nur mehr Bewerbungen generieren, sondern auch die Bewerberqualität erhöhen.

Fazit

Ein effizientes Bewerbungsmanagement ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Recruiting-Prozess. Von der Erstellung eines klaren Anforderungsprofils, über eine reibungslose Kommunikation, bis hin zum gelungenen Onboarding – all diese Schritte lassen sich mit einem Bewerbungsmanagementsystem einfacher und schneller gestalten. Die Vorteile: Sie sparen Zeit, minimieren Fehler, verbessern die Candidate Experience und treffen bessere Einstellungsentscheidungen. Und mit einem gut gepflegten Bewerberpool schaffen Sie sich eine clevere Abkürzung, um bei neuen Stellen schnell auf qualifizierte Talente zurückzugreifen.

Nehmen Sie sich einen Moment, Ihren aktuellen Bewerbungsmanagement-Prozess Revue passieren zu lassen. Gibt es Bereiche, in denen Sie sich mehr Zeit, weniger Stress und mehr Übersicht wünschen? Dann sollten Sie genau da ansetzen und den Prozess Schritt für Schritt optimieren. Eine moderne Bewerbungsmanagement-Software wie Recruitee hilft Ihnen dabei.