Wie Ihr Team von einem Bewerbermanagement-System profitieren kann

Ein Bewerbermanagement-System kann Ihrem Unternehmen einen großen Nutzen bringen und gleichzeitig die Arbeit im Team verbessern. Die Einführung von Software macht Prozesse effektiver, es bleibt Zeit für wichtigere Aufgaben. Die Zusammenarbeit im Team macht mit einer kollaborativen Softwarelösung mehr Spaß und hilft Ihnen, Fehler zu vermeiden. Durch einen digitalen Bewerbungsprozess sind Sie in der Lage, bessere Bewerber*innen zu finden und sich mit Ihren Kolleg*innen einfacher abzustimmen.

Je einfacher der Bewerbungsprozess für Kandidat*innen ist, umso mehr profitiert Ihr Team davon. Wenn es Bewerber*innen Nerven kostet, weil sie immer wieder die gleichen Informationen eingeben müssen oder der Datei-Upload abbricht, springen diese schnell ab. Ein System, das aber speziell für den Zweck des Bewerbermanagements gebaut wurde, verringert die Absprungrate und verbessert damit die Leistung Ihrer Recruiting-Abteilung.

Außerdem profitieren Sie von den Innovationen, die von den Service-Dienstleistern kommen. Ein Beispiel ist die Virtualisierung des Bewerbungsprozesses. Einer Umfrage von Monster zufolge sind die USA bereits führend dabei, virtuelle Rekrutierungsprozesse zu verwenden (7 von 10 führen bereits virtuelle Interviews und Onboarding-Aktivitäten durch), aber mehr als ein Viertel der weltweit befragten Firmen haben noch Schwierigkeiten damit. Ein Grund: Fehlende Erfahrungen der Mitarbeiter*innen mit softwarebasierten Prozessen und moderner Technologie. Die gleiche Umfrage zeigt die große Herausforderung des Recruitings für 2021: Kandidat*innen mit den richtigen Qualifikationen zu finden.

‍Ein Bewerbermanagement-System gibt Ihrem Team die passenden Werkzeuge an die Hand, mit denen es agiler und präziser Talente finden kann.

Nutzen 1: Bessere Kommunikation

In einem Unternehmen sind die üblichen Kommunikationswege das persönliche Gespräch, E-Mail und vielleicht noch ein Messenger-Dienst wie Whatsapp oder Tools wie Slack. Diese haben aber alle den Nachteil, dass sie nicht an eine bestimmte Aufgabe gebunden sind. Ein Bewerbermanagement-System löst dieses Problem und erleichtert die Zusammenarbeit. Alle Kommunikation zu Kandidat*innen findet unter deren Profil statt. Niemand muss erst lange in einer E-Mail suchen, was der aktuelle Stand ist oder welche Einschätzung ein*e Kolleg*in gegeben hat.

Kandidat*innen, die die erste Runde überstanden haben, werden von mehreren Mitarbeiter*innen bewertet. Auch hier muss mit einem Bewerbermanagement-System keine E-Mail versendet werden, stattdessen tauschen Sie sich direkt im Profil mit Ihren Kolleg*innen aus. Alle wichtigen Informationen sind an einer Stelle. Und: Sie können natürlich jederzeit bestimmen, wer diese Informationen sehen darf. Mit wenigen Klicks werden Angestellte aus Ihrem HR-Bereich zu einem Profil hinzugefügt oder wieder entfernt.

Eine große Herausforderung, wenn es um Abstimmung zwischen Mitarbeiter*innen geht, sind Interviewtermine. Sie müssen einen geeigneten Zeitraum finden, in denen intern alle Beteiligten zur Verfügung stehen und diesen dann noch mit den Kandidat*innen absprechen. Das kann sehr zeitaufwändig sein. Eine Bewerbersoftware nimmt Ihnen einen Großteil dieser Arbeit ab. Sie zeigt Ihnen im Kalender alle freien Termine von Ihnen und den Teammitgliedern an, lässt Sie einen Termin blockieren und stimmt diesen dann automatisch mit Kandidat*innen ab.

Jede*r in Ihrem Team erhält automatische Benachrichtigungen, wenn sie oder er aufgefordert ist, sich an Diskussionen zu beteiligen und Feedback zu geben. Sie können sogar per E-Mail antworten, die Kommentare werden automatisch in das richtige Kandidat*innen-Profil in Ihrem Bewerbermanagement-System importiert.

Nutzen 2: Analysen in Echtzeit für alle

Eine Funktion, die bei Nutzer*innen von Bewerbermanagement-System immer wieder herausgestellt wird, ist das Dashboard. Es bietet Ihnen und Ihrem Team in Echtzeit einen Überblick über die wichtigsten Daten im Bewerbungsprozess. Gleichzeitig können Sie sehen, wie gut Ihr Team arbeitet und wo es Abweichungen von wichtigen Kennzahlen gibt.

Für Ihr Team bedeutet diese Funktion, dass es keine Daten mehr für HR-Berichte aufbereiten muss, sondern sich voll und ganz auf die Interpretation konzentrieren kann. Die Analysen werden vom System live erstellt und geben immer den aktuellen Stand wieder. Sie können sich ebenso Trends anzeigen lassen, zum Beispiel wie sich die Zeit bis zu einer Neueinstellung verändert oder ob die Kosten für Recruiting-Kanäle gestiegen sind. Ein anderer wichtiger Wert ist die Zahl der gleichzeitig laufenden Bewerbungsprozesse. Sie kann angeben, ob Ihre Mitarbeiter*innen eventuell überlastet sind. Sie sind dann in der Lage, schnell einzugreifen und im Team eventuell Aufgaben zu verlagern.

Natürlich lässt sich die Performance Ihres Teams ebenso über die Daten messen, die dann zu Kennzahlen zusammengefasst werden. Je nachdem welche Rollenverteilung es gibt, können Ihre Angestellten selbst sehen, wie erfolgreich sie arbeiten und bei Abweichungen gegensteuern. Die Software zeigt Ihnen negative und positive Entwicklungen schnell als Monats- oder gar Quartalsberichte an. Sie können sich frühzeitig mit Ihrem Team zusammensetzen und gemeinsam versuchen, die Ursachen herauszufinden und Problemlösungen zu erarbeiten.

Schließlich helfen Ihnen die Analysen des Bewerbermanagement-Systems, die Performance der Recruiting-Kanäle zu messen. Die Software zeigt Ihnen genau an, welche Kanäle die meisten (und besten) Bewerber*innen anlocken und zu welchen Kosten das geschieht. Nur so sind Sie in der Lage, die Gewichtung von Kanälen anzupassen und je nach Effektivität zu verändern. Das kann Ihnen in kurzer Zeit Kosten sparen, wenn Sie zum Beispiel feststellen, dass Ihnen eine Jobbörse zwar viele, aber wenig qualifizierte Bewerbungen einbringt. Gleichzeitig können Sie bei erfolgreichen Kampagnen in Business-Netzwerken wie Xing oder LinkedIn das Budget entsprechend anpassen. Durch detaillierte Analysen lassen sich Bewerbungsprozesse optimieren und Sie können Kandidat*innen effektiver einstellen.

Nutzen 3: Schnellere Prozesse

Schnelligkeit ist zu einem bedeutenden Faktor im Bewerbungsprozess geworden. Gerade bei Fachkräften gibt es eine große Nachfrage an Stellen, aber in manchen Regionen und Branchen nicht genügend Bewerber*innen. Wenn Sie also heute eine Stelle besetzen wollen, müssen Sie den Bewerbungsprozess schnell und unkompliziert gestalten. Bewerber*innen sollten unverzüglich nach Absenden einer Bewerbung eine Antwort erhalten.

Eine Bewerbersoftware automatisiert diesen Prozess. Sobald eine Bewerbung eingeht, wird eine Standard-E-Mail als Bestätigung versandt. Diese ist personalisiert, erläutert weitere Schritte und schafft eine erste Bindung der Kandidat*innen an Ihr Unternehmen. Eine Software macht keine Kaffeepause, ist nicht krank oder auf Dienstreise und nicht in einer stundenlangen Besprechung.

Gleichzeitig informiert das Bewerbermanagement-System Sie und Ihre Mitarbeiter*innen über den Eingang der Bewerbung. Manche Programme können sogar eine erste Vorauswahl treffen und Lebensläufe daraufhin analysieren, ob sie den Anforderungen entsprechen. Sie müssen sich dann nur noch mit Kandidat*innen beschäftigen, die wirklich infrage kommen. Mit wenigen Handgriffen können Sie Teammitgliedern dem Kandidat*innen-Profil hinzufügen und sicherstellen, dass es schnellstmöglich bearbeitet wird. Kommt eine Person in die nächste Runde, wird ebenfalls automatisch eine E-Mail versandt.

Die Time-to-Hire zu reduzieren (und ebenso die Kosten) ist ein großer Nutzen von einem Bewerbermanagement-System. Das gelingt Ihnen durch eine Beschleunigung der einzelnen Prozesse und eine Optimierung der Leistungsfähigkeit. Sie kommen schneller mit den besten Kandidat*innen in Kontakt, was Ihnen einen Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerber*innen bringt.

Nutzen 4: Bessere Performance im Recruiting

Hohe Absprungraten im Bewerbungsprozess und Fluktuation von neu eingestellten Mitarbeiter*innen sind oftmals im Bewerbermanagement begründet. Entweder ziehen sie nicht die geeigneten Kandidat*innen an, die Prozesse dauern zu lange oder die Bewerbungen werden nicht sorgfältig genug bearbeitet. Wenn Sie die Qualität der Einstellungen verbessern wollen, kann Ihnen ein Bewerbermanagement-System eine große Hilfe sein.

In einer Recruiting-Software können Sie zum Beispiel vordefinierte Fragen einrichten, die potenziellen Kandidat*innen nach Eingang der Bewerbung gestellt werden. Basierend auf den Ergebnissen entscheidet das System, ob jemand geeignet ist oder nicht. Nachdem Sie entsprechende Fragestellungen Schlüsselwörter und anderen festgelegten Kriterien festgelegt haben, wertet die Software Lebensläufe aus und sendet nur solche an Sie und Ihr Team, die die Kriterien erfüllen. Diese Prozesse dauern nur wenige Minuten, was den Bewerbungsprozess erheblich beschleunigt.

Besonders wichtig: Mit einer automatisierten Lösung können Sie Vorlagen formulieren, die an abgelehnte Bewerber*innen verschickt werden. Sie können sich höflich für die Zeit und das Interesse bedanken und sogar anbieten, die Profile weiterhin im Talent Pool zu speichern – für den Fall, dass in naher Zukunft erneut eine Stelle frei wird.

Die Veröffentlichung von Stellenangeboten ist der erste Schritt im Einstellungsprozess. Heute müssen Sie auf mehreren Jobplattformen und in sozialen Medien aktiv sein. Der Aufwand, um eine Stelle auf mehreren Kanälen zu publizieren, kann enorm sein, wenn das manuell erledigt wird. Mit einem Bewerbermanagement-System können Sie Stellenangebote mit einem Klick auf unterschiedlichen Stellenportalen veröffentlichen. Das System passt die Inhalte den Vorgaben der Portale an, Sie können die eingesparte Zeit dafür verwenden, die passenden Anbieter auszuwählen und die Performance zu analysieren.

Nutzen 5: Zeit für das Wesentliche durch Automatisierung

Rationalisierung durch Automatisierung wird gerne als Kostenersparnis verstanden. Dem ist aber nicht so. Vielmehr soll die Automatisierung im Bewerbermanagement Ihnen und Ihrem Team Freiräume schaffen. Statt immer wiederkehrende Aufgaben zu erledigen, können Sie sich intensiver mit Strategien und der Analyse der bestehenden Prozesse beschäftigen.

Die freigewordene Zeit können Sie zum Beispiel für ausführlichere Interviews nutzen. Sie lernen Kandidat*innen besser kennen und können sich mit Ihren Kolleg*innen in aller Ruhe beraten. Viele Aufgaben im Bereich des HR werden durch die Tagesarbeit immer wieder herausgeschoben. Ein Beispiel sind Jobmessen und Recruiting-Events. Diese benötigen einigen Aufwand an Vorbereitung. Der Einsatz eines Bewerbungsmanagement-Systems gibt Ihnen mehr Zeit für Veranstaltungen – sowohl solche die Sie selbst organisieren oder an denen Sie teilnehmen.

Ihr Team wird es Ihnen danken, wenn es sich darauf konzentrieren kann, die besten Talente zu suchen und einzustellen. Die Automatisierung öffnet neue Möglichkeiten des Active Sourcing, Sie können nach interessanten Kandidaten suchen während sich im Hintergrund die Bewerber-Software um den Rest kümmert.

Nutzen 6: Mobile Teamarbeit

Ein modernes Bewerbermanagement wird als Service angeboten, der über den Browser und Apps genutzt werden kann. Das eröffnet Ihnen und Ihrer HR-Abteilung neue Möglichkeiten. Sie müssen nicht mehr am Computer sitzen, um neue Bewerbungen zu markieren und Mitarbeiter*innen zuzuordnen. Sie haben das komplette Bewerbermanagement in Ihrer Hand, wo immer Sie sich befinden (und Internetzugang haben).

Das bedeutet ebenso, dass Sie für Mitarbeiter*innen besser erreichbar sind. Im mobilen Bewerbermanagement-System werden Ihnen wichtige Nachrichten sofort angezeigt: Kolleg*innen wollen eine Einschätzung von Ihnen haben, eine Stellenanzeige soll freigegeben werden oder Sie müssen das Budget für Anzeigen anpassen. Ob Sie in einem Meeting sind oder auf einer Dienstreise, über mobile Apps sind sie ständig auf dem Laufenden und können schnell reagieren. Sie können wichtige Nachrichten über die App oder ebenso als E-Mail erhalten.

Mitarbeiter*innen, die sich im Home-Office befinden, sind über die ortsunabhängige Zusammenarbeit besonders gut in die Prozesse zu integrieren. Es macht keinen Unterschied, ob Sie sich zu Hause oder im Büro befinden, Sie und Ihr Team haben immer einen aktuellen Stand der Informationen. Das schließt übrigens Dashboard und Berichte mit ein: auf dem Heimweg oder in der Pause während einer Besprechung können Sie noch schnell einen Blick auf die aktuelle Performance werfen, ohne dass Sie einen Laptop aufklappen müssen.

Wie wichtig mobiler Zugriff ist, zeigt eine Studie der Universität Bamberg. Sie fand heraus, dass die Mehrheit der Top-1.000-Unternehmen und der IT-Unternehmen dem Mobile Recruiting einen wichtigen Stellenwert für die Kandidaten*innen, aber auch für die Unternehmen einräumt. Von den befragten Kandidat*innen sind dagegen nur ca. 40 Prozent dieser Meinung. 80 Prozent der Top-1.000-Unternehmen und sogar 100 Prozent der interviewten IT-Unternehmen betonen, dass Mobile Recruiting immer wichtiger wird. Die Kandidaten*innen sind mit 60 Prozent etwas zurückhaltender bei diesem Thema.

Nutzen 7: Moderne Technologie einsetzen

Die Bewerbung hat sich dramatisch verändert: Vorbei sind die Zeiten, in denen Ihnen ein DIN A 4 Umschlag mit handgeschriebenem Lebenslauf und aufgeklebten Passbild zugeschickt wurde. Heute kommen die Bewerbungen per E-Mail, über Messenger und Whatsapp und sogar als Video. Damit Ihr Team auf der Höhe der Zeit ist, braucht es Lösungen, die technische Innovationen integrieren können.

Wer heute keine Zeit mehr hat, einen Videocall zu führen, aber dennoch einen visuellen Eindruck von Kandidat*innen bekommen möchte, schickt diesen Fragen und bekommt sie als Video beantwortet. So können Sie sich zeitunabhängig das Video anschauen, gemeinsam mit dem Team oder jeder einzeln und bewerten. Das Bewerbermanagement-System wird es automatisch dem Kandidat*innen-Profil hinzufügen.

In Zukunft wird Künstliche Intelligenz Sie und Ihr Team noch mehr als bislang im Bewerbermanagement unterstützen. Werden heute nur Lebensläufe ausgelesen, kann KI bald aufgrund des Schreibstils eine Aussage über Kandidat*innen machen und ist der Lage, über diese automatisch Informationen aus öffentlichen Quellen wie sozialen Netzwerken zu finden. Bessere Algorithmen finden geeignete Kandidat*innen in noch kürzerer Zeit, sodass Ihr Team den Zeitraum bis zur Stellenbesetzung wesentlich verkürzen kann. Diese Systeme werden dann sogar in der Lage sein, schon bei der Formulierung einer Stellenanzeige den Talent Pool zu durchforsten und mit den Anforderungen abzugleichen.