Recruiting-Prozess optimieren: Methoden, Vorteile und häufige Stolperfallen

Wenn der Recruiting-Prozess ins Stocken gerät, ist das nicht nur ärgerlich für die Bewerbenden, sondern vor allem eine verpasste Chance fürs Unternehmen. Oft mangelt es an klaren Absprachen, Entscheidungen ziehen sich in die Länge und die Kandidat*innen erhalten Rückmeldungen zu spät oder gar nicht. Die Folge: Die besten Talente haben schon längst das Interesse am Unternehmen verloren.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie durch den Einsatz eines Bewerbermanagementsystems wertvolle Zeit sparen und den Prozess optimieren können. Zudem bieten wir einen kurzen Überblick über verschiedene Recruiting-Methoden, nennen häufige Fehlerquellen und erklären, wie Sie diese vermeiden können.

Warum ist der Recruiting-Prozess so wichtig für den Unternehmenserfolg?

In der Vergangenheit ging es beim Recruiting-Prozess darum, die besten Kandidat*innen für eine vakante Stelle zu finden. Angesichts des Arbeits- und Fachkräftemangels hat sich das Kräfteverhältnis verschoben: Heute ist das Einstellungsverfahren für viele Arbeitgeber eine wichtige Chance, das Vertrauen umworbener Talente zu gewinnen und sie frühzeitig ans Unternehmen zu binden.

Das gelingt allerdings nicht, wenn sich der Recruiting-Prozess ewig hinzieht. Laut einer Stepstone-Studie aus dem Jahr 2023 ziehen 26 % der Jobsuchenden ihre Bewerbung zurück, wenn der Prozess zu lange dauert oder für sie nicht transparent ist. Die Folge: Das Unternehmen verpasst die Chance auf qualifizierte Talente und steht als Arbeitgeber schlecht da, was wiederum zu einem Rückgang qualifizierter Bewerbungen führt. Ohne Talente kein Erfolg. Deshalb ist der Recruiting-Prozess so wichtig.

Ablauf des Recruiting-Prozesses

Der Recruiting-Prozess umfasst sämtliche Schritte von der Erstellung des Anforderungsprofils in Absprache mit dem*der einstellenden Manager*in bis hin zum Onboarding. Wichtig ist, den Ablauf im Vorhinein festzulegen und klar zu kommunizieren – sowohl intern als auch extern. So wissen alle Beteiligten jederzeit, welcher Schritt als nächstes ansteht.

1. Recruitment Briefing erstellen‍

‍Gemeinsam mit den Stakeholder*innen wird das Anforderungsprofil definiert, um zu bestimmen, wie der*die ideale Kandidat*in aussieht. Dabei wird auch die Strategie festgelegt (welche Kanäle/Methoden kommen zum Einsatz) und der Ablauf des Prozesses bestimmt.

2. Stellenbeschreibung formulieren und veröffentlichen

‍In einer Stellenanzeige werden die Anforderungen sowie die Vorzüge des Unternehmens festgehalten. Die Anzeige wird auf Plattformen wie Jobbörsen und den Sozialen Medien veröffentlicht. Alternativ können passende Talente direkt angesprochen werden.

3. Bewerbungen sichten und vorauswählen

‍Bewerbungen werden gesichtet und Kandidat*innen vorausgewählt. Interessante Kandidat*innen erhalten eine Einladung zu einem ersten Gespräch. Diejenigen, die nicht die Mindestanforderungen erfüllen, erhalten eine Absage.

4. Bewerbungsgespräche führen

‍In der Regel finden mehrere Bewerbungsgespräche statt, bei denen sich Bewerbende und Mitarbeitende des Unternehmens kennenlernen. Diese Gespräche können sowohl online als auch vor Ort durchgeführt werden.

5. Entscheidung

‍Nach Abschluss der Bewerbungsgespräche tauschen Recruiter*innen und Stakeholder*innen ihre Eindrücke aus, gleichen diese mit dem Anforderungsprofil ab und wählen den*die am besten geeignete*n Kandidat*in aus.

6. Angebot bzw. Absage

‍Geeignete Kandidat*innen erhalten ein Angebot. Alle anderen erhalten zeitnah eine Absage und werden ggf. in den Talent Pool für zukünftige Bewerbungsverfahren aufgenommen.

7. Onboarding

‍Der*die neue Mitarbeitende erhält alle notwendigen Informationen für einen reibungslosen Start im Unternehmen sowie gegebenenfalls Schulungen, um sich schnell in die neuen Aufgaben einzuarbeiten.

Idealerweise sollte der gesamte Bewerbungsprozess nicht länger als 2-3 Wochen dauern, da qualifizierte Kandidat*innen sich in der Regel auf mehrere Stellen bewerben. Verzögert sich der Prozess, sind die besten Talente oft schon weitergezogen.

Vorteile eines gut strukturierten Recruiting-Prozesses

Ein klar definierter Recruiting-Prozess bringt für Unternehmen zahlreiche Vorteile. Er verbessert das Arbeitgeberimage und sorgt letztlich dafür, dass nicht nur mehr, sondern auch qualifizierte Bewerbungen eingehen. Hier die wesentlichen Vorteile im Überblick:

Überblick über den Prozess

‍Ein strukturierter Prozess sorgt dafür, dass alle Beteiligten wissen, in welcher Phase der Bewerbung sie sich befinden. Andersherum führt der mangelnde Überblick oft dazu, dass sich der Prozess unnötig in die Länge zieht. Die Folge: Der Prozess kostet das Unternehmen mehr Geld und die besten Talente haben schon längst ein anderes Angebot angenommen.

Bessere Candidate Experience

‍Ein gut geplanter Prozess schafft von Anfang an eine positive Erfahrung für die Bewerbenden. Dies ist der erste Schritt, um eine Vertrauensbasis zu schaffen und die Kandidat*innen langfristig ans Unternehmen zu binden. Eine schlechte Candidate Experience führt hingegen dazu, dass nachgefragte Kandidat*innen lieber nach einer anderen Stelle Ausschau halten.

Positives Employer Branding

‍Ein schneller und transparenter Bewerbungsprozess signalisiert Wertschätzung den Bewerbenden gegenüber und hinterlässt einen angenehmen Eindruck. Das wirkt sich positiv auf das Employer Branding aus, sodass sich langfristig mehr und vor allem qualifiziertere Kandidat*innen bewerben.

Kollaboratives Recruiting

‍Ein gut strukturierter Recruiting-Prozess trägt dazu bei, dass alle Beteiligten wissen, wann sie was erledigen müssen. Wichtig ist dabei vor allem die regelmäßige Abstimmung zwischen Recruiting-Team und der Fachabteilung. Wenn der Prozess ins Stocken gerät, kostet das Zeit und Nerven – sowohl das Team als auch die Kandidat*innen.

Mehr Bewerbungen

‍Wenn Bewerbende ihre Daten umständlich in einem Formular erfassen müssen und dann wochenlang keine Antwort auf ihre Bewerbung erhalten, sind sie zu Recht genervt. Je benutzerfreundlicher der Bewerbungsprozess, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass sich qualifizierte Kandidat*innen für Ihr Unternehmen entscheiden.

Höhere Bewerberqualität

‍Ein reibungsloser Prozess macht sie als Arbeitgeber für nachgefragte Fachkräfte attraktiv. Wenn Recruiting-Team und Fachabteilungen Hand in Hand arbeiten, werden außerdem bessere Entscheidungen getroffen. Das verbessert die Qualität der Neueinstellungen – die Quality of Hire.

Ein klar strukturierter Recruiting-Prozess ist somit nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Unterstützung in Form eines Bewerbermanagementsystems. Es automatisiert viele Aufgaben, macht den Prozess transparenter und spart wertvolle Zeit. Wie genau ein solches System bei der Optimierung hilft, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Wie Sie Zeit sparen und den Recruiting-Prozess gezielt optimieren können

„Schlanke und schnelle Recruitingprozesse, empathische Gespräche auf Augenhöhe und ein nicht abreißender Dialog bis zum ersten Arbeitstag“ – so beschreibt Sabrina Wagner, Head of People Acquisition & Development bei E.ON, den idealen Einstellungsprozess. Für Recruiter*innen bedeutet das, dass sie immer alle Stellen im Blick haben und mit allen Bewerbenden und Stakeholder*innen im Austausch bleiben müssen.

Leichter gesagt als getan, insbesondere wenn man noch mit Excel-Dateien und/oder Post-Its arbeitet. Ein Bewerbermanagementsystem kann da Wunder wirken. Recruitee by Tellent bietet eine Vielzahl von Features, die den gesamten Recruiting-Prozess vereinfachen und optimieren. Hier ein Überblick über die wichtigsten Funktionen und wie Unternehmen erfolgreich davon profitieren:

‍Pipeline-Ansicht

Die Pipeline-Ansicht von Recruitee ermöglicht es, den Bearbeitungsstatus von Kandidat*innen durch einfaches Verschieben zu verändern und dabei automatisierte Aktionen auszulösen. So haben alle Beteiligten immer den Überblick. Aufgaben wie das Planen von Interviews oder das Einholen von Feedback werden automatisch erstellt.

Für Ketchup-Hersteller Hela ist diese Funktion aus dem Recruiting nicht mehr wegzudenken.

„Aktuell haben wir um die 1500 Kandidat*innen – ohne Recruitee wäre die Verwaltung gar nicht möglich”,

so Cornelia Frohwerk, Personalreferentin und Human Resource Officer.

Screening

Mithilfe vordefinierter K.O.-Fragen und Screening-Fragen im Bewerbungsformular können Sie Bewerber*innen, die die Anforderungen nicht erfüllen, bereits früh im Bewerbungsprozess aussortieren. Das trägt dazu bei, die Bewerberqualität zu erhöhen. Mopinion beispielsweise nutzt die Screening-Funktionen von Recruitee, um sich auf die Kandidat*innen mit der ,Mentalität für den Job’ zu konzentrieren.

Automatisierung

Recruitee ermöglicht den automatischen Versand individuell gestalteter E-Mails an Bewerbende, sobald sich der Bewerbungsstatus ändert. So sind Kandidat*innen immer über den Fortschritt ihrer Bewerbung informiert. Bei Bedarf können E-Mails auch zeitversetzt versendet werden.

„Die automatisierten Aktionen symbolisieren eine Zuverlässigkeit, für die man auch als Arbeitgeber stehen will”,

so Karin Bass, Global Vice President Human Resources bei Wüsthof. Der Solinger Messerhersteller Wüsthof konnte dank Recruitee seinen Einstellungsprozess drastisch beschleunigen.

Ereignis-Planer

Zeitraubende Terminkoordination war gestern. Der Ereignis-Planer von Recruitee kann mit den Outlook- bzw. Google-Kalendern Ihres Teams synchronisiert werden. Kandidat*innen erhalten dann einen Link, über den sie selbst einen Termin wählen können.

Hierdurch entfällt das lästige Hin und Her bei der Terminfindung komplett. „Obwohl das nur ein kleines Häkchen im System ist, konnten wir unsere Effizienz steigern”, meint Florian Funk von Incloud Engineering. Mit dem Ereignis-Planer konnte der Dienstleister für Cloud-basierte Lösungen die Rücklaufquote deutlich erhöhen.

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Karriere-Seiten

Der Lifestyle Brand Kapten & Son wählte Recruitee unter anderem aufgrund des Baukastens für Karriereseiten. Mit diesem Tool konnte das Unternehmen ohne Unterstützung der IT eine ansprechende und flexible Karriereseite erstellen, die sich je nach Bedarf leicht anpassen lässt. Besonders hilfreich war für Kapten & Son die Möglichkeit, die Seite sowie Bewerberplattform in mehreren Sprachen zu erstellen – ein entscheidender Vorteil für die internationale Talentsuche.

Referral Recruiting

Recruitee bietet Ihnen ein Empfehlungsportal, über das Sie das gesamte Team aktiv in den Recruiting-Prozess einbeziehen können. Empfehlungen können einfach an einem zentralen Ort eingereicht und nachverfolgt werden. Dank Recruitee konnte CM.com so eine beeindruckende Conversion Rate von 45 % bei den Empfehlungen seines Teams erzielen. Mit dem Empfehlungsportal können Sie Netzwerk-Effekte nutzen und die Sourcing-Power Ihres Unternehmens erheblich erhöhen.

Compliance

Recruitee macht das Einhalten der DSGVO-Vorgaben zum Kinderspiel. Sie können beispielsweise Datenaufbewahrungsfristen festlegen und Ihren E-Mails automatisch einen Link hinzufügen, über den Kandidat*innen die Löschung oder Korrektur ihrer Daten beantragen können.

In Kalendereinträgen wird der Bewerbername automatisch entfernt, um die Datenschutzbestimmmungen einzuhalten. Amy Smith, Head of Talent bei Framestore, meint dazu:

„Die DSGVO-Optimierungen sind super! Das Automatisieren der Zustimmungsanfragen und das Löschen von Kandidat*innen spart mir jeden Tag 30 bis 45 Minuten.“

Recruitee kann Ihrem Team noch viele weitere zeitraubende Aufgaben abnehmen. Mit dem KI-gestützten Erstellen von Stellenausschreibungen können Sie ansprechende Jobanzeigen in kürzester Zeit verfassen und anschließend mit wenigen Klicks auf verschiedenen Jobbörsen veröffentlichen. Zusätzlich bietet Recruitee die Möglichkeit, Kampagnen zum gezielten Bewerben von Jobs zu erstellen, um so noch mehr qualifizierte Kandidat*innen zu erreichen.

Recruiting- Methoden

Zu den klassischen Methoden des Recruitings zählen das Schalten von Stellenanzeigen auf Jobbörsen, in Printmedien und der eigenen Karriereseite. Viele Unternehmen setzen außerdem auf Personaldienstleister und Headhunter, um geeignete Kandidat*innen zu finden. Eine weitere beliebte Methode aus dem traditionellen Recruiting ist die Teilnahme an Karrieremessen.

Angesichts des Fach- und Arbeitskräftemangels gewinnen innovative Methoden heute zunehmend an Bedeutung. Dazu gehören:

Social Recruiting

Stellenanzeigen werden auf sozialen Plattformen wie LinkedIn, Facebook oder Instagram veröffentlicht, um Talente dort zu erreichen, wo sie sich aufhalten. Über Recruitee können Sie Stellenanzeigen direkt in sozialen Netzwerken posten.

Active Sourcing

Recruiter*innen sprechen qualifizierte Talente proaktiv über E-Mail oder Social Media an. Mit Recruitee können Sie die Koordinaten interessanter Kandidat*innen mit einem Klick in die Datenbank aufnehmen, um sie später zu kontaktieren.

Empfehlungsprogramme‍

Nichts geht über eine persönliche Empfehlung: Wenn Mitarbeitende Talente aus ihrem Netzwerk empfehlen, profitieren sowohl der Arbeitgeber als auch die Kandidat*innen davon. Recruitee bietet ein integriertes Empfehlungsportal, über das Empfehlungen einfach eingereicht und verfolgt werden können.

Talent Pools‍

Qualifizierte Kandidat*innen, die für eine Stelle nicht berücksichtigt wurden, werden in einem Pool gesammelt und bei Bedarf erneut kontaktiert. Mit Recruitee können Sie Talent Pools systematisch aufbauen und pflegen, um bei künftigen Stellenausschreibungen schnell auf bereits vorausgewählte und qualifizierte Talente zurückgreifen zu können.

Unabhängig von der gewählten Methode ist eine durchdachte Recruiting-Strategie entscheidend. Ohne klare Ziele und Strukturen führen die besten Methoden nicht zum Erfolg. Mangelnde Planung kann dazu führen, dass entweder keine oder nicht die richtigen Bewerbungen eingehen, was wiederum unzufriedene Bewerber*innen und negative Auswirkungen auf die Arbeitgebermarke zur Folge hat.

Häufige Fehlerquellen im Recruiting und wie Sie sie vermeiden

Fehlbesetzungen sind teurer, als man im ersten Moment meinen mag. Neben den Kosten für eine erneute Stellenausschreibung fallen auch Aufwände für Onboarding und Schulungen an. Während der Einarbeitung müssen Kolleg*innen zusätzliche Arbeit übernehmen, was die Produktivität und die Stimmung im Team belasten kann.

Umso wichtiger ist es, die häufigsten Fehlerquellen im Recruiting zu kennen und zu vermeiden. Dazu gehören:

Unscharfes Anforderungsprofil

Wenn das Anforderungsprofil nicht präzise formuliert ist, gehen viele unpassende Bewerbungen ein. Unter diesen Voraussetzungen den oder die ideale Kandidat*in zu finden, ist reine Glückssache.

Mühsamer Prozess für die Bewerberin‍

Lange Wartezeiten, komplizierte Bewerbungsformulare oder fehlende Kommunikation führen oft dazu, dass qualifizierte Talente abspringen. Eine gute Candidate Experience dagegen signalisiert Wertschätzung.

Manuelles Bewerbermanagement‍

Ein ineffizientes Bewerbermanagement, das stark auf manuelle Prozesse setzt, erhöht die Fehleranfälligkeit und verzögert den gesamten Prozess. Inzwischen sind die besten Kandidat*innen schon längst bei der Konkurrenz unter Vertrag.‍

Fehlender Cultural Fit‍

Passt der Kandidat zwar fachlich, jedoch nicht zur Unternehmenskultur, führt dies oft zu Unzufriedenheit – sowohl beim Neuzugang als auch im Team. Beziehen Sie Kriterien zum Cultural Fit in den Auswahlprozess ein.

Wenn Sie diese häufigen Fehler vermeiden, steigt die Chance, dass sich Talente für Ihr Unternehmen entscheiden, anstatt zur Konkurrenz abzuwandern.

Recruiting-Trends und zukünftige Chancen

Die Zukunft des Recruitings wird maßgeblich von neuen Technologien und Strategien beeinflusst. Zu den wichtigsten Entwicklungen zählen:

Künstliche Intelligenz (KI): KI wird künftig eine noch größere Rolle im Recruiting spielen, indem sie nicht nur administrative Aufgaben wie das Screening von Bewerbungen übernimmt, sondern auch prädiktive Analysen durchführt. So können Kandidat*innen auf Basis von Daten und Mustern identifiziert werden.

Upskilling: Angesichts des Fachkräftemangels wird der Fokus stärker auf der Förderung bestehender Talente gelegt werden, indem gezielt Schulungen angeboten und Karrierechancen geschaffen werden. Diese Entwicklungsmöglichkeiten tragen dazu bei, Talente ans Unternehmen zu binden bzw. neue Talente zu gewinnen.

Employer Value Proposition (EVP): In einem hart umkämpften Arbeitsmarkt suchen Kandidat*innen zunehmend nach Arbeitgebern, die mehr als nur ein Gehalt bieten. Unternehmen, die eine überzeugende EVP bieten können, haben damit einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Im War for Talents ist Recruiting der entscheidende Grundstein für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Mithilfe eines durchdachten, effizienten Prozesses können Sie die richtigen Mitarbeiter*innen finden und langfristig halten.

Praktische Vorlagen und Tipps fürs Recruiting

Auf unseren Seiten finden Sie viele praktische Infos rund um das Thema Recruiting. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir eine riesige Sammlung an Vorlagen für Stellenbeschreibungen zusammengestellt – vom Backend Engineer bis zum Restaurantleiter ist für (fast) jede Branche etwas dabei! Außerdem finden Sie jede Menge praktischer Ratgeber, z. B. eine Checkliste für das Erstellen suchmaschinenoptimierter Stellenanzeigen und einen Leitfaden zur Mitarbeiterbindung. Erfahren Sie auch, wie Sie mehr Bewerbungen auf Ihre Stellenanzeigen erhalten und holen Sie sich unsere cleveren Promptvorlagen, mit denen Sie ChatGPT für sich arbeiten lassen können.

Fazit

Ein effizienter und transparenter Recruiting-Prozess ist entscheidend, um die besten Talente zu gewinnen und Ihr Unternehmen langfristig erfolgreich zu machen. In diesem Artikel haben Sie erfahren, welche Schritte der Recruiting-Prozess umfasst, welche Vorteile eine strukturierte Vorgehensweise bietet und wie Sie durch ein Bewerbermanagementsystem Zeit sparen und den Prozess für alle verbessern können. Zudem wurden häufige Fehlerquellen und verschiedene Recruiting-Methoden beleuchtet. Nutzen Sie dieses Wissen, um Ihre aktuellen Prozesse zu überprüfen und gezielt zu optimieren – so sind Sie der Konkurrenz immer einen Schritt voraus.