Was ist ein Organigramm?
In einem Organigramm werden die personellen Strukturen und Beziehungen innerhalb eines Unternehmens grafisch dargestellt. Es kann Positionen darstellen und den Fluss von Informationen sowie die Verantwortung und die Berichterstattung. Organigramme sind bei HR von kleinen und großen Firmen im Einsatz, denn sie bringen erhebliche Vorteile mit sich. Sie haben Ihren gesamten Personalbestand auf einen Blick, neue Mitarbeiter*innen finden sich schneller zurecht. Wir zeigen Ihnen, wie Sie als Personaler*in mit Organigrammen noch besser Entscheidungen treffen können.
Wofür können Sie Organigramme verwenden?
Ein kleiner Handwerksbetrieb oder eine Anwaltskanzlei kann vielleicht noch die Mitarbeiter*innen an der Hand abzählen, ab mehr als zehn Angestellten wird es aber schwierig. Mit einem Organigramm bekommen Sie eine sichtbare und verständliche Ordnung ins Personalwesen. Sie sehen sofort, wie viele Hierarchiestufen Sie haben, wer welche Zuständigkeiten hat und wie schlank (oder aufgebläht) Ihre Firma strukturiert ist.
Für neue Mitarbeiter*innen ist ein Organigramm eine willkommene Möglichkeit, sich Namen und Menschen zu merken und zu wissen, wer was im Unternehmen macht. Es sollte in Ihrem Onboarding-Konzept nicht fehlen. Bei großen Firmen können Sie dank Farbgebung und Clusterbildung feststellen, ob es in bestimmten Bereichen zu viele Mitarbeiter*innen gibt oder ob die mittlere Führungsebene zu breit geworden ist.
Typen von Organigrammen
Es gibt unterschiedliche Methoden, die Menschen in Ihrem Unternehmen in einem übersichtlichen Raster darzustellen. Welche Methode Sie auswählen, hängt zu einem großen Teil vom jeweiligen Zweck ab.
Hierarchische Organigramme
Am häufigsten finden Sie die hierarchischen Organigramme, da die meisten Firmen auch heute noch so organisiert sind. In diesen Diagrammen werden die Mitarbeiter*innen von oben nach unten sortiert, wobei es immer wichtig ist, dass eine Gruppe von Angestellten jemand vorsteht, meistens die Team- oder Abteilungsleitung. Diese Gruppierungen können auf unterschiedlichen Faktoren beruhen.
Funktion
Die Beschäftigten werden entsprechend der Funktion oder Rolle gruppiert, die sie ausüben. Es ist das am häufigsten verwendete Organigramm. Bei diesem steht an der Spitze die Geschäftsleitung oder der Vorstand, darunter kommen Abteilungen und Unterabteilungen bis hin zu den Mitarbeiter*innen auf der untersten Ebene.
Geografische Darstellung
Wenn Ihr Unternehmen viele Niederlassungen und Filialen hat oder in vielen Ländern tätig ist, ist eine geografische Darstellung hilfreich. In diesem Fall werden die Hierarchien in den jeweiligen Filialen aufgezeichnet und dann in die Gesamtstruktur Ihrer Firma eingefügt. Dabei steht die Firmenzentrale meist als übergeordnete geografische Einheit.
Produkt
In einem Unternehmen, meistens einer Unternehmensgruppe, das sehr breit aufgestellt ist, können die Mitarbeiter*innen auch nach Produkten und Dienstleistungen gruppiert werden. Eine ähnliche und sehr bekannte Methode ist, diese nach Key Accounts zu gliedern.
Flache und Horizontale Organigramme
Hierbei handelt es sich um einen Organigrammtyp, der meist von kleinen Unternehmen und Start-ups in der Anfangsphase verwendet wird. Für größere Unternehmen mit vielen Projekten und Mitarbeiter*innen ist es eher unpraktisch, dieses Modell zu verwenden.
Das Besondere an dieser Struktur ist, dass einige Ebenen des mittleren Managements wegfallen. So eine Struktur ermöglicht es Mitarbeiter*innen, schnell und unabhängig Entscheidungen zu treffen. Damit kann eine gut ausgebildete Belegschaft produktiver sein, indem sie direkt in den Entscheidungsprozess eingebunden wird.
In der Regel funktioniert das bei kleinen Unternehmen, weil hier die Prozesse und die Personalstruktur übersichtlich sind. Eine horizontale Hierarchie bedeutet übrigens nicht, dass die Mitarbeiter keine Vorgesetzten und Personen haben, denen sie Bericht erstatten müssen. Es gibt lediglich weniger Genehmigungswege und mehr Verantwortung innerhalb einer Ebene.
Matrix-Struktur
In einer Matrix-Organisationsstruktur sind die Berichtsbeziehungen nicht in der traditionellen Hierarchie, sondern in Form eines Rasters oder einer Matrix aufgebaut. Es handelt sich dabei um eine Art von Organisationsmanagement, bei dem Personen mit ähnlichen Fähigkeiten für Arbeitsaufgaben zusammengefasst werden. Das ist gerade dann sinnvoll, wenn mehrere Manager*innen an eine Person berichten oder es komplexe Berichterstattungs-Beziehungen gibt.
Zum Beispiel können alle Ingenieure in einer technischen Abteilung angestellt sein und an den Abteilungsleiter berichten. Die gleichen Ingenieure können aber auch in Projekten arbeiten und an die jeweiligen Projektmanager*innen berichten. Ein Matrixorganigramm kann diese komplexen Verflechtungen besser darstellen.
Was sind die Vorteile der Verwendung von Organigrammen in Unternehmen?
Einige kleine und mittelständische Unternehmen verzichten gerne auf Organigramme, weil sie der Meinung sind, dass die Beziehungen zwischen den Mitarbeiter*innen klar erkennbar sind. Aber diese Diagramme leisten mehr, als nur die Strukturen in einer Firma optisch darzustellen. Das Erstellen eines Organigramms hat folgende Vorteile:
Bessere Übersicht
Sie können mit einer solchen Übersicht Ihren Mitarbeiter*innen helfen, intern die Kolleg*innen schnell und einfach zu finden, die sie für eine Zusammenarbeit brauchen. Das ist dann besonders zweckmäßig, wenn das digitale Organigramm mit einer Suchfunktion verbunden wird.
Daten-Sicherheit
Sie können das Risiko reduzieren, versehentlich Dateien an jemanden zu senden, der keine Berechtigung hat. Mit dem Org-Chart wird jedem klar, wer welche Funktion hat – und es zeigt immer die richtige E-Mail-Adresse an.
Automatisierung
Durch Automatisierung können Sie den Aufwand der manuellen Aktualisierung reduzieren, der immer größer wird, wenn Ihr Unternehmen wächst und sich verändert. Eine Organigramm-Software oder die Integration in eine HR-Software spart Zeit und hilft Fehler zu vermeiden.
Übersicht über Strukturen
Mit einem Organigramm haben Sie eine klare Übersicht über die Strukturen, Hierarchien, Rollen und Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen. Die Personalverwaltung kann mit grafisch aufbereiteten Daten besser Entscheidungen für Optimierungen treffen.
Onboarding
Beim Onboarding ist ein Organigramm Bestandteil der wichtigen Dokumente am ersten Tag. So können sich neue Mitarbeiter*innen am Ende der Candidate Journey einen ersten Überblick über das Unternehmen, seine Organisation und die dort arbeitenden Menschen machen.
Was sind die Herausforderungen bei Organigrammen in Unternehmen?
Ab einer gewissen Größe eines Unternehmens sind Organigramme zwar eine große Hilfe, haben aber auch einen großen Aktualisierungsbedarf. Denn ein Organigramm ist nur so gut wie die Daten, die in ihm enthalten sind. Wenn Ansprechpartner längst das Unternehmen verlassen haben, eine Abteilung aufgelöst oder eine Filiale geschlossen wurde, muss das sofort geändert werden. Ist das nicht der Fall, sind Mitarbeiter*innen frustriert und in bestimmten Prozesse können sich die Fehler häufen, wenn unter anderem E-Mails an die falschen Personen geschickt werden.
Personalbedarf
Sie müssen in Ihrem Unternehmen jemanden mit der Aktualisierung des Organigramms beauftragen. Das kann je nachdem wie sie das Organigramm verwalten, eine zeitintensive Aufgabe sein. Deshalb ist bei einem Personalbestand von mehr als 20 auf jeden Fall eine Softwarelösung anzuraten.
Komplexität
Bei großen Unternehmen und solchen, die eine weitverzweigte Struktur haben, kann ein Organigramm schnell unübersichtlich werden. Entweder Sie müssen es ausdrucken und an eine Wand hängen oder am Computer ständig herein- und herauszoomen. Treffen Sie die richtige Entscheidung, ob Sie im Organigramm nur Teile darstellen wollen und zum Beispiel mehrere Organigramme erstellen, oder ob Sie per Software die Darstellung vereinfachen.
Durchsuchbarkeit
Zwar ist ein Organigramm eine optisch ansprechbare Hilfe, die personellen und organisatorischen Strukturen zu erfassen. Um bestimmte Mitarbeiter*innen zu finden ist es aber von Vorteil, wenn es in einem Datenformat vorliegt, dass durchsuchbar ist. Dann kann ein Organigramm das interne Telefonbuch ersetzen oder ergänzen.
8 Schritte zur Erstellung Ihres Organigramms
Sie können ein Organigramm natürlich mit einem Blatt Papier und einem Stift beginnen, und für die Vorüberlegungen ist das auch zweckmäßig. Wenn es aber in die Reinform geht, sollten Sie einen Computer und eine Software verwenden.
Schritt 1: Bestimmung des Zwecks
Überlegen Sie sich zunächst, was Sie mit dem Organigramm erreichen wollen. Soll es eine Übersicht über die Organisationsstruktur sein, wollen Sie ein grafisches Telefonbuch oder möchten Sie es benutzen, um ihre Bericht-Prozesse besser veranschaulichen zu können?
Schritt 2: Welches Organigramm ist das Beste?
Die meisten Unternehmen arbeiten mit hierarchischen Organigrammen, und wahrscheinlich wird das auch die beste Wahl für Ihre Firma sein. Es sei denn, Sie haben einen anderen Zweck im Sinn, zum Beispiel Verantwortlichkeiten und Vernetzungen darzustellen – in diesem Fall ist eine Matrix die bessere Lösung.
Schritt 3: Erstellen Sie eine Skizze
Bevor Sie sich mit den Details beschäftigen, fertigen Sie einen Entwurf mit den wichtigsten Strukturen an – etwa ein Kasten für die Geschäftsführung an der Spitze und darunter dann auf einer Ebene die Abteilungen und so weiter. Sie müssen dort noch keine detaillierten Informationen eintragen. Es geht vielmehr darum so abzuschätzen, wie umfangreich das Organigramm werden wird.
Schritt 4: Wählen Sie eine Software aus
Es gibt viele Möglichkeiten, per Computer ein Organigramm zu erstellen. Wählen Sie eine Software aus, die Ihren Ansprüchen genügt und mit der Sie oder Ihre zuständigen Mitarbeiter*innen vertraut sind. Fürs Erste reicht Excel oder Powerpoint, allerdings werden Sie damit bald an Grenzen stoßen. Eine gute HR-Software bietet Ihnen eine Organigramm-Funktion entweder als Add-On oder sie ist sogar im Leistungsumfang enthalten.
Schritt 5: Sammeln Sie alle Informationen
Eigentlich müssten Sie die Informationen über Ihre Belegschaft (Namen, Rollen, Positionen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen) bereits in Datenform vorliegen haben. Sobald Sie auf diese Zugriff haben, können Sie mit dem Anlegen des Organigramms loslegen.
Schritt 6: Arbeiten Sie sich von oben nach unten
Beginnen Sie entsprechend Ihrer Skizze mit den obersten Ebenen, also Vorstand oder Geschäftsführung (eventuell auch Aufsichtsrat) und schaffen Sie dann weitere Ebenen für Abteilungen, Fachbereiche und Teams. Sie werden bald sehen, dass ein Organigramm nach unten hin sehr breit werden kann. Eventuell können Sie mit leicht versetzten Kästen arbeiten, um Platz zu sparen.
Schritt 7: Speichern Sie Ihr Organigramm in mehreren Formaten
Wenn Sie alle Daten eingetragen haben, sollten Sie das Organigramm in mehreren Formaten speichern. So kann es auf Webseiten, im Intranet und in Broschüren einfacher verwendet werden.
Schritt 8: Benennen Sie eine*n Verantwortliche*n
Ein Organigramm muss ständig aktualisiert werden. Sie werden also eine Person mit den Aufgaben betrauen müssen, mindestens einmal im Monat die Daten zu überprüfen. Dafür benötigt diese*r Mitarbeiter*in Zugriff auf die Hauptdatei. Einfacher ist es natürlich, wenn Ihre HR-Software eine entsprechende Funktion hat und Veränderungen im Personalbestand automatisch im Organigramm einträgt.
Mit welcher Software kann ich Organigramme erstellen?
Wie bei jeder Software richtet sich die Auswahl nach dem Zweck. Sie können normale Office-Produkte verwenden oder eine Software für Workflows. Es gibt Programme, die sich nur auf Organigramme spezialisieren und HR-Software, die eingebaute Funktionen für solche Übersichten hat.
Organigramm mit Excel
Excel ist noch immer eine Wunderwaffe für Unternehmen, auch wenn es eigentlich gemacht wurde, um Zahlen zu berechnen. Der Vorteil bei Excel ist, dass Sie Datensätze importieren und exportieren können. Der Nachteil ist, dass es grafisch seine Grenzen hat und auch in der täglichen Anwendung gerade in Textfeldern sehr unhandlich ist.
Organigramm mit Powerpoint
Auch diese Software (ebenfalls Keynote für Apple-Computer) ist eigentlich für andere Zwecke, nämlich Präsentationen, entwickelt worden. Sie bietet grafisch bessere Optionen als Excel, hat dafür den Nachteil, dass Sie keine größeren Datenmengen importieren können. Die Aktualisierung ist mühsam und mit viel Handarbeit verbunden.
Organigramm mit Word
Mit Word können Sie ebenfalls direkt im Dokument oder über die Grafikoption kleinere Organigramme erstellen. Denken Sie dabei daran, das Seitenformat auf quer einzustellen. Sie werden hier ebenfalls bald an Grenzen stoßen und sollten besser das Visio-Programm vom gleichen Hersteller nutzen.
Organigramm mit Lucidchart
Lucidchart ist eigens dafür entwickelt worden, um Organigramme und Workflows grafisch darzustellen. Es verfügt über viele Vorlagen und Elemente und ist einfach zu bedienen. Ein großer Vorteil ist, dass die Daten cloudbasiert sind und damit Kollaboration einfacher wird. Die Auslagerung solcher Informationen auf fremde Server ist allerdings auch ein Sicherheitsrisiko.
Organigramm mit Microsoft Visio
Diese Software hat gleich mehrere Vorteile für Sie: Sie können Sie auf Ihren eigenen Servern installieren und somit Kontrolle über die Daten haben. Es gibt aber auch eine Cloud-Version im Rahmen des One-Service von Microsoft. Visio bietet viele Vorlagen für unterschiedliche Organigramme und Sie können Ihre Datei mit allen Namen einfach importieren – die Software erkennt Datenfelder und fügt sie den entsprechenden Ebenen hinzu.
Organigramm mit Mindmaps
Wenn Sie gewohnt sind mit Mindmaps zu arbeiten, dann können Sie damit ein Organigramm erstellen. Viele Anwendungen wie zum Beispiel Mindmeister haben dafür Vorlagen, außerdem können Sie bei den webbasierten Anwendungen sehr gut mit mehreren Personen an der Grafik arbeiten.
Wie Sie das Organigramm Ihres Unternehmens verwalten
Wenn Sie das Org-Chart erstellt haben, gilt es die Verwaltung zu organisieren. Diese kann auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen. Der Aktualisierungsaufwand hängt davon ab, welche Ressourcen Sie haben und wie umfangreich die Datensätze sind.
- Sie beauftragen eine*n Mitarbeiter*in, monatlich das Organigramm mit Zugängen, Abgängen und Rollenwechseln sowie Beförderungen zu aktualisieren.
- Sie können einen Datensatz exportieren, mit dem weitgehend automatisch das Organigramm zu einem festgelegten Zeitpunkt aktualisiert wird.
- Sie benutzen eine HR-Software, die eine integrierte Organigramm-Funktion hat und automatisch Veränderungen einträgt. In diesem Fall müssen Sie lediglich tätig werden, wenn sich die Organisationsstruktur verändert.
