Recruiting-Software: 10 Bewerbermanagement-Tools im Vergleich

Eine Recruiting-Software ist eine digitale Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, den gesamten Bewerbungsprozess effizienter zu gestalten – von der Stellenausschreibung über die Bewerberverwaltung bis hin zur finalen Entscheidung. Sie automatisiert oder vereinfacht wiederkehrende Aufgaben, verbessert die Candidate Experience und sorgt dafür, dass qualifizierte Talente schneller eingestellt werden. In Zeiten des Fachkräftemangels ist eine professionelle Bewerbermanagement-Software daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen zehn großartige Recruiting-Programme im Vergleich vor. Sie erfahren, welche Funktionen die einzelnen Tools bieten, welche besonderen Features sie auszeichnen und für welche Unternehmen sie am besten geeignet sind. Zudem gehen wir auf die wichtigsten Funktionen ein, die eine Software fürs Recruiting bieten sollte, und zeigen auf, welche Vorteile sich dadurch für Recruiting-Teams und Unternehmen ergeben.

Vergleichstabelle: Die Top-10-Recruiting-Tools in Deutschland

10 Recruiting-Tools im Vergleich

1. Tellent Recruitee

Tellent Recruitee ist ein durchgängiges Bewerbermanagementsystem, das eine besonders intuitive Benutzeroberfläche mit hoher Flexibilität und Skalierbarkeit verbindet. Es bietet Teams eine solide Basis, um ungehindert wachsen zu können.

Überblick über die wichtigsten Funktionen:

• Sourcing & Kandidatenauswahl: Ermöglicht aktives Talent-Sourcing sowie eine effiziente Vorauswahl durch K.O.-Fragen. Auch Talent Pools können angelegt werden. Die Funktion „Fair Evaluation“ sorgt für objektivere Entscheidungen und eine bessere Quality-of-Hire. Stellenanzeigen können per Multiposting parallel auf über 2.900 Jobbörsen veröffentlicht werden.
• Workflow-Automatisierung: Umfassende Automatisierungsoptionen mit Triggern, Bedingungen und Aktionen, die über die reine Bewerber-Pipeline hinausgehen (z. B. Stellen veröffentlichen oder synchronisieren mit HR-Plattform). Die Automatisierungen umfassen mehrere Kanäle, z. B. E-Mails, Notizen, Status-Updates und Aufgaben.
• Kollaboratives Recruiting: Teams können gemeinsam auf Bewerberprofile zugreifen und Bewertungen hinterlegen. Feedback kann automatisch angefragt werden, beispielsweise nach Abschluss des Bewerbungsgesprächs.
• Candidate Experience: E-Mails und Status-Updates können automatisiert versendet werden (bei Bedarf auch zeitverzögert), sodass Bewerbende jederzeit über den Fortschritt ihrer Bewerbung informiert bleiben.
• Integrationen: Über 200 Anbindungen an führende Recruiting-Tools, inklusive nativer WhatsApp-Integration, Anbindungen an gängige HR-Systeme sowie APIs und WebHooks.
• KI-Unterstützung: Jobbeschreibungen können dank KI schnell erstellt und übersetzt werden. KI hilft außerdem beim Verfassen personalisierter Absage-E-Mails und fasst das Team-Feedback automatisch zusammen.

Weitere Features:

• Intelligenter Terminplaner, mit dem Bewerbende Interviews selbstständig buchen können
• Karriereseiten-Builder zur individuellen Gestaltung einer SEO-optimierten Karriereseite
• Mobile App für flexibles Recruiting und schnellen Zugriff von unterwegs
• Lokaler Support durch Teams vor Ort, die sich mit den geltenden Gesetzen und Compliance-Anforderungen auskennen und Sie in Ihrer Sprache beraten

Preisstruktur:

• Start ab 301€/Monat, Grow ab 384 €/Monat, Optimize ab 1.416€/Monat
• Gestaffelt nach Anzahl der Mitarbeitenden

Testversion:

• 18-tägige kostenlose Testversion

Pro und Contra:

2. Softgarden

Softgarden ist eine deutsche Recruiting-Software, die sich in zwei Produkte gliedert: das Bewerbermanagement und die Talent Acquisition Suite.

Überblick über die wichtigsten Funktionen:

• Sourcing & Kandidatenauswahl: Automatisiertes Pre-Screening anhand individuell definierter Kriterien. Strukturierte Bewertungsbögen helfen bei der Auswahl und vielversprechende Kandidat*innen können zum Talent Pool hinzugefügt werden. One-Klick-Multiposting auf über 1.200 Jobbörsen, Social Media und Google Ads.
• Workflow-Automatisierung: Keine Workflow-Automatisierungen verfügbar.
• Kollaboratives Recruiting: Abstimmung im Team über Kommentar- und Bewertungsfunktion. Die Möglichkeit zur Sterne- oder Daumenbewertung vereinfacht den Prozess.
• Candidate Experience: Für die Kommunikation mit Bewerbenden können AGG-konforme Nachrichtenvorlagen verwendet oder beliebig viele eigene, personalisierte und automatisierte Nachrichten erstellt werden.
• Integrationen: Rund 65 Integrationen sowie Anbindung an WhatsApp.
• KI-Unterstützung: Eingehende Bewerbungen können per KI-Matching mit Anforderungen abgeglichen und passende Profile markiert werden. Die KI unterstützt auch beim Erstellen von Stellenanzeigen.

Weitere Features:

• Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm
• Automatisierte Arbeitgeberbewertungen
• Baukastensystem für Karriereseiten

Preisstruktur:

• Start ab 179€/Monat, Pro ab 359 €/Monat, Elite ab 719€/Monat
• An Anzahl der Stellenanzeigen geknüpft

Testversion:

• 14-tägige kostenlose Testversion

Pro und Contra:

3. Personio

Personio ist eine ganzheitliche HR-Software, bei der das Bewerbermanagement als Add-on hinzugefügt werden kann. Personio Recruiting ist kein eigenständiges Bewerbermanagementsystem und deckt daher nur grundlegende Recruiting-Funktionen ab.

Wenn Sie mit einem kleinen Team arbeiten, lohnt sich auch ein Blick auf die Alternativen zu Personio.

Überblick über die wichtigsten Funktionen:

• Sourcing & Kandidatenauswahl: Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf über 800 Kanälen sowie mehrsprachige Jobanzeigen, um internationale Zielgruppen zu erreichen.

• Workflow-Automatisierung: Keine echten Workflow-Automatisierungen im Recruiting-Modul, lediglich einzelne Aufgaben wie Screening oder Erinnerungen können automatisiert werden.

• Kollaboratives Recruiting: Das Zuweisen von Rollen und Zugriffsrechten in Personio Recruiting erleichtert die Zusammenarbeit.
•  Candidate Experience: Intuitive Bewerbungsformulare und personalisierte Kommunikation. Bewerbende erhalten schnell Feedback und können im Fall einer Zusage den Vertrag digital per E-Signatur unterschreiben.
• Integrationen: Über 200 Integrationen mit anderen Anwendungen. Eine native WhatsApp-Integration gibt es nicht, ist aber über Drittanbieter möglich.
• KI-Unterstützung: Derzeit keine dedizierten KI-Funktionen im Recruiting-Modul verfügbar.

Weitere Features:

• Individuell anpassbare Karriereseiten
• Automatisierte Koordination von Vorstellungsgesprächen

Preisstruktur:

• Preise nicht öffentlich einsehbar

Testversion:

• 14-tägige kostenlose Testversion

Pro und Contra:

Recruiting-Software vs. HR-Plattform – Wo liegt der Unterschied?

Recruiting-Software vs. HR-Plattform – Wo liegt der Unterschied?

Eine Recruiting-Software ist speziell auf das Bewerbermanagement ausgelegt. Der Fokus liegt ganz auf der Optimierung des Recruiting-Prozesses, weshalb diese Lösungen in Bereichen wie Automatisierung, Multiposting und Talent-Pooling besonders leistungsstark sind.

Eine HR-Plattform hingegen bietet neben Recruiting-Funktionen auch bspw. Lösungen für Personalverwaltung, Lohnabrechnung, Onboarding und Mitarbeiterentwicklung. Das Angebot an Funktionen ist breiter gefasst.

4. Greenhouse

Das Angebot von Greenhouse gliedert sich in zwei Produkte: Greenhouse Recruiting für das Bewerbermanagement sowie Greenhouse Onboarding.

Überblick über die wichtigsten Funktionen:

• Sourcing & Kandidatenauswahl: Stellenanzeigen können auf über 1.000 Jobbörsen promotet werden. Interviewer*innen erhalten mit Scorecards und Anti-Bias-Workflows Hilfestellungen für strukturierte Vorstellungsgespräche und objektive Entscheidungen. Der Kontakt zu potenziellen Kandidat*innen kann über einen Talent Pool gepflegt werden.
• Workflow-Automatisierung: Flexible und skalierbare Workflows mit umfangreichen Automatisierungsoptionen, die sich an komplexe Recruiting-Prozesse anpassen lassen.

• Kollaboratives Recruiting: Die Zusammenarbeit im Team wird durch Zuweisung von Rollen und Berechtigungen sowie automatisierte Erinnerungen zur Abgabe von Feedback unterstützt.
• Candidate Experience: Bewerbende erhalten ebenfalls automatisierte Erinnerungen und fühlen sich informiert. Über integrierte Umfragen können sie außerdem Feedback zum Bewerbungsprozess geben, sodass die Candidate Experience noch verbessert werden kann.
• Integrationen: Über 500 vorgefertigte Integrationen sowie eine offene API, die eine flexible Anbindung ermöglicht.
• KI-Unterstützung: Greenhouse arbeitet aktuell an einer vollständig KI-gestützten Plattform.

Weitere Features:

• Greenhouse-Stellenportal kann in die Karriereseite integriert werden
• Bewerbende können Vorstellungstermine mit der Calendly-Integration selbstständig buchen
• Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm

Preisstruktur:

• Preise nicht öffentlich einsehbar
• Gestaffelt nach Unternehmensgröße in Essential, Advanced und Expert

Testversion:

• Nicht verfügbar

Pro und Contra:

5. Teamtailor

TeamTailor ist ein eigenständiges Bewerbermanagementsystem, das insbesondere kleinen Teams dabei hilft, ihren Recruiting-Prozess zu strukturieren.

Überblick über die wichtigsten Funktionen:

• Sourcing & Kandidatenauswahl: Besucher*innen der Karriereseite können sich selbst in den Talent Pool eintragen. Interview-Kits und Scorecards sorgen für eine einheitliche Bewertung von Kandidat*innen. Anbindung an Hunderte von Jobbörsen, die genaue Zahl nennt Teamtailor allerdings nicht.
• Workflow-Automatisierung: Automatisierungen über Trigger, die allerdings in erster Linie an die Phasen in der Bewerber-Pipeline geknüpft. Bedingungsbasierte Automatisierungen (z. B. Wenn-dann-Logiken) sind nicht verfügbar.

• Kollaboratives Recruiting: Die Software ermöglicht das Zusammenstellen verschiedener Recruiting-Teams und die Vergabe von Berechtigungen.
• Candidate Experience: Bewerbende können den Status ihrer Bewerbung selbst einsehen, was für Transparenz im Prozess sorgt.
• Integrationen: Über 450 Integrationen mit HR-Tools und anderen.

• KI-Unterstützung: Eigener KI-Assistent Co-pilot unterstützt beim Erstellen von Stellenanzeigen, Interviewfragen und Zusammenfassen von Videointerviews

Weitere Features:

• Karriereseite inkl. Chat Widget
• Dashboard für Mitarbeiter-Empfehlungen
• automatische Terminvorschläge an Kandidat*innen

Preisstruktur:

• Preise nicht öffentlich einsehbar

Testversion:

• 14-tägige kostenlose Testversion

Pro und Contra:

6. SAP SuccessFactors Recruiting

SAP SuccessFactors Recruiting ist Teil der cloudbasierten SAP SuccessFactors HCM Suite und zielt darauf ab, sehr komplexe, länderübergreifende Recruiting-Prozesse in großem Maßstab abzubilden.

Überblick über die wichtigsten Funktionen:

• Sourcing & Kandidatenauswahl: Unterstützt Recruiter*innen mit KI-gestütztem Screening und intelligenten Talent-Pipelines, über die Bewerbende gezielt und personalisiert angesprochen werden können. Stellenanzeigen werden auf mehr als 4.000 Jobbörsen in über 80 Ländern ausgespielt.
• Workflow-Automatisierung: Die Lösung bietet sehr umfangreiche und regelbasierte Workflow-Automatisierungen, die speziell für komplexe Enterprise-Prozesse konzipiert sind. Entsprechend leistungsfähig, aber auch aufwendig in der Konfiguration.
• Kollaboratives Recruiting: Die Zusammenarbeit im Recruiting-Team wird u. a. durch Integrationen mit Slack und Microsoft Teams unterstützt.
• Candidate Experience: Dank kontinuierlicher, KI-gestützter und personalisierter Kommunikation fühlen sich Bewerbende wertgeschätzt und abgeholt

• Integrationen: SAP SuccessFactors Recruiting verfügt über mehr als 100 vorgefertigte Integrationen zu Partnerlösungen.

• KI-Unterstützung: Die Kommunikation mit Bewerbenden kann mithilfe eines KI-gestützten Agenten teilweise automatisiert werden. Ein intelligenter Talentabgleich hilft, passende Kandidat*innen schneller zu identifizieren.

Weitere Features:

• Karrierewebsite
• Automatisierte Terminplanung für Vorstellungsgespräche

Preisstruktur:

• Preise nicht öffentlich einsehbar

Testversion:

• 30-tägige kostenlose Testversion von SAP SuccessFactors HCM

Pro und Contra:

7. Rexx Recruiting

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Rexx Recruiting ist Teil der Rexx Suite, einem umfassenden HR-Komplettsystem. Es kann aber auch als eigenständiges Bewerbermanagementsystem eingesetzt werden.

Überblick über die wichtigsten Funktionen:

• Sourcing & Kandidatenauswahl: Nach dem Anlegen eines Jobs werden die Anforderungen automatisch in Skill-Tags umgewandelt. Basierend darauf wird eine Vorauswahl der Kandidat*innen erstellt, inklusive Bewerber-Ranking. Stellenanzeigen werden auf über 1.000 Jobbörsen und Recruiting-Kanälen veröffentlicht.

• Workflow-Automatisierung: Arbeitsabläufe können über eine separate Workflow-Software konfiguriert werden, die jedoch als zusätzliches Modul hinzugebucht werden muss.
• Kollaboratives Recruiting: Die digitale Bewerberakte ist für alle Beteiligten einsehbar. Darüber hinaus gibt es für das kollaborative Recruiting in Rexx Recruiting aktuell laut Unternehmenswebsite keine dedizierten Funktionen.
• Candidate Experience: Bewerbende müssen lediglich ihre Dokumente hochladen, das Bewerbungsformular wird anschließend automatisch durch KI ausgefüllt.
• Integrationen: Rexx Recruiting bietet Anbindungen an gängige Systeme wie DATEV, SAP und Microsoft 365, eine Übersicht der verfügbaren Integrationen gibt es jedoch nicht. Eine WhatsApp-Anbindung ist möglich, die Kommunikation mit Bewerbenden ist aber auf ein Set an festgelegten Fragen beschränkt.
• KI-Unterstützung: Die Funktion AI Hiring generiert u. a. einen KI-Score für Bewerbungen, der die Passung der Person zur Vakanz anzeigt.

Weitere Features:

• Jobportal-Konfigurator zur Erstellung einer individuellen Karriereseite
• Mehrsprachige Unterstützung mit über 30 Sprachen
• Rexx Empfehlungsmanagement (Bestandteil des Bewerbermanagementsystems)

Preisstruktur:

• ca. 0,50–2,10 € Preis/Monat pro Nutzer (Cloud)

Testversion:

• 30-tägige kostenlose Testversion von Rexx Systems

Pro und Contra:

8. d.vinci

Das Bewerbermanagement-Modul von d.vinci ist eine eigenständige Recruiting-Lösung, die im Vergleich zu vielen Mitbewerbern weniger Funktionen und Integrationen bietet.

Überblick über die wichtigsten Funktionen:

• Sourcing & Kandidatenauswahl: Die Anforderungen für eine neue Stelle können von der Fachabteilung digital im System übergeben werden. Mithilfe von Screening-Fragen kann eine erste Vorauswahl getroffen werden. Für das Multiposting stehen über 1.000 internationale Jobbörsen zur Verfügung.
• Workflow-Automatisierung: Workflows können konfiguriert und Aufgaben automatisiert werden. Wie weitreichend die Möglichkeiten sind, ist unklar, da das Unternehmen auf seiner Website dazu keine näheren Angaben macht.

• Kollaboratives Recruiting: Alle Informationen zu Bewerbenden sind in einer zentralen Bewerbungsakte gebündelt und für Recruiting sowie Fachbereiche einsehbar; Rollen- und Rechtevergaben unterstützen die Zusammenarbeit.
• Candidate Experience: Nach Bewerbungseingang können Bewerbende vom System aus in WhatsApp angeschrieben werden, um Rückfragen zu klären oder Termine abzustimmen.

• Integrationen: Mit d.vinci Connect lassen sich gängige HR-Systeme anbinden und mit der Kalenderintegration Plus ist die Verknüpfung externer Kalender wie Outlook möglich. Insgesamt sind auf der Website rund 30 Integrationen gelistet.

• KI-Unterstützung: Für das Bewerbermanagement gibt es laut Unternehmenswebsite aktuell keine dedizierten KI-Funktionen.

Weitere Features:

• Erstellen von Karriereseite nur über Zusatzmodul
• Mehrsprachige Unterstützung mit über 10 Sprachen
• Veranstaltungsmodul für Recruiting-relevante Events

Preisstruktur:

• Bewerbermanagement ab 758 €/Monat
• Unbegrenzte Anzahl Nutzer*innen und Ausschreibungen

Testversion:

• Testzugang auf Anfrage verfügbar

9. Onlyfy (Xing)

Onlyfy ist das Bewerbermanagement-Tool der Netzwerkplattform XING und verbindet klassisches Applicant Tracking mit deinem direktem Zugang zum XING-Talentpool.

Überblick über die wichtigsten Funktionen:

• Sourcing & Kandidatenauswahl: Nach Veröffentlichung einer Stelle schlägt das Active-Sourcing-Feature automatisch passende Kandidat*innen vor, die direkt aus der Plattform zur Bewerbung eingeladen werden können. Mit dem Job Ad Designer können Stellenanzeigen gestaltet und anschließend per Multiposting auf bis zu 900 Kanälen veröffentlicht werden.
• Workflow-Automatisierung: Umfangreiche Automatisierungsoptionen inklusive Trigger, Bedingungen und Aktionen. Einzelne Bedingungen können auch miteinander verknüpft werden.

• Kollaboratives Recruiting: Für jede Stelle kann ein eigener Recruiting-Prozess mit verschiedenen Stakeholder*innen angelegt werden.
• Candidate Experience: Mit Onlyfy können Unternehmen barrierefreie Bewerbungsformulare anbieten. Kandidat*innen haben außerdem die Möglichkeit, sich über WhatsApp zu bewerben.

• Integrationen: Es stehen einige Integrationen zur Verfügung, unter anderem mit Zoom, Microsoft Teams und Google Meet. XING gibt dazu wenig Informationen, die Zahl der verfügbaren Integrationen scheint eher überschaubar.

• KI-Unterstützung: Die KI unterstützt u. a. beim Erstellen von Stellenanzeigen sowie beim Matching potenzieller Kandidat*innen aus dem XING-Netzwerk.

Weitere Features:

• Exklusive Rabatte auf XING Stellenanzeigen-Pakete
• One-Click-Bewerbung über XING möglich

Preisstruktur:

• Core ab 150€/Monat, Pro ab 217€/Monat, Ultimate ab 317€/Monat
• Preise nach Funktionsumfang und Anzahl der Job-Slots
• Unbegrenzte Nutzeranzahl

Testversion:

• 14-tägige kostenlose Testversion

Pro und Contra:

10. SmartRecruiters

SmartRecruiters ist eine Recruiting-Software, die neben dem klassischen Bewerbermanagement auch separate Module für Candidate Relationship Management (CRM), Analytics und Onboarding enthält. Die Plattform ist darauf ausgelegt, standortübergreifendes Recruiting in großem Umfang abzubilden.

Überblick über die wichtigsten Funktionen:

• Sourcing & Kandidatenauswahl: Ein integriertes CRM-Modul unterstützt beim Aufbau und der Pflege von Talentpools. Eingehende Bewerbungen werden automatisch analysiert und mit einem Matching-Score versehen. Für die Veröffentlichung von Stellenanzeigen stehen über 300 Jobbörsen zur Verfügung.
• Workflow-Automatisierung: Abläufe können über Trigger, Aktionen und Filter automatisiert und an komplexe Recruiting-Strukturen angepasst werden.

• Kollaboratives Recruiting: Das Recruiting im Team wird u. a. durch automatische E-Mail-Erinnerungen und Benachrichtigungen, z. B. zu anstehenden Vorstellungsgesprächen, unterstützt.
• Candidate Experience: Der KI-gesteuerte Einstellungsagent Winston Chat begleitet Bewerbende von der Entdeckung einer Stelle bis zur Planung von Vorstellungsgesprächen und ermöglicht so eine personalisierte Experience.

• Integrationen: Im SmartRecruiters Marketplace stehen rund 300 Integrationen zur Verfügung, unter anderem zu HR-Systemen wie Workday. Ergänzt wird das Angebot durch offene APIs und Webhooks.

• KI-Unterstützung: Neben Winston Chat gibt es noch den SmartAssistant: Er analysiert Lebensläufe in Sekunden und schlägt passende Kandidat*innen für eine offene Position vor.

Weitere Features:

• Selbstständige Terminbuchung für Bewerbende
• Karriereseiten-Baukasten über das Add-on SmartAttrax
• Oberfläche in 31 Sprachen, Bewerberkommunikation in 37 Sprachen

Preisstruktur:

• Preise nicht öffentlich einsehbar, laut Vendr liegt der Basispreis bei ca. 15.000 €/Jahr

Testversion:

• Nicht verfügbar

Pro und Contra:

Diese Funktionen sollte Ihre Recruiting-Software mitbringen

Wie der Vergleich der 10 Recruiting-Programme zeigt, unterscheiden sich die Lösungen auf dem Markt teils erheblich – sei es im Funktionsumfang oder der Zielgruppe. Dennoch gibt es einige Kernfunktionen, die jede gute Recruiting-Software mitbringen sollte. Denn unabhängig davon, für welches Tool Sie sich entscheiden: Um den Bewerbungsprozess effizient und transparent zu gestalten, sind bestimmte Features unerlässlich. Im folgenden Abschnitt haben wir diese für Sie zusammengefasst.

‍1. Anzeigenmanagement – Stellenanzeigen mühelos veröffentlichen

Eine Stellenanzeige muss heutzutage über möglichst viele Kanäle publiziert werden, von Jobbörsen über Karriereseiten bis hin zu sozialen Netzwerken. Jede*r, der*die jemals selbst eine Anzeige auf mehr als fünf Jobbörsen veröffentlicht hat, weiß: Das ist mühsam und zeitaufwendig. Eine gute Recruiting-Software nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Sie müssen lediglich die Stellenanzeige erstellen und anschließend festlegen, wo, wie und auf welchen Plattformen sie von der Software automatisch ausgespielt werden soll. Dabei sorgt sie dafür, dass alle Eingaben an die jeweilige Plattform angepasst werden. Das nennt sich Multiposting.

Und das Beste: Auch die Aktualisierung bzw. das Entfernen der Anzeige erfolgt automatisch. Wenn eine Stelle besetzt wurde oder Änderungen notwendig sind, können Sie dies mit wenigen Klicks in der Software anpassen, anstatt die Änderung auf jeder Plattform manuell vorzunehmen.

‍2. Bewerbermanagement – Effiziente Verwaltung aller Kandidat*innen

Eine gute Recruiting-Software zeigt Ihnen jederzeit den aktuellen Status aller Bewerbenden an, die sich in der Auswahl für die verschiedenen Stellen befinden. Da Recruiting-Teams häufig viele Kandidat*innen und Prozesse parallel betreuen, sollte die Software hier für eine optimale Übersicht sorgen. Neben dem klassischen Bewerbermanagement ermöglicht sie auch den Aufbau und die Pflege eines Talent Pools: Qualifizierte Kandidat*innen, für die es aktuell keine Stelle gibt, können gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt kontaktiert werden.

Durch Schnittstellen der Software zu Business-Netzwerken und Jobbörsen bleiben Bewerberprofile immer auf dem neuesten Stand. Zudem können Sie analysieren, ob und wann Kandidat*innen im Bewerbungsprozess abspringen – ein wichtiger Indikator zur Optimierung Ihrer Recruiting-Strategie.

3. Automatisierung – Mehr Zeit für strategisch relevante Aufgaben

Einer der größten Vorteile einer Recruiting-Software ist die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben. Je höher der Automatisierungsgrad einer Recruiting-Software, desto weniger Fehler passieren – und desto mehr kann sich das Recruiting-Team auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren. Bewerberdaten und -unterlagen können beispielsweise in Sekundenschnelle von der Software erfasst und so gespeichert werden, dass sie einfach durchsucht werden können – ein immenser Zeitgewinn.

Viel Zeit sparen Recruiter*innen auch dadurch, dass Teile der Kommunikation automatisiert werden. Antworten auf Bewerbungen, Einladungen zu Vorstellungsgesprächen und Absagen können individuell verfasst und automatisch versendet werden. Dadurch erhalten Bewerbende schneller Rückmeldungen und empfinden so den Recruiting-Prozess als transparenter und wertschätzender.

4. Kollaboratives Recruiting – Bessere Zusammenarbeit im Team

Gutes Recruiting ist Teamarbeit. Eine moderne Recruiting-Software ermöglicht kollaboratives Arbeiten in Echtzeit, unabhängig davon, wo sich die Beteiligten befinden. Dank cloudbasierter Systeme haben alle Teammitglieder jederzeit Zugriff auf die aktuellen Bewerbungsdaten – selbst im Homeoffice. Wichtig ist, dass das System die Möglichkeit bietet, verschiedene Rollen und Zugriffsrechte zu vergeben, damit der Datenschutz gewährleistet ist.

Besonders praktisch für Recruiter*innen sind Funktionen, mit denen sie von allen Stakeholder*innen Feedback zu den Kandidat*innen einholen können. Noch besser ist, wenn die Feedback-Anfrage automatisiert versendet wird, beispielsweise im Anschluss an ein Bewerbungsgespräch. Auch das spart enorm viel Zeit.

5. Recruiting Insights – Datenbasierte Entscheidungen treffen

Wer sich beim Recruiting ausschließlich auf sein Bauchgefühl verlässt, verschenkt eine große Chance. Denn Unternehmen stehen heute zahlreiche Daten zur Verfügung, mit deren Hilfe sie fundiertere Entscheidungen treffen können. Eine moderne Recruiting-Software hilft dabei, diese Daten zu visualisieren, auszuwerten und in konkrete Optimierungsmaßnahmen zu überführen. Mit einem individuell anpassbaren Dashboard können Sie beispielsweise verfolgen:

1. wie viele Bewerbungen für eine offene Stelle eingegangen sind;
2. wie lange der Bewerbungsprozess durchschnittlich dauert;
3. wie hoch die Absprungrate in einzelnen Phasen des Prozesses ist;
4. über welche Kanäle die besten Bewerber*innen kamen.

Detaillierte Analysen und Berichte helfen Ihnen, Engpässe im Bewerbungsprozess frühzeitig zu erkennen und Ihre Recruiting-Strategie gezielt zu verbessern. Zudem können die erstellten Reports meist einfach als PDF exportiert und direkt an die Teams oder die Führungsetage weitergeleitet werden.

Eine gute Recruiting-Software ist für mich das A und O bei der täglichen Arbeit. Sie hilft mir effizient zu sein und eine gute Candidate Experience zu gewährleisten. Dabei habe ich die Sicherheit, datenschutzkonform zu agieren, bei gleichzeitiger Zusammenarbeit mit dem Hiring-Team.

Ágota Tyro

Vorherige Talent Acquisition Specialist | Tellent

Welchen Mehrwert können Sie von einer Recruiting-Software erwarten?

1. Effizienz- und Zeitgewinn: Klare Workflows, zentral abgelegte Bewerberdaten und Automatisierungen sorgen dafür, dass Recruiting-Teams jederzeit den Überblick behalten und weniger Zeit auf repetitive Aufgaben verwenden müssen.
2. Kürzere Time-to-Hire: Automatisierte Kommunikation, digitale Terminbuchung und schnelle Vorauswahl beschleunigen den gesamten Bewerbungsprozess.
3. Optimierte Quality-of-Hire: Durch eine größere Reichweite (Multiposting), integriertes Active Sourcing und intelligentes Screening können Sie mehr Zeit auf Kandidat*innen verwenden, die fachlich und menschlich optimal zum Unternehmen passen.
4. Bessere Zusammenarbeit im Team: Geteilte Bewertungen und Kommentare sowie klare Zuständigkeiten sorgen für transparente Entscheidungen und eine reibungslose Abstimmung zwischen Recruiting und Fachbereichen.
5. Candidate Experience: Regelmäßige Updates und schnelle Rückmeldungen geben Bewerbenden Orientierung und vermitteln ein Gefühl von Wertschätzung.
6. Weniger Abbrüche im Bewerbungsprozess: Wenn Bewerbende schnell eine Antwort erhalten, sinkt auch das Risiko, dass sie abspringen oder sich in der Zwischenzeit für ein Angebot der Konkurrenz entscheiden.
7. Support bei Datenschutz und Compliance: Funktionen wie die automatisierte Überwachung von Löschfristen und Einwilligungen helfen dabei, rechtliche Vorgaben zuverlässig einzuhalten.

Wie wählen Sie die passende Recruiting-Software für Ihr Unternehmen aus?

Nutzen Sie die folgenden Kriterien als Entscheidungshilfe, um die vorgestellten Tools realistisch miteinander zu vergleichen:

1. Größe Ihres Recruiting-Teams
   Je größer Ihr Team, desto wichtiger sind die Anpassbarkeit sowie die Möglichkeit, Rollen, Rechte und Verantwortlichkeiten zu übergeben.

2. Hiring-Volumen
   Stellen Sie nur gelegentlich ein oder rekrutieren Sie laufend neue Mitarbeitende? Bei hohem Bewerbungsaufkommen profitieren Sie besonders von Automatisierungen.

3. Sprachen und Regionen
   Wenn Sie international rekrutieren, sind Mehrsprachigkeit, regional relevante Jobbörsen und lokaler Support entscheidend.

4. Branche und Compliance
   In stark regulierten Branchen oder im öffentlichen Sektor sind oft spezielle Funktionen rund um Datenschutz, Mitbestimmung und Dokumentation erforderlich.

5. Benötigte Integrationen
   Prüfen Sie, ob unverzichtbare Tools, die Sie verwenden (z. B. HRIS, Kalender, Videointerviews, BI-Tools), sich nahtlos anbinden lassen.

6. Grad der gewünschten Automatisierung
   Reichen einfache, stufenbasierte Abläufe aus oder benötigen Sie komplexe Wenn-dann-Logiken mit Bedingungen, Triggern und Aktionen?

Faustregel: Je komplexer Ihr Recruiting, desto wichtiger sind Anpassbarkeit, Automatisierung und Integrationsmöglichkeiten.

Welche Recruiting-Software passt am besten zu Ihrem Unternehmen?

Die beste Recruiting-Software ist diejenige, die zu Ihren konkreten Anforderungen passt und gleichzeitig zentrale Kernfunktionen zuverlässig abdeckt. Dazu gehören vor allem Automatisierungen, um Zeit zu sparen, ein übersichtliches Bewerbermanagement, um alle Kandidat*innen im Blick zu behalten, sowie Multiposting, um Stellenanzeigen effizient auf den richtigen Kanälen zu platzieren.

Darüber hinaus unterstützen moderne Recruiting-Tools datenbasierte Entscheidungen, verbessern durch smarte Kommunikation die Candidate Experience und stärken langfristig das Employer Branding. Gerade vor dem Hintergrund von Fachkräftemangel und steigenden Erwartungen an schnelle, transparente Prozesse ist der Einsatz einer leistungsfähigen Recruiting-Software längst kein Nice-to-have mehr, sondern ein klarer Wettbewerbsvorteil.

Wenn Sie eine Recruiting-Software suchen, die flexibel mit Ihrem Unternehmen mitwächst, leistungsstarke Automatisierungen bietet und kollaboratives Recruiting einfach macht, lernen Sie Tellent Recruitee in einer persönlichen Demo kennen.

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FAQ

Was ist eine Recruiting-Software?

Eine Recruiting-Software, auch e-Recruiting-Software oder HR-Recruiting-Software genannt, ist eine digitale Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, den gesamten Bewerbungsprozess zu optimieren. Sie hilft dabei, Stellenausschreibungen zu verwalten, den Überblick über Bewerbungen und Bewerbungsprozesse zu behalten, Workflows zu automatisieren und den Auswahlprozess effizient zu gestalten. Moderne Recruiting-Software bietet zudem Funktionen wie Multiposting, Talent-Pooling und Analyse-Tools zur Verbesserung des Recruiting-Prozesses.

Wie unterscheidet sich eine Recruiting-Software von einem Bewerbermanagementsystem?

Im Prinzip gibt es keinen Unterschied. Streng genommen ist ein Bewerbermanagementsystem (auch Applicant Tracking System oder ATS) der Teil einer Recruiting-Software, der speziell die Verwaltung von Bewerbenden abdeckt. Ein Bewerbermanagementsystem hilft dabei, Bewerbungen zu erfassen, Kandidat*innen zu tracken und den Auswahlprozess zu organisieren. Inzwischen umfassen diese Systeme aber in der Regel zusätzliche Funktionen, die über das reine Bewerbermanagement hinausgehen, wie das Multiposting für die Verbreitung von Stellenanzeigen und Analyse-Dashboards zur datenbasierten Auswertung aller Prozesse. Daher werden die Begriffe heute synonym verwendet.

‍Was kostet eine Recruiting-Software?

Die Kosten für Recruiting-Programme variieren je nach Anbieter, Funktionsumfang und Unternehmensgröße. Häufig sind die Preise zusätzlich nach Anzahl der Stellenanzeigen und/oder Anzahl der Nutzer*innen gestaffelt.
Die monatlichen Kosten fangen je nach Konfiguration bei 50€ an und gehen bis ca. 500 €. Dazu kommt in der Regel eine einmalige Einrichtungsgebühr. Einige Anbieter, darunter auch Tellent Recruitee, bieten eine kostenlose Testphase an, sodass Unternehmen die Software vorab unverbindlich ausprobieren können.

Worauf sollten Sie bei der Wahl einer Recruiting-Software achten?

Welches die beste Recruiting-Software für Ihr Unternehmen ist, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Grundsätzlich sollte eine Software jedoch bestimmte Kernfunktionen enthalten, um den Bewerbungsprozess so effizient und optimal wie möglich zu gestalten. Dazu gehören:

• Automatisierung wiederkehrender Aufgaben (E-Mails, Terminvereinbarungen, Workflows);
• Multiposting-Funktion, um Stellenanzeigen mit einem Klick auf mehreren Plattformen veröffentlichen zu können;
• Ein leistungsstarkes Bewerbermanagement, um alle Kandidat*innen und Recruiting-Prozesse im Blick zu behalten;
• Datenanalyse- und Reporting-Funktionen, um KPIs wie Time-to-Hire oder die Performance einzelner Recruiting-Kanäle auszuwerten und den Prozess kontinuierlich zu optimieren.

Darüber hinaus sollten Sie darauf achten, dass die Recruiting-Software flexibel skalierbar ist, damit sie sich problemlos an das Wachstum und die sich ändernden Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen lässt.

‍Lohnt sich eine Recruiting-Software auch für kleine Unternehmen?

Ja, unbedingt! Gerade kleine Unternehmen profitieren von einer Recruiting-Software, da sie den Bewerbungsprozess effizienter gestaltet und Zeit spart. Ohne ein strukturiertes System kann das Recruiting schnell unübersichtlich werden – Bewerbungen gehen in E-Mails unter, Bewerbende erhalten Rückmeldungen spät oder gar nicht, Traumkandidat*innen wandern zur Konkurrenz an, einfach weil deren Team schneller war. Eine Recruiting-Software hilft, den Prozess zu optimieren, indem sie Bewerbungen zentral verwaltet, Kommunikation automatisiert und Stellenanzeigen gezielt verteilt. Viele Anbieter bieten zudem flexible Preismodelle.

‍Was versteht man unter E-Recruiting?

E-Recruiting bezeichnet den Einsatz digitaler Technologien im Bewerbungsprozess. Dazu gehören digitale Bewerbermanagementsysteme und automatisierte Recruiting-Prozesse, im weiteren Sinne aber auch Online-Jobbörsen, Karriereseiten und Social Recruiting.

Written by

Tania Miranda

Tania ist Head of SEO and Content bei Tellent.
Mit über 8 Jahren Erfahrung als Hiring Managerin und Teamlead, teilt sie gerne Ihre Erkenntnisse und Erfahrungen in den Bereichen Recruiting, Employee Engagement und Personalmanagement. Hierzu widmet sie sich gern dem Austausch von Erkenntnissen und treibt Diskussionen über Best Practices voran.

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